A Unidade de Auditoria Interna da FBN – AUDIN, órgão de assessoramento direto ao Presidente e posicionado no nível estratégico da organização, conta atualmente com a colaboração de uma servidora para a execução dos trabalhos previstos para o setor, sendo esta Auditora Chefe Substituta.
O processo de escolha do titular é feito em observância ao § 5º, do art. 15, do Decreto nº 3.591/2000, ou seja, a nomeação, designação, exoneração ou dispensa do titular de unidade de auditoria interna é submetida, pelo Presidente da FBN, à aprovação da Diretoria Colegiada, e, após, à aprovação da Controladoria-Geral da União.
Em 2016, foi aberto Processo Administrativo (Processo FBN nº 01430.000081/2016-16), que trata da cessão do servidor para exercício do cargo em comissão de Auditor Chefe da FBN; tendo sido o processo encaminhado ao Ministério da Cultura no dia 16 de março de 2016, para os trâmites necessários a efetivação da cessão e nomeação do referido servidor.
Tratando da capacidade dos controles internos administrativos da FBN em identificar, evitar e corrigir falhas e irregularidades, bem como de minimizar riscos inerentes aos processos relevantes, cumpre ressalvar , sobre o exercício de 2015, que as sucessivas alterações no corpo diretivo da FBN e nos setores de assessoramento à Presidência, envolvendo a mudança de comando da Diretoria Executiva; da Coordenação-Geral de Planejamento e Administração; da Coordenação de Administração e do Procurador-Chefe junto à FBN, tornam sensível a análise dos controles atualmente instituídos. Destacamos a necessidade de ampliação e modernização do arcabouço normativo interno da Instituição, tendo em vista o aumento do uso de recursos de Tecnologia da Informação que, consequente, minimizariam os riscos à instituição. Como informação complementar, insta observar que, em 08/01/2016, houve a exoneração do Auditor-Chefe da FBN.
Tratando do acompanhamento das recomendações da Unidade de Auditoria Interna, informamos que a rotina do setor, atualmente, ocorre através da revisão do Plano de Providências Permanente instituído pela Controladoria-Geral da União, sendo efetuadas duas avaliações por ano, uma em cada semestre.
A metodologia utilizada consiste na alimentação de planilhas eletrônicas contendo a manifestação de cada setor responsável e a avaliação acerca da suficiência ou não das medidas adotadas. Destaca-se que, apesar da existência da referida metodologia para o tratamento das recomendações estabelecidas pelos órgãos de controle, incluindo aquelas oriundas da Unidade de Auditoria Interna, não há um sistema, como um banco de dados específico para o controle de cada recomendação. Porém, a partir do exercício de 2016, implementou-se a ferramenta “Sistema Monitor” da CGU, que promove o acompanhamento online, pela Auditoria e gestores cadastrados, das recomendações do Plano de Providências Permanente.
A rotina atualmente adotada para a elaboração dos Relatórios da Auditoria Interna exige o encaminhamento da versão preliminar de cada trabalho à Diretoria Executiva, à Presidência da FBN e aos gestores responsáveis. Após este encaminhamento, é agendada uma reunião para apresentação e debate sobre cada uma das constatações, envolvendo os responsáveis de cada setor e, quando necessário, o Presidente e a Diretoria Executiva.
Com a apresentação das constatações e discussão das recomendações propostas, o Relatório Final é encaminhado aos setores responsáveis, à Diretoria Executiva e à Presidência, garantindo, desta forma, que os dirigentes da instituição tomem conhecimento das questões apresentadas e manifestem-se sobre os pontos que entenderem relevantes.
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Nesse contexto, merece destaque que riscos considerados elevados em razão da não implementação das recomendações da auditoria interna, são debatidos pontualmente com a Presidência e com a Diretoria Executiva da Instituição.
Considerando o Relatório Anual de Atividades da Auditoria Interna – RAINT/2015 aprovado pela alta direção da FBN, registramos em 2015 o cumprimento de aproximadamente 72% das atividades inicialmente previstas para o exercício. As atividades não realizadas devem-se ao trabalho de assessoramento à gestão, que devido às muitas demandas da Auditoria Interna (a exemplo da condução da 1ª Comissão Eleitoral da FBN para eleição de representante dos servidores na Diretoria Colegiada) foi além do previsto e ao quadro exíguo de servidores na Unidade de Auditoria Interna para a execução dos trabalhos previstos para o setor, que, em 2015, com a cessão de um servidor, passou de uma equipe formada por um Auditor-Chefe e dois assistentes administrativos para apenas um assistente administrativo que, em caso de ausência do Auditor-Chefe, atua em substituição, resumindo a equipe de auditoria a um único servidor.
Resumindo, as atividades executadas em 2015 materializam-se em duas espécies de documentos: Relatório de Auditoria e Notas Técnicas. Através das 14 (quatorze) Notas Técnicas, buscou-se consignar o resultado dos trabalhos de auditoria regularmente previstos no Plano Anual de Auditoria Interna – PAINT, aprovado para o exercício, bem como, essas também receberam o registro das atividades de consulta, análise do cumprimento das recomendações da CGU, de denúncias ou de representações e o registro de atividades de assessoramento à gestão, cabendo excepcionar o trabalho referente à avaliação da regularidade dos Pregões realizados em 2014 que foi consignado no Relatório de Auditoria nº 01/2015. Quanto às Demonstrações Contábeis, informamos que os trabalhos de Auditoria, no exercício de 2015, não voltaram-se a análises financeira e contábil, sendo, portanto, necessário restringir nossa opinião, com razoável segurança, sobre à adequabilidade da situação da FBN à Norma Brasileira de Contabilidade - NBC T 16.9, em 31/12/2015. No entanto, mantemos a ressalva do Relatório de Gestão do exercício de 2014, no tocante aos registros relativos ao valor do Ativo Imobilizado, tendo em vista a não mensuração da depreciação, amortização e exaustão, com base em levantamento realizado pela Auditoria Interna em 2015.
Nathália Karina Silvano Schotts Auditora-Chefe Substituta
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