Neste tópico, são apresentados os resultados de algumas pesquisas que relacionam a implementação do ERP com a área de Contabilidade das empresas. Algumas dessas pesquisas foram desenvolvidas no Brasil e outras foram desenvolvidas em outros países.
Todas têm objetivos diferentes, todavia, apresentam algumas informações em comum que, se analisadas conjuntamente, podem evidenciar tendências. Este foi o motivo pelo qual tais resultados foram inseridos no presente trabalho. Acredita-se que, embora os objetivos sejam diferentes e guardadas as restrições quanto ao objeto de estudo e quanto à metodologia adotada, os resultados podem ser comparados para a verificação de tendências.
4.4.1 Pesquisa realizada por Riccio (2001)
A pesquisa de Riccio (2001) foi desenvolvida em sete empresas de grande porte e ramos de atividades diferentes, todas usuárias do sistema R/3 da SAP. Estas empresas fazem parte das 500 Maiores e Melhores da Revista Exame e obtiveram faturamento em1999 acima de US$ 300 milhões (trezentos milhões de dólares).
O objetivo principal da pesquisa foi: “Detectar e analisar as mudanças organizacionais e operacionais ocorridas na área contábil de empresas que implementaram sistemas ERP, pela percepção do contador.” (RICCIO, 2001, p. 9)
O estudo trata de questões referentes ao processo de implementação do ERP, ao sistema propriamente dito (no caso o R/3 da SAP), à estrutura da área de Contabilidade e à imagem e poder da Contabilidade, todas sob a ótica do contador. Foi utilizada a metodologia Estudo de Casos, e os dados foram coletados através de entrevista, com o uso de questionário estruturado. Foram entrevistados os responsáveis pela área de Contabilidade das empresas. Uma das empresas foi objeto do estudo piloto, e as demais (seis) foram analisadas comparativamente.
Quanto à estrutura, em três empresas houve alteração no nome dos cargos, inclusive a criação de um novo cargo em uma das empresas. Não houve detalhamento sobre as alterações nas atividades referentes aos cargos. Em cinco empresas, houve redução do número de
funcionários da área de Contabilidade. Apenas em uma empresa não houve qualquer alteração.
Quanto às atividades, quatro empresas informaram que não houve criação de novas atividades na Contabilidade e duas informaram que foram criadas novas atividades. Em uma delas, as atividades estão relacionadas a projeto de balanço e relatórios gerenciais e, na outra empresa, as atividades estão relacionadas à auditoria do núcleo de Contabilidade das áreas.
A pesquisa apontou descentralização de atividades da Contabilidade em quatro empresas, mas não detalhou quais atividades. Em todas as empresas houve pelo menos a descentralização dos registros contábeis. O maior impacto foi quanto à redução do tempo gasto para o fechamento mensal, o qual, no caso mais extremo, passou de vinte e cinco/vinte e seis (25/26) dias para três dias. Todas as empresas também relataram uma redução drástica no volume mensal de lançamentos. Uma das empresas menciona que as atividades foram facilitadas. A descrição das mudanças em uma das empresas demonstra as alterações:
O pessoal da Contabilidade virou analista de controladoria dentro da área. Analisam e validam os números gerados pelas outras áreas. [...] a empresa buscou um pessoal de Contabilidade que fosse jovem de espírito, perfil light, que auxiliasse o cliente interno , e que fosse voltado para o negócio. (RICCIO, 2001, p.111)
Especificamente com relação à função do contador, a pesquisa aponta que foi facilitada com o sistema. Em algumas empresas (duas), o contador participa mais do processo de tomada de decisões e, em outra, o contador tem funções mais gerenciais e especializadas.
Quanto à elaboração de relatórios, duas empresas utilizam o Excel e três empresas utilizam outros softwares, e todas elaboram os relatórios gerenciais a partir dos dados extraídos do R/3.
As maiores vantagens apontadas pelos entrevistados foram a integração das informações, o fornecimento instantâneo da informação e o maior controle sobre a operação da Contabilidade. Outras vantagens como maior controle de fornecedores, redução do volume de papéis, maior segurança do sistema, redução do tempo gasto na conciliação bancária, redução das interrupções do sistema por ocasião do fechamento, também foram citadas.
Em suas considerações, o autor salienta que:
[...] a implementação do R/3 provocou um conjunto de mudanças que alteraram a maneira de operação da Contabilidade [...] as mudanças foram consideradas pelos contadores como benéficas [...] a descentralização da Contabilidade foi confirmada não somente pelas características de funcionamento do R/3 como pela informação de que o conhecimento contábil foi levado aos vários setores bem como a co-responsabilidade pela execução dos registros pelas diversas áreas da empresa. (Ibid., p.127).
4.4.2 Pesquisa realizada por Carvalho Filho (2001)
A pesquisa de Carvalho Filho (2001) foi realizada em oito empresas, sendo quatro ligadas ao Setor de Energia Elétrica e as demais ligadas a diversos setores: Serviços de Telecomunicações, Cartões de Crédito, Comércio Varejista e Iluminação. Destas, seis possuem o ERP da empresa SAP (R/3). Uma possui o ERP da Peoplesoft e uma possui o ERP da Oracle.
Os objetivos da pesquisa foram: identificar o impacto da implantação do ERP na Contabilidade Gerencial e identificar o impacto da implantação do ERP no papel do contador gerencial. Como objetivos específicos buscou coletar informações sobre a implantação do sistema ERP; coletar informações sobre o impacto da implantação do ERP na organização e nos métodos de controle; coletar informações sobre o impacto da implantação do ERP nos métodos contábeis; coletar informações sobre o impacto da implantação do ERP nas atividades do contador gerencial; e coletar informações sobre o impacto da implantação do ERP na qualidade da informação contábil.
A coleta de dados da pesquisa de campo foi através de entrevista, com utilização de um roteiro. Foram entrevistados os responsáveis pela Contabilidade em cada uma das empresas.
O autor apresenta o resultado de três pesquisas realizadas fora do Brasil que envolvem ERP e Contabilidade Gerencial: Fahy e Linch (1999), Paolo Macarrone (2001) e Granlund e Malmi (2000). Estas foram realizadas em empresas que utilizam, na maioria, o software R/3 da SAP e, embora seus objetivos não sejam os mesmos, algumas evidências são comuns entre elas.
De forma resumida, Carvalho Filho (2001, p. 81) apresenta algumas conclusões das pesquisas realizadas fora do Brasil sobre a Contabilidade Gerencial e o papel do contador gerencial:
a) a maioria das instalações dos sistemas ERP está em desenvolvimento, não sendo possível, portanto, medir em toda a extensão os impactos dessa implantação sobre a empresa e sobre a Contabilidade Gerencial e o papel do Contador Gerencial em particular.
b) embora a implantação dos sistemas tenha trazido melhorias nos sistemas de medição e controle de performance das empresas, essas melhorias não foram significativas.
c) a implantação dos sistemas ERP não induziu as empresas a adotarem técnicas mais sofisticadas de Contabilidade Gerencial. Provavelmente isso esteja ocorrendo em função dos projetos estarem em sua fase inicial(...).
d) o recurso de drill down do sistema tem melhorado significativamente o trabalho do contador gerencial na análise das variações entre valores previstos e realizados. Auxilia, também, os gerentes na análise das causas das variações.
e) a existência de uma base de dados centralizada no ERP facilitou o trabalho dos contadores gerenciais na extração de dados e preparação de relatórios.
f) a possibilidade de extração de relatório ad hoc, diretamente do sistema, reduziu a carga de trabalho e a necessidade de utilização de planilhas.
Na seqüência, o autor apresenta os resultados de sua pesquisa, desenvolvida no Brasil, com empresas que utilizam os softwares de ERP da SAP, Oracle e Peoplesoft. Embora não seja possível generalizar tais resultados, principalmente porque os estudos foram feitos em empresas com implementação recente do ERP, o autor acredita que a pesquisa evidencia tendências. O autor apresenta um sumário das conclusões de sua pesquisa, o qual é evidenciado na seqüência:
a) a implantação do ERP não induz a mudanças nos métodos de controle, mas torna viável a implantação dessas mudanças motivadas por outros fatores externos.
b) as alterações nas funções da Contabilidade Gerencial foram menores e se concentram na implementação de funções que já faziam parte do escopo da área, mas que não eram implementadas por falta de suporte de informática.
c) O fato dos dados contábeis estarem sendo atualizados em tempo real, nas empresas com implantação de ERP consolidada, provocou uma maior utilização desses dados.
d) As empresas com a implantação do ERP consolidada alteraram os seus critérios de contabilização para atender à necessidade de maior precisão dos dados reclamada pelos usuários da informação contábil.
e) as empresas pesquisadas não introduziram técnicas novas de Contabilidade Gerencial, tais como, Custeio ABC, Balanced Scorecard e Target Cost em função da implantação do ERP.
f) houve uma grande redução de pessoal na área de Contabilidade provocada pela implantação do ERP.
g) Houve uma grande redução do tempo gasto pelo Contador Gerencial na tarefa de preparação de relatórios gerenciais, principalmente nas empresas onde o número de módulos do ERP implantados é maior.
h) o Contador Gerencial passou a exercer também a função de consultor. Além de produzir relatórios, está sendo solicitado, pela gerência, para explicar o porquê das variações de custo, bem como participar do desenvolvimento de soluções.
i) o Contador Gerencial transformou-se, também, em um consultor de informações financeiras, identificando, junto ao usuário, necessidade de alteração de critérios contábeis, bem como novos relatórios, e os implementando no ERP.
j) o Contador Gerencial, para desempenhar melhor o seu papel de consultor, teve que conhecer melhor os processos da empresa.
k) a implantação do ERP possibilitou uma atualização mais rápida dos dados contábeis, o que resultou na melhoria da ‘tempestividade’ desses dados, fato que contribuiu para o aumento de seu uso.
l) a eliminação, com o uso do ERP, das inconsistências de dados, comuns quando se usa sistemas desintegrados, melhorou a confiança na informação contábil e, conseqüentemente, provocou o aumento de seu uso. (CARVALHO FILHO, 2001, p. 95).