O Código Civil prescreve que o empresário e a sociedade empresária são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e demais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados (artigo 1.194). Essa disposição é corroborada pelo artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 486, de 1969, regulada no caput do artigo 264 do Decreto n.º 3.000, de 1999 – Regulamento do Imposto sobre a Renda (RIR).
O dever de escriturar está ainda presente no artigo 251, caput e parágrafo único, do Regulamento do Imposto sobre a Renda, que, tendo por matriz legal o artigo 7.º do Decreto-lei n.º 1.598, de 1977, o artigo 2.º da Lei n.º 2.354, de 1954, e o artigo 25 da Lei n.º 9.249, de 1995, determina que a pessoa jurídica sujeita à tributação com base no lucro real deve manter escrituração com observância das leis comerciais e fiscais, abrangendo todas as operações do contribuinte, os resultados apurados em suas atividades no território nacional, bem como os lucros, rendimentos e ganhos de capital auferidos no exterior.
A obrigatoriedade de manter escrituração contábil com observância das leis comerciais se estende mesmo às pessoas jurídicas habilitadas à opção pelo lucro presumido, sendo desobrigado apenas o contribuinte que, no decorrer do ano-calendário, mantiver livro Caixa, no qual deverá estar escriturada toda a movimentação financeira, inclusive bancária (Lei n.º 8.981, de 1995, artigo 45, caput e parágrafo único, regulamentados pelo Decreto n.º 3.000, de 1999, artigo 527,
O que se observa da legislação estudada é que o sujeito passivo não é livre para optar por manter ou não escrituração contábil e fiscal na forma da lei. Pelo contrário, além de outros livros de contabilidade previstos em leis e regulamentos, todas as pessoas jurídicas (exceção feita aos optantes pelo lucro presumido que mantenham livro Caixa) são obrigadas a manter, em boa ordem e de acordo com as normas contábeis recomendadas, livro Diário e livro Razão. A pessoa jurídica deverá ainda possuir os seguintes livros fiscais (Lei n.º 154, de 1947, artigo 2.º; Lei n.º 8.383, de 1991, artigo 48 e Decreto-Lei n.º 1.598, de 1977, artigos 8.º e 27, regulamentados pelo artigo 260 do Decreto n.º 3.000, de 1999):
a) para registro de inventário;para registro de entradas (compras); b) de apuração do lucro real – Lalur;
c) para registro permanente de estoque (pessoas jurídicas que exercem atividades de compra, venda, incorporação e construção de imóveis, loteamento ou desmembramento de terrenos para venda);
d) de movimentação de combustíveis, se for o caso.
As pessoas jurídicas habilitadas à opção pelo lucro presumido, apesar de desobrigadas dos livros comerciais desde que, no decorrer do ano-calendário, mantenham livro Caixa, no qual deverá estar escriturada toda a movimentação financeira, inclusive bancária, estão obrigadas a manter livro Registro de Inventário e todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, assim como os documentos e demais papéis que serviram de base para a escrituração comercial e fiscal.
O particular tem o dever jurídico de colaborar com a Administração. Deve manter sua escrituração contábil em ordem, exibindo livros ou documentos sempre que solicitado pela fiscalização; deve apresentar declarações e prestar esclarecimentos. Regularmente intimado, o sujeito passivo tem o dever de apresentar à Administração Tributária os documentos solicitados.
É que esses livros e documentos constituem prova, tal como salienta FABIANA TOMÉ206, ao ressaltar que a pessoa jurídica deve manter os registros,
nos seus livros contábeis, dos fatos relativos à sua movimentação empresarial,
sempre com base em documentos hábeis e idôneos, que deverão ser entregues à fiscalização sempre que requisitados, servindo como elemento de prova, nos termos do artigo 195 do Código Tributário Nacional.
Ante o exposto, só podemos concluir que a manutenção da escrituração contábil e fiscal com observância das leis comerciais e fiscais não é uma opção conferida ao sujeito passivo, mas um dever legal, um dever instrumental previsto em lei, e esses livros e documentos servem como elemento de prova. Uma vez intimado à apresentação da documentação contábil e fiscal por agente competente, fica o sujeito passivo obrigado a apresentá-la. Caso não o faça, sujeita- se às penalidades previstas na legislação tributária. Devido à impossibilidade que isto acarreta de apurar o lucro real (ou presumido, se for o caso), fica sujeito também ao arbitramento do lucro.
Tanto o contribuinte que apura o imposto sobre a renda pelo método do lucro real como o que utiliza o lucro presumido devem manter em boa ordem os livros contábeis e fiscais previstos em lei, bem como os papéis e documentos que os tenham embasado, enquanto não decorrido o prazo decadencial e prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes.
Se o sujeito passivo não mantiver em ordem sua escrituração comercial e fiscal, ou o livro Caixa, na hipótese de ter optado pelo lucro presumido, ou não apresentá-los à autoridade tributária, ou sua escrituração revelar evidentes indícios de fraude ou vícios ou erros que as tornem imprestáveis para (i) identificar a efetiva movimentação financeira, inclusive bancária; ou (ii) determinar o lucro real, assim como incorrer em qualquer outra hipótese prevista no artigo 47 da Lei n.º 8.981, de 1995, fica autorizado o arbitramento do lucro.
Mas isto não significa dizer que o contribuinte sujeito ao arbitramento do lucro está dispensado da manutenção e da apresentação do documentário contábil-fiscal quando regularmente intimado por agente público competente. O contribuinte está sempre obrigado à manutenção dos livros e documentos comerciais e fiscais, ficando sujeito a multa se descumprir esses deveres instrumentais, além do arbitramento do lucro.