98 Colaboradora 2
FUNÇÕES OBSERVAÇÕES
Atendimento ao público (telefónico, presencial,…) SIM
Apoio à direção em matéria de secretariado SIM
Apoio administrativo SIM
Gestão do processo de (re)admissão de associados e atualização da base de dados
SIM Gestão das caixas de correio eletrónico (geral, online e gabinete de
apoio jurídico)
SIM
Registo e distribuição do correio (via postal) SIM
Acompanhamento e controlo do pagamento das quotas SIM
Registo e receção de análises clínicas SIM
Outras funções? NÃO
Estabelece objetivos semanais? Se não, porquê? Estabelece objetivos quando há cobrança das cotas para fazer num curto espaço de tempo.
Quais os objetivos que se propõe alcançar em 2014?
Adesão do maior número possível de associados e manter os que estão.
99 Colaboradora 3
FUNÇÕES OBSERVAÇÕES
Atendimento ao público (telefónico, presencial,…) SIM
Apoio à direção Quando é solicitado, mas não é uma tarefa constante.
Apoio genérico na área administrativa SIM
Apoio à área de comunicação e marketing SIM, quando é solicitado e necessário
Monitorização e apoio na gestão dos protocolos SIM
Registo e receção de análises clínicas SIM
Catalogação de livros SIM
Apoio no acompanhamento dos residentes do lar ao exterior Deixou de o fazer depois de uma reunião que tiveram.
Outras funções? NÃO
Estabelece objetivos semanais? Se não, porquê? SIM, fazer a catalogação de livros o mais rápido possível pois são muitos livros.
100 Colaboradora 4
Funções Observações
Atendimento ao Publico (telefónico, presencial,…) SIM
Apoio administrativo nas diversas áreas de atuação da instituição SIM Presta auxílio a outros colaboradores na Casa do Professor SIM Planifica, organiza e coordena a execução da contabilidade, segundo
os planos de contas oficialmente aplicáveis.
SIM Assume a responsabilidade pela regularidade técnica, nas áreas
contabilística e fiscal;
SIM Assina em conjunto com os responsáveis legais, as respetivas
declarações fiscais, as demonstrações financeiras e os seus anexos;
SIM
Acompanha os financiamentos; SIM
Participa em estudos de viabilidade económica e financeira; SIM Elabora e apresenta o orçamento anual, assim como o relatório anual
de contas da instituição à Assembleia-Geral, sob a orientação da Direção;
SIM Gere os recursos humanos afetos à área administrativa e financeira
(nomeadamente, recrutamento e seleção, processamento de salários, mapas de férias)
SIM
Elabora e implementa mecanismos de controlo das receitas/despesas para todas as áreas;
101 Propõe a introdução de procedimentos de otimização e simplificação administrativa;
SIM Oferece suporte ao desenvolvimento de novos projetos; SIM
Auxilia a chefia na tomada de decisões; SIM
Outras tarefas? Todas explicitadas.
Estabelece objetivos mensais? Se não porquê? Estabelece objetivos mensais por causa do calendário fiscal. Objetivos trimestrais por causa dos compromissos com a Direção e Conselho Fiscal. Objetivos anuais com os mesmos órgãos. Os objetivos diários são influenciados pelas áreas de Recursos Humanos e pelas outras áreas.
Qual seriam os objetivos a que se propunham alcançar em 2014? Duas tarefas que gostaria de concretizar:
A primeira é relativa à organização dos setores dos livros
A segunda diz respeito à elaboração do cadastro do imobilizado, ou fixos tangíveis, ou seja, classificação de todo o material que a casa do professor possui.
102 Colaboradora 5
FUNÇÕES OBSERVAÇÕES
Atendimento ao público (telefónico, presencial,…) SIM
Apoio administrativo nas diversas áreas de atuação da instituição. SIM Organização e gestão administrativa da formação acreditada e
certificada (financiada e não financiada)
SIM Dinamização da formação contínua numa lógica de descentralização
e de aproximação aos professores e às escolas
SIM – mas faz mais a divulgação através dos emails, do site da instituição.
Organização e gestão de formação livre, oficinas, workshops e cursos de curta duração
SIM Elaboração e atualização do plano anual dos diversos tipos de
formação ministrada
SIM Pesquisa de novas áreas de novas áreas/ações de formação e
respetivos formadores
SIM Apresentação de sugestões de alteração dos regulamentos da
formação
SIM Integração numa base de dados toda a informação decorrente das
ações de formação
SIM
Gestão, acompanhamento e controlo do Soliditas SIM
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Outras funções? NÃO
Estabelece objetivos semanais? Se não porquê? Sim, faz um plano ao fim de semana das tarefas que tem para cumprir ordenadas por prioridades. No dia-a-dia aquilo que faz primeiro é responder aos emails e prepara as atividades que irão decorrer durante a semana.
Quais os objetivos que se propõe alcançar em 2014? Ainda não pensou em nenhum objetivo, pois sente-se um pouco desmotivada com a falta de adesão dos utentes.
104 Colaborador 6
Funções Observações
Atendimento ao Publico SIM
Apoio administrativo nas diversas áreas de atuação da instituição SIM Articula todas as ações com os demais departamentos e setores; SIM Apresenta periodicamente à direção a posição integrada da
tesouraria, discriminando de forma completa, todos os saldos existentes;
SIM Atualiza sucessivamente a base de dados dos sócios, comunicando
essa informação à responsável pelo seu registo na respetiva aplicação informática;
NÃO
Superintende a tesouraria, como por exemplo, recebimentos, pagamentos, bancos, caixa, tendo como responsabilidade de acautelar a segurança e fiabilidade dos valores que lhe estão confiados;
SIM
Prepara operações financeiras, pagamentos e fundos para serem depositados, liquidando ainda despesas para as quais tenha autorização prévia;
SIM
Apoia a contabilidade - lançamento de documentos de compra na gestão comercial do Primavera para posteriormente serem tratados pela
105 contabilidade.
Efetua o pagamento das despesas devidamente autorizadas; SIM Reconciliação de bancos e elaboração de um mapa de controlo
semanal reportado ao Presidente da Instituição.
SIM
Outras funções? Ajuda na preparação dos auditórios para as atividades decorrentes.
Estabelece objetivos mensais? Se não porquê? Estabelece, utiliza o Outlook para fazer a gestão do seu trabalho Qual seriam os objetivos a que se propunham alcançar em 2014? Fazer a gestão de stock dos livros e introduzi-los no programa.
106 Colaboradora 7
Funções Observações
Atendimento ao público (telefónico, presencial,…). SIM Apoio administrativo nas diversas áreas de atuação da instituição. SIM Atendimento de utentes na área das análises clínicas, procedendo
aos correspondentes registos na aplicação informática.
SIM Responsável pela qualidade, garantindo a implementação do sistema
de gestão da qualidade na instituição, em articulação com a assessoria técnica externa.
SIM
Acompanhamento da execução das normas da qualidade nas vários setores, verificando a elaboração dos diversos registos e o cumprimento dos procedimentos estabelecidos.
SIM
Controlo HACCP (Higiene e Segurança Alimentar) – verificação do cumprimento das normas, nomeadamente no bar/restaurante e cozinha.
SIM Gestão das faturas do bar/restaurante, assegurando o controlo e a
reposição de stocks, assim como o contacto com os fornecedores.
SIM
Outras tarefas? Estão todas explicitadas.
O que faz especificamente no âmbito da qualidade? Tira a temperatura dos alimentos do buffet, cria impressos, alterações e codificação dos mesmos. Controlo e registo das normas de qualidade nos
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pisos e restaurante. Como é que faz esse controlo da qualidade alimentar? Tem alguma
certificação?
Que indicadores usa para avaliar a segurança dos alimentos?
Não tem nenhuma certificação para exercer a função de Técnica de qualidade por isso recorrem a assessoria externa para outros assuntos legais. Para o controlo da qualidade alimentar segue os indicadores exigidos pela norma ISO:9001.
Estabelece objetivos semanais? Se não, porquê? Não escreve os objetivos a que se propõe alcançar, mas refere que pensa neles
Quais seriam os objetivos a que se propunha alcançar em 2014? Conseguir a certificação e pensa em tirar uma Pós- Graduação na área da Qualidade
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