Apesar da recente evolução dos estudos e das ações relativas à manutenção predial, a realidade brasileira ainda revela improvisação e falta de conhecimento de conceitos e práticas de gestão predial, seja em prédios públicos ou privados.
Segundo Bahia (2009), a sistemática de gestão da manutenção predial consiste na determinação das atividades essenciais de manutenção, sua periodicidade, os responsáveis pela execução e os recursos necessários. A responsabilidade pela elaboração desta programação é do gestor predial, que poderá contratar eventualmente uma empresa ou profissional especializado para auxiliar na elaboração e no gerenciamento desta. O funcionário destacado para exercer essa função será responsável pelas seguintes atividades:
observar o estabelecido em normas técnicas e no manual de operação, uso e manutenção da edificação se houver;
providenciar e manter atualizados os registros da edificação;
realizar as inspeções na edificação, apresentando relatórios periódicos sobre suas condições, identificando e classificando os serviços de manutenção necessários; definir planos de manutenção;
realizar ou supervisionar a realização de projetos e programação dos serviços de manutenção;
orçar serviços de manutenção;
assessorar na contratação de serviços de terceiros para a realização da manutenção do edifício;
supervisionar a execução dos serviços;
orientar os usuários sobre o uso adequado da edificação em conformidade com o estabelecido nas normas técnicas e no manual de manutenção predial.
Essa sistemática visa auxiliar os gestores prediais na implementação de um processo de gestão da manutenção, que privilegie o planejamento das manutenções preventivas e a previsão de recursos para a sua execução (BAHIA, 2009).
De acordo com Silva (2014), a gestão da manutenção e operação prediais se tornam um investimento para dar ao imóvel as condições necessárias para sua operação, garantindo o funcionamento das instalações com segurança. Uma manutenção bem planejada e executada tende a contribuir com a redução dos custos operacionais do empreendimento.
Isso significa fazer a programação dos trabalhos, providenciando os recursos (pessoas, materiais e ferramentas) e definindo o momento adequado. Esta é a parte do planejamento da manutenção que, analogamente à produção, possui o seu Plano Mestre de Manutenção,
contemplando uma visão com um horizonte um pouco maior (meses), e a sua Programação da Manutenção, abrangendo em detalhes as atividades do dia de hoje e dos próximos.
Da mesma forma, a utilização de sistemas informatizados para o gerenciamento da manutenção, em função da enorme quantidade de dados que precisam ser manipulados e interpretados para gerar informações úteis, torna-se praticamente obrigatória. A flexibilidade e a capacidade de interface com outros sistemas de informação são fatores críticos de sucesso que precisam ser avaliados na hora da escolha de um Sistema de Gerenciamento da Manutenção. Acredita-se que um modelo de gestão eficaz da manutenção deveria contemplar todos esses pontos. Segundo Almeida e Vidal (2009), a Gestão da Manutenção Predial possui um tratamento diferenciado em sua totalidade, pois as prioridades e a criticidade são modificadas no decorrer das atividades. Cada organização possui os seus desafios, contudo, alguns são sempre encontrados, entre eles:
- dificuldade financeira para investimento em novas instalações e equipamentos;
- formação da equipe – normalmente, o profissional chega à manutenção predial com conhecimentos advindos de outras áreas de formação. Neste caso, ele deverá aprender a trabalhar na manutenção predial. O treinamento será on the job, ou seja, na própria atividade diária, gerando, em alguns casos, grandes problemas, cabendo aos profissionais de nível superior e aos de nível médio a sua resolução.
- falta de equipamentos e ferramentas – grande desafio dos gestores é prover os equipamentos e ferramentas adequadas a cada tipo de atividade de manutenção;
- dificuldades na Gestão dos Contratos de Manutenção dos Equipamentos – um grande desafio aos gestores são os contratos de manutenção dos equipamentos e instalações, ocorrendo por dois motivos: primeiramente, disponibilidade de empresas para realização das atividades dentro de um critério de excelência de manutenção e, em segundo lugar, o valor justo e certo das atividades realizadas;
- espaço físico para a Equipe de Manutenção – o espaço destinado à atividade de manutenção em algumas organizações é extremamente inadequado.
- reciclagem dos profissionais – reduzido número de cursos profissionalizantes e de reciclagem;
- elaboração de Memória Técnica – em alguns casos, por falta de pessoal capacitado, a memória técnica das manutenções e instalações fica extremamente prejudicada, com total ausência de registros;
- desconhecimento das Técnicas de Manutenção - os gestores são dominados pelo processo de trabalho, permanecendo o tempo inteiro trabalhando em modo degradado;
convencimento da alta direção do investimento em software de controle da manutenção etc.... De acordo com Silva (2014), só se gerencia aquilo que se conhece. A falta de banco de dados leva o gestor a seguir qualquer caminho, o que nem sempre é conveniente, principalmente, em época de crise, onde os recursos financeiros estão a cada dia mais preciosos. Anteriormente, a retenção da informação tinha um caráter de “poder” e, atualmente, a falta de um banco de dados bem administrado significa incompetência do gestor. A memória técnica deverá estar disponibilizada para ser utilizada por todos, principalmente, nos momentos de tomada de decisão. Um bom gestor saberá descentralizar as informações e, assim, com facilidade, administrará a sua equipe, caso contrário ficará como dependente da organização.
A estratégia de avaliação da gestão da manutenção predial deve seguir as seguintes fases: de inspeção; identificação do tipo de estratégia de manutenção; verificação da coerência da estratégia identificada com as expectativas dos usuários; execução da inspeção predial para verificação de não conformidades técnicas de utilização e de manutenção; análise da documentação referente à edificação para complementação de dados fornecidos pela inspeção e identificação de falhas em contratos de manutenção com empresas terceirizadas; avaliação da equipe de manutenção quanto a sua formação, dimensionamento e capacidade de cumprir as ações determinadas; avaliação dos custos da manutenção e, por fim, avaliação da qualidade da manutenção empregada (NETO, 2015).
O questionamento a ser feito é se gestores na área de manutenção predial utilizam os procedimentos definidos pela legislação e normas existentes e, se os recursos destinados nos orçamentos são suficientes para a implantação dos procedimentos necessários à manutenção predial.