As percepções sobre sistema de gerenciamento de contratos administrativos se deram por meio da análise dos dados primários coletados na entrevista.
A entrevista continha uma pergunta específica no sentido de evidenciar qual o significado de um sistema de gerenciamento de contratos administrativos para o entrevistado e outra no intuito de identificar se o mesmo conhecia algum sistema deste tipo.
Com relação ao significado de um sistema de gerenciamento de contratos, detectou-se nas respostas dos entrevistados três categorias de percepções: uma relativa ao gerenciamento das etapas dos contratos, outra relativa a integração entre sistemas e, por último, percepções em termos de gestão e controle.
Nas percepções em termos de gerenciamento das etapas dos contratos, evidenciou- se que um sistema de gerenciamento de contratos significa um sistema que registra as etapas do contrato administrativo, possibilita o gerenciamento de todas as etapas e realiza o acompanhamento da execução do contrato. Conforme pode ser observado nos trechos transcritos a seguir:
Ele tem que ser um sistema que possibilite gerenciar todo contrato em todas as suas etapas, desde a elaboração da necessidade que vai conter aquele contrato produto ou serviço, até depois os aditivos contratuais, as alterações e se possível o acompanhamento da parte financeira. (ENTREVISTADO 2).
[...] onde eu vou começar a fazer o acompanhamento desse contrato, então a gente vai ter várias etapas durante a execução do contrato, eu imagino que a gestão de contratos ela vai justamente ter isso, ela vai acompanhar isso dentro de um sistema. Onde eu to aqui, eu sou gerente, eu quero ver como é que anda a execução dos meus contratos..eu vou ter uma tela onde eu consigo acompanhar tudo isso..eu não preciso ir lá nos processos e ficar olhando processo por processo, ou ficar perguntando “o fulano me dá isso..fulano e esse contrato”.. Então eu consigo acompanhar e ver assim: se já tá entregue, se já liquidado, se já tá pronto pra pagamento, ou se já foi pago, ou se aconteceu alguma coisa nesse meio tempo que a gente consiga rastrear..porque então assim, um sistema de gestão de contratos pra mim seria isso... acompanhar tudo, até a hora que termina o pagamento ou que encerra o contrato. (ENTREVISTADO 4).
O significado de um sistema de gerenciamento de contratos em termos de integração pode-se inferir que está relacionado ao fato de não ser um sistema isolado, de ser um sistema que integre com os outros sistemas informacionais, principalmente os relativos ao processo de compras, como no caso de integração com o sistema de licitações e com o sistema de pagamentos - sistema financeiro e orçamentário. No trecho a seguir pode-se observar a
percepção de um entrevistado com relação a integração:
[...]então quando a gente fala que qual significado de um sistema de gestão de contratos administrativos, a gente tem que pensar os contratos administrativos são uma parte de um processo maior que é compra no setor público.[...] Que não seja feito dentro do próprio sistema de contratos, mas que esse sistema esteja integrado então com outros sistemas. Então eu posso ter um sistema de gestão de contratos isolado, mas que puxa dados de um sistema de compras, gestão de compras. O que não pode é um sistema de gestão de contratos depende da digitação desses contratos. Então ele só é um sistema de gestão quando ele é sistematizado, integrado com outros sistemas..de compras e de execução contábil, orçamentária, financeira.[...] sistema que permita essa gestão de forma confiável e integrado com outros sistemas pra que a informação possa ser confiável e útil (ENTREVISTADO 2).
Em termos de gestão e controle, o significado de um sistema de gerenciamento de contratos consiste no registro e controle de todos os contratos, de todas as informações de contratos, controle do planejado ao executado, controle de acompanhamento da execução até o encerramento, fiscalização dos contratos e obtenção de histórico dos contratos. Nos trechos a seguir pode-se observar as percepções dos entrevistados do significado no sentido de gestão e controle:
Bom, na minha opinião um sistema de gestão de contratos administrativos, ele faz o gerenciamento de todos os contratos das compras que o Estado adquiri e compra e faz investimentos, tudo isso é congregado e registrado num contrato administrativo que por si tem um sistema operacional de gestão onde ficam consolidados todas essas informações necessárias para execução desse pagamento [..]criando um histórico do que aconteceu em relação a uma determinada aquisição ou a um determinado projeto de infra-estrutura que o Estado está investindo [...] (ENTREVISTADO 1).
[...]um instrumento de manutenção do controle da parte dos órgãos executivos, tanto daquilo que foi planejado para finalmente aquilo que foi executado, ele permite uma coexistência destes dois pólos, me parece que esse é o grande significado de um sistema de controle. (ENTREVISTADO 3).
É um sistema que vai gerir a fiscalização e controle dos contratos, a execução dele (contratos). A princípio seria isso, a gestão e controle dos contratos. (ENTREVISTADO 5).
Deve ser uma solução de tecnologia da informação e comunicação (TIC) que possibilite o registro e o controle dos atos e fatos administrativos referentes aos contratos firmados pela Administração Pública. (ENTREVISTADO 6).
[...] uma excelente ferramenta de controle, tanto pra instituições de fiscalização, Tribunal de Contas, Ministério Público, auditoria interna da fazenda, quanto pela própria sociedade, desde que essas informações estejam disponíveis pra toda a sociedade. (ENTREVISTADO 7).
Observa-se, a partir das percepções dos entrevistados, que um sistema de gerenciamento de contratos significa um sistema que registra, gerencia e controla todos os contratos e etapas de um contrato, gerencia e acompanha a execução dos contratos -do planejado ao executado e pago, permite a fiscalização e obtenção de histórico dos contratos, e ainda, deve ser integrado a outros sistemas de informação, principalmente aos relativos ao processo de compras, como no caso de integração com o sistema de licitações e com o sistema
de pagamentos –sistema financeiro e orçamentário.
Com relação ao questionamento sobre o conhecimento dos entrevistados de algum sistema de gerenciamento de contratos, verificou-se que dois entrevistados conheciam um sistema de gerenciamento de contratos, e que este era o SICON, Sistema de Gestão de Contratos, subsistema do SIASG – Sistema Integrado de Administração e Serviços Gerais. Este é utilizado pelos órgãos do executivo federal. Nos trechos transcritos abaixo pode-se observar tal constatação:
No âmbito federal nos temos o SIASG que é o sistema de administração de serviços gerais que é gerenciado pelo Ministério do Planejamento e Orçamento, o MPOG, que é o órgão central do sistema de serviços gerais do poder executivo federal. Então o SIASG ele é utilizado obrigatoriamente por todas as unidades da administração direta e indireta inclusive autarquias e fundações , só não é utilizado, aí não tenho certeza, em empresas públicas e economia mista[...]. (ENTREVISTADO 2).
O SICON, Sistema de Gestão de Contratos, que é um subsistema do SIASG (Sistema Integrado de Administração e Serviços Gerais) responsável pelo registro e acompanhamento dos contratos firmados pela Administração Pública Federal. (ENTREVISTADO 6).
Apesar de os outros entrevistados não conhecerem um sistema de gerenciamento de contratos, eles fizeram apontamentos interessantes, que podem demonstrar um pouco a realidade da gestão dos contratos, conforme segue:
Em Santa Catarina eu não conheço nenhum em funcionamento, dos controles que eu vejo são controles os de sempre..de forma manual, planilha eletrônica, coisas assim[...]. (ENTREVISTADO 3).
Não, não...trabalhei já em órgãos e o que a gente via era justamente isso: não tinha um sistema que controlava os contratos..então tinha ali um Excel onde tinha uma seqüência de números que dizia mais ou menos o objeto, mas fora isso não tinha. Não poderia acompanhar[...].(ENTREVISTADO 4).
Observa-se que a vivência dos entrevistados aponta que na gestão dos contratos são utilizados controles manuais e ferramentas como planilhas eletrônicas para, pelo menos, o registro dos contratos.
Durante as entrevistas, ficou claro que os entrevistados tem um entendimento convergente sobre o significado de um sistema de gerenciamento de contratos, observou-se que uns discorriam mais sobre gestão e controle, outros sobre acompanhamento das etapas e um especificamente ressaltou a questão da integração entre os sistemas. Contudo destaca-se também que apenas dois conheciam outro sistema de gerenciamento de contratos, mas este fator não levou a divergência de entendimento sobre o significado de sistema de gerenciamento de contratos.
A seguir são apresentadas as expectativas dos entrevistados com relação ao Módulo de Gerenciamento de Contratos, objeto deste estudo.
5. 2 EXPECTATIVAS QUANTO AO MÓDULO DE GERENCIAMENTO DE CONTRATOS