Obrigação acessória é dependente de uma obrigação principal, o recolhimento de tributo, e lhe serve de fundamento. Ela tem por objeto as prestações previstas na legislação fiscal, no interesse da arrecadação ou da fiscalização. A inobservância da obrigação acessória converte-se em obrigação principal relativamente à penalidade pecuniária, conforme Código Tributário Nacional (BRASIL, 1966).
Escrituração fiscal é o conjunto das atividades necessárias ao cumprimento das obrigações acessórias, e envolve principalmente o registro de operações e preparação de declarações de movimento a serem disponibilizados ao Fisco, mas também o acompanhamento e a manutenção de uma boa “situação fiscal” perante a administração tributária. Isso significa cumprir todas as exigências federais já mencionadas, além de
exigências estaduais, municipais, trabalhistas e previdenciárias, e as decorrentes de legislação específica (CFC, 1958).
As obrigações acessórias passam por verdadeira revolução, em todos os sentidos (formato, prazos, multas, profundidade, etc.), com o advento do SPED.
Faria et al. (2010) pesquisaram a percepção dos contribuintes sobre os impactos da adoção do SPED nos processos operacionais e nos custos das empresas. Segundo os autores, o SPED representa modernização da sistemática de cumprimento das obrigações acessórias, e irá promover um impacto significativo nos processos operacionais, desde o registro da informação na origem (as transações econômicas), a escrituração fiscal, até a entrega e guarda das obrigações acessórias, bem como na reestruturação dos sistemas de comunicação,
hardware e software, e a extinção sistemática do arquivo físico, já que todo o processo é digital.
Em seus achados, foi constatado que, apesar de a redução de obrigações acessórias ser um ponto positivo do sistema, isso ainda não havia sido observado na prática. A pesquisa também mostrou que, embora o SPED, em tese, deva otimizar processos operacionais e reduzir volume de documentos e procedimentos fiscais, seus benefícios ainda não haviam sido percebidos nas empresas contribuintes, e acabou sendo visto como um acúmulo de obrigações. Além disso, ao contrário da redução de custos esperada com a digitalização dos processos, foram observados gastos consideráveis com software, serviços especializados e estrutura para o atendimento da demanda (FARIA et al., 2010).
A implantação do SPED é um processo de longo prazo, haja vista que já tem mais de seis anos e seu final ainda não pode ser vislumbrado. As constantes prorrogações de prazos das etapas de implantação mostram que sua complexidade surpreende o próprio governo, provavelmente sensível à dificuldade de adesão, tanto dos contribuintes quanto da própria administração tributária, dada a necessidade de reestruturação dos sistemas no que tange tempo e custo.
A exigência das obrigações acessórias acontece de forma paralela, ou seja, as obrigações instituídas pelo SPED convivem com as do antigo formato por um tempo, até que o Fisco tenha estabilidade das informações para substituí-las completamente (SPED[a], 2013; SPED[b], 2013; SPED[c], 2013). A questão do excesso de obrigações acessórias se caracteriza não só pela grande quantidade de informações prestadas pelo contribuinte, mas também pela redundância de muitas delas, principalmente neste período de transição, o que causa duplicidade de informações.
José Chapina Alcazar, então presidente do Sindicato das Empresas de Contabilidade e Assessoramento no Estado de São Paulo (SESCON-SP), associação das empresas de serviços contábeis, expôs a preocupação da classe com esse excesso ao mencionar a sobrecarga de trabalho no cumprimento das obrigações acessórias, que implica investimentos em tecnologia, sistemas de controle, mão de obra qualificada, integração de departamentos e compra de equipamentos, entre outros. Além disso, ele acredita que essa sobrecarga dificulta o empreendedorismo brasileiro, especificamente os pequenos novos negócios, e a competitividade das empresas brasileiras no mercado global; e propõe, através da entidade, a revisão da agenda fiscal, com equalização de prazos e fim de obrigações redundantes. Segundo Alcazar (2012) é “praticamente impossível” para o contribuinte acompanhar e colocar em prática todas as alterações na área fiscal.
Preocupação semelhante é a da assessora tributária da FENACON - Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas, Marta Arakaki, quando critica o Estado, que, segundo ela, é “insensível aos apelos do setor produtivo para redução do peso das exigências”, se referindo ao custo da conformidade tributária, e considera que as empresas de serviços contábeis são as mais prejudicadas com esse excesso. Ela sugere ainda que seria justo que os custos da conformidade tributária fossem compartilhados com o Estado, já que a organização contábil trabalha para a máquina da arrecadação (ARAKAKI, 2004).
Machado (2013), atual presidente do SESCON-SP, cita o SPED como maior preocupação atual do profissional contábil e critica sua implantação, cujo piloto foi feito nas grandes corporações, ignorando as empresas de pequeno e médio porte: “Ele (o SPED) é hoje o maior desafio no campo contábil para as empresas e, consequentemente, para os contadores. O governo criou um sistema que realmente traz transparência, mas implantou o modelo de maneira equivocada”.
Confirmando os motivos da preocupação das entidades contábeis, a PriceWaterhouseCoopers realizou recente pesquisa, a “Paying Taxes 2013”, com 185 países, apontando o Brasil como o país que mais consome horas de seus contribuintes no tax
compliance: 2.600 horas anuais (30% do ano), entre uma média mundial de 268 horas anuais. O volume de horas gastas no Brasil é 2,5 vezes maior que o segundo colocado no ranking (a Bolívia) e 10 vezes maior do que a média mundial (PWC, 2013).
O excesso de obrigações acessórias aumenta significativamente a chance de detecção da fiscalização, causando um impacto proporcional no risco fiscal. Além disso, a duplicidade
de informações gerada nesse período de transição aumenta a probabilidade de erro, pois o universo dos dados é duplicado.