Para caracterizar a Gestão de Imobilizado na GNR entrevistámos a Chefe da Repartição de Registo de Divisão de Aquisições da Direção de Recursos Logísticos da GNR80.
Decidimos estudar o caso da Guarda Nacional Republicana, porque a sua estrutura é semelhante à do Exército e porque, apesar de não utilizar o SIG, utiliza um ERP, nomeadamente, o GeRFiP. Este software tem uma estrutura muito semelhante ao SIG e na ótica de utilizador é muito idêntico, de tal forma que o manual de referência para a gestão de imobilizado é o Manual de Asset Accounting do Sistema Integrado de Gestão81.
Estando a Guardo Nacional Republicana na dependência de outro ministério que não o da Defesa, esta opera com um software regulado pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública (eSPap) que, por sua vez, faz a gestão do software.
Enquadrada na Administração Central, a GNR viu-se na obrigatoriedade de se regular segundo o POCP, sendo que em 01 de janeiro de 2012, implementou-se o POCP via GeRFiP,
80 Cfr. Apêndice Q – Entrevista Estruturada à Major GNR ADM Idalina Bispo.
Capítulo 6 – Gestão de Imobilizado
tendo sido criada uma equipa de apoio permanente o interlocutor integrou ficando responsável pela área do património, daí a pertinência do inquérito.
Desde logo no seu arranque, foram detetados problemas na migração dos dados do sistema anterior para o sistema em questão, havendo de momento informação em sistema que não corresponde ao real. Deste modo, é necessário validar a informação em sistema para que os resultados que se previam se concretizem.
Tal situação ocorreu muito por força da existência de lacunas no âmbito da contabilidade patrimonial, tal como já foi apontado na questão da migração, tendo, numa primeira fase de implementação ficado esquecida, pois o foco da atenção caiu sobre a contabilidade orçamental.
Nesta fase, a grande lacuna encontrava-se ao nível da formação por não ter sido dada aos militares durante a implementação, o que concorreu para o aumento do tempo de execução e aparecimento de erros inerentes à inexperiência.
No quotidiano da GNR, esta instituição é assistida pela empresa Lusodata, sendo esta empresa incumbida da responsabilidade de os dados em templates do sistema antigo SIG LOG AS400, e por sua vez, enviar para a eSPap para esta introduzir no novo sistema, portanto, foi preponderante a interligação entre entidades no momento da migração.
Relativamente às amortizações, estas são corridas no final do ano com incidência mensal, sendo esta ação da responsabilidade daqueles que elaboram a conta de gerência da GNR. Estas incidem sobre o valor real82 dos bens, exceto na questão predial, pois os edifícios estão a ser alvos de reavaliação.
A evolução do módulo de Imobilizado do GeRFiP está a cargo da eSPap, que faz a gestão a nível informático de toda a plataforma, e gradualmente vão fazendo pequenas melhorias, como acrescentar mapas ou novos parâmetros. Na prática, os utilizadores da GNR são apenas operadores e estão sempre dependentes da entidade gestora, que nem sempre ajusta às necessidades da GNR, como foi o caso dos cavalos e dos cães que estão à carga da GNR.
Este caso permite-nos logo evidenciar uma das grandes limitações do sistema: ser desenvolvido para vários organismos, estruturados de forma distinta, e com missões e objetivos diferentes. Na sua atividade, a GNR utiliza animais que são obtidos sobre a rubrica de investimento. Estes têm de ser aumentados à carga em sistema e desde início se
82 Partindo do pressuposto que os dados inseridos em sistema transmitem a realidade, sendo transparentes e fidedignos.
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configurou um problema. Não havendo template específico para o caso, manifestou-se junto da eSPap a necessidade de se criar um só para este caso, a qual não foi correspondida. Assim, os utilizadores tiveram de adaptar o template das viaturas para introduzir estes animais em sistema83.
Outra das limitações surgiu no momento da validação da migração, quando a equipa responsável pelo património começou a validar a localização dos bens em sistema, deparou- se que o exosqueleto definido em sistema não reunia as condições para atribuir imobilizados às localizações reais. Para colmatar esta situação, agregou-se o conjunto de localizações possíveis para todas as U/E/O, definiu-se em sistema e posteriormente atribuiu-se imobilizados, de tal modo que de momento a informação em sistema está em conformidade com o real.
Como já foi referido, a formação é deveras importante e é uma grande lacuna não ter sido dada formação aquando a implementação, ainda mais quando, até à data não se procurou retificar esta situação, por isso é recorrente os militares encontrarem muitas dúvidas e dificuldades a operar com o sistema.
Como última limitação encontramos o custo das licenças de utilizador, limitando a priori a utilização do sistema e sua exploração. Agregando todas estas lacunas ficamos com a motivação, não sendo fácil motivar militares a gerir património, em grande parte por se tratar de uma área da logística para o qual não são preparados.
Um modo para corrigir a informação discordante será através da inventariação física, indo a todos os locais confirmar todos os Imobilizados. Para isso considera-se como um desafio a etiquetagem, de todos os artigos e fazer esta validação através de uma pistola de leitura ótica, com recurso à utilização de códigos de barras com número de imobilizado.
Assim, evidencia-se a necessidade de ter presente outro software para além do GeRFip, apenas para a gestão da frota automóvel, isto devido à especificidade da GNR, porque explora exaustivamente a sua frota automóvel e por ter a necessidade de afetar os custos de cada viatura à U/E/O responsável, não o sendo possível nos casos dos custos extraordinários (como portagens e combustível com cartão Galp). Fora esta particularidade, o GeRFip é suficiente para gerir o Imobilizado da GNR, mesmo no caso dos bens museológicos.
83 A introdução em sistema cumpriu as parametrizações dos campos do template das viaturas, sendo estes adaptados de modo a se introduzir a espécie (cão ou cavalo), a raça, pelagem e unidade de colocação.
Capítulo 6 – Gestão de Imobilizado
De momento a gestão de imobilizado é satisfatória, sendo que já sofreu uma grande mudança positiva desde 2012, quando era considerada muito má.