Fase 1 - Behovsavklaring

Relativamente à perceção dos dirigentes sobre o contributo da intranet autárquica para a comunicação interna da organização, salienta-se que de acordo com os dicursos dos entrevistados, a intranet autáquica assume-se como um suporte comunicacional digital relevante no contexto da organização, realçando as elevadas potencialidades ao nível da comunicação interna, assim como da disponibilização de informação e documentação institucional de forma mais simples, ágil e rápida.

“(...) veículo de comunicação - ferramenta de trabalho e de suporte à gestão de recursos humanos - a intranet assume-se, cada vez mais, como um auxiliar fundamental para todos, na criação de mecanismos facilitadores de comunicação, acesso imediato a documentos e partilha de informação, notícias, uma multiplicidade de informação”. (DIII – E1: Q.4);

“É um veiculo de comunicação por excelência, que embora não sendo interativo, tem uma capacidade para albergar de forma sistematizada e classificada um manancial de informação especifica (...)”.(DIII – E1: Q.5);

“É um ótimo meio de comunicação interna porque permite de forma expedita e universal disponibilizar a mesma informação a todos os trabalhadores e isso contribui para uma maior clareza procedimentos”. (DIII – E2: Q.5).

“(...) um importante meio de comunicação interna na divulgação de conhecimento e uma forma impulsionadora de desburocratização dos procedimentos administrativos”. (DIII – E2: Q.5);

construtores da página através das suas opiniões e reflexões. A intranet funciona como um espaço de todos e para todos, uma casa comum dos trabalhadores da autarquia, onde cada um é bem-vindo para encontrar aquilo que é mais útil para a sua vida profissional (...)”. (DIII – E1: Q.4);

“Criar uma base de informação que permitisse sistematizar e simplificar de forma clara e com maior transparência as ações e matérias relevantes em todas as valências de recursos humanos (...)”.(DIII – E1: Q.4);

De acordo com a perceção dos dirigentes, a utilização da intranet autárquica permite agilizar o processo de difusão de informação, potenciando o acesso imediato a documentos internos formais e institucionais; fomenta a partilha de informação; reúne benefícios, reduzindo o tempo despendido na procura de informação e minimiza a utilização de papel, estando a informação eletrónica disponível para visualização de todos os utilizadores.

“(...) possibilitando um acesso rápido e dinâmico, bem como a atualização permanente ao nível da atividade da autarquia e as instrumentos de gestão, tais como planos de atividades, objetivos estratégicos, relatórios e dados estatísticos, informações sobre assuntos correntes (...)”. (DIII – E1: Q.5);

“É um difusor de ações e atividades formativas, práticas de higiene, segurança,e psicologia, e de comunicações internas sobre direitos e deveres”. (DIII – E1: Q.6);

“Vantagens: criar um portal amigável, com facilidade e celeridade de consulta e acesso à informação e comunicação clara e atualizada (...) apresentando conteúdos de fácil apreensão e compreensão, informação considerada útil e interessante aos seus destinatários”. (DIII – E1: Q.4.1);

“Atenta a complexidade da gestão dos recursos humanos, o Portal pela informação que veicula, como instrumentos de gestão, informação sobre direitos e deves e outras informações julgadas úteis contribui para acrescentar valor à gestão”. (DIII – E2: Q.4.1); (...) a disponibilização de minutas tipo que é feita no Portal relativas a diferentes pedidos a formular pelos trabalhadores, leva a que um o Portal seja um importante meio de comunicação interna (...)”.(DIII – E2: Q.5);

“(...) constituir-se como elo de ligação com as/os trabalhadoras/es de forma apelativa, amiga, intuitiva, com linguagem acessível a todo o espetro de utentes, com conteúdos que fossem ao encontro dos interesses e necessidades sentidas pelos utentes”. (DIII – E1: Q.4);

“É uma base de informação que contribui para tornar as pessoas mais esclarecidas, atentas e interessadas, fomentando claramente um sentimento de apego/agregação à organização, o que facilita a comunicação interna”. (DIII – E1: Q.5);

“(...) tem associados inegáveis benefícios porque desde logo tem permitido disponibilizar em formato digital os principais instrumentos de gestão dos recursos humanos a todos os gestores e trabalhadores, que assim à distância de um “clik” podem mais facilmente fazer comparações e tomar decisões”. (DIII – E2: Q.4);

Esta perceção parece corroborar com a linha de raciocínio do autor já citado anteriormente, Rego (2007), que refere que a comunicação organizacional permite, entre muitas funções, facilitar a disseminação e partilha de informações, tanto ao nível interno como

externo; a obtenção de informação junto das entidades (internas e externas) com as quais interagem no exercício de funções; facilitar a socialização e integração dos novos membros organizacionais, permitindo a difusão de informação, estímulos e conhecimento sobre a organização (normas, procedimentos internos, comportamentos esperados, rituais) com vista ao seu envolvimento na organização. O autor reforça que as novas tecnologias da informação e da comunicação alteraram o modo como as pessoas obtêm informação, escrevem e produzem documentos, trocam mensagens, armazenam informação, fazem apresentações públicas e comunicam entre si.

Os dirigentes entrevistados consideram a Intranet como um veículo de comunicação, uma ferramenta importante de trabalho e de suporte à comunicação. Esta constatação parace refletir a abordagem do autor Almeida (2003), reforçando que a intranet é uma tecnologia de informação e comunicação, considerada como a auto-estrada privada da organização, apresentando uma diversidade de potencialidades, designadamente a disponibilização e transmissão de informação de forma mais simples, ágil e rápida, o acesso imediato a documentos internos, a partilha de informação, a redução do tempo despendido na procura de informação e a menor utilização de papel, estando a informação eletrónica disponível para visualização de todos os utilizadores.

Importa ainda sublinhar que a perceção dos dirigentes parece coincidir com abordagem de Corrêa (2005; 2009), que sugere que, é imprescindível para as organizações que exista o domínio das tecnologias digitais de informação e comunicação e de todas as ferramentas delas decorrentes, com o objetivo de facilitar e dinamizar o processo de comunicação organizacional. Conforme afirma a autora: “Sistemas integrados de gestão, páginas e portais corporativos na web e intranets são hoje meios de operação, conexão e expressão usuais de uma organização com seus diferentes públicos” (Corrêa, 2009:163).

Em síntese, relativamente à importância da introdução de novas tecnologias e suportes comunicacionais digitais nas organizações associada à questão da modernização tecnológica e inovação na Administração Pública, pode-se aferir que, na perceção dos dirigentes entrevistados, assiste-se claramente a uma mudança e transformação das organizações públicas bem como da emergência de uma cultura organizacional pautada por novas exigências. Como hoje as organizações enfrentam uma nova dinâmica de produção e transmissão de mensagens e informações organizacionais, assim como de interação com os seus públicos, é exigida a operacionalização das novas tecnologias e suportes comunicacionais digitais. Na perceção dos dirigentes as potencialidades associadas à utilização das novas tecnologias de informação e comunicação e dos suportes comunicacionais digitais, são valorizadas, salientando-se que é possível verificar a importância do seu papel no apoio e suporte à gestão, na melhoria da prestação e organização do trabalho, no reforço dos canais de comunicação e na partilha, disponibilização e circulação de informação. Em particular, a intranet autárquica assume-se cada vez mais como um suporte fundamental na criação de mecanismos facilitadores de comunicação interna, acesso imediato a documentos e

Acrescenta-se ainda que, as perceções dos dois dirigentes entrevistados parecem ser convergentes e parecem espelhar as abordagens teóricas desenvolvidas pelos autores citados.

4.3.2. Perceção dos trabalhadores sobre a comunicação digital