Em Atenas, os magistrados possuíam arquivos próprios instalados no Archeion ou sede da magistratura, de onde se originou a palavra que atualmente se designa os arquivos. Ramiz Galvão (1909 apud PAES, 2006, p.19) considera a palavra arquivo procedente de archivum, de origem latina, que significa o lugar de guarda de documentos e outros títulos. O que se tem notícia é que os arquivos da Antiguidade foram mais bem organizados sob o Império Romano, onde foram estabelecidos arquivos de Estado altamente hierarquizados: centrais, regionais e locais.
À medida que a vida social foi se organizando mais complexamente, e a informação foi se tornando um insumo cada vez mais importante, a sociedade passou a perceber a importância da guarda de determinados registros sobre fatos que lhes diziam respeito, valorizando cada vez mais os arquivos. Costa (2005) afirma que tem crescido a busca por parte das pessoas aos serviços de arquivos, visando obtenção de informações para confirmar seus direitos.
Falar em arquivo ao cidadão que não possua afinidade com a área é convidá-lo a invocar a representação social que tem como núcleo a imagem de um amontoado de papéis, recolhidos em um ambiente ermo, geralmente num subsolo ou num sótão de algum prédio público dispostos de forma desorganizada ou no mínimo precariamente organizado, submetido a condições físicas lastimáveis etc.
O conceito de arquivo no decorrer dos anos vem sofrendo alterações semânticas, distanciando-se do conceito passivo de simples lugar de guarda de documentos, para assumir um posicionamento mais ativo quanto a sua função social, inaugurado com a Revolução Francesa e intensificado no Pós-Segunda Guerra (1939-1945) frente à nova sociedade da informação que se estabelecia. As mudanças se deram impulsionadas pelas transformações político-administrativas, sociais, econômicas, tecnológicas, além do surgimento e aperfeiçoamento de legislação voltada ao acesso e Direito à informação, ao emprego de novas práticas arquivísticas e ao enriquecimento da própria doutrina arquivística.
À luz da perspectiva sistêmica (corrente portuguesa) da Arquivologia, o arquivo é definido como:
um sistema (semi-) fechado de informação social materializada em qualquer tipo de suporte, configurado por dois fatores essenciais – a natureza orgânica (estrutura) e a natureza funcional (serviço/uso) – a que se associa um terceiro – a memória – imbricado nas anteriores. (SILVA et al, 2009, p. 214)
No Brasil, a Lei Federal nº. 8.159 de 08 de janeiro de 1991, conhecida como Lei de Arquivos, em seu artigo 2º traz a seguinte definição de arquivo:
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (BRASIL, 1991)
Um arquivo é uma unidade de informação que possui acervo contendo informação orgânica, apresenta relação íntima com o órgão que o gera. Um arquivo não surge espontaneamente, mas a partir da existência de uma instituição ou pessoa, com funções, atividades e rotinas a serem cumpridas, tendo como conseqüência a produção de documentos arquivísticos e a constituição de um arquivo.
Archivo es uno o mas conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución publica o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia. (HEREDIA HERRERA, 1991, p. 89)
Um outro conceito de arquivo bastante rico, do ponto de vista semântico, é aquele apresentado pelo Professor Fuster Ruiz (1999, p. 110):
Archivo es la institución donde se reúne uno o más conjuntos orgánicos de documentos, de cualquier fecha o soporte, producidos, recibidos y acumulados, como resultado del ejercicio de la función o actividad de una persona o entidad pública o privada, organizados y conservados científicamente, respetando su orden natural, en un depósito que reúna las debidas condiciones y atendido por personal capacitado, para servir al sujeto productor o a cualquier persona, como testimonio de la gestión de actos administrativos y/o jurídicos, o como información para fines científicos o culturales.
A instalação de um arquivo no Brasil só acontece em meados do século XIX, quando a corte portuguesa ao vir para o Brasil em 1808 traz consigo muitos documentos dos
arquivos portugueses. Segundo Rosa (2007), data de 02 de janeiro de 1838 a criação do Arquivo Público da regência conforme previa a Constituição Política do Império (1824).
A instalação de um arquivo, porém, só aconteceu em 1838, por meio do Regulamento n. 2, assinado pelo Regente Pedro Araújo Lima e pelo Ministro Bernardo de Vasconcelos. Através dos anos, sofreu várias reformas, embora permanecesse ligado ao Ministério da Justiça e Negócios Interiores, fato que influenciaria em seu acervo desde quando outros Ministérios, bem como os órgãos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário foram também constituindo e mantendo seus arquivos. (NUNES, 1998, p.5)
No Brasil, o tratamento dispensado aos documentos de arquivo e o reconhecimento da importância dos arquivos por parte dos poderes públicos, ainda está aquém do que realmente deveria ser.
A tradição arquivística no Brasil, em qualquer poder, ainda não evidencia a importância de um tratamento tecnicamente correto na documentação, como nos países desenvolvidos, onde o recurso informacional é considerado valioso. Muitos de nossos arquivos são considerados apenas como ‘depósito’ de papel tratado de forma amadora, e só evidencia sua importância quando ocorre um acidente com a perda do acervo. (LONGHI, 2003, p. 78, apud COSTA, 2005, p. 9)
Na Paraíba sequer há um Arquivo Público estadual que possa dar orientações técnicas, no tocante à gestão de documentos às outras instituições públicas e privadas do estado.
Paes (2006), sobre a finalidade e função dos arquivos, ensina que a principal finalidade destes é servir à administração, constituindo-se com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da História. Abra-se um parêntese, e inclua-se a essa última finalidade, o serviço às pesquisas de todos os ramos do conhecimento, não só a História.
Fundamentado-se em Cruz Mundet (2001), podemos afirmar que as principais funções de um arquivo são: organizar a documentação administrativa para auxiliar na tomada de decisões dos gestores, assegurar a transferência5 ou recolhimento6 periódica dos documentos ao arquivo, aplicar os princípios e técnicas arquivísticas, classificar os fundos, manter ordenada a documentação, elaborar descrição documental, garantir a conservação do acervo e desenvolver funções no arquivo mediante um regulamento de serviço.
5 Transferência - Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. 6 Recolhimento - Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes.
Das funções e finalidades dos arquivos, depreende-se a sua importância, pois servem à administração na consecução de seus objetivos, aos cidadãos como instrumento de transparência administrativa para a garantia do Estado de Direito e também é importante enquanto fonte de investigação e de difusão cultural e histórica. “As grandes funções do Arquivo são o de guarda e conservação, a de acessibilidade ao uso e à pesquisa.” (CASTRO; CASTRO; GASPARIAN, 1988, p. 33)
Paes (2006) classifica os arquivos de acordo com quatro categorias, a saber:
quanto às entidades mantenedoras (arquivos públicos e arquivos privados); quanto à extensão de sua atuação (arquivos setoriais e arquivos centrais); quanto à natureza dos documentos (arquivo especial e arquivos especializados); e quanto aos estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente).
Bellotto (2002) defende que há apenas uma categorização para os arquivos, àquela que corresponde à classificação de Paes (2006) quanto às entidades mantenedoras, ou seja, defende que há apenas os arquivos públicos e os arquivos privados. “Fundamentalmente não há mais do que duas categorias de arquivos: os públicos e os privados. Os mais são idades (arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo histórico) ou são modalidades, dentro daquelas duas categorias.” (BELLOTTO, 2002, p. 27)
Os arquivos públicos têm sua origem nos órgãos governamentais (federais, estaduais ou municipais), podendo também pertencer a qualquer dos poderes (executivo, legislativo ou judiciário). Enquanto os arquivos privados dizem respeito ao domínio do direito privado. Com relação à categorização dos arquivos e baseando-se em Bellotto (2002), Schellenberg (2006) e Paes (2006) apresentamos o quadro a seguir:
Federal
Estadual Executivo, Legislativo e Judiciário Arquivo
Público
Municipal
Pessoal
Pessoas Físicas Familiar
Pessoas Jurídicas Comerciais
Arquivo Privado
Institucionais Igrejas Corporações Associações Quadro 1 – Categorização dos arquivos
Os arquivos têm como usuários, o administrador que o utiliza no processo de tomadas de decisões, o cidadão interessado em garantir seus direitos e deveres junto ao Estado, o pesquisador que se utiliza das fontes para estudo de determinado fenômeno. Os arquivos devem ser percebidos, em suas potencialidades totais como necessários à manutenção da democracia e à prática da cidadania. “O arquivo precisa ser compreendido em uma dimensão mais ampla, não apenas como local topográfico onde se guarda e preserva documentos, sobretudo como um espaço capaz de produzir sentidos.” (MORIGI; VEIGA, 2007, p. 38)