Endringer i sertifiseringsordningen

O processo de compra vária de empresa para empresa em função da importância da compra, dimensão financeira, tempo disponível, exigências de qualidade e se a compra é repetitiva ou nova (Monczka et al., 2010). De acordo com van Weele (2010), o processo de compra é composto por seis etapas: formalização das especificações, seleção de fornecedores, contratação, encomenda, monitorização e avaliação – ver Figura 2.

1. Formalização das especificações dos bens e serviços a comprar

O processo de compra inicia-se com a constatação de que existe uma necessidade de materiais (matérias-primas, serviços financeiros, equipamentos, economato, energia, dinheiro, entre outros) (Leenders et al., 2006; Monczka et al., 2010).

Para se avançar para uma compra, ou decidir se vai existir produção interna (decisão make-or-

buy) é necessário existir um conhecimento exato sobre o que é pretendido. Assim, as compras

e os utilizadores são responsáveis por descrever de forma rigorosa os materiais a comprar (Leenders et al., 2006; van Weele, 2010).

As especificações dividem-se em funcionais e técnicas (Carvalho, 2010; van Weele, 2010):

• Funcionais: descrevem as funcionalidades que o produto ou serviço deve ter para quem

15 definição da sua oferta, criar condições para a introdução de novas tecnologias e criar um padrão de referência à análise das propostas;

• Técnicas: dizem respeito às caraterísticas do produto, às propriedades técnicas e às atividades que o fornecedor deve desenvolver (antes e depois da transação).

As especificações podem ser enquadradas num caderno de encargos. Neste documento, devem estar incluídos: especificações de qualidade, especificações logísticas, especificações de manutenção, requisitos legais e ambientais, limite orçamental.

De acordo com Carvalho (2010) é recomendável:

• Evitar ambiguidades na forma como as especificações são elaboradas e apresentadas a

potenciais fornecedores;

• Evitar especificações de “marca” e/ou especificações que conduzam a que apenas um fornecedor possa cumprir com os requisitos;

• Definir procedimentos claros de inspeção, aceitação e de alteração dos requisitos inicialmente estabelecidos.

Com o processo de definição das especificações concluído, as necessidades de compra têm de ser transmitidas ao departamento de compras. Isto pode acontecer de várias formas (Monczka et al., 2010):

a) Requisição de compra: documento mais utilizado para solicitar ao departamento de compras que avance com a aquisição de materiais. A requisição pode ter vários formatos: pedido informático, e-mail, formulário impresso, pedido telefónico, pedido verbal, ou qualquer outra forma mais ou menos formal.

b) Requisição de serviço: quando é necessário recorrer à prestação de um serviço, a requisição deve conter o tipo de trabalho a efetuar e o tipo de prestador de serviço mais adequado.

As requisições são utilizadas, sobretudo, para compras de rotina, cujas necessidades são transmitidas de forma mais automática (através de um sistema de requisições). Para além, das requisições podemos acrescentar: pedidos de clientes, previsões (sinalizam necessidades), ponto de encomenda (momento em que deve ser gerado um pedido de material), verificações físicas de inventário (identificam desfasamentos entre os níveis físicos e os que o sistema tem contabilizado), desenvolvimento de novos produtos (novos produtos poderão implicar novos materiais).

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2. Seleção de fornecedores

Nesta fase o que se procura é escolher o melhor fornecedor possível, e desenvolver processos e rotinas para que isso seja conseguido.

O processo de definição das especificações é efetuado, tendo presente, quais os fornecedores que podem disponibilizar os materiais com as especificações necessárias. Ao mesmo tempo, a decisão de comprar ou produzir internamente é influenciada pela existência de fornecedores com capacidade de responder às exigências da empresa. Assim, os processos de definição das especificações e seleção de fornecedores estão interligados (van Weele, 2010).

O processo de seleção de fornecedores é composto por quatro fases Boer (2001): definição do problema, formulação de critérios, qualificação e decisão.

Devido à importância da seleção dos fornecedores, o tema será tratado de forma mais aprofundada no ponto 2.3.

3. Contratação

A contratação implica preparar e negociar as condições com o fornecedor para definir e fechar um contrato.

Com a escolha do fornecedor, a organização pode decidir avançar com a elaboração de um contrato. Num contrato estão definidos: preço, condições de pagamento, condições de entrega, cláusulas de penalização e condições de garantia.

“O contrato constitui um termo de referência entre as partes e dependendo do setor de atividade, política de compras, cultura da empresa, características do produto, poderão ser feitas referências a termos e condições específicas” (Carvalho, 2010: 168).

4. Encomenda

No momento da encomenda são enviadas as ordens de compra ao fornecedor. Estando os termos da compra/contrato definidos e acordados, a encomenda ao fornecedor pode ser colocada. Na maior parte das situações o contrato assume a forma de uma ordem de compra – documento legalmente vinculativo que desencadeia o processo de entrega dos materiais (Monczka et al., 2010).

Importa salientar que quando se envia uma ordem de compra, está a ser enviado um documento que vincula comprador e fornecedor a um conjunto de condições acordadas

17 (contrato), como tal o departamento de compras deve garantir que a encomenda é clara e contém todas as informações e instruções necessárias para que não se verifiquem problemas logísticos e administrativos. Caso existam falhas ou quebras contratuais, os responsáveis pelas compras, devem agir imediatamente para regularizar a situação (Carvalho, 2010; Monczka et al., 2010).

5. Monitorização da encomenda

Importa monitorizar e controlar a ordem de compra para garantir que o abastecimento é efetuado conforme foi acordado.

Para monitorizar a encomenda o comprador pode: deslocar-se às instalações dos fornecedores, solicitar planos de produção e confirmação da data prevista de entrega, solicitar inspeções para verificar se as especificações acordadas estão de acordo com as especificações dos materiais entregues (Carvalho, 2010).

6. Receção da encomenda e avaliação

Estando todas as fases anteriores concluídas é chegado o momento de receber o produto. As tarefas realizadas nesta etapa são as seguintes: confirmar qual a ordem de compra que está a ser recebida, verificar se as embalagens estão em boas condições, verificar se a quantidade entregue corresponde à pedida, atualização do sistema confirmando a receção dos materiais (fecho da ordem de compra, atualização de inventario, contabilidade para verificação de faturas e pagamento), encaminhar os materiais para o seu próximo destino (armazenamento, inspeção, utilização) (Leenders et al., 2006).

Quando se está a receber um serviço é necessário avaliar se todos os trabalhos previstos estão completos, de acordo com o estabelecido contratualmente entre comprador e fornecedor. O processo de receção deve ser rotineiro, célere e com o mínimo de carga burocrática possível. Devem ser desenvolvidos procedimentos para que todos os problemas detetados no momento de receção (falhas na quantidade, embalagens danificadas, rotulagem incorreta, falhas de qualidade) sejam imediatamente transmitidos ao departamento de compras, registados e transmitidos ao fornecedor. Ao mesmo tempo, o departamento de compras deve monitorizar as receções para verificar se tudo está a correr de acordo com o previsto (Monczka et al., 2010).

18 Caso ocorram desvios face ao que foi estabelecido entre comprador e fornecedor, as compras devem atuar através de: execução de reclamações, ativação de cláusulas de penalização e acertos resultantes de trabalhos extra ou a menos (Carvalho, 2010).

O desempenho e as experiências que a empresa tem com o fornecedor, devem ser cuidadosamente registadas e tratadas pelo departamento de compras. O registo da performance do fornecedor permite ao comprador: avaliar a eficiência da operação do fornecedor ao longo do tempo, comparar a sua performance com a de outros fornecedores, assegurar que os compromissos assumidos estão a ser cumpridos e identificar possibilidades de melhoria (Monczka et al., 2010).

A informação obtida com estes registos fecha o ciclo, uma vez que vão ser utilizadas em novos processos de compra durante as fases de especificação e seleção de fornecedores (Carvalho, 2010; van Weele, 2010).