A trajetória inicial da utilização dos sistemas de informação pelas empresas se deu na década de 1950, quando as mesmas passaram a utilizar computadores em suas operações. A princípio estes sistemas ou aplicativos eram desenvolvidos internamente pela própria organização, pois a oferta dos mesmos era incipiente. Bancroft et al. (1998) citados por Colangelo Filho (2001), afirmam que, no passado os sistemas customizados eram desenvolvidos a pedido de um departamento da empresa. A visão destes departamentos era naturalmente limitada por sua responsabilidade operacional. Cada departamento definia seus dados de acordo com seus próprios objetivos e propriedades. Isto se refletia no software desenvolvido pelos departamentos de TI da empresas.
Os sistemas MRP (Materials Requirements Planning) surgiram na década de 1970, com o objetivo de auxiliar os processos de produção, compras e controle de estoques das empresas manufatureiras. Contudo, as operações realizadas no MRP não contemplavam o planejamento de capacidade e de custos, além de não se integrar aos outros aplicativos utilizados pela organização (COLANGELO FILHO, 2001).
Surgiram então na década de 1980, os sistemas MRP II (Manufacturing Resources Planning), trazendo inovações à sua versão anterior. Esta possibilitava além do planejamento de produção de estoques, o planejamento de capacidade de produção e de aspectos financeiros, como orçamentos e custeio de produção, limitações encontradas em sua versão anterior (COLANGELO FILHO, 2001).
Segundo Alsène (1999), citada por Colangelo Filho (2001) o conceito de sistemas integrados existe desde a década de 60, quando as empresas começaram a utilizar computadores. Entretanto, a idéia acabou não sendo difundida devido à falta de recursos tecnológicos e práticos.
Em meados dos anos 90, questões correlacionadas a sistemas ERP passaram a obter maior relevância junto ao meio corporativo. Isto se deu devido ao fato da imensa pressão sofrida pelas empresas, obrigando-as a reduzir custos, diferenciar produtos e serviços prestados, rever processos e coordenar suas atividades de uma melhor forma, a fim de atender aos requisitos de mercado com maior agilidade e habilidade (COLANGELO FILHO, 2001).
Conforme Souza et al. (2003), os sistemas ERP surgiram com objetivo de explorar as necessidades de integração e rápido desenvolvimento de sistemas integrados com intuito de
atender as exigências empresariais, ao mesmo tempo em que as organizações eram pressionadas a terceirizarem as atividades que não faziam parte do foco principal da empresa.
2.4.1. Conceito e Caracteristicas dos Sistemas ERP
Para O’Brien e Marakas (2007) os sistemas ERP são inter-funcionais e orientados por um conjunto de módulos integrados que auxiliam os processos internos básicos de uma empresa, oferecendo a esta, uma visão integrada e em tempo real de seus principais processos empresariais.
Segundo Gordon e Gordon (2006), o sistema ERP caracteriza-se por um conjunto de aplicativos integrados incumbido de executar todas ou a maioria das funções que uma empresa necessita, oferecendo suporte a processos operacionais e administrativos. Os autores ressaltam que o fornecimento de tal sistema deve ser feito por um único fornecedor.
Markus e Tanis (2000) citados em Souza et al. (2003), os definem como pacotes comerciais que permitem a integração de dados provenientes dos sistemas de informação transacionais e dos processos de negócios ao longo de uma organização.
Um sistema ERP tem como objetivo maior administrar questões relacionadas ao negócio, legislação e tecnologia de empresas, subsidiar ferramentas que alavanquem competitivamente as mesmas, aumentando seu poder estratégico e lucratividade. Sofre atualizações constantemente a fim de atender a todos os quesitos legais e é detentor de alta tecnologia (COLANGELO FILHO, 2001).
O ERP cria uma estrutura de integração e aprimoramento dos processos internos de uma companhia, melhorando significativamente a qualidade e a eficácia do serviço de atendimento ao cliente, da produção e da distribuição (O’BRIEN e MARAKAS, 2007).
Os sistemas ERP integram o planejamento, o gerenciamento e o uso de todos os recursos da organização. O objetivo principal dos sistemas ERP é integrar de perto as áreas funcionais da organização e permitir o fluxo transparente de informações entre as áreas funcionais, oferecendo as informações necessárias para controlar os processos empresariais da organização (TURBAN et al., 2007).
Segundo Corrêa et al. (1999) em Souza et al. (2003), os sistemas ERP podem ser entendidos como a evolução dos sistemas MRP II, á medida que, além do controle dos recursos diretamente utilizados na manufatura (materiais, pessoas, equipamentos), também
permitem controlar os demais recursos da empresa utilizados na produção, comercialização, distribuição e gestão.
Souza et al., 2003 ressalta que um sistema só pode ser caracterizado sistema ERP, se o mesmo for totalmente integrado e uníssono, atendendo a todos os departamentos da empresa por meio de sua estrutura modular.
A Figura 01 procura elucidar o processo de integração entre os módulos de um sistema ERP.
Figura 01 – Principais módulos de um sistema ERP e suas interligações. Fonte: (Souza et al., 2003)
2.4.2. Benefícios dos Sistemas ERP
Os sistemas ERP trazem consigo um conjunto de características que os diferenciam dos demais sistemas desenvolvidos internamente nas organizações. Tais características são incorporadas pelos modelos de processos de negócios, e adotadas pelos pacotes comerciais de software (Souza et al., 2003).
Os sistemas ERP normalmente atuam por meio de seus módulos integrados em setores como: produção, distribuição, vendas, contabilidade e recursos humanos, proporcionando a estes setores qualidade e eficácia, redução de custos, apoio a tomada de decisão e agilidade empresarial.
Qualidade e Eficácia – O ERP cria uma estrutura de integração e aprimoramento dos processos internos de uma companhia, melhorando significativamente a qualidade e a eficácia do serviço de atendimento ao cliente, da produção e da distribuição.
Redução de Custos – Em comparação com sistemas legados não-integrados substituídos pelos novos sistemas ERP, muitas empresas conseguem reduzir consideravelmente os custos de processamento de transações de pessoal de suporte de hardware, software e TI.
Apoio à Tomada de Decisão – O ERP disponibiliza rapidamente aos gerentes informações inter-funcionais vitais sobre desempenho para facilitar e agilizar a tomada de decisão nos processos de toda a empresa.
Agilidade Empresarial – Na implementação dos sistemas ERP muitas das antigas divisões departamentais e funcionais, ou silos de processos empresariais e de sistemas e fontes de informação, são subdivididas. Essa subdivisão produz estruturas organizacionais, responsabilidades gerenciais em função de trabalhos mais flexíveis e, conseqüentemente organizações e mão-de-obra mais ágeis e adaptáveis e mais qualificadas para captar novas oportunidades empresariais.
Para Alsène (1999), citada por Colangelo Filho (2001) objetivo final não é interligar os sistemas informatizados existentes ou que serão implementados no futuro, mas sim construir um todo empresarial coerente a partir das várias funções que se originam da divisão do trabalho nas empresas.
Apesar de já mundialmente difundida, para Colangelo Filho (2001), a expressão ERP – Enterprise Resource Planning “é um tanto quanto inadequada, uma vez que o escopo do sistema é muito mais amplo que apenas o planejamento, abrangendo também execução e controle”.