1.4 Oppbygning og struktur
2.1.3 Ekteskap i senmoderne Norge
Data: 02/02/2016 Horário: das 8h30 às 9h15 (por telefone) Cargo: Chefe da Central Financeira/SP
DEPARTAMENTO: CEOFI/SP – Central de Operações Financeiras – CEOFI/SP Rua Mergenthaler, 598 BL II 17º Andar - São Paulo/SP
1) Comente como era o cenário da área de faturamento/cobrança antes da implantação do ERP.
“Vou me reportar a fevereiro de 1999. Nessa época, a equipe da gerência de tecnologia local implantou o Sistema de Faturamento Regional - SFR na DR-ES, em linguagem DELPHI e Banco de Dados SQL-server 6.5, que estava sendo implantado na ECT em várias regionais, sob coordenação do Departamento de controladoria da área financeira. Para que o sistema SFR fosse implantado na regional de São Paulo, foram necessários vários ajustes e estes tinham que ser feitos rapidamente. O portfólio de produtos e serviços sofria atualizações constantes. Na oportunidade, tivemos vários serviços criados, como: E-SEDEX, novo FAC, PAC entre outros, com uma série de regras de negócios e tarifárias específicas. O SFR tinha que dar resposta rápida, pois os serviços estavam para ser lançados. Com muito esforço, o SFR foi absorvendo todos os serviços e contratos com regras de negócio das mais variadas. Com isso, foi possível obter alguns benefícios na época como, transferências de arquivos entre regionais, código de barras em faturas etc. Contudo, com a nova ferramenta adquirida pela empresa, o ERP, constatamos que os benefícios percebidos na época, nada mais eram do que o risco potencializado com a informatização”.
2) Você vivenciou os dois cenários, antes e depois do ERP. Descreva com exemplos traçando um paralelo entre os dois cenários.
“Em face das inúmeras regras de negócios, tarifas, serviços adicionais, para centenas de serviços diferenciados, especificados em personalizadas regras de negócios, havia defensores pró e contra a implantação corporativa do ERP. O argumento mais enfático era que o sistema ERP era muito “engessado” e não atenderia a necessidade da empresa. Entretanto, essa fase foi superada e o faturamento da empresa tornou-se uma realidade, trazendo à luz uma série de anomalias, aceitas pelos sistemas legados regionais como, por exemplo: aceitação de postagem sem reconhecer a área de cobertura específica do serviço, aceitação de postagem em unidade extinta, aceitação de postagem em contrato vencido ou suspenso, tarifas vencidas e/ou incorretas, erros nas aplicações de descontos, postagens não faturadas, não integração entre os sistemas de postagem e faturamento etc.
ERP trouxe à área de faturamento/cobrança dos Correios?
“Os benefícios vão além do aprimoramento dos controles internos. O ERP permitiu, do ponto de vista estratégico, reorganizar e potencializar os recursos da empresa, permitindo maior eficiência no cumprimento da sua Missão. O ERP, permitiu, por exemplo, que a empresa pudesse dar os primeiros passos para implantação dos Centros de Serviços compartilhados, por meio de Centrais Funcionais, como a CEOFI-SP, por conta de ferramenta segura e eficaz que é o sistema integrado. A nossa Central controla 72% da receita da empresa, por meio da recepção, tratamento, contabilização de postagem a faturar originadas nas 8.000 unidades de postagem em todo país, e realiza cobrança e gestão da inadimplência, a partir de um único ponto, sede da Central, permitindo substanciais ganhos de escala, além de aprimorar a eficiência e eficácia na prestação de serviços.”
6.4.3.2 Entrevista 8
Data: 03/02/2016 Horário: das 10h às 11h10
Entrevistado: Luzineth de Lima Mesquita Cargo: Chefe do Departamento de Marketing da Vice Presidência da Rede de Agência e Varejo.
DEPARTAMENTO: Departamento de Marketing – Setor Bancário Norte Quadra 1 Bloco A 12 º Andar – Brasília DF.
1) Comente como era o cenário da área de faturamento/cobrança antes da implantação do ERP.
“O faturamento era uma área crítica dos Correios. Foram implantados nos sistemas regras regionais, provocando uma despadronização infinita para atender os diversos contratos de clientes nas regionais. Assim o cenário era de evasão de receita com as postagens de alguns contratos não sendo incorporadas tempestivamente para que fossem faturadas. Os fluxos dependiam de comandos manuais da equipe, o que provocava erros e falhas no processo. Nossa imagem com os nossos clientes não era das melhores, pois nossas faturas apresentavam falhas, com certa frequência, em relação às postagens e aos períodos de fechamento do faturamento”.
exemplos traçando um paralelo entre os dois cenários.
“Os envolvidos no faturamento não acreditavam que seria possível utilizar o módulo de faturamento e cobrança do ERP, devido à grande quantidade de regras e tarifas presentes nos vários formatos de contrato com clientes. Isso exigiu das equipes de TI e funcional um esforço extra. O trabalho foi árduo e as equipes tiveram que se especializar no novo software e, ao mesmo tempo, convencer os gestores a implantarem o ERP. Hoje, colhemos os frutos de um sistema totalmente integrado, com uma única base de dados e regras rígidas processadas em um ambiente seguro, desde o início da elaboração dos contratos com clientes, bem diferente quando usávamos os sistemas legados. Os sistemas regionais mascaravam os erros e falhas. No início da implantação do ERP, descobrimos mais de 200 mil inconsistências quando integramos todos os cadastros regionais.”
3) Na sua visão, quais foram os maiores benefícios que a implantação do ERP trouxe à área faturamento/cobrança dos Correios?
“No meu ponto de vista, o maior ganho foi ter conseguido entregar uma fatura com informações corretas ao cliente. Nossa imagem melhorou e o cliente passou a receber uma fatura com qualidade de informações, representando fielmente as cláusulas do contrato firmado com os Correios. Com a implantação do ERP, conseguimos recuperar receita, e a aproximação entre as áreas comercial e financeira facilitou as negociações de vendas e o faturamento e cobrança. A qualidade da informação para a gestão dos Correios como um todo melhorou muito com a implantação do ERP.”
6.4.3.3 Entrevista 9
Data: 03/02/2016 Horário: das 15h às 16h20 Entrevistado: Klicia dos Santos Trindade Cargo: Analista de Correios – Administradora.
DEPARTAMENTO: Departamento de Sistemas Corporativos – Gerência de Sistemas de Gestão Empresarial. – Quadra 502/503 norte – Edificio Taurisano – 1 subsolo - Brasília DF.
1) Comente como era o cenário da área de faturamento/cobrança antes da implantação do ERP.
“O cenário era de despadronização de regras de negócio, aplicação errônea de tarifação dos produtos e serviços prestados, desconformidades no processo de faturamento, erros em faturas, evasão de receita, reprocessamento e retrabalho para toda a equipe, além do tempo excessivo para processar as faturas. Utilizávamos o Sistema de Faturamento Regional- SFR, que não estava preparado para o faturamento complexo e com o volume demandado pelos Correios.“
2) Você vivenciou os dois cenários, antes e depois do ERP. Descreva com exemplos traçando um paralelo entre os dois cenários.
“O módulo de faturamento foi um dos últimos a ser implantado, devido às grandes dificuldades de migração dos sistemas legados regionais para o ERP. Após a migração, ainda passamos por um período de muitos ajustes e dificuldades. A crítca no SFR era fraca, permitindo inconsistência nos cadastros básicos. Após os ajustes, o ERP trouxe um novo cenário de melhorias. Resalto o cadastro único, total integração entre as bases de dados de contratos de clientes, tarifas, tabelas corporativas, módulos de contas a receber, contabilidade e os sistemas de captação responsáveis pelas postagens a faturar. “
3) Na sua visão, quais foram os maiores benefícios que a implantação do ERP trouxe à área faturamento/cobrança dos Correios?
“O maior benefício foi contemplar num mesmo sistema os processos da área comercial e os da área financeira. Ter qualidade no faturamento/cobrança é fundamental para o bom relacionamento com os clientes. Com o ERP, reduziu-se o tempo de processamento, houve antecipação do tempo de disponibilização das faturas para consulta do cliente, além de permitir que os Correios avançassem na gestão do serviço a crédito. Conseguimos atender os anseios de nossos clientes quanto a informações ao dispor de uma ferramenta verdadeiramente de gestão sobre as movimentações financeiras dos contratos. “
6.4.4 Síntese
A migração dos sistemas legados para o ERP, módulo de faturamento e cobrança, permitiu aos Correios disponibilizarem faturas com a qualidade exigida pelos clientes e fazer a gestão da cobrança.
Foi consenso entre os três entrevistados os benefícios advindos da implantação do ERP módulo de faturamento a questão da padronização, cadastros higienizados, tabelas corporativas consistentes e integração nativa entre os demais módulos do ERP.
Pelas declarações percebe-se o quão árduo foi o trabalho de implantação, tanto no convencimento das equipes para a adoção do módulo de faturamento, quanto à elevada complexidade e ao alto volume de dados a ser processado em curto período de tempo.
Os benefícios foram além da redução dos 149 empregados. A implantação do ERP como um todo garantiu aos Correios a segurança e maturidade para a criação dos Centros de Serviços Compartilhados.
7.0 CONCLUSÕES
Após as análises das documentações do projeto de implantação dos quatro módulos, Contabilidade, Contas a Pagar, Orçamento e Faturamento/cobrança e da realização das nove entrevistas com os gestores que participaram dos dois cenários, antes e depois da implantação destes módulos, pode-se concluir que a decisão da aquisição de um ERP, tomada pela Diretoria Colegiada dos Correios em 1996, foi acertada.
Mesmo com os altos custos e riscos, as empresas têm adotado a migração para sistemas ERP, visando obter benefícios que compensem o árduo trabalho e as incertezas da sua implementação. Foi o que se pode identificar no caso dos Correios.
A implantação do ERP permitiu a centralização da área financeira. Esta ação de centralização reduziu, 1180 postos de trabalhos em todo o Brasil e economizou R$6,4 milhões por ano, conforme Quadro Demonstrativo da Redução de postos de trabalho – VIFIC em junho/2015 (Anexo 3).
Vale ressaltar que nenhum empregado foi demitido. Em 2014 deu início ao Programa de Demissão Voluntária cuja adesão foi de 6.500 empregados sendo 900 da área de gestão.
Mesmo com a redução deste contingente de pessoal, a área Financeira dos Correios conseguiu atingir a excelência na execução dos seus processos de gestão por meio da implantação dos outros módulos, cujos benefícios não foram analisados nesta pesquisa como fluxo de caixa, custos e tributação.
Com a estabilização dos processos no sistema ERP as equipes agora, mais maduras, se preocupam mais com assuntos estratégicos e menos com os transacionais e rotineiros uma vez que as regras introduzidas no ERP garantem o fluxo operacional com eficiência, segurança e qualidade.
Portanto a questão de pesquisa “Quais benefícios concretos a Área Financeira dos Correios obtiveram na implementação do ERP?” foi plenamente respondida, pois foram obtidos resultados quantitativos e qualitativos que comprovaram os benefícios auferidos pela Área Financeira com a implantação do ERP.
O objetivo geral da pesquisa foi o de identificar, de maneira objetiva, se a implantação do ERP nos Correios trouxe benefícios para a sua área financeira, foi alcançado, por meio de pesquisa documental e entrevistas.
Os objetivos específicos de identificar as situações antes da implantação do ERP nos Correios e após a implantação, e identificar as diferenças entre os dois cenários foram alcançados, pois as informações coletadas permitiram fazer um mapeamento das duas situações e mostrar, de forma clara, suas diferenças.
O objetivo específico identificar os benefícios obtidos foi alcançado, primeiramente, de forma quantitativa, por meio de pesquisa documental, e, em seguida, de forma qualitativa, por meio de entrevistas com gestores que viveram os períodos analisados. Os resultados mostraram que a implantação do ERP na área financeira dos Correios trouxe benefícios como redução de pessoal, processos consistentes e integrados, além da melhoria significativa na qualidade das informações.
Percebe-se que em algumas áreas houve benefícios mais substanciais que em outras, mas o ganho da integração dos departamentos de gestão, a qualidade da informação, por meio do banco de dados único, e a atualização da TI, já seriam suficientes para afirmar que o alto investimento e os impactos do projeto na arquitetura corporativa durante a implantação valeram a pena.
A área de TI também obteve benefícios com a implantação do ERP ao realocar as equipes de desenvolvimento regionais para o desenvolvimento corporativo, conseguindo agregar à sua capacidade mensal a produção de 1.571 pontos de função (fonte DECOR/GFCS - Gerência de Fabricação de Componentes e Serviços).
Dentre as limitações desta pesquisa está a impossibilidade de generalização dos seus resultados, pois trata-se de estudo de caso. Alguns autores sugerem a possibilidade de generalização teórica. Outra limitação é a realização do estudo de caso em uma empresa postal, única no Brasil, que possui características e missões voltado para o atendimento da universalização dos serviços postais em todo o território nacional. Tal capilaridade e exigência pode ter influenciado nos resultados encontrados.
Algumas pesquisas podem ser desenvolvidas a partir deste estudo. Uma delas é avaliar se há relação entre o sucesso da implantação de um ERP e o alto grau de customizações. Outra possibilidade seria o estudo do impacto da alta customização versus a dificuldade de realização da atualização de versão do sistema ERP e não se beneficiar das inovações introduzidas nas versões mais modernas.
Conclui-se que, apesar dos problemas inerentes à implantação de um ERP, como prazos maiores que o previsto, a estatal colheu os frutos da opção de implantar um ERP e cumprir sua missão com excelência, sendo uma das maiores empresas de logística do segmento de ecommerce do Brasil e a única empresa de correios no mundo a ser o operador logístico oficial de uma olimpíada, a Rio 2016.
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