De acordo com Gil (199, p 168),
A análise tem como objetivo organizar e sumariar os dados de tal forma que possibilitem o fornecimento de respostas ao problema proposto para investigação. Já a interpretação tem como objetivo a procura do sentido mais amplo das respostas, o que é feito mediante sua ligação a outros conhecimentos anteriormente obtidos
Para efetivar o processo analítico dos dados, usou-se a técnica conhecida por análise de conteúdo, a qual é proposta por Bardin (2002) De acordo com essa autora, a análise de conteúdo é “um conjunto de instrumentos metodológicos cada vez mais sutis em constante aperfeiçoamento, que se aplicam a discursos (BARDIN, 2002, p. 9)” . Ainda sobre a definição dessa técnica, Olabuenaga e Ispizúa (1989, p.185) afirmam que a análise de conteúdo é uma técnica para ler e interpretar o conteúdo de toda classe de documentos, que analisados adequadamente, abrem as portas ao conhecimento de aspectos e fenômenos da vida social de outro modo inacessíveis.
Sendo assim, a análise dos e-mails seguiu essa orientação, pois conforme Bardin cita “ A análise de conteúdo se faz pela prática” (BARDIN, 2009, p.51). Prática essa que foi a coleta e análise dos e-mails o Instituto UFC Virtual.
As diferentes fases da análise de conteúdo organizam-se em torno de três pólos, conforme Bardin: 1. A pré-análise; 2. A exploração do material; e, por fim, 3. O tratamento dos resultados: a inferência e a interpretação (2009, p.121).
Em alguns momentos, além dos campos semânticos gerados pela aplicação da técnica de Bardin, a análise dos e-mails também será apresentada através de quadros, visando mostrar detalhadamente as características que os e-mails coletados na secretaria.
A análise dos dados deve ser feita de maneira cautelosa, na tentativa de aproximar a mesma com o objetivo da pesquisa, no caso fazer um comparativo entre os documentos mais utilizados no Instituto UFC Virtual, o ofício, o memorando e a ata, para isso, os e-mails seguirão uma análise baseada, verificando os traços de semelhança e diferença com os outros três documentos.
5 ANÁLISE
“Basta ajuizar bem para bem fazer, e julgar o melhor que nos seja possível para fazermos também o nosso melhor.”(René Descartes)
Buscou-se apresentar as características do e-mail enquanto um gênero da Redação Oficial, atentando para as características que lhe são próprias por meio da comparação com os demais gêneros praticados pelos secretários que atuam no Instituto UFC Virtual. Sabe-se que o e-mail como correspondência, é rápido e possui baixo custo, logo a adoção dele em diversas organizações institucionais ou informais torna-se imprescindível. No caso do Instituto UFC Virtual, os documentos mais utilizados são o memorando, o ofício, a ata e, principalmente, o e-mail. Assim, foi realizada uma análise com base nos gêneros de Redação Oficial e a Ata praticados pelos secretários do Instituto UFC Virtual para, com base nesses documentos, apresentar as características que tornam não apenas o e-mail como uma genuína prática da redação oficial como também tendo o cuidado de evidenciar características que o diferenciam dos demais documentos. Serão analisados 2 (dois) e-mails de cada secretário, ao total são 11(onze) secretários, lembrando que a amostra precisou ser reduzida devido à necessidade da análise detalhada, serão apresentados 22 (vinte e dois) e-mails.
A análise foi iniciada com os e-mails produzidos pelas secretárias do curso de Letras Português, cujos nomes, após codificados, são mostrados em nossa Monografia como ELJA, VALO e NAMI. Seguem abaixo os dois e-mails da secretária ELJA:
E-mail 1 :
De:"ELJA"<[email protected]> Data: 02/07/2014 09:52
Assunto: KIT CONTEUDISTA Para: xxxx
Cc: xxxxx
Prezada professora AxxxxMxxxxx,
Neste semestre trabalharemos juntas na disciplina de Literatura Portuguesa III. Os encontros presenciais estão marcados para os dias 04 e 05/08, por isso estou encaminhando o kit conteudista com o formulário de cadastro de tutoria. Peço por gentileza que assim que a senhora estiver com as fichas dos tutores que atuarão nessa disciplina me envie.
E-mail 2:
De: "ELJA"<[email protected]> Data: 04/09/2014 09:24
Assunto: Encaminhamento de Provas Para: xxxx
Cc: xxxx
Prezados coordenadores, Para que possamos agilizar as correções das provas, visto que os prazos entre a prova de primeira chamada, segunda chamada e final são bastante reduzidos, pedimos a gentileza de escanear as provas e encaminhar para o e-mail do tutor a distância e também do coordenador da disciplina.
Agradeço a atenção e certeza de um semestre bem produtivo.
Atenciosamente, --
Elja
Secretária UFC Virtual (85) 33xx.76xx
"Educação não transforma o mundo
Educação muda pessoas pessoas transformam o mundo"
Paulo Freire
Essa medida visa permitir aos alunos tempo para que os mesmos possam fazer as solicitações das provas. Na certeza da compreensão de todos agradeço antecipadamente.
-- Elja
Secretária UFC Virtual (85) 33xx.76xx
"Educação não transforma o mundo
Educação muda pessoas pessoas transformam o mundo"
Paulo Freire. Tabela 2: E-mails da secretária ELJA
Fonte: Dados da pesquisa
Como pode ser observado acima, o e-mail em si, já possui em sua estrutura composicional elementos como a data e a hora em que foi enviado. Essas características lembram o memorando, o ofício e a ata que também possuem a data. Ao escrever um ofício, ata ou memorando, o secretário deverá colocar no início do texto a data, a qual corresponde o dia, mês e ano. No caso do e-mail, o dia, mês, ano e hora são inseridos automaticamente pelo sistema do qual o e-mail faz parte. Outras características que se pode notar nos e-mails de ELJA, as quais também são características do memorando e do ofício, são que eles possuem o assunto, o remetente e o destinatário. Assim com o ofício e o memorando, o email possui remetente e destinatário. Observa-se que nos dois e-mails, ELJA inicia o texto com o uso do vocativo, o qual é seguido pelo cargo do destinatário do e-mail, esse mesmo fator também é usado no memorando e no ofício, contudo no memorando o vocativo pode ser omitido. Uma característica que faz parte do e-mail, é que a pessoa a qual escreve pode colocar com cópia, ELJA usou esse artifício, isso facilita o envio de uma mesma informação para várias pessoas, não será necessário enviar um novo e-mail com a mesma informação para vários destinatários.
Outro aspecto relevante a ser observado diz respeito ao fato de que os textos dos dois e-mails estão escrito de forma objetiva e concisa. Tanto a objetividade quanto a concisão são características que também marcam práticas a escrita de redação oficial concretizadas em gêneros o memorando e o ofício, e o documento ata. Observa-se que no primeiro e-mail há o desfecho “Agradeço a atenção e certeza de um semestre bem produtivo.”, seguido pelo termo “atenciosamente”, contudo no segundo observa-se que possui somente o desfecho “Na certeza da compreensão de todos agradeço antecipadamente”, com a ausência do atenciosamente. Mais uma vez, é possível atestar que o desfecho do texto oficial está presente
em gêneros como o memorando e o ofício. Quando há o desfecho no e-mail, pode-se observar que mais próximo ele se torna de uma correspondência oficial, pois denota o cuidado que o secretário teve ao escrever a despedida de modo formal, demonstrando também certo grau de polidez.
Finaliza-se o texto com a assinatura e o cargo do remetente, aspectos composicionais também presentes no memorando, no ofício e na ata. No e-mail a assinatura pode ser adicionada automaticamente, logo todos os e-mails enviados pelo remetente terão sua assinatura, sem que haja a necessidade de inserção da mesma toda vez que for enviar um novo e-mail. Os dois e-mails após a assinatura possuem também o telefone de contato da organização, característica essa que faz parte do ofício, no ofício o telefone de contato geralmente é inserido, essa prática ajuda muito, pois caso haja a necessidade de entrar em contato de outra forma que não seja o e-mail, ter o número do telefone facilitará o contato.
Observou-se que um dos fatores opcionais do e-mail é a utilização de uma frase, a qual deve ficar logo após a assinatura. Os dados mostram que ELJA utiliza a frase no e-mail e essa característica não está presente em nenhum outro gênero da redação oficial praticado pelos secretários do Instituto UFC Virtual. A frase utilizada por ELJA não interfere no texto, pois a mesma é um elemento adicionado após a assinatura, a frase tem a ver com o ambiente corporativo, que é voltado para a educação.
Conclui-se dessa primeira análise que os e-mail de ELJA se aproximam muito das características do memorando, ata e ofício. Eles possuem o vocativo, o texto está escrito de forma clara, facilitando o entendimento do mesmo, existe o desfecho, e por fim existe a presença da assinatura. Todos esses elementos fazem com que o e-mail torne-se semelhante aos documentos mencionados.
A segunda análise foi feita nos e-mails da secretária VALOS cujos textos seguem abaixo:
E-mail 1:
De: VALOS <[email protected]> Data: 11 de setembro de 2014 14:04 Assunto: Re: Dúvida Encontros Presenciais (Data)
Para: LxxxxRxxxx<[email protected]> Prezada Lxxxx,
Primeiro, qual é a disciplina? Existe sim a possibilidade de alteração, contanto que seja de comum acordo com os alunos e com o polo. E como você vai ao polo, por esses dias, faça como pensado, converse com a
E-mail 2:
De: VALOS <[email protected]> Data: 12 de setembro de 2014 08:41 Assunto: Re: Tutores de LB3 - Documentos para reconhecimento do curso - Visita do MEC
Para: "Axxxx M." <[email protected]> Axxxx,
Por enquanto sim, pois estamos de mudança na próxima semana para o bloco onde fica o departamento de literatura.
coordenação e veja se há possibilidade de mudar a data. Quando eu souber a disciplina lhe passo os nomes dos alunos, e você teria que entrar em contato com eles consultando- os sobre a mudança, faça isso através do solar, ou peça auxílio ao polo que é para ter os contatos dos alunos.
Atenciosamente, Valos
Secretária da coordenação
Graduação semipresencial letras português Instituto UFC Virtual
Atenciosamente, Valos
Secretária da coordenação
Graduação semipresencial letras português Instituto UFC Virtual
Tabela 3: E-mails da secretária VALOS Fonte: Dados da pesquisa
Nestes e-mails, observa-se que VALOS utilizam a exibição da data, do destinatário, do remetente e do assunto que são características composicionais semelhantes aos utilizados em gêneros como o memorando e ofício. É possível observar que a mesma característica do e- mail que se iguala a ata é a exibição da data. A inserção da data no e-mail funciona de forma automática, enquanto os outros documentos a data precisa ser digitada. As correspondências oficiais e a ata não podem ficar sem datas, o e-mail de certa forma é mais ágil nesse quesito, pois essa estrutura faz parte do próprio sistema dele. Não haverá risco de esquecimento da data.
Nota-se ainda que no primeiro e-mail existe o uso do vocativo (prezada), com a ausência do cargo do destinatário, porém no segundo e-mail existe a ausência do vocativo, tratando pelo primeiro nome a pessoa a qual se responde o e-mail. O vocativo deve ser usado obrigatoriamente no ofício, contudo assim como foi omitido no segundo e-mail de VALOS, ele pode também ser omitido no memorando. Com essa omissão do vocativo, o e-mail tornou- se um pouco informal, talvez se distanciando das práticas discursivas mais formais exigidas pelos gêneros de redação oficial. Contudo, é importante destacar que os textos dos dois e- mails é possível de se entender, assim como devem ser um memorando, um ofício e uma ata. Uma das características dos documentos oficias é a formalidade, quando o e-mail usa o vocativo, isso ajuda na composição da formalidade. Um traço geralmente adotado no e-mail, é que a pessoa a qual escreve, escreve da mesma forma que fala, isso pode aproximar o leitor da situação como também pode soar de forma grosseira, é preciso saber o conteúdo do e-mail e o público ao qual o e-mail se dirige, e ter cuidado para não emitir a ideia errada. Observa-se que no primeiro de VALOS a seguinte frase “E como você vai ao polo, por esses dias, faça como pensado, converse com a coordenação”. Essa frase de certa forma mostra oralidade, é como
se VALOS estivesse falando presencialmente com a pessoa do e-mail, ou então conhece intimamente o remetente do e-mail. Essa característica da informalidade não pode ser usada nos documentos oficias, lembrando que eles seguem um padrão, onde a formalidade deve ser usada.
O desfecho que foi adotado nos dois e-mails é o atenciosamente, sabendo-se que o desfecho deve sempre fazer parte de um memorando, ofício e ata. Em ambos os e-mails de VALOS a finalização ocorre com a assinatura seguida da menção ao cargo que ocupa no curso no qual trabalha. A assinatura é um aspecto importante em qualquer gênero de redação oficial e outros documentos, por isso, sempre está presente nos memorandos, ofícios e atas.
Conclui-se dessa análise, que VALOS adota o vocativo no primeiro e-mail enquanto no segundo há a omissão, quando adotado o vocativo, os e-mails de VALOS se aproximam dos documentos oficias, memorando e ofício. O texto do primeiro e-mail está escrito com características de informalidade, a informalidade não deve fazer parte do ofício, memorando e ata. A forma como foi escrito os e-mails, não os tornam errados, pois umas das características do e-mail é essa, a capacidade de escrever fica a critério do remetente, não há um padrão no forma da escrita do e-mail. O desfecho dos e-mails com o uso do atenciosamente os aproximou do memorando e ofício, os quais possuem essa característica de formalidade.
Para finalizar as análises do curso dos e-mails produzidos pelas secretárias do Curso de Letras Português, serão analisados os e-mails da secretária NAMA, os quais seguem abaixo:
E-mail 1:
De: NAMA <[email protected]> Data: 13 de agosto de 2014 09:47 Assunto: Re: Dúvida: Desligamento da Disciplina
Para: DxxxxFxxxx<[email protected]> Bom dia,
No português não existe essa disciplina, sou secretária do Português.
Qual seria o curso que a senhora se refere? Att,
Nama
E-mail 2:
De: NAMA <[email protected]> Data: 19 de agosto de 2014 12:34
Assunto: Re: Período de Trancamento Parcial Para: AxxxxTxxxx<[email protected]> Prezado tutor Axxxx, boa tarde!
O período parcial ainda não tem data definida. Não é online, os requerimentos devem ser enviados por malote.
Att, Nama
Tabela 4: E-mails da secretária NAMA Fonte: Dados da pesquisa
Os e-mails de NAMA possuem data, assunto e destinatário, assim como memorando, ofício e ata. No primeiro e-mail de NAMA existe a ausência de um vocativo, usando-se somente o cumprimento bom dia, enquanto no segundo e-mail existe o uso do vocativo prezado, seguido do cargo do destinatário. Desta forma como VALOS, NAMA omitiu o vocativo em um e-mail, usando a exceção da regra do memorando onde pode ser omitido. Essa omissão é permitida no gênero e-mail, porém não é aconselhável seu uso, por se tratar de uma comunicação organizacional, e não de uma comunicação entre amigos, é importante evitar-se a omissão do vocativo, a escrita deve primar a formalidade. O secretário precisa ficar atento a finalidade do e-mail, tentar escrever de modo formal, pois o e-mail utilizado é institucional, com a finalidade de trocar mensagem relacionadas a assuntos organizacionais.
O texto de NAMA é breve, contudo a brevidade não prejudicou o entendimento do texto, essa característica da brevidade é muito comum no gênero e-mail. O fato de não ter prejudicado o entendimento do texto torna os e-mails próximos ao memorando, ofício e ata, pois nesses documentos o texto deve possuir clareza. Houve-se a abreviação do fecho, no caso atenciosamente, isso geralmente não é feito em um memorando ou ofício, pois indica informalidade, e esses documentos tentam seguir um padrão. A abreviação de atenciosamente é características do internetês essa abreviação de certa forma torna o texto pobre, pois demonstra que a pessoa a qual escreveu o e-mail não teve o cuidado em usar o desfecho da forma completa, forma essa que mostraria uma maior preocupação com a escrita.
Existe a assinatura, mas não é seguida pelo cargo, outro fato que geralmente não ocorre no memorando, ofício ou ata, pois eles contem o cargo. Esses elementos tornam o e- mail mais formal, pois quando o interlocutor escrever um e-mail saberá bem a quem encaminhá-lo, não existindo confusão com o cargo a qual se destina o e-mail, facilitando a identificação do destinatário, facilitando também o envio do mesmo, pois quando se sabe o cargo, fica mais fácil saber se o assunto que será enviado tem haver com a função da pessoa, tornando mais rápido o retorno do e-mail, pois se souber a quem enviar, a resposta deverá ser rápida.
Conclui-se dos e-mails de NAMA, que seus e-mails são concisos, alterando entre o uso do vocativo ou não, mostra certa informalidade quando o vocativo não é usado. A abreviação do desfecho atenciosamente torna o texto informal, pois umas das características dos documentos oficias é a formalidade. Outro fator que contribuiu para a informalidade do e- mail foi a ausência do cargo da mesma, caso existisse o cargo isso ajudaria a se aproximar dos documentos oficias, onde existe a formalidade. As características que mais se aproximou da
ata, memorando e ofício, foi o uso da clareza na mensagem e concisão, pois observa-se que os e-mails de NAMA são bem diretos.
Outra análise a ser feita é nos e-mails da secretária ACABA, que atua na secretaria do Curso de Letras Espanhol. Seus dois e-mails seguem abaixo:
E-mail 1:
De: ACABA <[email protected]> Data: 2 de junho de 2014 13:42 Assunto: Digitação de notas
Para: CxxxxMxxxx<[email protected]> Prezado professor Cxxxx, boa tarde
Como a disciplina de Literatura em Língua Espanhola I já encerrou, é necessário que as notas dos alunos sejam digitadas, pois o sistema já está disponível.
No aguardo. --
Atenciosamente, Acaba.
Instituto UFC Virtual
Secretaria dos Cursos de Graduação Semipresenciais UAB/UFC
Fone: 33xx-7x1x www.virtual.ufc.br
"Educação a distância não é um "fast-food" em que o aluno se serve de algo pronto. É uma prática que permite um equilíbrio entre as necessidades e habilidades individuais e as do grupo - de forma presencial e virtual. Nessa perspectiva, é possível avançar rapidamente, trocar experiências, esclarecer dúvidas e inferir resultados."(Moran)"
E-mail 2:
De: ACABA <[email protected]> Data: 24 de outubro de 2011 12:29 Assunto: Re: Passagens Diárias Quiterianópolis
Para:
LxxxxAxxxxCxxxx<[email protected]> Prezado Lxxxx,
Obrigada!
Acredito que amanhã suas passagens já estejam lá na Fundação.
Já recebi os protocolos e amanhã estarei enviando por mala direta.
E enquanto as diárias só o pessoal da Fundação pode te dizer se já foi depositada ou quando vai ser.
--
Atenciosamente, Acaba
INSTITUTO UFC VIRTUAL
Secretaria dos Cursos de Graduação Semipresenciais UAB/UFC
Fone: 33xx-7x1x www.virtual.ufc.br
"Educação a distância não é um "fast-food" em que o aluno se serve de algo pronto. É uma prática que permite um equilíbrio entre as necessidades e habilidades individuais e as do grupo - de forma presencial e virtual. Nessa perspectiva, é possível avançar rapidamente, trocar experiências, esclarecer dúvidas e inferir resultados."(Moran)" Tabela 5: E-mails da secretária ACABA
Fonte: Dados da pesquisa
Assim como os demais casos analisados, os e-mails acima também apresentam data, destinatário, remetente e assunto, iguais ao memorando e ofício. No primeiro e-mail de ACABO observa-se que o vocativo é seguido pelo cargo do destinatário, porém no segundo e- mail isso não ocorre, usa-se somente o vocativo sem o cargo, o uso do vocativo é características tanto do memorando como do ofício. Observa-se que o segundo e-mail é um
pouco mais informal, pois a secretária usou as seguintes expressões: “já estejam lá na Fundação” e “só o pessoal da Fundação pode te dizer se já foi depositada ou quando vai ser”. Essas expressões não poderiam ser adotadas no ofício, memorando ou ata, mas em e- mails, mesmo institucionais, podem, pois elas não deslegitimam o aspecto institucional do texto. Contudo se o secretário deseja tornar o texto mais formal, o uso do vocativo contribuirá para isso, com a ausência do mesmo o texto cria o aspecto de informal, é importante também