Além do Check List apresentado anteriormente e que é aplicado em todos os processos de despesas, sejam de compras ou serviços, a Equipe Técnica do Conselho de Curadores dispõe de outros papéis de trabalho que auxiliam na análise de processos específicos. Deste modo, são analisados itens complementares nos processos de:
Dispensa de Licitação:
2. Se consta no processo pelo menos 03(três) propostas ou se realizou pesquisa de preço;
3. Se o objeto da dispensa de licitação está devidamente definido;
4. Se os valores estão dentro dos limites de dispensa, conforme o inciso II do artigo 24 da Lei 8.666/93 e Portaria do MARE;
5. Se nos casos previstos nos incisos XI a XX do artigo 24 da Lei 8.666/91, foi comunicado à autoridade superior no prazo de 03 (três) dias, a contar da data da realização da despesa, para ratificação no prazo de 05 (cinco) dias e publicação na imprensa oficial.
Inexigibilidade de Licitação:
1. Se foi formulada a inexigibilidade de acordo com os artigos 25 e 26 da Lei 8.666/93;
2. Se o processo de inexigibilidade de licitação contém as exigências do artigo 26 e seus incisos;
3. Se foi devidamente definido o objeto da inexigibilidade;
4. Se, no caso de fundamentação no inciso I do artigo 25 da Lei de Licitações (exclusividade), existe declaração do órgão competente do local em que se realizou a licitação (Órgão de registro do Comércio, Sindicato, Federação ou Confederação Patronal ou ainda Entidades equivalentes);
5. Se a declaração a que se refere o item anterior contém marca, o que é vedado, pois pode haver outros fornecedores no mercado com o mesmo produto, mas com marcas diferentes;
6. Se, no caso de notória especialização, o mesmo consta dos tipos de serviços especializados elencados no artigo 13 da Lei de Licitações;
7. Se foi comunicado à autoridade superior no prazo de 03 (três) dias, para ratificação em 05 (cinco) dias e publicação na imprensa oficial.
Da mesma forma são analisados, de acordo com cada roteiro, os processos de Convite, Tomada de Preços, Concorrência e Despesas com Pessoal. Estes papéis de trabalho da Equipe Técnica do Conselho de Curadores da UFC auxiliam e norteiam os trabalhos fornecendo um grande número de informações que servem de base para a montagem dos relatórios trimestrais e anuais do CONCUR.
De posse dos dados elencados, após as análises processuais, a Equipe Técnica do Conselho de Curadores da UFC elabora um relatório com o resumo de todos os problemas e impropriedades detectados, de forma sintética e objetiva, para
servir de base ao parecer final dos Conselheiros que se posicionam a favor ou contra a aprovação das Contas do Exercício Financeiro, em questão, da Universidade Federal do Ceará.
Dois desses relatórios se encontram nos anexos desta Pesquisa, os dos Exercícios Financeiros de 2003 e de 2010, exatamente os que iniciam e finalizam a série histórica analisada nos gráficos apresentados anteriormente. É possível perceber, claramente, as mudanças sofridas em decorrência dos trabalhos do CONCUR, ao longo desse período, que passou de um relatório único anual para um conjunto de quatro relatórios trimestrais, sendo que, o do último trimestre seguia sempre acompanhado de uma análise criteriosa da prestação de contas anual da UFC, que chega ao Conselho de Curadores em meados do primeiro semestre do Exercício Financeiro seguinte. Devido aos constantes atrasos no recebimento da Prestação de Contas Anual para os procedimentos de análise da Equipe Técnica, a Curadoria resolveu desvincular o relatório do último trimestre ao relatório da Prestação de Contas Anual da UFC, a fim de não atrasar os trabalhos na Curadoria que encaminha, pontualmente, seus relatórios trimestrais à Auditoria Interna da UFC.
No relatório de 2003 da Equipe Técnica do CONCUR, foram analisados os balancetes mensais, o balanço orçamentário, o balanço financeiro, o balanço patrimonial, as demonstrações das variações patrimoniais, demonstração da disponibilidade financeira e 406 (quatrocentos e seis) processos de compras e/ou serviços, com ou sem licitação, em todas as suas modalidades, inclusive com dispensa, inexigibilidade e não aplicabilidade, que geraram um relatório de 10 (dez) páginas, onde foram elencados todos os problemas detectados entre atecnias, impropriedades e irregularidades e que, posteriormente, foi encaminhado pelo Conselho de Curadores para os setores envolvidos para as devidas ciências e correções dos problemas.
No relatório de 2010, já devido ao trabalho da Auditoria Interna, o relatório do Conselho de Curadores ficou mais enxuto e houve uma diminuição no número de processos analisados e nos problemas detectados. A diminuição gradual dos problemas encontrados se deve aos esforços da Universidade como um todo, destacando-se, nesse momento, o trabalho do CONCUR na busca da perfeição administrativa dos procedimentos. Quanto à diminuição do número de processos, a UFC, assim como todas as IFES, está, paulatinamente, diminuindo os
procedimentos de aquisição com dispensa de licitação, foco principal do trabalho da Equipe Técnica da Curadoria, já que esse procedimento concentra o maior número de problemas. As aquisições da Universidade Federal do Ceará estão sendo realizadas, em sua maioria, por pregão eletrônico, que é o procedimento mais prático e seguro, conforme orientações do Ministério Público Federal.
O Parecer do Conselho de Curadores é um dos documentos imprescindíveis na composição do documento da Prestação de Contas Anual das Universidades Federais que, depois de encadernada, é enviada à Secretaria Federal de Controle da Controladoria Geral da União em Brasília.
É conveniente salientar que o repasse dos recursos financeiros das Universidades Federais para o Exercício seguinte depende do sucesso desse procedimento, ou seja, do envio da Prestação de Contas da Universidade com toda a documentação exigida, assim como todas as informações de graduação e pós- graduação constantes no Relatório de Gestão.