A estrutura orgânica da direção de auditoria (DAU) do banco BMA é constituída por seis áreas distribuídas em três grandes grupos. Na figura 3.1 apresenta-se a estrutura orgânica da direção de auditoria do BMA.
Diretor
Controlo a Distância Área de Serviços
Área dos Balcões
Controlo Interno Controlo Preventivo
Serviços Centrais Contabilística e Financeira Crédito Subáreas A) Áreas Funcionais B) Áreas de Apoio C) Órgão de Gestão A1 A2 A3 B1 B2 I II III
Figura 3.1 – Organigrama da direção de auditoria do BMA.
A partir da figura 3.1, verifica-se que os grupos que compõem a estrutura orgânica da direção de auditoria são: A) área funcional, formada pelas áreas dos balcões, serviços e controlo a distância e têm como objetivo o desenvolvimento das ações de auditoria da direção, B) área de apoio (não funcional), constituída pelas áreas de controlo preventivo e controlo interno, têm por finalidade prestarem apoio às áreas funcionais e ao órgão de gestão, C) órgão de gestão/diretor, tem como objetivo o desenvolvimento de ações de carácter não operacional da direção isto é, planeamento, controlo e gestão.
A) Área funcional
A1) A área dos balcões enquanto área funcional da direção de auditoria é
responsável por auditar a área comercial - rede de balções (Front-Office) do banco. Esta
área é constituída por uma coordenadora, três técnicos e quatro assistentes. As ações de auditoria na área dos balcões têm como foco auditar/analisar procedimentos, ou seja, o principal objetivo das ações de auditoria da área de balcões é evidenciar se os procedimentos empreendidos pelos balcões aquando das suas atividades estão em conformidade com as normas de procedimentos do banco.
A2) A área de serviços é constituída por uma coordenadora e cinco técnicos, e é
o órgão da direção de auditoria responsável por auditar produtos e serviços afetos a UO’s
centrais do banco (Back-Office). Para a materialização das suas atividades, a área de
serviços subdivide-se em três subáreas (que desenvolvem em separados ações de auditoria de caracter direcionadas) que são:
I) Subárea de serviços centrais, encarregue de auditar unidades orgânicas centrais, como direções de recursos humanos e direções de operações;
II) Subárea contabilística e financeira, que tem como propósito auditar processos e procedimentos das direções de contabilidade e financeira;
III) Subárea de crédito, que tem como objetivo desenvolver ações de auditoria nas direções de crédito.
A3) Como anteriormente descrito, outra área de caracter funcional da direção de
auditoria é a área de controlo a distância que é uma área constituída por uma equipa de três auditores, sendo uma coordenadora, um técnico e um assistente. O âmbito de atividade desta área envolve simultaneamente as atividades (unidades orgânicas, produtos e serviços) desenvolvidas pelas áreas dos balcões e de serviços, ou seja, é do âmbito do
controlo a distâncias auditar o Front-Office e Back-Office do banco. A principal diferença
da área de controlo a distância em relação as áreas dos balcões e de serviços consiste no
facto de que a equipa de auditores da área de controlo a distância não se desloca às UO’s
a auditar. Neste sentido o trabalho de campo é substituído pela solicitação do suporte documental (digitalizado) via correio eletrónico. Dada a extensão geográfica do país bem como a ampla distribuição geográfica da rede de balcões e direções do banco, o controlo a distância tem como finalidade aumentar a interatividade entre a direção de auditoria e as distintas UO´s do banco, principalmente as unidades orgânicas de difícil acesso.
B) Área de apoio
B1) O controlo preventivo, como referido, é uma das áreas de apoio que funciona
como intermediária entre as áreas funcionais e o órgão de gestão. Com uma equipa formada por três colaboradores (uma coordenadora e dois técnicos), tem como principais objetivos o desenvolvimento de atividades de prevenção e investigação de fraudes, gestão de reclamações, e emitir ações disciplinares e assistência jurídica. Na tabela 3.2 apresentam-se as ações desenvolvidas no âmbito das atividades desta área.
Tabela 3.2 – Ações desenvolvidas em atividades de controlo preventivo.
Atividades Ações
Prevenção e investigação de fraudes
Aconselhamento à gestão e outras funções organizacionais acerca dos riscos de fraude e seu impacto sobre a organização Assistência em processos de investigação de fraude incluindo a ligação com as autoridades relevantes
Colaboração no desenvolvimento de ações de consciencialização sobre fraude
Criação e manutenção de base de dados com registo de todas as situações de fraude detetadas e/ou investigadas
Análise de controlo preventivo
Controlo e visualização das gravações e vigilância Follow up´s
Gerir reclamações e emitir ações disciplinares
Investigação de atuações passíveis de configurarem conduta inadequada, por colaboradores do banco
Acompanhamento da tramitação de processos disciplinares instaurados a colaboradores do banco, desde a fase introdutória até à sua conclusão, nomeadamente os processos patrocinados por advogados, internos e/ou externos
Assistência Jurídica
A atuação como representante legal do banco em todas as ações judiciais inerentes ao desenvolvimento de processos disciplinares e eventuais impugnações
Apoiar às várias áreas do Banco, através da junção de elementos probatórios que constam dos processos tratados na área, com a finalidade de os mesmos serem carregados para processos judiciais
B2) Como anteriormente referido, a outra área de apoio é o controlo interno. Esta
é constituída por um coordenador e um técnico. Esta área tem como principais responsabilidades; o controlo de produção, respostas a entidades oficiais e acompanhamento a auditorias externas. Na tabela 3.3 apresentam-se as ações desenvolvidas no âmbito das atividades da área de controlo interno.
Tabela 3.3 – Ações desenvolvidas em atividades de controlo preventivo.
Atividades Ações
Controlo de produção
Controlo de produção perspetiva-se controlar o grau de evolução/desenvolvimento das atividades de auditoria
Contrastar o grau de evolução das atividades com o previamente planeado pela direção
Resposta a entidades oficiais Responder a ações de supervisão desenvolvidas por entidades oficiais como o banco central.
Acompanhamento a auditorias externas
Acompanhar as auditorias externas e disponibilizar toda informação para que os auditores externos desenvolvam as suas atividades.
Com o controlo de produção pretende-se obter respostas a questões como:
Quantos relatórios foram emitidos;
Quantos relatórios com classificação boa, normal ou abaixo do normal
foram emitidos;
Quantos relatórios resultaram em processos disciplinares;
Quantas recomendações sobre cheques (por exemplo) foram emitidas; Quantos pontos de respostas foram emitidos com a classificação boa,
normal ou má foram emitidas;
A obtenção de respostas às questões acima colocadas, é implícita a criação de mapas (em Excel) que contenham a informação relevante de controlo. A tabela 3.4 é um exemplo de mapa criado para controlo de produção da direção de auditorias.
Tabela 3.4 – Mapa de controlo de produção.
Área Recomendações Por
Implementar/Responder Recomendações Implementadas Relatórios Respondidos Balcões 266 209 30 Serviços Centrais 65 24 6 Auditoria à Distancia 129 58 21
Os mapas de controlo habilitam a área de controlo preventivo em responder às mais variadas questões que podem ser colocadas por entidades oficiais (como o Banco Nacional de Angola). Para se ter uma visão mais correta sobre o estado do banco é imprescindível o parecer de auditores externos, e sendo esta área a responsável pelo controlo das atividades da direção de auditoria do banco, é da sua responsabilidade
acompanhar e apoiar os auditores externos de modo a que estes possam de algum modo atingir seus objetivos.
C) Órgão de gestão
O órgão de gestão ou diretor da direção de auditoria é responsável por coordenar as atividades da direção e tem como principais atividades o planeamento estratégico, o acompanhamento, a coordenação e o controlo de execução de atividades da DAU. No âmbito das suas competências este órgão executa um plano de ação anual para cada área da direção. Assim para as áreas funcionais definem-se, em números, as atividades de auditoria a serem desenvolvidas num determinado período de tempo (como abordado na secção 3.2.4); já para as áreas de apoio, o órgão de gestão define as atividades que simultaneamente permitem avaliar a evolução das ações da direção e mitigar situações de risco que possam incorrer no banco em geral e na direção de auditoria em particular. Nas tabelas 3.5 e 3.6 apresentam-se exemplos de atividades definidas pelos órgãos de gestão para as áreas de prevenção e controlo interno.
Tabela 3.5 – Atividades de controlo preventivo.
Área de Prevenção Atividades
Análise de Processo Inquéritos Visionamento de Imagens
Acompanhamento Entidades Polícias Participação de Ações Judiciais Pareceres na Regulamentação Interna
Tabela 3.6 – Atividades de controlo interno.
Área de Controlo Interno Atividades
Controlo de Produção Controlo de Resposta a Relatórios Respostas a Entidades Oficiais Acompanhamento Supervisionado – BMA Acompanhamento de Auditorias
externas
Elaboração e Acompanhamento do Sistema de Controlo Interno