Desde os tempos imemoriais que existem atividades comerciais. Pode-se afirmar que o comércio nasceu quando duas pessoas descobriram que se trocassem entre si o que cada uma tinha a mais pelo que cada uma tinha a menos, poderiam ambas as partes ganhar. A troca, uma das componentes fundamentais da atividade comercial, é asseveração de inteligência, em que seres humanos decidem obter bens por necessidade, vontade ou desejo de os possuir, através da comunicação/negociação.
Assim a história do comércio faz parte da história da humanidade uma vez que qualquer ser vivo, para sobreviver e prosperar, tem que satisfazer um conjunto de necessidades básicas.
Com o tempo, tornou-se possível que a produção evoluísse, passou de ser baseada na satisfação das necessidades próprias do produtor (subsistência) para ser centrada na satisfação de necessidades de outros (consumo), dando origem à especialização económica e à produção para o mercado. Em vez de se vender aquilo que sobrava do consumo próprio, passou a produzir-se para vender,
Segundo o estudo do Instituto Nacional de Estatística (INE) deu a conhecer os principais caraterizadores do setor do comércio interno em Portugal, nomeadamente, na atividade de comércio a retalho na qual se incluem os supermercados e outros estabelecimentos generalistas, representam cerca de 13% do total das empresas dedicadas ao retalho, contando-se como o segundo maior volume de negócios de todo o comércio em 2011.
Embora uma parte significativa deste comércio seja ocupada por grandes superfícies, as pequenas unidades continuam a ter o seu espaço, sobretudo pelas características de proximidade aos clientes.
Dado que me propus desenvolver uma ferramenta para utilizar nas PME, foi esse o segmento objeto deste estudo. Com efeito, as grandes superfícies integram grupos empresariais de grande dimensão, onde a auditoria interna já existe como estrutura própria.
Considerando o tempo disponível para este trabalho, o estudo centrou-se nos pequenos supermercados (PME na área de retalho de produtos alimentares) localizados no distrito de Santarém.
Figura 16 – Mapa do Distrito de Santarém
No Anexo 1 insere-se o questionário que foi utilizado para efetuar o levantamento da caracterização do setor e para identificar uma primeira linha de necessidades.
Este questionário foi respondido por 43 empresários de pequenos supermercados e os resultados são objeto de tratamento estatístico mais adiante.
Em sequência, e não obstante a intervenção da auditoria interna cobrir uma área muito diversificada, optei por preparar um pacote de questionários de levantamento do sistema de controlo interno, uma vez que assim será possível identificar as eventuais necessidades de diversificação da prestação de serviços de auditoria interna.
Todavia, qualquer trabalho subsequente deverá assentar no levantamento e avaliação do sistema de controlo interno, sendo certo que nalguns casos o essencial poderá mesmo centrar-se neste domínio.
O Anexo 2 apresenta esse mesmo instrumento de levantamento do sistema de controlo interno, o qual foi concebido de uma forma suficientemente abrangente, para poder ser adaptado a diversas realidades. Com efeito, qualquer instrumento desta espécie terá que ser adaptado a cada realidade concreta, face à respetiva caracterização prévia.
Pese embora o estudo se ter centrado nos supermercados, a ferramenta preparada poderá vir a ser usada noutras PME, de diferentes setores de atividade.
O instrumento em causa foi produzido a partir dos conceitos fundamentais do COSO, os quais, aliás, foram acolhidos pelas normas internacionais de auditoria da IFAC, designadamente, na ISA 315. Complementarmente, foram considerados os pontos genericamente atendidos quando analisamos as diversas áreas dos ciclos operacionais.
Apenas com o objetivo de poder testar a aplicabilidade do instrumento preparado, fez-se a sua adaptação e utilização no levantamento do sistema de controlo interno de um dos supermercados que havia respondido ao primeiro conjunto de questionários de caracterização do setor.
Esse levantamento consta no Anexo 3 e as principais conclusões e recomendações estão inseridas no fim de cada módulo dos questionários.
Com efeito, não constituindo objetivo central deste trabalho a avaliação dos sistemas de controlo interno de uma entidade em concreto, tendo tal sido efetuado apenas com o objetivo de testar a aplicação do instrumento de trabalho que foi preparado, entende-
se suficiente a remissão para anexo, quer do levantamento, quer das conclusões e recomendações.
Em jeito de conclusão geral, sempre se dirá que o instrumento de trabalho criado mostrou-se adequado aos objetivos já que, com as necessárias adaptações foi facilmente aplicado a uma entidade em concreto.
Quanto aos resultados, estamos perante uma pequena organização, onde a presença muito assídua do sócio e gerente o envolve diretamente na tomada de decisão e na adoção das medidas preventivas de erros e de fraudes, existindo, por outro lado, uma relação muito próxima com os colaboradores, pelo que a comunicação é muito fluida e rápida, sem as interferências próprias de canais mais longos.
Todavia, como acontece na generalidade destas organizações o sistema de controlo interno não está formalizado e a segregação de funções encontra as barreiras próprias de uma organização com um número escasso de recursos.
O outsourcing da contabilidade apenas mitiga o risco de conflito de interesses na preparação das demonstrações financeiras.
Pese embora a análise custo benefício que sempre deverá estar presente no desenvolvimento de qualquer medida de controlo interno, a gestão desta empresa deverá implementar alguma formalização de procedimentos e divulgar pelos seus colaboradores, em ordem a assegurar que não existem desvios na aplicação.
O acompanhamento por parte de auditor interno, com intervenções periódicas junto da entidade constituiria um reforço da garantia da manutenção dos procedimentos instituídos, podendo contribuir para a melhoria de algumas rotinas instituídas.