De acordo com Jones (2010), uma organização é uma ferramenta utilizada pelas pessoas para a consecução de um objetivo. Neste sentido, no que se refere ao contexto organizacional das organizações públicas, o adequado gerenciamento da informação tem sido objeto de elevados investimentos por parte do Estado ao longo dos anos, sobretudo com o avanço, cada vez mais intensivo, das ferramentas de TIC (MALIN, 2003).
Para efetivar esse intento, as organizações, tanto públicas, quanto privadas, utilizam SI para o gerenciamento das informações concernentes ao âmbito organizacional, enquanto elementos efetivos para a tomada de decisões estratégicas, uma vez que os bons sistemas propiciam rapidez e qualidade nas informações geradas (VILHENA, 2011).
Nesta perspectiva, a UFPA, uma instituição pública de educação superior, organizada sob a forma de autarquia especial, criada pela Lei no 3.191 de 2 de julho de 1957, estruturada
pelo Decreto no 65.880, de 16 de dezembro de 1969, modificado pelo Decreto no 81.520, de 4
de abril de 1978, caracteriza-se como universidade multicampi. É considerada uma das maiores e mais importantes instituições de ensino público da região Norte e do Trópico Úmido do Brasil, abrigando uma comunidade composta por mais de 50 mil pessoas (entre servidores técnico-administrativos, docentes e discentes) e nela se observa a utilização de TIC, a qual pode contribuir para melhorar o trabalho, promover interação e integração entre os diversos setores e pessoas na instituição.
Para se ter uma dimensão da complexidade que é administrar uma instituição tão importante como a UFPA, tem-se que atualmente esta instituição conta em sua estrutura com 548 cursos de graduação distribuídos em 12 Campi: (1) Abaetetuba, (2) Altamira, (3) Ananindeua, (4) Belém, (5) Bragança, (6) Breves, (7) Cametá, (8) Capanema, (9) Castanhal, (10) Salinópolis, (11) Soure e (12) Tucuruí, espalhados por toda a extensão do Estado do Pará, com exceção do Baixo Amazonas, onde o Campus Santarém foi transformado em Universidade Federal do Oeste do Pará (UFOPA), e Marabá, onde foi criada a Universidade Federal do Sul e Sudeste do Pará (UNIFESSPA). Possui, além disso, 168 cursos de pós- graduação, 61 Polos, 14 Institutos, 07 Núcleos, 01 Escola de Aplicação e 02 Hospitais Universitários (UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARÁ, 2016).
Desta forma, com essa amplitude e atividades complexas a serem realizadas, os SI se apresentam como ferramentas importantes para auxiliar a gestão organizacional. Neste sentido, acompanhando a evolução tecnológica e a necessidade constante de adequação às necessidades da sociedade, bem como ao processo de modernização da gestão, em 1994 foi implantado na UFPA o Sistema de Controle Acadêmico (SISCA), objetivando, dentre outros aspectos, descentralizar as tarefas relacionadas à rotina das matrículas dos alunos. Tal sistema, entretanto, não funcionava em tempo real e não gerava relatórios unificados, o que levou à necessidade de sua substituição (FARIAS FILHO; VILHENA; NASCIMENTO, 2014).
Destaca-se que, com o avanço tecnológico, os sistemas de informação tendem a se tornar rapidamente obsoletos e, neste sentido, em 2006, a UFPA implantou o software SIE, projeto desenvolvido pela Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) e apoiado pelo MEC, para auxiliar o gerenciamento acadêmico das universidades brasileiras.
Houve a decisão de que seria adquirido um sistema integrado já desenvolvido, a fim de integrar todas as unidades da organização, realizando cruzamento de informações e
possibilitando a redução de retrabalho e inconsistências, bem como a geração de informações com maior rapidez (YOSHINO, 2010).
De acordo com Farias Filho, Vilhena e Nascimento (2014, p. 03), o SIE foi implantado objetivando modernizar os processos de trabalho no âmbito organizacional das unidades acadêmicas de graduação e pós-graduação, por meio da “integração dos sistemas existentes que não agregavam as informações das unidades acadêmicas”. Esse sistema, mais moderno, apresentou alguns avanços em relação ao sistema anterior, o SISCA, notadamente no que concerne ao funcionamento em tempo real, à unificação de informações e à emissão de relatórios consistentes.
Apesar desses pontos fortes, o SIE apresentou algumas características desfavoráveis ao uso, tais como o fato de ser desenvolvido em plataforma “fechada” (comprometendo o desenvolvimento de aspectos relacionados à interação), não possuir licença de uso livre, acesso centralizado ao banco de dados e sistema operacional privado, gerando ônus na aquisição da licença de software (FARIAS FILHO; VILHENA; NASCIMENTO, 2014).
Para a melhor operacionalização do SIE, a UFPA disponibilizou treinamento e capacitação aos servidores envolvidos na alimentação desse sistema, destacando-se ainda como ponto positivo o acesso permitido apenas aos usuários que possuem senhas e como ponto de dificuldade o processo de matrículas dos alunos. De modo geral, conforme apontado por Farias Filho, Vilhena e Nascimento (2014), o SIE contribuiu para a modernização dos processos de trabalho no âmbito do gerenciamento acadêmico ao oferecer uma maior integração no gerenciamento das informações no âmbito organizacional.
O SIE foi utilizado nos programas de pós-graduação lato sensu da UFPA até janeiro de 2017, quando passou a ser gradativamente substituído pelo SIGAA, seguindo um propósito de contínua modernização nos processos de trabalho.
Com a evolução da informática e dos sistemas de informação, e ainda considerando os aspectos gerenciais, houve a necessidade de implementação de um sistema mais moderno, tendo em vista que as universidades são organizações complexas e executam atividades múltiplas, bem como a necessidade de modernização da gestão inserida nas diretrizes da UFPA.
Neste contexto, pode-se citar o SIG/UFPA, enquanto uma ferramenta tecnológica auxiliar no processo de gerenciamento da informação institucional, utilizado por 25 Instituições de Ensino Superior no Brasil, além de 08 Institutos Federais de Educação, Ciência e Tecnologia (UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE, 2017),
desenvolvido pela UFRN e adquirido pela UFPA, por meio de acordo de cooperação. Segundo o diretor do CTIC/UFPA, o SIG, que inclui o SIGAA não é pago, mas sim seu suporte técnico e a cooperação.
Esse Sistema se constitui no conjunto de três outros principais sistemas, conforme o Manual do Usuário SIG (UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARÁ, 2011):
a) SIGPRH, que informatiza os procedimentos de recursos humanos da instituição, tais como, agendamento de férias, cálculos de aposentadoria, registros e avaliações funcionais, dimensionamento de força de trabalho, controle de frequência, concursos, capacitações, atendimentos on-line, serviços e requerimentos, relatórios de RH, dentre outros; b) SIPAC, que informatiza todas as operações para a gestão das unidades responsáveis pelas finanças, patrimônio e contratos da UFPA. Além desses há o Sistema de Eleições on-line (SIG-Eleição) que também integra o sistema SIG-UFPA.
c) SIGAA, um sistema complexo que informatiza todos os procedimentos da área acadêmica, tais como alocação de carga horária de disciplinas e professores, oferta de turmas, matrícula, histórico, lançamentos de conceitos e frequências de disciplinas etc., e que tem sua licença renovada anualmente. Optou-se pelo SIGAA justamente pelo fato de que há um suporte técnico, ao contrário do software livre10, que não permite suporte técnico, de acordo
com o diretor do CTIC/UFPA.
Quanto ao SIGAA, outra característica importante desse sistema é a disponibilização de diversos tipos de relatórios, técnicos e gerenciais, em tempo real, que são de extrema importância nas tomadas de decisão dos gestores e usuários. Além disso, qualquer usuário poderá acessar o SIGAA de qualquer lugar do mundo, bastando para isso estar conectado à internet (UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARÁ, 2011). Isso facilita a vida dos usuários, notadamente os discentes, que não necessitam mais se deslocar até a Universidade para resolver determinadas questões referentes à sua vida acadêmica, tais como, emissão de histórico, declarações, realização de matrícula on-line, etc.
Do ponto de vista administrativo, o SIGAA também facilita as atividades, uma vez que o servidor técnico-administrativo pode realizar diversas operações, tais como, cadastramento de turmas, criação e abertura de calendário acadêmico, cadastramento de bancas de qualificação e defesa de mestrado e doutorado, emissão de diploma etc. Além disso, por ser on-line, a utilização do SIGAA se torna mais dinâmica, posto que a internet pode tornar a administração mais eficiente, dada sua característica de agilidade na consecução das
tarefas. Ademais, a tecnologia da informação e, neste caso específico a utilização do SIGAA na UFPA pode contribuir como um indutor da transformação dos processos de trabalho no âmbito organizacional.
No que se refere especificamente à utilização do SIGAA por parte do docente, várias atividades podem ser desenvolvidas nesse sistema, pois o portal do docente reúne diversas informações referentes às atividades acadêmicas realizadas pelo professor, tais como ensino, pesquisa, extensão e monitoria. Permite ainda que o docente possa cadastrar sua produção intelectual e gerenciar suas turmas por meio da opção “Turma Virtual” (SOUZA; MONTEIRO, 2015).
Percebe-se, assim, a importância e diversidade de usos dos sistemas informatizados nas universidades como ferramentas operacionais de grande abrangência entre os diversos setores desta. Neste sentido, com o objetivo de um melhor gerenciamento das organizações, Teixeira Filho (2003) reconhece que modernamente termos como Inteligência Competitiva11 e
Capital Intelectual12 tornaram-se questões necessárias para as instituições e isso veio
colaborar para que a chamada Gestão do Conhecimento (GC) se tornasse um fator importante no ambiente organizacional.
Neste contexto se insere o uso das TIC no âmbito organizacional das instituições de ensino superior, o que Hoffmann e Santos (2016) apontam que as ferramentas tecnológicas contribuem também para o compartilhamento de informações, que, trabalhadas e interpretadas, auxiliam na produção de novos conhecimentos e na tomada de decisão.
Tem-se, neste aspecto, que se torna imperioso para as organizações o gerenciamento do conhecimento, fato que estas autoras afirmam que a GC vem ganhando espaço nas organizações públicas, sendo este tema, no entanto, pouco abordado.
Angeloni et al. (2008) evidenciam que
A gestão do conhecimento organizacional é um conjunto de processos que governa a aquisição, a criação, o compartilhamento, o armazenamento e a utilização de conhecimento no âmbito das organizações. Uma organização do conhecimento é aquela em que o repertório de saberes individuais e dos socialmente compartilhados pelo grupo é tratado como um ativo valioso, capaz de entender e vencer as contingências ambientais. Nessa organização se observa uma forte ênfase na criação de condições ambientais, sociais e tecnológicas que viabilizam a geração, a disponibilização e a internalização de conhecimentos por parte dos indivíduos, com o propósito de subsidiar a tomada de decisões (ANGELONI et. al., 2008, p. 2).
11 “Inteligência Competitiva é o resultado da análise de informações e dados coletados, que irá embasar decisões” (TEIXEIRA FILHO, 2003, p. 15).
12 Capital Intelectual é um conjunto de benefícios intangíveis que agregam valor às organizações e pode ser definido como sendo a inteligência, a habilidade e os conhecimentos humanos adquiridos ao longo da vida (STEWART, 1998).
Paralelamente, para auxiliar na GC as TIC se colocam como ferramentas auxiliares, posto que colaboram em vários aspectos. Neste sentido, os objetivos da GC se traduzem em “estimular, desenvolver e disseminar o capital intelectual das organizações, transformando-o em conhecimento organizacional” (HOFFMANN; SANTOS, 2016, p. 100).
Segundo estas autoras “adotar modelos e ferramentas de gestão que favoreçam a aquisição, o armazenamento e o compartilhamento da informação e do conhecimento, potencializando o uso das TIC, é fator agregador para qualquer organização” (HOFFMANN; SANTOS, 2016, p. 101).
Angeloni et al. (2008) mencionam que a gestão do conhecimento é permeada por um processo baseado em três dimensões: (1) infraestrutura organizacional (representada pela continuidade da organização), (2) pessoas (representadas pelas habilidades e competências humanas) e (3) tecnologia (a qual se refere a suporte para a criação, disseminação e armazenamento do conhecimento).
No tocante à tecnologia da informação, Teixeira Filho (2000, p. 05) explicita, por sua vez, que esta desempenha um papel estratégico na medida em que pode “ajudar o desenvolvimento do conhecimento coletivo, e do aprendizado contínuo, tornando mais fácil para as pessoas na organização compartilharem problemas, perspectivas, ideias e soluções”.
Deste modo, a tecnologia da informação pode colaborar também para a disseminação e transformação (conversão) do conhecimento tácito (aquele que as pessoas possuem, mas não está descrito em nenhum lugar, residindo apenas na cabeça das pessoas) em conhecimento explícito, ou seja, aquele que está registrado de alguma forma, e assim disponível para as demais pessoas (TEIXEIRA FILHO, 2000).
Teixeira Filho, entretanto, vai mais além, ao aduzir que:
As tecnologias úteis para a Gestão do Conhecimento são aquelas que propiciam a integração das pessoas, que facilitam a superação das fronteiras entre unidades de negócio, que ajudam a prevenir a fragmentação das informações e permitem criar redes globais para o compartilhamento do conhecimento (TEIXEIRA FILHO, 2000, p. 05).
Não se pode esquecer que as ferramentas tecnológicas para cumprir esse papel aludido por Teixeira Filho devem ser fáceis de usar, a fim de contribuir para uma maior interação entre as pessoas da organização, passando a constituir um processo de aprendizagem organizacional baseado na necessidade de contínuo aprendizado como forma de fazer frente às mudanças macro e microambientais (FERNANDES, 2008).