Assumptions and sensitivity tests

Como resultados da validação, pôde-se observar a instalação em um serviço de hospedagem em nuvem, diferentemente da instalação em um servidor físico protegido pelo

proxy da universidade que foi o caso da implantação para o desenvolvimento do protótipo. A

instalação ocorreu sem maiores problemas, demandando menores esforços que no caso do servidor físico, pois este último demandou configurações iniciais adicionais. Pode-se observar a facilidade da instalação de um servidor de um serviço de hospedagem. Contudo, o WikiQMS é flexível, pois é passível de ser utilizado em ambas situações.

Outro resultado importante foram as questões que surgiram ao longo da instalação, configuração e utilização do WikiQMS que subsidiaram a elaboração dos manuais do sistema. O principal resultado nesta questão foi a conferência dos aspectos específicos que deveriam ser ajustados na configuração do sistema para que este pudesse ser instalado em qualquer outra organização, segundo seu endereço de servidor, nome de banco de dados, endereço de banco de dados e endereço de DSN.

Em relação à utilização, foram levantados aspectos importantes sobre as limitações do WikiQMS, como a necessidade de que os usuários atentem para que não coloquem caracteres latinos nos títulos dos documentos do SGQ e também não “colem” diretamente de arquivos de outras extensões (doc, pdf etc.). O primeiro caso tem solução simples que pode ser implantada pelo próprio usuário com permissão de administração do SGQ (renomeando os documentos). Já o segundo caso exige intervenção do administrador do sistema.

Além dessas questões, dúvidas foram levantadas sobre como mudar o título dos documentos, sobre o porquê do documento no wiki ser longo e ter-se que “rolar bastante a barra horizontal para lê-los” (dúvida da gerente do SGQ), como remover arquivos das galerias de arquivos e sobre o funcionamento da aprovação final pelo responsável pelo SGQ e a publicação do documento. Em relação às quatro questões, elas foram explicadas por meio de documentação de suporte enviada à lista de e-mails. No caso da mudança do título documento, houve também uma constatação de uma característica do sistema que é a impossibilidade de mudar o título do rascunho, se ele ainda não tiver sido publicado pelo menos uma vez. Essa característica se deve a uma medida de segurança para que se mantenha a relação entre o documento publicado e o respectivo rascunho.

Deve-se notar também, que o questionamento do fato do documento no WikiQMS ser longo (sem número de páginas) se deve às diferenças entre o documento do

tipo wiki e os dos demais formatos, conforme explicado na documentação enviada à equipe de validação:

Uma página wiki se diferencia de um documento em doc ou pdf por utilizar hipertexto, ou seja, possuir todo o seu conteúdo em uma única página e a navegação se fazer por links internos, links externos e links entre páginas (com links entre páginas, permite-se dividir um documento grande em menores que abordem assuntos diferentes, por exemplo). (...) Os links entre páginas permitem separar assuntos diferentes em páginas wiki diferentes (ou documentos) e fazer ligação entre elas por meio dos links entre páginas. Isso é interessante para um SGQ inclusive para evitar repetição de conteúdos entre documentos diferentes e assim, facilitar a revisão e atualização dos documentos (quando precisa revisar um mesmo trecho utilizado por diferentes documentos, se separou esse trecho em outra página wiki, basta atualizar esta. Não precisa atualizar todos os documentos que dela utilizem.).17

Em outro questionamento realizado posteriormente, mostraram dúvidas em relação à funcionalidade “Área pessoal”, em que os usuários podem ver e modificar seus dados, configurar e-mails com o resumo das mudanças monitoradas no WikiQMS, ver seu histórico de atividade. Outra dúvida foi a questão dos links entre documentos. Essas dúvidas foram respondidas por meio de tutoriais enviados à lista de e-mails.

A questão da obsolescência dos rascunhos gerou uma confusão no caso de um dos documentos, uma vez que foi interpretado que havia necessidade de tornar o rascunho do WikiQMS obsoleto após a publicação, etapa em que o conteúdo do rascunho seria copiado para o documento publicado, gerando a primeira versão ou a nova versão do documento. No entanto, foi esclarecido que uma vez que o rascunho foi aprovado pelo responsável do SGQ (aprovação final), ele já não consta na lista de rascunhos disponíveis para edição e sua edição pelos usuários com permissão para editar rascunhos fica automaticamente bloqueada. Apenas os administradores do SGQ podem visualizá-los em uma lista de rascunhos com pendência para liberação e quando necessário, eles podem disponibilizá-los e liberá-los para edição aos demais usuários editores clicando em “Abrir revisão”. Após esta explicação, o problema foi corrigido.

Outro problema encontrado foi que as notificações por e-mail não estavam sendo recebidas. Por meio da verificação do histórico de ações efetuadas pelo sistema, observou-se que os e-mails constavam nas ações executadas pelo WikiQMS. Então, por meio de um teste do funcionamento do serviço de e-mail do servidor, existente no próprio WikiQMS, verificou-se que esse serviço havia parado de funcionar. Portanto, essa questão era específica ao serviço de hospedagem do sistema.

Por fim, foi solicitada uma avaliação da experiência com o WikiQMS à equipe de validação com as impressões, dificuldades, críticas e sugestões sobre a implantação do sistema e sua utilização. O relatório apresentado pela equipe está no Anexo A.

De acordo com o relatório, a equipe de validação avaliou como positiva a experiência com o WikiQMS, ressaltando como principal vantagem a atualização automática de revisões. Também avaliaram como positivos a organização dos documentos com separação clara entre documentos publicados e rascunhos, a criação automática da lista mestra, a simplicidade e facilidade de acesso aos documentos, o controle de permissões, a facilidade na comunicação com a disponibilidade de informações, o calendário de eventos e atribuição de tarefas, e a facilidade em criar links entre os documentos.

A avaliação da equipe apresentou como único ponto negativo “a lentidão do

site para abrir páginas, e para realizar certas modificações”, mas que para eles, não atrapalhou

o trabalho em equipe. Esta questão pode derivar tanto das características do sistema como também do serviço de hospedagem. No entanto, em relação ao sistema, uma sugestão futura para aprimoramento do WikiQMS diz respeito à pesquisa e implantação de medidas que melhorem seu desempenho, como por exemplo, a avaliação das sugestões existentes no site http://doc.tiki.org/Performance. Esta implantação, por demandar um tempo grande de estudo, não pôde ser feita no período destinado a esta pesquisa.

Em geral, a validação apresentou resultados importantes para a depuração dos problemas potenciais da implantação e do uso do WikiQMS, a melhoria do protótipo, a inclusão de informações e esclarecimentos nos tutoriais e na própria dissertação e a geração de sugestões futuras para aprimoramento do sistema. Como aprimoramento do protótipo, foi feita a adição das permissões do grupo “Administração” em editar e mudar o título de documentos em qualquer estado em que o rascunho esteja.