O modelo de Mintzberg baseia-se na cobertura de dez tarefas e responsabilidades que um gestor tem de efetuar. Essas, estão divididas em três categorias, interpessoal, informacional e decisional.
A categoria interpessoal, inclui três (3) tarefas, a figura de proa, líder e a ligação.
No que diz respeito à figura de proa, é aquela que lidera o resto do grupo. No fundo, a sua função é servir de apoio e ajuda quando qualquer um dos seus subordinados necessita de auxílio em determinado assunto. Um bom líder irá projetar a confiança para que assim toda a gente envolvida tenha uma sensação de segurança e de que o seu trabalho irá ser bem realizado. Segundo Mintzberg (1975), a figura de proa é o líder de uma unidade de organização e todos os gerentes devem efetuar algum tipo de tarefas cerimoniais, tal como, o presidente cumprimentar uma visita que seja digna do efeito ou o gestor de
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vendas levar um cliente importante a almoçar. Estas tarefas interpessoais podem, por vezes, ser rotinadas sem que seja envolvida um grande nível de comunicação ou de tomada de decisão. Ainda assim, elas são importantes para a manutenção de uma organização e não podem ser ignoradas pelo gestor.
Também o líder é um dos que se encaixa na categoria interpessoal. Um líder, segundo Newton (2016), necessita de guiar o seu pessoal e concentrar o seu foco nos objetivos específicos que pretende. Isto pode incluir dizer diretamente o que quer que eles efetuem e quando, ou organizar a estrutura do pessoal de modo a realçar determinadas qualidades individuais. Por isso, segundo Mintzberg (1975), tendo em conta que o líder é chefe, é também o responsável pelas pessoas da sua unidade. Para além de todas as responsabilidades inerentes à sua função, tem também de motivar e encorajar os seus subordinados de modo a cumprir os objetivos da organização.
Por fim, a ligação, significa que o gestor tem de interagir com sucesso com todos os diferentes tipos de pessoas – dentro e fora da organização – para manter a mesma a funcionar suavemente. Este ponto é extremamente importante pois é uma das principais funções que podem determinar o sucesso ou falhanço do gestor (Newton, 2016).
A categoria informacional inclui três (3) tarefas, o monitor, o disseminador e o porta-voz.
No que ao monitor diz respeito, é uma peça importante dentro da categoria informacional, isto porque, tal como o nome indica, ser o monitor envolve perseguir as mudanças na organização, bem como as mudanças dentro da própria equipa. Como nos negócios nada é estático, um gestor de sucesso caracteriza-se por aquele que monitoriza constantemente a situação à sua volta e efetua as pequenas mudanças se necessárias (Newton, 2016).
Com o papel de disseminador, os gestores fazem a gestão da informação. Oferecendo e bloqueando a informação a determinados agentes, bem como escolher quando a mesma é libertada e a quem. Um exemplo, de acordo com Mintzberg (1989), é a passagem de
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informação privilegiada para os seus subordinados diretos que de outra forma, não teriam acesso à mesma.
Na função de porta-voz, o gestor, como será de esperar, será o representante da sua equipa no que concerne a reuniões ou anúncios. Com esta função é importante ter boas capacidades de comunicação pois, por vezes, a perceção pode ser diferente da realidade e é tarefa do líder de informar corretamente a chefia do estado de trabalho da sua equipa. Por exemplo, se a equipa estiver a efetuar um bom trabalho e o líder tiver fracas aptidões de comunicação pode dar a entender (perceção) de que o trabalho é apenas razoável. Daí que esta função é também das mais importantes (Newton, 2016).
A categoria decisional compreende quatro (4) tarefas, o empreendedor, o manipulador de distúrbios, o alocador de recursos e o negociador.
Como empreendedor é necessário criar e controlar a mudança dentro da organização. Isso significa resolver problemas, gerar novas ideias e implementá-las. No fundo, criar a ilusão de que uma grande organização é como uma pequena empresa, em que é necessário responder a chefes e pensar em novas estratégias para levar a empresa cada vez mais longe (Mintzberg, 1989).
Enquanto manipulador de distúrbios, quando uma organização ou equipa tem um distúrbio, é o gerente que deve assumir o controlo. Normalmente, é algo que é inevitável, seja em qualquer tipo de projeto em que envolva mais que uma pessoa, por isso, saber mediar este tipo de conflitos é uma ferramenta importante (Mintzberg, 1989).
Cada projeto é abordado usando recursos que são limitados, de uma forma ou de outra. Um líder capaz de alocar os recursos usa melhor o que tem disponível com o objetivo de ser o mais eficiente possível nas metas e objetivos definidos. Os recursos podem incluir o orçamento que foi elaborado para um projeto, matérias-primas, funcionários e muito
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mais. Este é o terceiro item dentro da categoria decisional, mas é uma das coisas mais importantes que um gerente deve fazer (Newton, 2016).
No mundo dos negócios, a negociação em si é algo muito importante, e isso é especialmente verdadeiro para os gestores. O papel final na lista, ser um negociador não significa apenas sair da organização para negociar os termos de um novo acordo. Na verdade, a maior parte da negociação importante ocorrerá dentro de sua própria equipa. Conseguir que todos cumpram uma meta geral na visão de um projeto provavelmente significará negociar com membros individuais da equipa para que eles adotem um papel que se adapte às suas habilidades e metas de desenvolvimento pessoal. Um bom líder será capaz de negociar o seu caminho através destes desafios e manter o projeto no caminho certo para o sucesso (Newton, 2016).