Conheço uma Fundação que capta em torno de R$ 80 milhões/ano, e que a mesma tem uma estrutura mínima composta por aproximadamente sessenta pessoas que fazem a gestão dos recursos necessários para realizar o objeto de cada projeto em si e não interferem na gestão de cada projeto. Cada projeto tem a sua gestão, e cada professor/gestor tem uma dinâmica, uma metodologia de trabalho e dispõe da estrutura com suporte jurídico, de pagamento, de recebimento, etc., ou seja, isso tem que ser institucional.
Tenho uma preocupação muito grande com a questão de atendimento à legislação, em que parte da capacitação se faz pela atualização da legislação, que se faz consultando a Internet em virtude de grandes alterações no ano passado, desde a dinâmica até a apresentação da proposta, para que se possa prestar conta adequadamente. Os novos projetos com financiamento de verba pública federal, como no caso do CONDIGITAL, a execução do Convênio, inclusive os pagamentos, serão pelo
sistema eletrônico / Portal de Convênios45, o que proporcionará maior transparência. Grande parte da documentação em papel utilizada atualmente para celebrar, executar e prestar contas, em um futuro muito breve, se adequará ao sistema desenvolvido pelo Ministério Federal e que está em fase de implantação, e a PUC-SP deverá entrar até dezembro de 2008 com eles em tal sistema, para os Convênios celebrados a partir de Julho de 2008.
Os Convênios celebrados nas áreas estaduais e municipais têm toda essa amarração na prestação de contas; porém, por enquanto, tais governos ainda não estão tão exigentes. Esporadicamente surgem notificações do Tribunal de Contas Estadual, onde tem que se responder como foi o processo de seleção, como foi feita a compra, etc. A Instituição tem suas regras; porém, normalmente o gestor coloca o pessoal indicado por ele, que tem o perfil adequado, não passando por um processo de seleção, o que em alguns casos pode descaracterizar o cumprimento das normas de tais órgãos públicos. Ao atender demandas dos órgãos públicos, isso pode até gerar conflitos nos trâmites internos em termos de competências e responsabilidades das áreas envolvidas na Universidade. Uma alternativa interessante seria outra fundação, tipo a Fundação Cultural, celebrar o Convênio; assim, não criaria vínculo trabalhista e a questão dos benefícios.
Hoje não estamos organizados, as regras não estão postas claramente e não temos um padrão. O professor vem com um projeto e, em muitos casos, não tem a mínima noção na elaboração de planilha orçamentária, na elaboração de um projeto, e mesmo não sendo função, a DPI acaba elaborando o projeto. Por outro lado, temos professores que sabem muito bem estruturar tais projetos, que possuem metodologia do trabalho, que sabem o objetivo, as metas e sabem identificar as ações.
Há casos em que o MEC exige um comitê gestor. O comitê gestor é composto por membros da concedente dos recursos e do convenente, sendo um técnico do ministério. A Universidade recebe auditoria do Ministério para demonstrar o que foi produzido, apresentar a documentação em que é verificado o plano de trabalho e o cumprimento do que foi especificado. Há casos em que há necessidade de se fazer um plano de alteração do projeto; porém, se entenderem que não estão justificados os procedimentos de execução e de gastos, o Tribunal de Contas exige explicações, e é a Controladoria que presta tais informações. Existe uma preocupação por parte da DPI com o que foi aprovado e o que está sendo executado. Na falta do sistema integrado, providencia-se cópia do Convênio, do plano de trabalho, do termo de responsabilidade e encaminha-se para os setores de DSA, Controladoria e Contabilidade, e agendam-se reuniões entre todos os envolvidos para um melhor encaminhamento.
O extrato homologado pelos representantes legais, publicado, tem que respeitar as regras. O pregão eletrônico é utilizado em Convênio com o Banco do Brasil.
Em virtude da falta de um sistema integrado, Acredita que existem falhas de acompanhamento e de avaliação. Alguns custos, como o caso de bolsas de estudos concedidas no Projeto PEC, não foram considerados no custo do projeto, distorcendo o resultado econômico final. Mesmo futuramente, tendo esse sistema integrado, necessitará de alguém para fazer a análise desse projeto.
A tramitação dos projetos passa pelo DPI, o processo é formatado, entrega-se um modelo de planilha para que o professor/gestor monte o projeto, repassam-se as correspondências que foram trocadas com o órgão público, e fornecida cópia do edital, e é feita uma análise financeira, análise orçamentária do projeto, com enfoque em resultado financeiro, não entrando nos detalhes dos custos, verificando se os recursos internos estão sendo usados, como: tipo de sala de aula, teatro, laboratório, etc., utilizando uma tabela com os custos de utilização.
Além dos custos normais, os custos pré-operacionais e pós-operacionais provavelmente serão suportados pela taxa de administração de 25% sobre a receita do projeto, relembrando que em projetos filantrópicos existe a contribuição no atendimento do cumprimento da filantropia, que se compõe em 20% do total da receita da Universidade e que deve ser comprovado.
A gestão do projeto deve sempre ser do professor/gestor, o qual deveria saber quais os produtos a serem gerados, entender o objetivo do projeto, não precisando dominar os aspectos administrativos, mas ter uma estrutura de suporte do operacional administrativo para o atendimento das regras básicas. Atualmente, a PUC-SP tem em torno de setenta projetos, sendo controlados através de
planilhas de Excel.