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A transferência do modelo de prontuário médico de papel para um modelo de Prontuário Eletrônico encontra alguns entraves em relação às normas e padronização dos dados médicos que devem estar contidos no sistema.

Buscando com isso resguardar as informações contidas nos prontuários médicos, que representam documentos valiosos tanto para o paciente como para o médico e as instituições de saúde, o Conselho Federal de Medicina (CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA, 2002) aprovou duas resoluções (nºs. 1.638/2002 e 1.639/2002) que normatizam o uso de sistemas informatizados para a guarda e o manuseio de prontuários, tornando obrigatória a criação de uma Comissão de Revisão de Prontuários nas instituições de saúde de todo o país.

De acordo com o Conselho Federal de Medicina (2002), desde 2000, a Câmara Técnica de Informática em Saúde do CFM analisa os inúmeros questionamentos dirigidos ao órgão acerca do tempo de guarda dos prontuários médicos em papel. Hospitais e clínicas de todo o país demonstravam enfaticamente sua preocupação em saber o que deveria ser feito com os imensos arquivos de prontuários.

Com o intuito de sanar esses problemas, o Conselho Federal de Medicina (2002) elaborou a Resolução nº 1.639 que resolve parte desse problema, ao permitir que, “por meio da microfilmagem ou digitalização dos originais dos prontuários em papel, possa haver um descarte criterioso desses documentos, possibilitando a desocupação do espaço necessário para outras atividades-fim das unidades de saúde”.

Para a elaboração do texto final da resolução, os membros da Câmara Técnica de Informática em Saúde reuniram todas as queixas enviadas ao CFM sobre o assunto e fizeram uma acurada análise dos pareceres e resoluções existentes

sobre o tema, estudando as novas tecnologias e se preocupando com as implicações futuras advindas da implantação da resolução.

Com o apoio da Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS), foram detalhados todos os aspectos técnicos relacionados à área de Informação em Saúde. A resolução exigiu a necessidade de consulta de toda a legislação internacional pertinente ao tema, em especial, a proposta de lei americana sobre os Padrões para a Privacidade da Informação Identificada em Saúde. Outra colaboração importante veio da equipe de técnicos do Projeto SNIS – Sistema Nacional de Informação em Saúde do DATASUS/Ministério da Saúde, que revisou as normas técnicas do parecer que originou a resolução.

2.1.5.1 Novas Normas Técnicas

O Conselho Federal de Medicina (2002), com a formulação da Resolução nº 1.638, procura definir prontuário médico como sendo,

Documento único, constituído por um conjunto de informações, sinais e imagens registradas a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada, com caráter legal, sigiloso e científico, utilizado para possibilitar tanto a comunicação entre os membros de uma equipe multiprofissional como a continuidade da assistência prestada ao indivíduo.

Torna-se imperativo lembrar que a responsabilidade pelo prontuário médico cabe ao médico e aos demais profissionais que compartilham do atendimento ao paciente.

As normas técnicas previstas na resolução estão baseadas na norma ISSO/IEC 17799 e no Código de Ética para a Gestão de Segurança da Informação e buscam, segundo o Conselho Federal de Medicina (2002),

(...) garantir a integridade da informação e a qualidade do serviço; as políticas de realização de cópias de segurança; os requisitos para o sistema de banco de dados a serem utilizados; os fatores de privacidade e confidencialidade, enfatizando os aspectos de política de controle de acesso, auditoria e transmissão de dados.

A Resolução nº 1.638 também ajuda a regulamentar o uso dos Sistemas de Informação e do Prontuário Eletrônico nas instituições, ao tornar obrigatória a criação de Comissões de Revisão de Prontuários nos estabelecimentos de saúde, as quais devem ser criadas por designação da Direção do estabelecimento ou por eleição do Corpo Clínico, sempre coordenadas por um médico.

De acordo com o Conselho Federal de Medicina (2002), é dever da Comissão “assegurar a responsabilidade de execução, preenchimento e guarda dos prontuários e, ainda, a observação dos itens que obrigatoriamente deverão constar do prontuário registrado em papel ou meio eletrônico” (s/p).

Caso uma instituição de saúde promova a digitalização dos seus prontuários em papel e pretenda descartar os originais, é obrigatória a obtenção do aval dessa Comissão. E, de acordo com a legislação arquivística brasileira, deverá também constituir uma comissão multiprofissional para avaliação dos documentos a serem descartados. Tais comissões farão as avaliações necessárias e decidirão quais documentos devem ser preservados, seja por razões legais, epidemiológicas ou histórico-sociais.

2.1.5.2 Certificação dos Sistemas

O Conselho Federal de Medicina (2002) afirma que a certificação dos sistemas para guarda e manuseio de prontuários eletrônicos que estejam de acordo com as normas técnicas definidas pela Resolução nº1.639, está sendo desenvolvida pelo Conselho Federal de Medicina e Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS). Essa certificação procurará ser um instrumento legal para amparar o desenvolvimento e normatização dos sistemas de informação hospitalar e dos Prontuários Eletrônicos em todo o território nacional.

Da mesma forma, o Conselho Federal de Medicina (2002) regulamenta que todas as pessoas físicas, organizações ou empresas que desenvolvam sistemas informatizados para guarda e manuseio do prontuário médico e desejem obter a certificação do CFM e da SBIS deverão cumprir um conjunto de passos elaborados pelo CFM e disponível nos meios eletrônicos (Internet) para todas as instituições de saúde que desejam consulta-lo para regulamentar e implementar sistemas de informação.

O Conselho Federal de Medicina busca, com isso, ajudar no desenvolvimento

de sistemas de informação mais precisos e que atendam às reais necessidades das instituições de saúde no país, delimitando normas e ações que guiem os pesquisadores de várias áreas no aprimoramento e direcionamento das ações que normalizem um modelo de Prontuário Eletrônico.