O Sifarma® possibilita que sejam realizadas três tipos de encomendas: via modem ou diárias, manuais e instantâneas. A quantidade a encomendar está dependente dos níveis de stock definidos para cada produto. No ato da aquisição, é assegurado que o produto comprado está conforme os requisitos de compra especificados, os requisitos de qualidade da farmácia e requisitos legais.
Dentro das encomendas do tipo via modem ou diárias, a encomenda é gerada informaticamente quando determinado produto atinge o stock mínimo, definido na ficha do produto. Quando isto ocorre, diz-se que foi atingido o “ponto de encomenda”. Esta proposta de encomenda é gerada para o fornecedor que está presente na ficha do produto. A quantidade a encomendar, proposta, é suficiente para atingir o stock máximo definido na ficha do produto. Só as encomendas geradas para os distribuidores grossistas preferenciais são aprovadas, após análise minuciosa e ajuste das quantidades segundo as necessidades. No caso dos restantes fornecedores, serão analisados os produtos a encomendar e se necessário o pedido será efetuado para os distribuidores grossistas preferenciais. Após aprovação da encomenda, esta é enviada para o respetivo fornecedor eletronicamente, ficando gravada no Sifarma® com um nº de registo e com a designação de “enviada”.
Relativamente às encomendas via telefone ou encomendas instantâneas, são realizadas para medicamentos/produtos urgentes ou quando falta algum medicamento/produto e é necessário garantir a sua chegada em determinado horário. São normalmente realizadas durante o atendimento, caso o produto desejado não esteja disponível em stock e caso se confirme que não chega em tempo útil numa encomenda próxima. O pedido pode ser realizado por telefone ou pelo Sifarma®, existindo a possibilidade de se escolher o fornecedor, bem como informar o utente da hora de chegada prevista e o preço do produto. Quando o pedido é realizado por telefone é necessário criar manualmente a encomenda no sistema para dar entrada. Como procedimento interno, após ter sido realizada este tipo de encomenda e no ato da receção da mesma, é necessário registar em impresso próprio que se encontra afixado na zona de receção e conferência de encomendas (A descrição fotográfica pode ser consultada no anexo V). As encomendas diretas aos laboratórios da indústria farmacêutica, muitas vezes realizadas aos delegados de venda que visitam a farmácia, são utilizadas para quantidades maiores. São encomendados por esta via produtos novos, com grande procura sazonal, elevada rotatividade de stock e essencialmente de dermocosmética. Apesar do elevado impacto a nível capital que representam este tipo de encomendas, estas acabam por compensar, pois permitem a aquisição de produtos com condições mais favoráveis, com descontos e bónus e, por outro lado, são normalmente fornecidos materiais promocionais, que facilitam o escoamento dos produtos. Neste caso, as notas de encomendas são feitas em suporte papel, ficando as cópias arquivadas em dossier próprio até à chegada da mesma.
Por fim temos a VVM, Via Verde do Medicamento, é basicamente uma encomenda instantânea peculiar, uma vez que apenas é utilizada para determinados medicamentos, como por exemplo, Lovenox® (enoxaparina sódica), com base numa receita médica válida. Esta via apenas pode ser ativada quando a farmácia não possui stock do medicamento pretendido e tem como objetivo combater a falta de determinados medicamentos nas farmácias. Os medicamentos abrangidos por este programa estão presentes numa lista da Deliberação n.º 1157/2015, de 4 de junho (18).
A longo do período de estágio, tive a oportunidade de realizar encomendas diárias, sendo estas sempre alvo de aprovação posterior por parte da diretora técnica, manuais e instantâneas (durante a prática de atendimento ao público).
5.2.1 Receção e conferência das encomendas
Esta fase do circuito do medicamento na farmácia acompanhou grande parte do meu estágio. Qualquer erro poderá afetar a gestão de stocks, portanto, é necessário ter muito cuidado em todos os passos preconizados, tornando-se imperativo um passo de verificação, realizado por outro profissional, para grande parte dos processos.
Quando chega uma encomenda à farmácia, em primeiro lugar, é necessário enviar a fatura original para a contabilidade e registar no duplicado dessa fatura que foi efetuado esse passo: “Enviado original”. Posteriormente, com auxílio do duplicado da fatura, é necessário identificar o número de encomenda no Sifarma®. Se numa fatura estiver presente mais que um número
de encomenda é necessário agrupá-los. No sistema é necessário colocar a referência da fatura, data, valor total faturado, número de produtos e o valor do fee (taxa cobrada por alguns fornecedores), quando aplicável. Posto isto, de seguida procede-se à leitura ótica dos produtos pelo código de barras, quando isto não é possível será necessário introduzir o código do produto ou sua designação manualmente.
Está estipulado que os medicamentos termolábeis, que vêm em caixas adequadas e com cor identificativa, são rececionados em primeiro lugar.
À medida que este processo vai sendo efetuado, é extremamente importante proceder-se à verificação individual da integridade do acondicionamento secundário, data de validade, PVP (preço de venda ao público), número de unidades e local de armazenamento (havendo separação física daqueles que são armazenados na zona de atendimento, dos que são armazenados no interior da farmácia, assim como daqueles que é necessário etiquetar dos que não são).
O PVP deverá ser atualizado quando não coincide com o que está presente no sistema, exceto quando existe mais stock desse produto, aí é necessário verificar o valor referente na fatura e, se estiver correto, deve-se averiguar qual a ordem de escoamento dos produtos com diferentes PVPs, o PVP do que estiver em primeiro lugar será o que fica em vigor no sistema. Quando o PVP de um produto é diferente daquele que está presente no sistema, este é sinalizado e enviado para o armazém, no sentido de apenas ser escoado após ter sido esgotado aquele com ordem de escoamento prioritária.
Relativamente à data de validade, regista-se no programa a mais curta e coloca-se um elástico na embalagem daqueles produtos cuja validade termina no ano currente, de forma a serem dispensados primeiramente. Quando são produtos que estão á vista do utente, a farmácia tem como procedimento interno registar esses produtos, numa folha de excel, criada para esse efeito, onde se coloca o nome do produto, respetivo CNP (Código Nacional Português) e data de validade.
Quando se trata de um produto novo deve proceder-se à criação da sua ficha informática. No caso da existência de um produto faturado indevidamente e/ou faturado, mas inexistente, procede-se à reclamação para o fornecedor, tema que abordarei posteriormente.
O PIC (preço impresso na cartonagem) de grande parte dos MNSRM não vem indicado, permitindo à farmácia definir a margem de lucro. O cálculo do PIC está dependente do valor do IVA do produto. Nos produtos sem PIC, após a sua receção, são impressas etiquetas com o nome, código de barras, preço e IVA a que são sujeitos.
Os medicamentos estupefacientes e psicotrópicos, uma vez que são alvo de um controlo rigoroso, vêm com uma requisição em duplicado, que é rubricada e carimbada pela diretora técnica, para futuramente ser reenviada ao fornecedor. O original permanece na farmácia, arquivado por um período não inferior a três anos.
Quando todos os produtos são rececionados, a encomenda deverá ser conferida por um segundo profissional e os pontos verificados são: número de unidades, preço de faturação, PIC e PVP. O duplicado da fatura deverá ser rubricado pelos elementos que procederam à entrada dos
produtos, etiquetaram e conferiram. Este duplicado deverá ser arquivado no dossier do fornecedor correspondente, por ordem cronológica. Quando são produtos reservados, é necessário verificar se essa reserva foi paga previamente ou não, imprimir o talão de reserva, e armazenar no local apropriado, caso esteja paga ou não. Finalmente, e se conforme, a encomenda deverá ser terminada e os produtos em falta transferidos e enviados para outro fornecedor.