Atualmente as empresas determinam os seus estoques mínimos e máximos de forma empírica, baseando-se em critérios superficiais para determinar o seu estoque de segurança e seu lote de compras.
Os lotes de compras dificilmente são analisados pelas técnicas e fórmulas de lotes econômicos de compras.
Existia uma situação a ser analisada relativa ao comportamento das pessoas quanto à definição dos estoques de segurança: a área que gerencia estoques em uma empresa sempre tem a sua competência colocada em dúvida quando existe falta de materiais. Diante desse fato, a condição humana de garantir segurança leva os administradores a aumentarem o nível dos estoques de segurança. Desta forma, a segurança é aumentada sem que existam críticas fundamentadas sobre o volume adicional de estoque que a empresa apresenta.
A área de estoque sofre pressões de diferentes áreas dentro de uma organização: • A área de marketing e vendas gostaria de ter a máxima disponibilidade “on-
hand” dos produtos da empresa, para o atendimento pleno das solicitações dos
clientes;
• A área de produção solicita a máxima disponibilidade de matérias-primas para que as mudanças nos planos de produção sejam cumpridas da forma mais ágil possível;
• As áreas responsáveis pela função manutenção pressionam pela existência das peças de reposição não só para as manutenções preventivas e preditivas, mas também as próprias manutenções corretivas emergenciais;
• A área financeira deseja o menor investimento possível de dinheiro em materiais de estoque;
• A diretoria da empresa pressiona pela melhoria de indicadores como giro de estoque, e para tanto, a redução de estoque é um dos principais caminhos. Diante da pressão de tantas áreas diferentes, e por motivos diversos, freqüentemente a área de estoques tem que justificar “por que se tem tanto estoque“ (finanças e gestão) ou “por que não se tem material, produto ou peça X” (produção, vendas, manutenção).
Sem a utilização de critérios científicos para definir “que materiais” ter em estoque, “quantas unidades” a serem mantidas em estoque ou mesmo “qual o tamanho do lote” de compras, o gestor de estoques muitas vezes se encontra sem justificativas razoáveis para responder a esses questionamentos.
A ferramenta de informática com refinamento de estoques foi desenvolvida pela Datasul Logística com base em um ponto extremo e de importância fundamental para as empresas que é o momento do Ressuprimento dos Estoques.
Diante das condições verificadas nas empresas do Brasil e do exterior, a Datasul Logística desenvolveu uma solução para determinar o nível de estoque de segurança mais adequado. Ou seja, a quantidade de material mais próxima do real que será estocada para cobertura de situações como atraso na entrega ou demanda real acima da demanda prevista (baseado nas previsões de vendas). Antes de escolher esta ferramenta como base, a Datasul Logística se preocupou em avaliar seus impactos, principalmente com as mudanças/incertezas que ocorrem constantemente como alto consumo de um determinado item que geralmente não é observado pelas empresas e com isso, não implica na composição do Estoque de Segurança. Podem ser citadas situações como:
• Erros de previsão de vendas/consumo; • Índice de refugos acima do esperado; • Desvios na demanda real.
Um Tempo de Ressuprimento alto também não gera por si só a necessidade de compor o Estoque de Segurança, como por exemplo:
• Atrasos de entrega;
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O que as empresas devem estar cientes, é que havendo pelo menos uma destas incertezas relacionadas à aquisição, consumo de um material ou mesmo a venda, a constituição de estoques de segurança para o mesmo é no mínimo recomendável.
Caso seja muito alto o estoque de segurança, alguns custos financeiros, de armazenamentos ou mesmo o risco de obsolescência, perdas e avarias tornam-se altos. Já ao contrário, ou seja, um estoque de segurança baixo, pode ocorrer perdas nas vendas, postergação de pedidos, parada de produção, nível de serviço menor que o esperado entre outros. Então como dimensionar corretamente os estoques de segurança? Como saber que os níveis determinados são suficientes ou estão superestimados?
As empresas têm que estar cientes que não basta apenas usar regras simplificadas como, 50% da demanda do período de ressuprimento, 4 semanas do consumo médio ou mesmo o maior consumo de “n” períodos anteriores. Só isto não basta para resolver o problema de estoque. Essas regras não bastam, a dimensão das incertezas existentes para a situação de estoque e deve ser incorporada no cálculo do estoque de segurança.
Então para auxiliar e chegar ao mínimo de estoque de segurança necessário, a Datasul Logística adotou duas variáveis muito conhecidas para a definição do melhor estoque de segurança, a média (necessidade) e desvio padrão.
Ao ser feito o dimensionamento do estoque de segurança, deve ser baseado na probabilidade de ocorrência de eventos comuns como atrasos e variações de demanda.
O ideal seria que as mudanças nas condições de fornecimento e consumo tivessem reflexos nos níveis de estoques de segurança.
Outros pontos observados e apresentados foram:
A ferramenta de informática com refinamento de estoques possibilita a determinação do estoque de segurança, com base no nível de serviço que se deseja para os materiais;
• As fórmulas de cálculo são livremente definidas, conforme as políticas de estoque que a empresa use ou possa vir a utilizar;
• A possibilidade de simulações das fórmulas fornece fortes embasamentos para decisões táticas sobre a gestão de estoques;
• As políticas de estoque poderão ser definidas para cada agrupamento de itens com características semelhantes, respeitando as particularidades de cada material;
• Outro ponto importante do módulo é o cálculo e atualização do tempo de ressuprimento.
A ferramenta de informática com refinamento de estoques analisa o histórico de entregas de cada item e recomenda o tempo de ressuprimento mais adequado para cada um.
Alguns pontos abordados no desenvolvimento do desenvolvimento da ferramenta de informática com refinamento de estoques foram em função da constatação de que:
• As incertezas da demanda e do ressuprimento devem ser consideradas nos cálculos do estoque de segurança;
• O nível de serviço desejado altera consideravelmente o resultado;
• O processo deve ser dinâmico, a cada novo período os cálculos devem ser refeitos, pois o comportamento pode ter se alterado por ‘n’ motivos do mercado que as empresas atuam.
A ferramenta de informática com refinamento de estoques proporciona como principal benefício ao cliente, á possibilidade de redução criteriosa de estoque, uma vez que o nível de serviço desejado para cada material ou família de material é levado em consideração para recomendação das quantidades a serem compradas ou mantidas.
Conforme Swain (2005) pode-se pensar em simulação como uma ferramenta poderosa, por permitir deixar que se imaginem sistemas e situações novas possibilitando assim maior facilidade a acerto nas análises. Se o sistema é uma linha de produção, uma cadeia de distribuição ou um sistema de comunicações, a simulação pode ser usada para estudar e comparar os fatos alternativos.
Simulação é extensivamente utilizada por empresas para experimentação, visualização e exploração, obtendo os proveitos de avanços na computação, pois, os novos sistemas permitem o processamento de diversas variáveis, tornando assim o resultado o mais perto possível da realidade. A habilidade para construir e executar modelos, gerar estatísticas e obter dados para a análise, sempre foi um das atrações principais de software de simulação. Com essa aplicabilidade a ferramenta de informática com refinamento de estoques proporciona ao gestor de estoques caminhos para que ele faça algumas simulações, com algumas alterações de dados, como por exemplo, o nível de serviço desejado, o tempo de ressuprimento, a equação estatística de previsão (SWAIN, 2005). Cada alteração realizada pelo gestor a ferramenta de informática com refinamento de estoques apresenta um resultado
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que deve ser analisado. Se for um resultado esperado, as funções utilizadas para se chegar ao resultado podem ser gravadas na base de dados e utilizadas quando necessário.
4.3 A EMPRESA ONDE A FERRAMENTA DE INFORMÁTICA COM REFINAMENTO