As compras foram por muito tempo consideradas uma atividade-meio secundária, que deveria ser primária, de caráter estratégico (tático), mas na prática reativo, e administrativo, no entanto muitas vezes desarticulado. Com o tempo esta função administrativa foi evoluindo, acompanhando as transformações do cenário mundial, e à medida que as compras mudavam, e se tornavam mais complexas, iam ganhando importância (BATISTA, MALDONADO, 2008; VINHEIROS, 2008).
Tais mudanças de contexto global começaram em meados da década de 1970 com a crise do petróleo, que ao gerar um aumento na escassez dos recursos passou a demandar uma gestão mais eficiente (VINHEIROS, 2008). Assim, segundo Baily et al. (2000) e Matias-Pereira (2012) as compras passaram a assumir, além das atividades relacionadas a negociação de preço, prazo e qualidade com os fornecedores, as estratégias relacionadas à cadeia de suprimentos, o que fez com que esta atividade passasse a ser vista como estratégica e integrada ao restante da organização.
Para Vinheiros (2008) este processo evolutivo se deu em quatro estágios. O primeiro se caracterizou pela pequena agregação de valor, com as negociações sendo realizadas pelos requisitantes e o Setor de Compras ficando responsável apenas pela execução, ou seja, emissão do pedido de compra, acompanhamento da entrega e a confecção dos contratos. Neste estágio, os funcionários responsáveis pelas aquisições eram essencialmente executores de atividades rotineiras, que pela falta de planejamento e isolamento passavam a maior parte do tempo “apagando incêndios”.
Já as atividades realizadas eram avaliadas com base no conceito de eficiência ao invés da eficácia (VINHEIROS, 2008).
No segundo estágio, ainda segundo o autor supracitado, as compras eram feitas por departamentos especializados inseridos no Setor de Compras, que passa a se comunicar mais com os outros setores. Surge neste a preocupação com a diminuição dos custos, refletida em ações como o enxugamento das cotações e a otimização do fluxo logístico. No entanto, ainda permanece com atuação mecânica e independente das estratégias, com as aquisições ainda executadas de forma reativa. Surge o reconhecimento da importância do desenvolvimento dos funcionários responsáveis pelas compra e do próprio setor como vantagem competitiva contributiva para a rentabilidade. Nesta fase a mensuração do desempenho passa a se basear, além da eficiência, também na redução dos custos (VINHEIROS, 2008).
A partir do terceiro estágio o foco deixa de ser tático, com base em questões operacionais, imediatas e de curto prazo, passando a ser estratégico, fundamentado em questões mais abrangentes e de horizonte mais longo. Assim, passa-se a agregar maior valor ao mudar o foco para a otimização do custo do ciclo de vida dos produtos adquiridos, refletida em ações como a análise de valor e a participação do fornecedor. Neste estágio as aquisições passam a ser feitas com a participação do requisitante para garantir a consideração de todos os aspectos de qualidade e preço. Além disso, utiliza-se especialistas de outros setores para a formação de equipes multifuncionais
capazes de auxiliar na formulação dos pedidos. Os funcionários ganham ainda mais importância ao passar a se valorizar o acúmulo de experiências.
No quarto estágio, segundo Vinheiro (2008), ocorre à total integração das compras com a estratégia, passando a constituí-la como um esforço conjunto desta com outras funções na formulação e implementação das estratégias departamental e organizacional. Assim, a referida função administrativa deixa de ser vista apenas como responsável pelas aquisições como processo, focada apenas na redução dos custos e na qualidade, e passa a ser vista como gestora das aquisições como um todo, focada em questões mais abrangentes como o planejamento das compras.
Em decorrência deste processo evolutivo, atualmente a compra é definida, segundo Matias-Pereira (2012) como um segmento da Administração de Materiais que objetiva suprir as necessidades de materiais e serviços, planejando-os quantitativa e qualitativamente, acompanhando o recebimento, tomando providencias
em caso de imprevistos, e por consequência disponibilizando produtos e serviços no tempo, quantidade e qualidade certos.
Outros autores definem o objetivo desta atividade administrativa de forma semelhante, como é o caso de Ballau (2001), que a delimita como a obtenção de produto ou serviço certo, no lugar correto, no tempo adequado, na quantidade devida, vinda de fonte apropriada e com as melhores condições de preço e qualidade.
Viana (2010) assinala que a compra objetiva o suprimento das demandas organizacionais através da compra e contratações de serviços no mercado com as melhores condições comerciais e técnicas possíveis. Enquanto que para Arnold (1999), o referido objetivo se subdivide em: obtenção de produtos e serviços na quantidade e qualidade necessárias, obtenção de produtos e serviços com o menor preço, garantia de melhor serviço possível e entrega imediata do fornecedor e desenvolvimento e manutenção do relacionamento com os fornecedores.
Independente das diferenças conceituais com relação ao seu objetivo, o alcance deste é fortemente atrelado à forma como a empresa, pública ou privada, é administrada, o que faz com que seja simples e rápida em alguns lugares e complexa e lenta em outros (SILVEIRA, CAMARGO, 2006).
Segundo Arnold (1999) e Correa e Dias (2008), o sucesso no alcance do objetivo da função das compras será diretamente proporcional a forma como são desenvolvidas as suas subatividades, que juntas constituem o ciclo da compra: recebimento e análise dos pedidos de compra, seleção do fornecedor (negociando, solicitando e analisando cotações), definição da especificação e o preço de referência, emissão da solicitação de compra, acompanhamento do prazo de entrega, recebimento e aceite do produto ou serviço, aprovação da fatura da nota fiscal para pagamento. Todo este trajeto foi de extrema importância para como se deu o processo evolutivo das compras governamentais.