Para conceituar os sistemas de informação é necessário conhecer a definição de sistema e como ela surgiu. Segundo Audi; Andrade; Cidral (2005, p. 20), o pensamento sistêmico é “a filosofia de gerenciar sistemas que permitem a abordagem e solução desses problemas”.
Apesar de a origem do pensamento sistêmico reportar-se à filosofia pré- socrática, de acordo com Araújo (1995), a ideia da teoria geral de sistemas como movimento científico teve inicio no trabalho do biólogo Ludwig Von Bertalanffy, na década de 30 do Século XX, que adotou a abordagem de “todos integrados”, partindo do princípio que um ser vivo não é apenas e simplesmente um aglomerado de elementos, sem integridade e organização. O organismo é um sistema que se mantém num mesmo estado, mas a matéria e a energia que o integram estão em constante renovação, chamada de equilíbrio dinâmico do sistema.
Para Bertalanffy, a Biologia não deveria voltar-se apenas para o nível físico-químico ou molecular dos organismos, mas, além disto, deveria se preocupar com os níveis mais elevados da matéria viva. Logo, deve-se analisá-los como sistemas, onde se encontram diferentes níveis de complexidade e, para cada nível hierárquico deve-se utilizar uma linguagem descritiva própria.
Portanto, a Teoria Geral de Sistemas seria uma ciência da totalidade, cujo objeto é a formulação de princípios válidos para os sistemas em geral, qualquer que seja a natureza dos elementos que os compõem e as relações de “forças” existentes entre elas. (AUDI; ANDRADE; CIDRAL, 2005, p. 20). Assim, estabelece que “um sistema pode ser definido como um complexo de elementos em interação” (BERTALANFFY, 1973 p. 84).
Ressalte-se que esta definição foi cunhada para uso em pesquisas de Biologia e, mais tarde, estendida a outros campos do conhecimento que também analisam os fenômenos a partir de uma perspectiva holística. Para Audi; Andrade; Cidral (2005, p. 18), em qualquer hierarquia de sistemas, sua manutenção acarretará um processo de troca de informações, que ele chamou de “comunicação”, com a finalidade de regular o sistema (controle). Assim, a definição de sistema parece genérica para ser utilizada em várias áreas, conforme aponta Oliveira (2009, p. 7) ao afirmar que:
sistema é um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função.
Bio (2008, p. 29) utiliza o conceito de pensamento sistêmico para definir sistema de informação:
considerando que um conjunto de partes interdependentes no seu todo pode ser parte de um todo maior, depreende-se a noção de subsistema, ou seja, um sistema que é parte de outro. A partir desses conceitos, infere-se que o sistema de informação é um subsistema do “sistema empresa”, e dentro da mesma linha de raciocínio, pode-se concluir que seja composto de um conjunto de subsistemas de informação, por definição, interdependentes.
Outros autores definem e comentam sobre os sistemas de informação a partir de conceitos não muito diferentes, conforme demonstrado no Quadro 3, organizado em ordem cronológica das definições e comentários sobre sistemas de informação apresentados pelos autores.
Quadro 3 – Definições e comentários sobre Sistemas de Informação
Autor e ano Definições e comentários sobre Sistemas de Informação
MAÑAS (1999, p.55) Conjunto interdependente das pessoas, das estruturas da organização, das tecnologias da informação (hardware e software), dos procedimentos e métodos que deveriam permitir à empresa dispor, no tempo desejado, das informações que necessita (ou necessitará) para seu funcionamento atual e para sua evolução.
O’BRIEN (2002, p.17) Um sistema de produção recebe matérias-primas com entrada e produz bens acabados como saída. Um sistema de informação também é um sistema que recebe recursos (dados) como entrada e os processa em produtos (informação) como saída.
LAUDON; LAUDON (2008, p.9)
Conjunto de componentes inter-relacionados, que coletam (ou recuperam), processam, armazenam e distribuem informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização. Além de dar apoio à tomada de decisões, à coordenação e ao controle, esses sistemas também auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos.
REZENDE (2008, p.14)
Todo sistema, usando ou não recursos de tecnologia da informação, que manipula dados e gera informação, pode ser genericamente considerado como um sistema de informação.
Fonte: Elaborado pela autora, 2011
A partir destas definições e comentários sobre sistemas de informação, percebe-se que o que determina a definição de um sistema de informações gerenciais é o uso que se faz dele.
O’Brien (2002) ilustra as diferenças entre os sistemas de informações gerenciais, ao traçar um histórico desses sistemas, afirmando que até os anos 1960, eles eram utilizados para tarefas simples como processamento de transações, manutenção de registros, contabilidade e outros aplicativos de processamento eletrônico de dados. Mais tarde, começaram a ser utilizados para fornecer relatórios administrativos, que dariam aos gerentes as informações necessárias para as tomadas de decisão. Para ele, a partir daí é que surgiram os sistemas de informação gerencial (SIG).
Nos anos 1970, percebeu-se que os produtos de informação resultantes desses sistemas de informação gerencial já não estavam atendendo adequadamente muitas das necessidades de tomada de decisão administrativa. Surgiram, então, os sistemas de apoio à decisão (SAD), cujo papel era fornecer aos seus usuários finais, os gerentes, o apoio sob medida aos estilos únicos de decisão
dos gerentes, conforme estes enfrentassem tipos específicos de problemas no mundo real.
Na década de 1980, outros novos papéis surgiram para os sistemas de informação, a partir da adoção da microinformática, que deu acesso direto à informação para os usuários finais, sem que fosse necessário o apoio de intermediários, como os departamentos de informática, por exemplo.
Já nos anos 1990, aprimorou-se o papel estratégico dos sistemas de informação, quando a tecnologia da informação passou a ser um componente integrante dos processos, produtos e serviços das organizações, ajudando-as a conquistar vantagem competitiva no mercado globalizado.
Seus objetivos, contudo, permanecem inalterados há mais de 30 anos, conforme demonstra Rezende (2008, p. 2), uma vez que “nas organizações privadas, o enfoque dos sistemas está no negócio empresarial; e nas organizações públicas, nas atividades principais”. Assim, em ambos os tipos de organizações, os sistemas são adotados visando auxiliar os processos decisórios. Desta forma, Rezende (2008, p.19) apresenta a seguinte definição dos sistemas de informação gerencial:
os sistemas de informações (...) contemplam o processamento de grupos de dados das operações e transações operacionais, transformando-os em informações agrupadas para gestão. Trabalham com os dados agrupados (ou sintetizados) das operações das funções organizacionais, auxiliando a tomada de decisão do corpo gestor (nível médio ou gerencial) das unidades departamentais, em sinergia com as demais unidades. Resumindo, é todo e qualquer sistema que manipula informações agrupadas para contribuir para o corpo gestor da organização privada ou pública. (REZENDE, 2008, p. 19)
Para Mañas (1995, p. 65), “Sistemas de Informação Gerencial são aqueles que fornecem uma parte das necessidades gerenciais de informação para o processo de tomada de decisão, dado um particular método de decidir”. Já para Oliveira (2009, p. 26), sistema de informação gerencial é o processo de “transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, proporcionando, ainda, a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados”.
Diante das transformações sociais e econômicas experimentadas a partir da implantação da Sociedade da Informação, e da crescente importância da informação como fator crítico de sucesso para todo o tipo de atividade, os sistemas
de informação também têm exercido papel essencial na administração das organizações, conforme é apresentado a seguir.