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1. - Análise do documento e definição do seu conteúdo.

2. - Identificação e selecção dos conceitos representativos do conteúdo. 3. - representação desses conceitos por termos de indexação.

7.1. A ANálIse e DeTeRMINAÇÃO DO CONTeúDO

A apreensão do conteúdo, entende-se ser a capacidade de analisar e descrever em profundidade o conteúdo do documento. A descrição do conteúdo deve ser o mais completa possível de forma a evitar o silêncio de alguma informação re- levante ou pertinente. Significa que não deve ser omitida ao pesquisador parte importante do conteúdo do documento.

Em segundo momento a análise deve identificar os conceitos que representam o conteúdo do documento. e deve fazê-lo com precisão de modo a assegurar que não se produz ruído. Ou seja, ter o cuidado de não identificar conceitos que não sejam relevantes no acto da pesquisa. A relevância é o grau em que os resulta- dos da pesquisa correspondem à necessidade de informação de um determinado utilizador. Este conceito liga-se ao de precisão que significa a possibilidade de os itens encontrados coincidirem com as necessidades do pesquisador.

em terceiro lugar deve ser efectuada a selecção dos conceitos que melhor re- presentam o conteúdo dos documentos. os princípios que estão na base desta selecção são a exaustividade e a especificidade.

A exaustividade é a qualidade da indexação em função da relação quantitativa entre os conceitos expressos na indexação e os efectivamente contidos no docu- mento.

Especificidade é a capacidade dos termos de indexação descreverem com preci- são os conceitos presentes no documento. se a linguagem de indexação se tor- na menos específica, os termos são usados de forma mais abrangente, de forma mais genérica.

A metodologia para a análise dos documentos escritos não obriga necessaria- mente à sua leitura integral. Consiste na análise das partes importantes do texto e da atenção que deve ser dada ao título, resumo, sumário, introdução, início dos capítulos e conclusões, às ilustrações, diagramas, quadros com as respectivas legendas, e ainda palavras ou frases de alguma forma realçadas. Pode ser feita ainda leitura em diagonal e no caso de estes elementos não se mostrarem sufi- cientes, então deve ser lido o documento na sua globalidade.

no caso de documentos não textuais, o método é recorrer aos elementos de iden- tificação, como sejam o título, resumo, informação acompanhante e claro que

em situação de dúvida ou insuficiência de elementos, deve ouvir-se ou visionar o documento.

7.2. IDeNTIFICAÇÃO e seleCÇÃO DOs CONCeITOs RePReseNTATIvOs DO CONTeúDO

Na identificação e selecção dos conceitos, deve ter-se em conta as grelhas de identificação dos critérios adoptados pelos organismos para as áreas de conheci- mento abrangidas pela indexação.

no respeito dessas grelhas de critérios da instituição, o indexador pode não ter de seleccionar todos os termos identificados no documento. A escolha dos ter- mos depende da utilização da indexação. O indexador deverá poder identificar todos os conceitos que terão valor potencial para os utilizadores do sistema de informação.

Por outro lado a indexação não deverá limitar-se a uma posição demasiada res- trita. os documentos inicialmente destinados a uma comunidade de conheci- mento poderão ter valor para outra área e daí não dever descurar-se as diversas facetas de um assunto.

essencialmente o indexador deve ter em conta os utilizadores a quem se destina a indexação que efectua, e antever as perguntas que podem ser feitas ao sistema de informação.

Por princípio os conceitos devem ser representados de forma mais específica possível.

Como se pode verificar, o mesmo conjunto de documentos podem ser tratados de forma diferenciada, quer se trate de uma biblioteca pública, ou de uma bi- blioteca especializada de um centro de investigação ou de uma universidade. São seleccionados conceitos diferentes de acordo com os diferentes perfis dos públicos-alvo.

A escolha dos termos de indexação deve ter em conta que os conceitos já contidos na linguagem de indexação na sua forma preferencial. ou seja, na forma que já figura no tesauros ou na lista estruturada.

7.3. RePReseNTAÇÃO DOs CONCeITOs POR TeRMOs De INDexAÇÃO

Os termos que representam conceitos novos devem ser verificados quanto ao conteúdo e quanto à forma. esse controlo deve ser feito com o auxílio de instru- mentos de referência. Significa que devem ser consultadas enciclopédias e di- cionários de autoridade na respectiva área de conhecimento. Há também lugar à consulta de especialistas na área de conhecimento em questão, e preferencial- mente que tenham competências na ciência da informação, nomeadamente em classificação e indexação. Há ainda questões relacionada com os instrumentos de indexação e com a língua. neste caso, de termos novos, que não podem ser ime- diatamente aceites pela linguagem de indexação em uso, ficam propostos como candidatos para ulterior integração.

instrumentos da indexação

os instrumentos de indexação tais como os tesauros, as listas de encabeçamen- tos, as listas alfabéticas de assuntos, que controlam o vocabulário, bem como as tabelas de classificação, e as tabelas de autoridade das classificações usadas em instituições de referência, servem de apoio à indexação.

o indexador tem nestes instrumentos as ferramentas necessárias para a melhor escolha do vocabulário quer no momento da representação dos conceitos, quer no momento em que o utilizador executa a pergunta de pesquisa.

os instrumentos de apoio à indexação permitem a consistência, uniformidade e coerência da indexação, e disciplinam o indexador, já que permitem criar proce- dimentos normativos definindo uma metodologia.

daí que os instrumentos de trabalho para indexação deverão ter em conta as necessidades dos utilizadores, a estrutura, as normas e orientações do serviço para o trabalho de indexação, o funcionamento do próprio serviço em que vai ser aplicada, o tipo de produtos de difusão da informação que o serviço produz, a área de conhecimento, a natureza e a quantidade de documentos a indexar, e não menos importante de tudo o perfil, ou a qualificação dos especialistas que vão utilizar essa linguagem de indexação.

8. CONTROlO De quAlIDADe e FACTORes que DeTeRMINAM