A VTALER OM VELFERDSTJENESTER ( KVALITET / TJENESTEUTVIKLING ) – RAPPORTERING

Os autores consultados (MÜLLER, FEITH e FRUIN, 1968; JENKINSON, 1965; Association de Archivistes Français - AAF, 1970; SCHELLENBERG, 1974; TANODI, 1961; HEREDIA HERRERA, 1993; LODOLINI, 1973; CRUZ MUNDET, 1994; PAES, 1986; BELLOTTO, 1991; LOPES, 1996; ROUSSEAU e COUTURE,

1998) destacam o princípio da proveniência, ou seja, a relação dos arquivos com uma organização produtora. "Assim como a administração é, de forma geral, a reguladora ou auxiliar da vida organizada, a documentação que forma os arquivos é por sua vez auxiliar da administração; é seu auxiliar documental, não produtivo em si como o fim ou intenção de produzir algo, senão que é um meio subsidiário para: a) facilitar, ajudar e possibilitar o cumprimento dos fins e funções da entidade; e b) certificar, documentar, testemunhar e provar esse cumprimento" (TANODI, p. 70-71). A organização72, modernamente definida como um sistema funcional voltado para o alcance de objetivos comuns, ramifica suas atuações através de elementos inter-relacionadas e interdependentes que, segundo Chiavenato (1987), podem ser sintetizados no 'pentagrama': tarefa, estrutura, pessoal, ambiente e tecnologia73. As variáveis organizacionais desenvolvidas por Chiavenato, que certamente participam e interferem no resultado da preservação digital, podem ser definidas da seguinte forma:

• tarefa - "conjunto de operações similares e homogêneas que devem ser realizadas em certo tempo, por um tipo de indivíduo, em local próprio e com certos meios" (MIRANDA, 1978, p. 31);

72 _{A organização é vista aqui no sentido institucional e não como uma das funções do processo administrativo.}

Conforme (Blau e Scott, 1970), a organização formal deve ser distinguida da organização social. A organização formal é uma organização criada deliberadamente para atingir certas finalidades, enquanto a organização social se refere ao modo segundo o qual a conduta humana se organiza socialmente.

73 _{De acordo com Chiavenato (1987, p. 10-14), a organização tem sido estudada a partir de cinco variáveis inter-}

relacionadas e interdependentes que coincidem com a evolução do pensamento na teoria geral da administração - TGA. Primeiro, a ênfase no desempenho das atividades, com a Administração Científica de Taylor. Segundo, uma busca pelo "tipo ideal" de estrutura com a Teoria Clássica de Fayol e a Teoria da Burocracia de Weber, seguindo-se, mais tarde a Teoria Estruturalista da Administração. A reação humanística veio logo a seguir, com as pesquisas sobre os fatores de motivação no trabalho através da Teoria das Relações Humanas, mais tarde desenvolvida pela Teoria Comportamental e pela Teoria do Desenvolvimento Organizacional. A seguir, a Teoria dos Sistemas veio apontar o ambiente como forte fator de influência nos resultados, sendo complementada pela Teoria da Contingência. E, finalmente, a Teoria da Contingência tem destacado a tecnologia, sobretudo a tecnologia da informação, como fator de produtividade e competitividade.

• pessoal - conjunto de indivíduos responsáveis pela execução de tarefas na organização;

• estrutura - arranjo, divisão, integração e coordenação das tarefas da organização74 (HALL, 1984);

• ambiente específico - conjunto de fatores e condições externas que têm relevância imediata para a organização, incluindo seus clientes, fornecedores, sindicatos, autoridades regulamentadoras, grupos de interesse público, associações de classe e outros públicos ou entidades (BOWDITCH e BUONO, 1997); e

• ambiente geral - conjunto de fatores, tendências e condições gerais que afetam todas as organizações, incluindo condições tecnológicas, fatores sociais, interações políticas, condições econômicas, fatores demográficos, a estrutura legal e sistema ecológico, fatores de mercado e condições culturais (BOWDITCH e BUONO, 1997).

O esforço despendido no dia-a-dia da organização, pela interação de suas variáveis existenciais, materializa-se também na geração de documentos de arquivo, que, independentemente do tipo de suporte, representam ou representarão seu patrimônio profissional, legal e, por vezes, histórico-cultural. A comprovação da responsabilidade social e mesmo cultural das organizações – cada vez mais um reclame da sociedade – apóia-se na salvaguarda dos registros de suas ações. Explicita-se, assim, a necessidade da conservação do acervo documental, exacerbada nas últimas décadas em função dos crescentes riscos de perda de informação introduzidos com a tecnologia digital.

74 _{A definição genérica de estrutura organizacional permitiria inserir em seu bojo as categorias de pessoal,}

As principais implicações para o gerenciamento do ciclo de vida de documentos eletrônicos são a necessidade de gerenciar ativamente as fontes em cada fase de seu ciclo de vida e de reconhecer as interdependências entre cada fase e o início das atividades de conservação o mais cedo possível. Isso representa uma importante diferença em relação à conservação convencional, na qual o gerenciamento é amplamente passivo até que trabalho de preservação específico seja requerido, tipicamente, muitos anos após a produção e raramente, ou nunca, envolvendo o produtor.

3 DOCUMENTO ELETRÔNICO DE ARQUIVO: CONSERVAÇÃO E

PRESERVAÇÃO

Tradicionalmente, os conceitos de conservação e preservação apresentam variações dependendo do documento consultado. A Carta de Burra do International

Council on Monuments and Sites – ICOMOS (CURY, 2000), o Dicionário de terminologia arquivística da AAB (AAB, 1990) e a Resolução no. 14 do CONARQ

(CONARQ, 2001c), por exemplo, apresentam o termo conservação de forma mais abrangente, inserindo a preservação como atividade subordinada. Alguns autores, entretanto, invertem esses significados. O Glossary of world heritage terms da UNESCO (1997) abstém-se de conceituar os termos, afirmando que as palavras são usadas de forma intercambiada, incluindo as palavras salvaguarda e proteção como alternativas. Outros autores assumem posição mediana, adotando o binômio conservação/preservação. Como grande parte da literatura é de origem norte- americana, é possível que os problemas de interpretação se tenham alastrado em função das traduções dos termos conservation e preservation. James (2000), em nota de rodapé de seu artigo The Burra charter at work in Australia afirma que na Austrália o termo conservation abarca os diversos processos enquanto nos EUA é o termo preservation que assume esse significado abrangente.

Do ponto de vista etimológico – a palavra conservar origina-se do latim

conservare com o significado de "observar fielmente" e a palavra preservar origina-

se do latim præservare com o significado de "observar antes" –, o termo conservar parece ser mais abrangente pela idéia de continuidade e pela força do advérbio

fielmente. Assim, em sintonia com a legislação arquivística brasileira75 e para maior clareza na redação – tentando-se evitar as "conhecidas interpretações polêmicas que trazem o uso isolado de uma palavra ou de outra" (CURY, 2000, p. 11) –, optou- se por conservação como termo genérico para políticas e ações com vistas à permanência do documento no seu percurso natural de vida, e por preservação como termo específico para a atividade de prevenção da deterioração e danos em documentos. Na seção 3.1 discutem-se as dimensões da conservação e preservação e nas seções 3.2, 3.3 e 3.4 os problemas, os requisitos e as principais estratégias para a preservação de documentos eletrônicos, respectivamente.