Tendo em conta a teoria, exposta anteriormente, foi projetada a realiza- ção de uma entrevista. Este método foi um dos selecionados, uma vez que não requere a intervenção de um grande grupo de utilizadores, é rápido e não acarreta grandes custos.
Optou-se pela realização de uma entrevista semi-estruturada. Desta forma, elaborou-se uma folha de registo, disponível para consulta no Apêndice B, onde é possível ver os pontos que se pretende focar. Contudo, o entrevistado teria a liberdade de exprimir a sua opinião, não tendo necessariamente que responder, de forma direta, aos pontos registados. Esta avaliação, por meio de entrevista, foi desenvolvida para ser aplicada aos serviços que utilizam o sistema AIDA para realizar prescrições de MCDTs e elaborar relatórios. Ou seja, a ideia era fazer um ponto de situação nos serviços prestadores de MCDTs que utilizam a AIDA como forma de registo.
Esta intervenção envolvia então três serviços: Anatomia Patológica, Provas Funcionais Respiratórias e Cardiologia sendo que a população alvo seria, pelo menos, um tipo de pro ssional de cada serviço que tivesse interferência no registo (médico, técnico, enfermeiro, administrativo), para ser possível reco- lher informações sobre o feedback sobre a AIDA.
Esta avaliaçãp iria complementar a utilização dos questionários, possibili- tando a avaliação do grau de satisfação dos utilizadores, recolher possíveis sugestões de alterações ao sistema e identi car possíveis erros e falhas do mesmo. Contudo, esta avaliação não foi passível de ser realizada, uma vez que, tal como é sabido, os pro ssionais de saúde nãopossuem demasiado tempo disponível. Este facto impossibilitou realizar o que foi planeado.
4.3 Análise SWOT
A teoria exposta anteriormente, na subsecção 3.1.2, serviu de base para a aplicação da analise de SWOT a todo o processo de desmaterialização a que se assiste e, consequentemente à implementação do sistema de RCE no CHAA designado AIDA. A projeção deste estudo, seguiu os passos estipula-
dos na teoria.
Sendo assim, numa fase inicial, teve-se em conta o ambiente interno à apli- cação, ou seja, reuniram-se as forças (pontos fortes) e as fraquezas (pontos fracos) do sitema em causa e de toda a desmaterialização do processo ine- rente à sua implementação. Numa segunda fase, a atenção foi dirigida ao ambiente externo, ou seja, aferiu-se acerca das oportunidades e ameaças que podem advir do ambiente externo ao hospital para a plataforma AIDA. Para o progresso desta análise, tiveram especial importância os questionários (cujos resultados se apresentam na secção 5.2.1).
Se tivermos em conta as forças do sistema, temos que considerar, não apenas as vantagens que advém da sua utilização, mas também as suas competências internas, tais como: os recursos disponíveis para a realização dos objetivos para os quais foi projetado; o que torna o sistema diferente dos demais já existentes, e o que o torna especial na óptica do utilizador.
Já as fraquezas devem estar relacionadas com os aspetos que não acrescen- tam valor competitivo ao produto: as desvantagens impostas pela utilização do sistema ou as limitações do sistema que impedem a realização das tare- fas para as quais foi desenvolvido. É necessário averiguar o que pode ser melhorado e ressaltar o que pode ser entendido como fraquezas. Uma vez identi cadas, as fraquezas devem servir de base de incentivo à estruturação de planos de intervenção bem estruturados e desenvolvidos na medida em que possibilitem a transformação das fraquezas em forças.
As oportunidades tidas em conta, para esta análise, são aquelas forças sobre as quais o hospital não tem controlo (ambiente externo), mas que podem ser aproveitadas para in uenciar positivamente a instituição. Numa fase ini- cial, identi caram-se as oportunidades (quais são e onde estão). Nesta fase, tentou-se integrar as forças no campo das oportunidades, ou seja, tentou-se conhecer de que forma as forças podem ser transformadas em oportunida- des. Para além disso, everiguou-se as fraquezas dos produtos concorrentes, para apresentar as características, do sistema que se está a analisar, como oportunidades que cumprem as necessidades, tendo em conta a tecnologia emergente.
vel aferir acerca das ameaças externas às quais os sistemas estão sujeitos. Mais uma vez, inicialmente foi primordial identicar os principais obstáculos que expõe o sistema a ameaças, tendo especial atenção a novos produtos de- senvolvidos que podem ser considerados concorrentes ao sistema que se está a analisar. Posteriormente foi também feita uma análise às fraquezas que podem tornar-se ameaças. Desta forma, foi dedicada mais atenção a essas fraquezas, por forma a minimizá-las ou, se possível, eliminá-las/ transformá- las em forças/oportunidades. Importa referir ainda que os sistemas podem ser ameaçados e considerados absoletos devido a alterações nos regulamentos, devido à falta de recursos para o seu desenvolvimento e/ou implementação e a barreiras do foro político. Assim estes aspectos não foram descorados, tendo sido considerados, no decorrer da análise de SWOT realizada, cujos resultados se apresentam na secção 5.3 desta dissertação.
Capítulo 5
Resultados
5.1 Análise da extração dos registos de pedidos
de MCDTs
A Tabela 5.1 resulta da extração nal com a análise de 51794 pedidos eletrónicos. Pode veri car-se que os serviços de Anatomia Patológica, Gas- trenterologia, Radiologia e a Unidade de Broncoscopia são aqueles para os quais os pedidos são mais demorados uma vez que, tal como é demonstrado, requerem o preenchimento obrigatório de tarefas, que antecedem a efetiva- ção do mesmo. Contudo, veri ca-se um tempo superior ao que seria esperado nos pedidos dirigidos aos serviços de dermatologia e no pedido ao exterior. O tempo total gasto no processo de requisição de MCDTs pode ser bastante in uenciado por diversas situações que nos ultrapassam no momento em que é feita esta análise. Um exemplo seria uma situação em que o médico inicia um ePedido e, por um motivo de força maior, se ausenta do computador nalizando o processo de requisição apenas uns minutos mais tarde. Assim, a média de tempo gasto por pedido caria in uenciada e os minutos gastos na execução dos pedidos podem considerar-se, nesta situação, in acionados. O grá co da Figura 5.1 resume o número total de pedidos recebidos por serviço. No período em análise, o serviço de radiologia apresenta-se como sendo o que recebe um maior número de pedidos. Em contrapartida, estes são dirigidos em menor número para os serviços de dermatologia e de anes-
Tabela 5.1: Extração com o tempo gasto em pedidos para os diferentes ser- viços
Serviços NoPedidos Recebidos Tempo Pedidos(s) Tempo Tarefas(s)
Anatomia Patológica 5722 585686 2153 Anestesia 3 223 0 Dermatologia 3 806 0 Gastrenterologia 2217 276410 2370 Gastrenterologia 2211 275572 2370 Radiologia Apoio 6 838 0 Ginecologia 884 52495 0 Imunoalergologia 5 378 0 Imunohemoterapia 8 715 0 Medicina de Reprodução 927 40104 0 Medicina Física e de Reabilitação 167 9611 0
Neurologia 346 29683 0
Novos Pedidos Exterior 29 1865 0
Obstetrícia 388 34138 0
Oftalmologia 160 12922 0
Ortopedia 8 557 0
Otorrinolaringologia 719 37423 0 Pedido ao Exterior 2581 291641 0 Provas Funcionais Respiratórias 1686 111470 0 Radiologia 26184 2061642 15959 Radiologia 6347 385252 531 Radiologia Apoio 9 1969 0 Radiologia Convencional 6013 422050 233 Radiologia Digestivos 75 8872 14 Radiologia Ecogra a 7901 563524 124 Radiologia Intervenção 401 37906 0 Radiologia Mama 834 55998 20 Radiologia RM 1335 218220 12373 Radiologia TAC 3269 367851 2664 Serviço de Cardiologia 7650 536284 0 Serviço de Cardiologia UF 67 3607 0 Serviço de Imagiologia UF 1807 114203 0 Unidade de Broncologia 126 38575 4786 Urologia 107 6071 0 Total Geral 51794 4246509 25268
tesia. Foram executados apenas 3 ePedidos aos serviços de Dermatologia e Anestesia, contrapondo com um total de 26184 pedidos direcionados ao serviço de Radiologia.
Figura 5.1: Número total de pedidos recebidos por serviço.
A partir da informação extraída, foi analisada a quantidade mensal de ePedidos realizados no período entre outubro de 2012 e maio de 2013. Recor- rendo a ferramentas do Excel, foi possível projetar a tendência desta quanti- dade até ao nal do ano 2013. O grá co da Figura 5.2 traduz essa projeção. Em geral, o número de ePedidos tem vindo a aumentar desde outubro de 2012. Em dezembro veri ca-se uma pequena diminuição desta quantidade, o que pode ser explicado por uma diminuição do número de consultas reali- zadas devido à época natalícia. O número de pedidos apresenta o seu pico máximo no período de dezembro de 2012 para janeiro de 2013. E tal como se visualiza, a maioria dos pedidos eletrónicos realizados foram efetuados no ano de 2013. Uma vez que este processo se iniciou no CHAA apenas em setembro de 2012, esta situação pode ser indicativa de um período, que se estende de outubro a dezembro de 2012, marcado pela adaptação dos utili- zadores e pela implementação do sistema em todos os serviços de forma a funcionarem adequadamente. Após este período, justi ca-se o considerável aumento do número de ePedidos no ano de 2013. Em 2013, veri ca-se um
ligeiro aumento do número de pedidos realizados eletronicamente, tendo-se veri cado uma pequena descida no mês de fevereiro, provavelmente devido ao menor número de dias constituintes do mesmo. Em maio de 2013 ocorreu o maior número de pedidos de que houve registo, tendo sido efetuados o total de 8536 ePedidos. Até ao nal do presente ano, a tendência é veri car-se um aumento do número de pedidos eletrónicos. Mantendo-se a proporção de crescimento que se veri cou até à data, estima-se que em dezembro de 2013 estejam registados eletronicamente perto de 14000 pedidos.
Figura 5.2: Estudo da evolução da quantidade mensal de ePedidos
Importa fazer uma análise mais detalhada dos pedidos que envolvem na sua execução tarefas de preenchimento obrigatório, já que são aqueles que, naturalmente e como foi já referido, requerem mais tempo para serem efe- tivados. Uma análise desses casos auxilia e é indispensável na otimização do tempo despendido por parte dos pro ssionais de saúde no exercício deste processo e consequentemente contribui para uma gestão temporal que irá permitir um melhor funcionamento de toda a unidade hospitalar.
Na Figura 5.3 encontra-se o número total de pedidos dos serviços de Ana- tomia Patológica, Broncologia, Radiologia e Gastrenterologia (estes dois úl- timos subdivididos nas diferentes categorias que os constituem). De entre estes veri ca-se que ocorreu um maior número de pedidos para a categoria de Radiologia Ecogra a com 7866 pedidos e a Unidade de Broncologia é a que receciona menos pedidos, tendo contado com apenas 123. De facto, o
serviço de Radiologia no seu total é o que recebe mais pedidos, contando com cerca de 26184, ao qual se segue o serviço de Anatomia Patológica com 5722 pedidos.
Figura 5.3: Número total de pedidos dos serviços que implicam o preenchi- mento de tarefas.
De forma a estudar, mais detalhadamente, estes 4 serviços, que se dife- renciam dos restantes pelo facto de possuírem formulários de preenchimento obrigatório, procedeu-se à eliminação de valores extremos, por forma a ser possível uma correta análise dos dados. Tendo-se eliminado os registos que apresentavam valores extremos para a realização das tarefas, obteve-se a Ta- bela 5.2. Nesta tabela estão analisados 840 pedidos.
Tabela 5.2: Extração com o tempo gasto em pedidos para os diferentes ser- viços
Serviços NoPedidos Recebidos Tempo Pedidos(s) Tempo Tarefas(s)
Anatomia Patológica 52 6082 1161 Gastrenterologia 93 14459 2370 Radiologia 639 123862 16070 Radiologia 15 2979 531 Radiologia Convencional 15 3508 232 Radiologia Digestivos 4 606 14 Radiologia Ecogra a 10 1960 124 Radiologia Mama 1 305 20 Radiologia RM 423 89053 12337 Radiologia TAC 171 25451 2812 Unidade de Broncologia 56 19900 4825 Total Geral 840 164303 24426
Com os dados da Tabela 5.2, foi possível aferir a média de tempo de execução dos pedidos, o tempo de execução da tarefa por cada requisição eletrónica e a percentagem de tempo gasto na mesma para os serviços em causa. Os resultados obtidos desta análise encontram-se na Tabela 5.3. Esta demonstra que as tarefas não ocupam grande parte do tempo dedicado ao pedido eletrónico. Regra geral, os pedidos com uma execução mais demo- rada são também, logicamente, aqueles que envolvem o preenchimento de formulários (tarefas) mais extensos. O pedido que exige mais tempo é exe- cutado para a Unidade de Broncologia, demorando em média 355 segundos, dos quais cerca de 86 segundos são gastos no preenchimento da tarefa. Desta forma, a Unidade de Broncologia é a que exige mais tempo no preenchimento da tarefa, sendo que aproximadamente 24% do tempo gasto na execução de um pedido para esta Unidade é gasto no preenchimento do formulário obriga- tório para recolha de informação extra. No serviço de Radiologia, a categoria Radiologia, que incluí os pedidos para exames radiológicos mais gerais, é a que apresenta a tarefa mais demorada que ocupa cerca 18% do tempo de- dicado à elaboração de uma requisição eletrónica. A esta categoria segue-se a requisição eletrónica para a realização de uma Ressonância Magnética que demora em média 211 segundos e em que cerca de 14% do tempo é gasto no preenchimento do formulário para informação de contraindicações.
Tabela 5.3: Extração com o tempo gasto em pedidos para os diferentes ser- viços
Serviços Média do Tempo do Pedido (s) Tempo da Tarefa por Pedido (s) % Tarefa
Anatomia Patológica 116,96 22,33 19% Gastrenterologia 155,47 25,48 16% Radiologia 193,84 25,15 13% Radiologia 198,60 35,40 18% Radiologia Convencional 233,87 15,47 7% Radiologia Digestivos 151,50 3,50 2% Radiologia Ecogra a 196,00 12,40 6% Radiologia Mama 305,00 20,00 7% Radiologia RM 210,53 29,17 14% Radiologia TAC 148,84 16,44 11% Unidade de Broncologia 355,36 86,16 24% Total Geral 195,60 29,08 15%
Tendo por base a totalidade de pedidos presentes na Tabela 5.3, podemos aferir que um pedido demora em média cerca de três minutos e o preenchi- mento das tarefas cerca de meio minuto, o que corresponde a cerca de 15%
do tempo médio de uma requisição eletrónica.