A análise de stocks deve ser a primeira fase da aplicação de um sistema de Gestão de Materiais, no sentido de determinar com precisão qual a natureza do campo de estudo, quais os artigos onde “a eficácia pode ser atingida e onde as economias podem ser realizadas” (IBM, Systeme de Gestion des stocks, PICS, 1978 in Manso, 1980). Só depois desta análise, se está em condições de saber o que se vai gerir e a maneira de gerir.
Na Gestão de Materiais têm surgido novas filosofias, nomeadamente, o Just-in-Time (JIT) em que tudo aquilo que vai para além do mínimo necessário, em termos de materiais, máquinas e força de trabalho necessário para acrescentar valor ao produto, é visto como desperdício. Apesar disso, na realidade dos Hospitais a ideia de que não se deve utilizar os mesmos métodos de gestão para os artigos de custo elevado e/ou estratégicos e para os artigos de custo baixo (Manso, 1980; Delmar, 1982; Waters, Abdallah e Santillán, 2001), considerada por alguns de “antiga” continua a ser defendida. Desta maneira, os custos de gestão destes últimos seriam superiores aos benefícios que daí adviriam. E mais: o seu grande número requeria um tempo demasiado longo que obrigaria a não se prestar a devida atenção aos artigos de custo mais elevado.
Este salutar princípio levanta imediatamente o seguinte problema: Como classificar aqueles artigos? Esta classificação terá que ser feita, tal como afirmam Braga (1991), Pires (1997) e Waters et al. (2001) em função do objectivo que se pretende atingir. Assim, pode-se dividir por valores anuais comprados, valores de Stock (Stock médio ou Stock momentâneo), valores de consumo, quantidades de consumo (nas respectivas unidades), frequência de consumo, etc.
Para proceder à classificação recorre-se à análise ABC. Esta é uma técnica com que se pretende fazer uma análise de stocks segundo determinados critérios – valor investido, frequência de saídas e outros -, de maneira a repartir os stocks em grupos ou classes A, B e C, de acordo com o número de artigos e as suas características particulares, a fim de aplicar métodos de gestão diferenciados (Duarte, 1971b; Manso, 1980; Delmar, 1982; Waters et al. 2001; Huarng, 1998; Law et al., 1993; Vastag e Whybark, 1993; Young, 1992). Esta análise revela-se, efectivamente, um importante meio de gestão. Resulta da constatação empírica de que os armazéns têm, habitualmente, uma grande heterogeneidade de artigos e que conduzirá a definir um tipo de gestão (controle e contabilização, métodos de reaprovisionamento) diferente para os artigos do grupo A, outro para os artigos do grupo B e outro para os artigos do grupo C.
Por esta razão, é usual classificar-se cada artigo, existente em Stock, segundo a importância relativa do seu valor de consumo anual (quantidade anual consumida X preço ou custo unitário) no valor do consumo anual de todos os artigos. A esta abordagem chama-se Classificação "ABC" ou "Análise ABC", que não é mais do que uma aplicação da lei de Pareto, ou lei dos 20 - 80, isto é, a expressão empírica de que 20% do número total de artigos corresponde cerca de 80% do valor investido no stock ou do número de saídas do artigo considerado, conforme um ou outro critério escolhido (Reis, 1981; Tersine, 1994; Dilworth, 1996).
É um interessante modelo para se controlar os materiais e que parte do princípio de que a maior parte do investimento em materiais está concentrado num pequeno número de itens. Essa classificação permite que os Stocks sejam divididos, de acordo com a quantidade ou o seu valor monetário, em três classes, (Chiavenato, 1990 e 1991; Tersine, 1994; Delmar, 1982; Waters et al. 2001) a saber:
Classe A: constituída por um pequeno número de itens que totaliza uma grande
percentagem do valor total movimentado. São os itens mais importantes e merecem um tratamento individual, pois representam uma pequena percentagem dos itens que respondem por um enorme quantidade ou valor monetário total. Assim, poucos itens (20% do total) são responsáveis pela maior parte (80%) do valor dos stocks.
Classe B: corresponde aos itens intermédios entre a Classe A e a Classe C. Merecem uma
atenção especial pela sua relativa importância face ao razoável valor global dos stocks. 20 a 25% dos itens representam aproximadamente 15% do valor dos stocks.
Classe C: composta por um grande número de itens que representa uma pequena
percentagem do valor total movimentado. São os itens mais numerosos e menos importantes, pois respondem por uma pequena percentagem do valor monetário total. Merecem, portanto, menor atenção individualizada. Uma enorme quantidade de itens (60 a 65% do total) representa um valor desprezível (5 a 10%) dos stocks.
A análise ABC torna óbvio que a atenção maior da organização se deve concentrar nos itens de classe A, cujo valor monetário é enorme – chegando a aproximadamente 80% do total - enquanto as classes B e C - que no seu conjunto representam 20% do total - podem ser tratados por procedimento semi-automático que não exija muito tempo de decisão, pois o seu valor monetário é relativamente pequeno (Chiavenato, 1991; Reis, 1981; Tersine, 1994; Dilworth, 1996; Concheiro Santos e Dieguez Benito, s/d; Waters et al. 2001).
O mesmo sucede nos hospitais onde se pode verificar que um número elevado de artigos existentes nos armazéns obrigam a prestar uma mais cuidada atenção aos mais importantes, em valor investido ou frequência de saídas, consoante for o objectivo da análise (Reis, 1981).
Nos stocks hospitalares, aos citados 80% nunca corresponde uma percentagem superior a 5 ou 6 do número de artigos em estudo. Assim, o grande interesse da Análise ABC reside em tornar possível uma melhor vigilância dos stocks com maior economia de esforços (Reis, 1981). Em Hospitais Distritais, talvez, se não justifique levar tão longe a análise, todavia julga-se do maior interesse individualizar dois grandes grupos de artigos (A e B) e definir para cada um deles processos de gestão próprios (Duarte, 1971a; Waters et al. 2001).
Este método também nos ensina que para os artigos ou famílias de artigos da classe A, a previsão se deve efectuar em função dos planos gerais e para os das classes B e C podem
utilizar-se extrapolações de consumos passados, tendo em conta as expectativas (Concheiro Santos et al., s/d).