Arkivmeldingen
Privatarkiv i en helhetlig samfunns-
dokumentasjon Invitasjon til et bredt nasjonalt
samarbeid
Arkivmeldingen: Hva er positivt og viktig?
• Meldingen beskriver arkivenes rolle i samfunnet og understreker
deres betydning som infrastruktur, kollektiv hukommelse og kulturarv.
• Den framhever behovet for politisk baserte strategier som har et helhetlig blikk på arkivsektoren.
• Den formulerer en arkivpolitikk som skal bidra til en helhetlig samfunnsdokumentasjon der arkiver fra alle samfunnssektorer
utfyller hverandre. Det er første gang en slik arkivpolitikk er formulert i et norsk politisk dokument.
• Den redegjør for utfordringer og legger overordnede statlige strategier for gjennomføring av denne politikken.
• Den plasserer et tydelig ansvar for å utforme og iverksette disse
strategiene – Riksarkivaren i et bredt samarbeid med andre aktører
innenfor hele sektoren.
Arkivmeldingen: Hva er etterlyst?
• En generelt mer offensiv satsing, særlig på områder som
• privatarkiver
• kommunale arkiver
• arkivdanning
• digital tilgjengelighet.
• Større vektlegging av arkivarbeidet utenfor staten og Arkivverket.
• Vurdering av ressursbehov og tilsagn om økt ressursinnsats.
• Fjerne uklarhet om utviklingsmidler.
Arkivmeldingen: Riksarkivarens oppfølging
• Vi tar utgangspunkt i de perspektiver meldingen trekker opp for å utnytte de muligheter dette gir oss:
• Et tydelig politisk mål som vi vil bruke for alt det er verdt i budsjettsammenheng, overfor offentlige organer og private virksomheter etc.
• Et tydelig mandat som forteller at vi – sammen med det hele det norske arkivmiljøet og andre aktører – skal ivareta et oppdrag fra landets overordnede politiske myndigheter.
• Et mandat som gir fagmiljøene mulighet for å utforme nasjonens arkivstrategi for årene framover.
• Vi har invitert til et bredt samarbeid både for å utforme og iverksette
en helhetlig nasjonal arkivstrategi, jf. bl.a. møter i RA 09.04.2013 og
02.05.2013.
Overordnet om regjeringens arkivpolitikk
og -strategi
(sitater)
Begrunnelse for meldingen
”Derimot er det ikkje tidlegare lagt fram ei melding til Stortinget som handsamar eit samla arkivfelt som femner om statleg,
kommunal og privat sektor. Dei særskilde utfordringane arkivsektoren står overfor, krev politisk baserte strategiar.
Utfordringar, vegval og innsatsfaktorar i arbeidet med samfunnsarkiva bør inngå i ei politisk vurdering. Det er derfor behov for eit politisk dokument som har eit heilskapleg blikk på
arkivsektoren og gir politiske mål for eit samla arbeid med
arkiva i samfunnet.”
Mål for arkivpolitikken
• Overordnet, jf. arkivlovens formål: ”Det overordna målet for arkivpolitikken er å sikre arkiv som har stor kulturell verdi eller forskingsverdi, eller som inneheld rettsleg dokumentasjon eller viktig forvaltningsdokumentasjon, slik at arkiva blir tekne vare på og gjorde tilgjengeleg for ettertida.”
• Helhetlig samfunnsdokumentasjon: ”Målet gjeld uavhengig av om arkiva er skapte av statlege, fylkeskommunale eller kommunale organ, av private
bedrifter, organisasjonar eller privatpersonar. Målet skal medverke til ein samla samfunnsdokumentasjon. I dette ligg at ein skal ta vare på og tilgjengeleggjere bevaringsverdige arkiv frå alle samfunnssektorar, slik at dei samla kan
dokumentere samfunnet og samfunnsutviklinga på ein fullgod måte.”
• Ulik vinkling, utfyller hverandre: ”Arkiva frå statleg, kommunal og privat sektor viser samfunnet frå ulike vinklar og ståstader, og dei utfyller kvarandre som kjelder til eit heilskapleg bilete. Som direkte spor etter dei handlingane og
hendingane som har gått føre seg, dokumenterer arkiva ei rekkje aktivitetar og prosessar som er sentrale element i samfunnsutviklinga.”
Arkivpolitikken
Statlig strategi for helhetlig samfunnsdokumentasjon
• ”Utfordringane i arbeidet med ein samla samfunnsdokumentasjon krev at ein tek vare på større delar av kommunale og private arkiv og tilgjengeleggjer dei for bruk. I tillegg er det nødvendig å setje i verk strategiar for å styrkje
oppfølginga av Riksarkivarens lovbundne oppgåver overfor arkiv i kommunal og privat sektor.”
• ”Arkivlova med forskrifter gjeld både statleg, kommunal og privat verksemd og utgjer dermed eit rammeverk for ein heilskapleg arkivpolitikk. For å realisere sentrale arkivpolitiske mål og strategiar er det behov for ei brei gjennomgåing og revidering av arkivlova.”
Helhetlig strategi for privatarkiver
(Kulturministeren i replikkordskifte i Stortinget 04.04.2013)
• ”… når det gjeld dei private arkiva elles, er det viktig for oss at vi har ein heilskapleg strategi i tilknytning til det. Det er derfor me har utfordra
Riksarkivaren til å utforme den typen heilskapleg strategi for privatarkiva med omsyn til nivået for bevaring – kor mykje ein skal bevare av dei private arkiva, og korleis det skal bevarast – slik at me er sikre på at vår felles historie, den samfunnsdokumentasjonen me treng, ikkje berre består av det ein har tilgang på gjennom offentlege arkiv, men òg gjennom dei private arkiva.”
• ”Eg kan forsikre representanten Thommessen om at eg deler hans engasjement for dei private arkiva, og at Riksarkivaren vil setje i gang med å utarbeide denne heilskaplege strategien. Når me går gjennom arkivlova, vil me òg sjå på om me i lovs form kan tydeleggjere Riksarkivarens ansvar som koordineringsinstans for det å samle privatarkivas materiale.”
Spesifikt om privatarkiv
Bredt samarbeid
om oppfølging
Bredt nasjonalt samarbeid
Hvilke forutsetninger har Arkivverket for å fylle den rollen etaten er tiltenkt i arkivmeldingen?
• Vi har gode erfaringer frå samarbeidsprosjekter i det norske arkivmiljøet gjennom mange år, med gode resultater og gjensidig utbytte for alle parter. Eksempler: Asta, Arkivportalen, Noark, Arkivakademiet,
Fylkeskoordinerende organer for privatarkivarbeidet, DIAS etc., Betty.
• Vi har fått et klart og tydelig mandat, med et langt mer strategisk innhold enn de utadrettede oppgavene Riksarkivaren er tillagt etter arkivloven.
Dette mandatet blir en del av vårt samfunnsoppdrag.
• Vi har fått budsjettmessig grunnlag for å påta oss oppdraget som pådriver og koordinator for en helhetlig, nasjonal strategi på arkivområdet. Vi har fra og med 2013 satt av 3 stillinger – en for hvert av de tre satsings-
områdene privatarkiv, kommunale arkiv, samt arkiv i e-forvaltning.
Konklusjon: Vi har både evne og vilje til å fylle denne rollen og inngå i et reelt samarbeid.
Privatarkiver – utgangspunkt
• Bevaring og tilgjengelighet: ”Ein samla samfunnsdokumentasjon set som vilkår at arkiva både frå statleg, kommunal og privat sektor blir bevarte og tilgjengeleggjorde. Dagens situasjon er at privat sektor er klart
underrepresentert i høve til dei to andre. Rett nok har arbeidet med
privatarkiv vorte mykje betre dei siste åra, og den totale mengda privatarkiv som er sikra og gjord tilgjengeleg, har auka sterkt. Likevel er det bevart langt færre privatarkiv enn offentlege arkiv, og det som er bevart, er samla sett mindre tilgjengeleg på grunn av manglande ordning og katalogisering”.
• Eiendomsrett og ansvar: ”Privatarkiva er, som namnet vitnar om, private på alle måtar: Dei har privat opphav og er privat eigedom. … Det er ingen
lovheimla reglar som regulerer arkivskaping i privat sektor, og det er derfor heller ikkje sjølvsagt at nokon tek vare på materiale som vil vere av interesse for ettertida. Og endå om ein tek vare på viktig materiale, blir det ikkje
nødvendigvis handtert på ein måte som legg eit godt grunnlag for framtidig bevaring og tilgjenge.”
Privatarkiver – utgangspunkt
• Hvem tar vare på privatarkiv: ”Ei rekkje både offentlege og private
arkivinstitusjonar står klare til å ta imot bevaringsverdige privatarkiv når høvet byr seg. … Til vanleg er det ikkje vanskeleg å gjere avtalar om å få avlevert arkivmateriale frå private verksemder og enkeltpersonar. Men
føresetnaden er naturleg nok at ein veit om materialet. Det går ikkje føre seg ei systematisk kartlegging av kva som finst av bevaringsverdig materiale, og det er på det reine at mykje går tapt.”
• Prioriteringer: ”Offentlege arkivinstitusjonar har til vanleg ikkje fått pålegg om å ta vare på privatarkiv. Det er ei oppgåve dei gjer ut frå ei vurdering av dokumentasjonsbehovet til samfunnet, og som oppdragsgivaren deira gir dei rett til å utføre. Med eit slikt utgangspunkt er det vanskeleg å gi
privatarkivarbeidet høg prioritet, i konkurranse med lovbundne oppgåver knytte til offentlege arkiv. Konsekvensen er at privatarkiva kjem dårleg ut når det gjeld tilrettelegging for bruk.”
Tiltak: Strategisk samarbeid om privatarkiver
Oppdrag
• Avklare (utrede) hva som skal til for at privatarkivene skal få sin naturlige plass i en helhetlig samfunnsdokumentasjon – hva er et tilfredsstillende nivå?
• Utforme en strategi for å nå de mål som settes.
Begrunnelse
• ”… grunn til å streke under behovet for ei systematisk vurdering av kva slags arkiv frå privat sektor, og kva slags materiale i desse arkiva, som skal
representere privat sektor innanfor ramma av ein samla samfunns- dokumentasjon.”
• ”Dersom privat sektor skal få ein større plass i ein samla
samfunnsdokumentasjon, må det avklarast nærare kva som er eit tilfreds- stillande nivå for bevaring av privatarkiv, både når det gjeld omfang, utval av sektorar og typar arkivmateriale. I tillegg bør det leggjast strategiar for å komme til dette nivået.”
Tiltak: Strategisk samarbeid om privatarkiver
Mandat og forutsetninger
• ”Departementet legg til grunn at Riksarkivaren med utgangspunkt i ansvaret han er tildelt etter arkivlova, konkretiserer nivået for bevaring av privatarkiv i Noreg. … Konkretiseringa av nivået bør skje i samspel med andre viktige
aktørar på arkivområdet, både organisasjonar og institusjonar.”
• ”På dette grunnlaget bør Riksarkivaren utarbeide ein ny strategi for privat- arkivarbeidet i Noreg. Strategien bør basere seg på eit breitt samarbeid over heile arkivområdet – inkludert å utnytte dei vilkåra som ligg føre for eit
samspel med aktørar i privat sektor.”
• ”Utgangspunktet for departementet er at staten skal ha ei sentral rolle som pådrivar og koordinator i arbeidet med privatarkiva, samstundes som ein
utnyttar dei vilkåra for bevaring og tilgjengeleggjering som ligg i Arkivverket.”
Tiltak: Strategisk samarbeid om privatarkiver
Samspill med private aktører
• ”For å få handteringa av privatarkiv opp på eit tilfredsstillande nivå, trengst det eit breitt samspel, mellom anna med aktørar i privat sektor. Eit samspel med private aktørar må skje på frivillig basis. Arkivlova gir ingen generell
heimel for å gi påbod til private aktørar om å ta vare på arkiva sine eller inngå i eit samarbeid med det offentlege om arkivbevaring. … Berre ved at dei
private aktørane sjølve ser kor viktig det er å dokumentere si eiga verksemd, kan det skapast ei tilfredsstillande handtering av privatarkiva.”
Forholdet til dagens rammeverk
• ”Innanfor dagens rammeverk er det eit breitt samarbeid mellom institusjonar som tek vare på privatarkiv. … Departementet går ut frå at desse
organisatoriske rammevilkåra bør leggjast til grunn for ein framtidig privatarkivstrategi.”
Tiltak: Strategisk samarbeid om privatarkiver
Samspill med Norsk kulturråd
• ”Departementet meiner at det er best å ta hand om satsinga på privatarkiv i musea som ein integrert del av museumsforvaltninga. Det vil seie at arbeidet med arkiv i museum bør skje innanfor ramma av det utviklingsarbeidet og den mål- og resultatstyringa som er skissert for Norsk kulturråd på
museumsområdet.”
• ”Det er i dag samla eit museums- og arkivfagleg miljø i Kulturrådet som bør gi eit godt grunnlag for ein forsterka fagleg innsats i arbeidet med
arkivsamlingane til musea ut frå målsetjingane knytte til forvaltning, forsking, formidling og fornying i musea.”
• ”Ei klargjering av det statlege ansvaret for privatarkiv tilseier at det overordna ansvaret og fullmakta til Riksarkivaren står ved, og at oppgåvene til
Kulturrådet omfattar tilrettelegging, koordinering og utvikling av arkivsamlingane til musea.”
Tiltak: Justeringer i arkivloven
Særskilt verneverdige arkiver
• ”Eit … verkemiddel etter arkivlova er at Riksarkivaren kan registrere visse privatarkiv som «særskilt verneverdige» og krevje å få kopi av slike arkiv dersom dei blir førte ut av landet eller står i fare for å gå tapt. … i forarbeida til arkivlova vart [det] lagt opp til ein svært restriktiv bruk av denne
lovregelen… I arbeidet med å vurdere endringar i arkivlova skal departementet sjå på om denne lovregelen om sikring av særskilt verneverdige privatarkiv bør få eit vidare virkeområde.”
Riksarkivarens koordineringsansvar
• ”Lovproposisjonen for arkivlova set som vilkår at Riksarkivaren har eit
koordineringsansvar for arbeidet med å bevare privatarkiv. … Departementet vil vurdere om denne oppgåva bør gjerast tydelegare ved at formuleringa blir teken inn i sjølve lovteksten.”
Privatarkiver – grenseland mot offentlig sektor
Konkurranseutsetting av offentlige tjenester
Status
• ”Av dei 150 kommunane som hadde konkurranseutsett tenester, svara 118, eller om lag 80 pst., at dei i liten eller svært liten grad sette krav om at private verksemder som utfører oppgåver på vegner av kommunen, må følgje reglane for offentlege arkiv. Dette er urovekkjande, fordi verken oppdragsgivaren,
overordna kontrollorgan eller brukarane av tenestene vil få tilgang til dokumentasjon på arbeidet frå den private tenesteytaren.”
Tiltak
• ”Denne delen av offentlege kjøp er ikkje regulert i arkivlova. I arbeidet med revidering av arkivlova vil departementet leggje fram endringar som gjer at verksemder som utfører oppgåver på vegner av det offentlege, skal ha pålegg om å følgje regelverket for offentlege arkiv.”
Privatarkiver – grenseland mot offentlig sektor
Grenselinjer mellom offentlig og privat arkivmateriale Status
• ”Arkivlova har eit meir avgrensa virkefelt enn offentleglova. Fleire
sjølvstendige rettssubjekt som kjem inn under offentleglova, og som dermed er pliktige til å føre journal, fell ikkje innanfor arkivlovas virkeområde for offentlege arkiv.”
Tiltak
• ”Ei løysing er å fastsetje arkiveringsplikt for slike sjølvstendig rettssubjekt. Ei anna løysing kan vere å harmonisere virkeområda for offentleglova og
arkivlova, slik at reglane om offentlege arkiv i arkivlova fullt ut blir gjeldande også for dei verksemdene som i dag berre har journalføringsplikt, men ikkje arkiveringsplikt.”
• ”Departementet vil setje i gang eit arbeid med å revidere virkeområdet for arkivlova, slik at alle dokument som er journalføringspliktige etter
offentleglova, også blir arkivpliktige etter arkivlova.”
Privatarkiver – grenseland mot offentlig sektor
Privatisering og offentlig tilknytning
Status
• ”Arkivlova inneheld to reglar som gir Riksarkivaren høve til å gjere særskilde vedtak overfor private rettssubjekt, nemleg §§ 19 og 20.”
• ”Riksarkivaren har fått merke at det er vanskeleg å praktisere lovreglane ved skifte frå offentleg til privat status.”
Tiltak
• ”I arbeidet med revisjonen av arkivlova skal ein vurdere behovet for å presisere påbodet om å følgje reglane for offentlege arkiv ved skifte frå offentleg til privat status.”
Revisjon av arkivloven
Arkivmeldingen:
• ”Arkivlova med forskrifter gjeld både statleg, kommunal og privat verksemd og utgjer dermed eit rammeverk for ein heilskapleg arkivpolitikk. For å realisere sentrale arkivpolitiske mål og strategiar er det behov for ei brei gjennomgåing og revidering av arkivlova.”
Oppfølging:
• KUD har startet kartlegging av aktuelle temaer i samarbeid med Riksarkivaren.
Konkrete temaer som er omtalt i meldingen, vil stå sentralt i arbeidet, jf. bl.a.
ovenfor om privatarkiver.
• Riksarkivaren har tatt opp spørsmålet om medvirkning fra instanser utenfor Arkivverket, bl.a. arkivinstitusjoner, arkivorganisasjoner, arkivskapende
virksomheter mv.
Strategisk samarbeid: Oppsummering
Mandat
• Definere konkrete mål for en nasjonal arkivstrategi.
• Planlegge og utforme strategiske virkemidler for å nå målene.
• Iverksette strategien – konkret planlegging, utvikling og gjennomføring.
Kontekst
• De to første punktene kan vi komme langt med gjennom samarbeid innenfor rammen av kjente ressurser.
• Det tredje punktet vil selvsagt både ta tid og kreve betydelig økning i
ressursinnsatsen, og det vil være mange utfordringer både strategisk, faglig og ressursmessig.
• Et bredt samarbeid vil styrke mulighetene for å oppnå resultater på alle disse områdene.
• De mest ambisiøse målene vil vi sannsynligvis aldri nå, men de vil likevel være retningsgivende og viktige referanser for våre strategier og vår resultatoppnåelse.
