UMBS HISTORISKE SAMLINGER Dokumenter vedlagt:

(1)

UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 14.JUNI 2012

1302 1901

UMBS HISTORISKE SAMLINGER Dokumenter vedlagt:

a) Saksutredning

b) Avtale mellom NLM og UMB vedrørende prosjektet historiske samlinger ved UMB, 20.10.2006.

c) Avtale om deponi av UMBs historiske samlinger, 20.10.2006

d) Brev 20.06.2005 fra Riksarkivet til UMB: Kartlegging av arkivlokaler.

e) UMBs historiske samlinger – sluttrapport fase II, 05.06.2012

f) Referat fra styringsgruppen for prosjekt UMBs historiske samlinger, 29.05.2012

Forslag til vedtak:

Universitetsstyret godkjenner universitetsdirektørens opplegg for å sikre og ivareta UMBs arkiv og gjenstandssamlinger av historisk interesse. Universitetsstyret legger følgende forutsetninger til grunn:

1. Sikring av UMBs arkiv, fotografier og gjenstander av universitetshistorisk interesse samordnes med Stiftelsen Norsk Landbruksmuseums (NLM) arbeid med å sikre samlinger av landbruks- historisk interesse via prosjektsamarbeid.

2. Samarbeidet forutsetter videreføring av arbeidet med UMBs historiske samlinger, ny prosjektorganisering og ny samarbeidsavtale med NLM, og at arbeidet tilpasses tendenser i statlig kulturmuseumsforvaltning med tydelig prioritering av museumsfaglig kompetanse, fagstrategisk samlingskompetanse og planmessig organisering.

3. UMB og NLM avsetter tilstrekkelige ressurser, herunder også arkivfaglige ressurser, til å gjennomføre arbeidet, slik at samlingene forvaltes og bevares etter godkjent standard.

4. Alt arbeid med universitetets arkiver systematiseres og organiseres av UMBs administrasjon på en måte som oppfyller arkivlovens krav. Arbeidet skjer med sikte på en avlevering av eldre arkivmateriale til Riksarkivet.

Ås, 05.juni 2012

Siri Margrethe Løksa universitetsdirektør

UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN

US-SAK NR:54/2012

SAKSANSVARLIG:JAN OLAV AASBØ

SAKSBEHANDLERE:VICTORIA SANDBERG- KRISTOFFERSEN,KAREN EG TARALDRUD

ARKIVSAK NR:2005/1446

(2)

UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 14.JUNI 2012 2

Saksutredning

Sakens formål

Saken legges frem for fastsettelse av overordnede retningslinjer om hvordan UMB skal oppfylle sine rettslige og etiske plikter til å ivareta arkiv, foto og gjenstander av historisk interesse. Det er behov for overordnede retningslinjer for det videre arbeid med dette.

For arkivenes vedkommende har Riksarkivet fastsatt nærmere bestemte krav med en tidsfrist som alt er oversittet.

Universitetsdirektøren ønsker styrets avklaring om Stiftelsen Norsk Landbruksmuseum ut fra strategiske og faglige hensyn bør formaliseres som varig samarbeidspartner i det videre arbeid med sikring og forvaltning av UMBs kulturhistoriske arkiv, foto og gjenstandssamlinger.

Historikk

UMBs historiske samlinger

Gjennom en årrekke har enkeltpersoner, grupper og enheter på og omkring UMB arbeidet for å ivareta universitetets historiske samlinger og arkiver, slik at både lovbestemte krav og vitenskapelig og allmenn interesse i universitetets historie og norsk landbrukshistorie kan imøtekommes best mulig. Frivillige hjelpere har foretatt grovregistrering og nødflytting av en del gjenstander. Arbeidet har hittil skjedd fragmentert med begrenset strategisk styring og koordinering. Aktørenes grunnlag for utføring av arbeidet har variert med hensyn til faglig kompetanseområde og -nivå. Især har det periodevis vært mangel på arkivfaglig og museumsfaglig kompetanse for oppgavene.

UMB inngikk i 2006 samarbeid med Norsk Landbruksmuseum om registrering og magasinering av nærmere bestemte samlinger (se vedlegg). Prosjektet hadde styringsgruppe med medlemmer fra UMB og Norsk Landbruksmuseum og prosjektgruppe på museet. Prosjektgruppen har foreløpig levert to delrapporter, en underveisrapport, og utkast til sluttrapport. Prosjektet har av ulike årsaker manglet gjennomføringskraft. Prosjektet var planlagt avsluttet i 2009, men arbeidet gikk uavsluttet i stå i 2011.

Prosjektrapportene gir oversikt over utført og gjenstående arbeid, og styringsgruppen har lagt frem sin vurdering og råd for veien videre.

UMBs arkiver

Dokumenttjenesten ved UMB har arbeidet med å finne en løsning på UMBs arkivutfordringer.

Prosjektrapport (under utarbeidelse) viser, på bakgrunn av utført kartlegging høsten 2011, at det er identifisert og registrert 46 arkivlokaler, hvorav de fleste ikke oppfyller arkivlovens krav til arkivlokaler.

Det er kartlagt 2500 hyllemeter arkivmateriale. I arkivloven var det gitt en frist til å ha godkjente arkivlokaler som gikk ut 31.12.2011. For å oppfylle dette kravet er det planlagt å bygge ett felles arkivmagasin i Meieribygget for hele UMB og fraflytte de 46 arkivlokalene. Tilgjengelige lokaler som Drifts- og Serviceavdelingen kan anvise til formålet rommer anslagsvis

¹

/

₃

av registrert arkivmateriale (700-1000 hyllemeter) ifølge dokumenttjenestens utkast til prosjektrapport.

Kommende oppgaver

De ventende oppgaver består dels i registrering av gjenstander og uregistrert arkivmateriale, dels i å

sørge for lokaler for magasinering og fremtidig forvaltning av gjenstander og arkiv.

(3)

UMB har gjort flere avleveringer av arkivmateriale til Riksarkivet. Det er hovedsakelig

Sentraladministrasjonens arkiv frem til 1978. UMB har et stort etterslep på avlevering av arkivmateriale fra instituttene og enhetene, samt seks nedlagte statlige virksomheter som UMB har overtatt

arkivansvaret for.

Det må skilles mellom arkiv og historiske gjenstander, og alt må skje i henhold til arkivloven.

Rettslig grunnlag

For UMBs arkiver gjelder arkivloven med forskrifter. Arkivloven gir plikt til å sikre offentlige arkiver og

arkivmateriale etter nærmere regler. Arkivlovens definisjon av ”dokument” er så vid at den blant annet favner både kart, tegninger og fotografier, som dermed også skal inngå i UMBs arkiver. Nevnte arkivmateriale er også omfattet av arkivforskriftens bevaringspåbud og skal dermed avleveres til Riksarkivet.

Sikring av UMBs arkiver skal etter arkivlova skje dels ved oppbevaring av nyere arkivmateriale i egne arkivlokaler, dels ved avlevering til Riksarkivet av eldre arkivmateriale. Arkivlovens bestemmelser om avleveringsplikt innebærer at arkivmateriale normalt skal avleveres etter 25-30 år. Riksarkivaren kan imidlertid gi samtykke til at eldre arkivmateriale fremdeles oppbevares i eget arkiv.

For UMBs historiske gjenstandssamlinger er lovbestemt bevaringsplikt uklar eller manglende. Det finnes ikke

noe lovverk som forplikter UMB til å sikre museum for sine historiske gjenstander, verken som uni- versitetsmuseum eller som landbrukshistorisk museum. Det kan trolig argumenteres med etisk plikt til å ivareta gjenstander for fremtiden. Dessuten kan universitetsloven § 1-4 kanskje anvendes analogisk som begrunnelse for en etisk basert og frivillig innsats for bevaring av UMBs samlinger.

Kunnskapsdepartementet kan også benytte universitetsloven § 1-4 til å pålegge UMB å ha museum, men dette forutsetter en avgjørelse i departementet, og i praksis ekstra bevilgning til formålet.

Kulturminneloven, som inneholder bestemmelser om automatisk fredning av gjenstander fra før reformasjonen (1537). har liten betydning for UMBs historiske samlinger. For gjenstander yngre enn 1537 kan fredning bare skje ved vedtak etter kulturminneloven.

Det finnes et grenseområde mellom arkivmateriale og historiske gjenstander. Typiske eksempler er veggkart,

tegninger, plansjer, fotografier og illustrasjoner til undervisningsbruk. Noe vil være dokumenter, og noe må kanskje betraktes som dekorasjoner eller kunst. Avgrensning for de enkelte gjenstander er uviktig, dersom gjenstandene håndteres etter de strengeste bevaringsregler. For materiale som er definert som arkivmateriale kan det være aktuelt å gå i dialog med Riksarkivaren om lokal oppbevaring av deler av materiale med tanke på undervisningsbruk og formidling av materialet lokalt.

Universitetsdirektørens vurderinger og forslag til strategi

Etter universitetsdirektørens vurdering har UMB, som sentral aktør i norsk landbruksutdanning gjennom tidene, en etisk plikt til å sørge for dokumentasjon av sin virksomhet til bruk for forskning og samfunnsopplysning fremover. Norsk Landbruksmuseum har påtatt seg en lignende plikt til

dokumentasjon av landbruksnæringens historie, og de to oppdrag kan med fordel ses i sammenheng.

Utilstrekkelig oversikt over både gjenstandssamlinger og arkiv samt utilfredsstillende oppbevaring av

deler av materialet medfører at det nå haster å gjøre noe med situasjonen.

(4)

Eventuell videreføring av samarbeid med Stiftelsen Norsk Landbruksmuseum om å ivareta historiske gjenstander må baseres på vurderinger av slikt samarbeid som en hensiktsmessig løsning, siden ordningen ikke er pålagt ved lov eller av Kunnskapsdepartementet som overordnet myndighet.

Universitetsdirektøren vurderer samarbeid som hensiktsmessig under forutsetning av at samarbeidet tuftes på en ny prosjektorganisering og ny avtale, hvor ledelse, arkivfaglig og museumsfaglig

kompetanse prioriteres og sikres. Denne vurdering er i tråd med tendenser i statlige styringssignaler for kulturhistoriske museer, som går i retning av større selvstyre og derfor tydelig fokus på planmessig arbeid og kompetanse for forskning og formidling (eksempelvis Norsk kulturråds rapport januar 2012, ikke vedlagt dokument a).

Gjenopptaing av arbeidet med henholdsvis arkiv og historiske gjenstander kan mest hensiktsmessig organiseres som to prosjekter. Et prosjekt for arkiv og et prosjekt for museale gjenstander. Historiske fotografier legges til prosjektet for arkiv. Prosjektene må samarbeide om gjenstander i grenseområdet mellom arkivmateriale og historiske gjenstander. Ny styringsgruppe og prosjektgruppe må oppnevnes, og ved oppnevning må både kompetanse, kontinuitet og fornyelse sikres.

I en etableringsperiode vil kostnader knyttet til gjennomføring omfatte lønnskostnader til prosjektleder med arkivfaglig/konservatorkompetanse og helst erfaring fra lignende oppgaver. Det er grunn til å forvente at de frivillige støttespillere fortsatt vil bidra til arbeidet, og en målrettet satsing fra UMBs og Stiftelsen Norsk Landbruksmuseums side formodes å virke oppmuntrende på de frivillige. Hvorvidt det vil være behov for bidrag fra UMB til en konservatorstilling i det etterfølgende, løpende arbeid må avgjøres senere.

Fordeling av kostnader til lokaler for samlingene må avklares som ledd i ny avtale med Stiftelsen Norsk Landbruksmuseum. I den grad det er tale om ivaretakelse av gjenstander med universitetshistorisk verdi kan det synes rimelig at UMB påtar seg mesteparten av lokalkostnadene, enten dette skjer i UMBs egne lokaler eller ved innleie av husrom. Gjenstander som i hovedsak har landbrukshistorisk interesse oppfatter universitetsdirektøren som omfattet av Stiftelsen Norsk Landbruksmuseums formål, og derfor museets ansvar. For gjenstander av landbrukshistorisk interesse som er UMBs eiendom er samarbeid naturlig.

De nevnte vurderinger vil være føringer for UMB i forhandlinger om samarbeidsavtale med Stiftelsen Norsk Landbruksmuseum, dersom Universitetstyret beslutter å inngå et videre samarbeid om

organisering og forvaltning av UMBs historiske samlinger.

På arkivsiden finnes fagpersonell på UMB, men det er kapasitetsproblemer, fragmentert organisering og etterslep i arbeidet mange steder. Det er behov for å sette inn ekstra ressurser i en periode for å avslutte det påbegynte prosjektet med etablering av ett felles bortsettingsarkiv og samtidig gjennomføre en total gjennomgang av UMBs arkiver med sikte på avlevering av eldre arkivmateriale til Riksarkivet.

Før arkivmaterialet er kartlagt og registrert, er det uvisst hvor mye av det som skal avleveres til Riksarkivet. Utvelgelse og sortering av materialet må skje i samvirke mellom fagpersonell hvor materialet befinner seg og arkivfaglig personell. Organisering av arkivene må tilgodese brukernes behov for rasjonelle og sikre løsninger. Universitetsdirektøren organiserer prosjektledelsen. For materiale som kan være både arkiv og historiske gjenstander må begge prosjektledelser involveres, det understrekes imidlertid at arkivloven går foran ikke-lovpålagte interesser.

Det sentrale problem med å skaffe tilstrekkelige lokaler for bortsettingsarkiv, som skal fylle

arkivlovgivningens krav, løses i samarbeid med Strategisk eiendomsstab og DSA.

(5)

Det er nødvendig med midler for å gjennomføre dette. Universitetsdirektøren legger til grunn at det i første omgang må innarbeides en ramme på årsbasis på 1 mill kroner. Både i US-saken om revidert budsjett og US-saken om budsjettrammer for 2013 er det innarbeidet midler gitt denne forutsetningen.

Detaljeringen av bruken av midlene vil skje i det videre arbeidet med basis i vedtaket US fatter i denne saken og i budsjettsakene.

Referanser:

a) Rapport: Norsk kulturråd: Samhandling og arbeidsdeling ved dokumentasjon og innsamling i kulturhistoriske museer, januar 2012.

b) Prosjektplan for oppgradering av arkivlokaler ved UMB til godkjent standard c) Lov 12. april 1992 nr. 126 om arkiv (arkivlova)

d) Forskrift 12. november 1998 nr. 1193 om offentlege arkiv (arkivforskriften)

e) Lov 6. september 1989 nr. 32 om avleveringsplikt for allment tilgjengelege dokument f) Lov 12. mai 1995 nr. 15 om universiteter og høgskoler (universitetsloven)

g) Lov 6. september 1978 nr. 50 om kulturminner (kulturminneloven).

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

Postadresse: Kontoradresse: Telefon: 22 02 26 00 Bankgiro: Organisasjonsnr.

Pb. 4013 Ullevål Stadion Folke Bernadottes vei 21 Telefaks: 22 23 74 89 7694 0505425 974 718 790

0806 OSLO 0862 OSLO E-post: [email protected]

Universitetet for miljø- og biovitenskap v/ Åse Grundstrøm

Postboks 5003 1432 ÅS

Deres ref. Vår ref. Dato

2005/11793 ILGU 20.06.2005

Kartlegging av arkivlokaler

Det vises til Deres e-post til Riksarkivet, datert 23.05.2005, med rapportsskjemaet over arkivlokaler ved Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB).

Vi har merket oss at det er avdekket en del mangler ved arkivlokalene. UMB har ikke planlagt spesifikke tiltak for å utbedre de påviste manglene fordi UMB har planer om å avlevere alt eldre arkivmateriale i løpet av år 2005-2006.

Avlevering er ikke noe tiltak for å sikre forskriftsmessige arkivlokaler hos

arkivskaper. Samtidig aksepterer vi at det kort tid før en planlagt avlevering vil være urimelig å bruke store ressurser til utbedring av arkivlokaler, med mindre forholdene i lokaler utgjør en umiddelbar fare for materiale. Avtale om avlevering bør derfor gjøres snarest. Vi minner om at alt materiale må bevarings-/ kassasjonsvurderes før avlevering. Vi må få et forslag til bevaring og kassasjon i løpet av 2005. Hvis ikke må arkivlokalene utbedres, eller arkivene må flyttes til egnede lokaler.

Kartleggingen har også påvist en del mangler som bør kunne utbedres uten store kostnadskrevende investeringer. Det gjelder blant annet tiltak som fast renhold, skjerming av vinduer, innstallering av dørlås, eventuelt flytting av materiale ved uforsvarlig plassering (kjeller og loft) og lignende. Det er viktig at UMB omgående iverksetter slike tiltak som gir arkivmateriale vern mot skadelig påvirkning.

Vi vil be UBM om å få en mer utfyllende tiltaksplan der det spesifiseres hvilke tiltak som er planlagt og når de er planlagt gjennomført. Planen bes tilsendt Riksarkivet innen 01.09.2005.

Med hilsen Eli Fure e.f.

avdelingsarkivar Ilmars Gutans

arkivar

(11)

Side1

UMBs historiske samlinger

FASE II Sluttrapport

04.06.2012

Redaktør: Jonas Løvaas Gjerstad

(12)

Side2

Innhold

Prosjektets formål ... 4

Innledning ... 4

Prosjektets mål ... 4

Finansiering ... 4

Avtaleverk UMB og NLM ... 5

DEL 1: ... 5

Sammendrag ... 5

Administrasjon og framdrift ... 5

Prosjektfaser ... 5

Forsinkelser i prosjektet ... 6

Frivilliges bidrag ... 7

Regnskap og budsjett ... 8

DEL 2 ... 8

Samlingens innhold og omfang ... 8

Samlingen ... 8

Forskning og forsøk ... 9

Undervisning ... 9

Skolens drift ... 10

UMB som samfunn ... 10

Kartleggingen ... 10

Utvalgskriterier ... 10

Nødflyttinger ... 11

Personalet ved NLM i prosjektet ... 11

Magasiner ... 11

Hovedmagasinet i det gamle posthuset (NLM) ... 11

Slørstad ... 12

Midlertidige lagre ... 12

Tilfluktsrommet ved IMT ... 12

Jordlager (K15) ved IPM ... 12

Avlsmagasinet ved IHA ... 12

Omtale av funnene i samlingen ... 13

Å lage en samling. ... 13

Tidligere registreringer ... 13

(13)

Side3

Del 3 ... 14

Strategi og forvaltning ... 14

Måloppnåelse ... 14

Gjenstående oppgaver ... 14

Samlingsforvaltning ... 15

Forvaltningsplan og drift ... 16

Styringsgruppas råd om oppfølging av prosjektet ... 16

Vedlegg 1 ... 17

Regnskap ... 17

Vedlegg 2 ... 18

Instituttkartlegging ... 18

Status 2012 for de ulike instituttene ... 18

(14)

Side4

Prosjektets formål

Innledning

Fase I og Fase II i prosjektet UMBs historiske samlinger er nå avsluttet. Denne rapporten beskriver utførte oppgaver, gjenstående arbeid og peke mot framtidig forvaltning og utfordringer for samlingen. Fase I er rapportert i ”Rapport Fase I” (Aud Åse Reitan), der er også oversikt over det faglige og økonomiske innholdet i den fasen av prosjektet. Fase II i prosjektet er redegjort for i ”Fase 2 Underveisrapport og videre plan” (Vegard Lie) og ”Fase II Statusrapport” (Jonas Løvaas Gjerstad), den siste er avlevert til styringsgruppa mai 2012, og disse danner grunnlaget for denne

sluttrapporten for Fase II.

Prosjektets mål

Samlingens hovedformål er å dokumentere UMBs virksomhet fra etableringen av Aas høiere Landbrugsskole i 1859 til i dag.

Ifølge prosjektdirektivet vedtatt i januar 2008 skal samlingen innen prosjektperioden være:

a) Definert og avgrenset. Objektene skal være inntatt i samlingen etter etablerte prosedyrer.

b) Forsvarlig sikret og magasinert. Forebyggende konserveringstiltak som rengjøring, sikring mot skadedyr og forfall skal være gjennomført, og oppbevaringsforholdene skal være forsvarlige med hensyn til klima, brann og tyveri.

c) Katalogført og tilrettelagt for videre bruk. I museumskatalogen PRIMUS skal det registreres kontekstuelle data om objektet, dets tilstand og plassering.

Prosjektet skal munne ut i en forvaltningsplan med et operativt og permanent driftsopplegg som iverksettes.

Samlingen omfatter forsknings-‐ og bedriftshistorisk materiale tilknyttet forskning, undervisning, administrasjon, studenttilværelsen, gårdsdrift osv. Samlingen består av gjenstander, foto og

arkivmateriale, med unntak av arkivmateriale som er avleveringspliktig til annen offentlig institusjon (eks. Riksarkivet) og bøker tilhørende universitetsbiblioteket. Det er arkivmateriell som vil være av interesse for bevaring både for UMBs dokumenttjeneste og dette prosjektet, dette bør det gjøres klare avtaler om for registrering slik at materiellet ivaretas på best mulig måte.

Finansiering

Det ble i jordbruksoppgjøret våren 2006 bevilget totalt kr 2,7 mill. fordelt over 2006, 2007 og 2008, på grunnlag av søknad til Jordoppgjørets parter om «Jubileumsgave» til samlingsprosjekt ved UMB, hvor formidling og mål om å aktivisere samlingene i forbindelse med UMBs 150 års jubileum i 2009 ble spesielt fremhevet (ref. søknad 20.04.2006 fra NLM ved styreleder Nils Kolstad og direktør Vegard Lie).

I 2006 ble prosjekttilskuddet bevilget over jordbruksoppgjøret via Landbrukets utviklingsfond, og fra 2007 ble bevilgningene lagt over til posten Sentrale BU midler som administreres av Innovasjon Norge. Prosjektet forutsatte deltagelse fra UMB med totalt kr. 900 000 samt egeninnsats og betydelig egeninnsats fra NLM og museets venneforening. Institutt for matematiske realfag og teknologi har gitt prosjektet et tilskudd på kr 25000. I tillegg ble det budsjettert med en post på kr

(15)

Side5 250 000,-‐ som det skulle søkes midler for oppgradering av lageret på Slørstad til fullverdig magasin, men dette er ikke innhentet. Totalt er budsjettet på kr. 3 875 000.

Avtaleverk UMB og NLM

I 2006 ble det etablert deponi-‐ og prosjektavtaler med UMB. Det er i avtalen mellom UMB og NLM gjort rede for at samlingen eies av UMB og forvaltes av NLM. En egen styringsgruppe for prosjektet er oppnevnt. Det ble også enighet om at prosjektperioden skal følges opp med en driftsavtale. I tillegg foreligger det en avtale om framleie av det gamle militære garasjeanlegget på Slørstad.

Samlingen skal sikres for ettertiden der gjenstander mv. som er midlertidig lagret skal sikres på forskriftsmessige magasiner. Deler av samlingen kan etter avtale beholdes utstilt i kontor-‐ og arbeidsmiljøer eller brukes i undervisningen. Prosjektet er delt i to faser: Fase I og Fase II

DEL 1:

Sammendrag

Det ble registrert 2913 registreringer med 5456 gjenstander/samlinger tilhørende UMBs historiske samlinger. 4212 gjenstander ble registrert i Primus databasen med foto, disse ble permanent merket med museets registreringssignatur. 370 foto/fotoarkiv på ca. 297.000 enkeltfoto og 654

arkivregistreinger med 1159 arkivelementer ble registrert, av disse er henholdsvis 67 foto-‐/fotoarkiv-‐

og 296 arkiv-‐registreringer registrert med foto og merket med museets registreringssignatur. Dette ble gjort med utgangspunkt i fase I kartleggingen, som ble mer omfattende en først antatt. I fase II ble det gjort et stort arbeid med registrering, merking og fotografering. Listene som ble laget i fase I ble seinere konvertert inn i Primus databasen, og etter det har det også blitt en større gruppe nyregistreringer ettersom man kom dypere inn i materien ved de ulike instituttene. Støtte og hjelp fra de frivillige har vært helt uvurderlig i arbeidet og gjennomføring i prosjektet.

Administrasjon og framdrift

Prosjektfaser Fase I

a) Kartlegging og prosjektering.

• Skaffet oversikt over mengden materiale, lokalisering og tilstand.

• Definerte nivå og standard på arbeidet og hensiktsmessige arbeidsmåter som skulle sikre at hovedmålene skulle nås.

b) Redningsaksjoner

• Redningsaksjoner der materiale ble relokalisert til tryggere lokaler før prosjektledelsen foretok endelig inntaksvurdering.

c) Magasin: Etablering og prosjektering.

• Akutte rombehov måtte løses ved etableringer av mellomlagre og flyttinger, inntil garasjeanlegget på Slørstad og eventuelle spesialmagasiner var ferdige.

• Magasin i kjeller NLM er ferdigstilt.

(16)

Side6

• Hovedmagasin på Slørstad ble prosjektert, og restfinansiering ble ikke inndekket. Det ble fram til 2012 bestemt å utsette videre utbedringer av Slørstad mht. kostnader dette ville medføre. Det ble gjort bygningstekniske undersøkelser av betongkonstruksjon, dette ble funnet tilfredsstillende.

d) Prosjektbeskrivelse Fase II

• Fase I ble avsluttet med prosjektbeskrivelse for Fase II. Prosjektbeskrivelsen rapporterte for kartleggingen, belyste prosjektet i et faglig perspektiv, anga bevaringskriterier og

samlingsprofil og fastla hensiktsmessige standarder, prosedyrer og organisering for arbeidet, slik som inntak, registrering og samlingsforvaltning. Omfattet også detaljbudsjett.

Fase II

a) Inntak, registrering, konservering og magasinering.

• Arbeidet foregikk i nært samarbeid med ledelsen på instituttene og sentrene som fordeler ansvar og tidsressurs til de plassansvarlige.

• De ulike fagmiljøene, faggruppene og museets venneforening har vært sentrale bidragsytere og premissgivere i alle ledd av prosessen.

• Arbeidet har vært arbeidsintensivt og var avhengig av frivillighet. Dette krevde høyt fokus på motivasjonsarbeid, felles prosjektforståelse og at de involverte følte eierforhold til

oppgavene og ansvar for samlingen.

b) Magasin: Ferdigstilling av Slørstad.

• Magasinet på Slørstad skulle ferdigstilles med klimastyring, sikringstiltak og innredning for generelle magasinbehov. Om mulig skal også spesialmagasin for f. eks organisk materiale og emulsjonsbasert film etableres.

• Dette ble prosjektert, men ferdigstilling ble ikke gjennomført pga. høyere kostnader enn budsjettert. Det ble ikke innhentet eksterne midler til dette.

c) Etablering av forvaltningsplan og driftsopplegg.

• En langsiktig forvaltningsplan med et realistisk og driftsopplegg partene kan enes om skulle vært etableres i siste del av prosjektet. En teknisk forvaltningsplan for samlingens videre eksistens ble ikke laget i avslutningen av Fase II, prosjektleder har vært fraværende i perioden juni 2011 til midtvinters 2012.

Forsinkelser i prosjektet

Prosjektet ble forsinket i forhold til søknaden i 2006. Det skulle vært ferdigstilt i 2009, men er per 2012 ennå ikke helt fullført for alle institutter mht. ferdig registrering, fotografering og magasinering.

Det tok tid å få på plass det organisatoriske som skulle sikre et godt samarbeid mellom de tre partene NLM, UMB og NLMV (Norsk Landbruksmuseums venneforening). Prosjektplan ble lagd vinteren 2007, og på våren gjennomførte museet et seminar i regi av Prosjektforum. Styringsgruppa ble konstituert i januar 2008, prosjektdirektivet ble godkjent og de plassansvarlige formelt oppnevnt.

Prosjektet er kjennetegnet av en svært liten prosjektorganisasjon der det har vært mange frivillige og

(17)

Side7 mindre bidragsytere involvert. Dette medførte en relativ stor innsats på koordinering og

kontaktskapende virksomhet.

Styringsgruppa har bestått av Vegard Lie (NLM), Dag Guttormsen (UMB), Kjersti Sørlie Rimer (UMB), Nils Kolstad (NLM) og Gunnar Øygard, observatør (NLMV). Styringsgruppemøtet (08.01.2008) valgte Vegard Lie til å lede styringsgruppen og prosjektleder Aud Åse Reitan til sekretær. Prosjektdirektivet ble vedtatt. Til styringsgruppemøtet (10.08.2008) ble gruppa utvidet med Victoria Kristoffersen, observatør (UMB). Etter at Reitan avsluttet sitt arbeidsforhold ved NLM 2009, ble Lie prosjektleder i deltid og sekretær for styringsgruppa.

Det ble lagt opp til en grundigere kartlegging i fase I, enn først planlagt, dette lettet arbeidet i fase II.

Det har vært en omfattende kartlegging, der alle bygninger tilhørende UMB er gjennomgått. På INA fikk prosjektet også en ny oppgave med inventaret som har bidratt til å forsinke prosjektet. Museets økonomiske sitasjon har tilsagt forsiktighet med å leie inn ekstern hjelp. Prosjektet satset i stor grad på egne ressurser, noe som har gitt konsekvens i at arbeidet måtte strekkes i tid. Prosjektleder ble fraværende helt og delvis på høsten 2009, og avsluttet arbeidsforholdet ved museet til nyttår.

Prosjektledelsen hadde et skifte ved nyttår 2009/2010. Fra juni 2010 ble denne fraværende i deltid.

Fra og med mai 2011 var prosjektleder fraværende i heltid. I denne perioden var faglig prosjektledelse helt eller delvis fraværende. Det har i perioden juni 2010 til avslutningen av prosjektarbeidet blitt utført et stort stykke arbeid, men av personale med en annen faglig kompetanse enn samlingsforvaltning. Arbeidet ble utført i samråd med styreleder og konstituert direktør ved NLM, Nils Dugstad, og de historiske utvalgene og plassansvarlige ved instituttene. Det ble ikke avholdt styringsgruppemøte 2011 slik det var planlagt.

En stor utfordring ved arbeidet har vært logistikk av gjenstander fra opprinneligplassering til fotografering og til midlertidige lagre, dette manuelle arbeidet har tatt vesentlig mer tid i arbeidet enn først antatt. I 2010 ble det satt inn resurser på å etablere bedre tilrettelagte arbeidslokaler og forbedring av rutiner. Det ble arrangert et enkelt fotokurs av museumsfotografen ved Follomuseum og det har vært arrangert et enkelt innføringskurs om samlingsregistrering med personell fra

forsvarsmuseet. Utover dette har det vært selvlæring innen registreringsprogrammet Primus, med en del støtte fra KulturIT ved Maihaugen. I tillegg ble det gjennomført en revidering av museet egne samlinger i hovedmagasinet i det gamle posthuset (NLM) sommeren 2010, med det samme personalet som ble nyttet til dette prosjektet. Dette var nødvendig for å bedre strukturen i magasinet, men utsatte prosjektarbeidet ytterligere.

Frivilliges bidrag

I søknaden fra 2006 var det beregnet en ikke ubetydelig innsats fra frivillige. Dette er budsjettert, og har betydning for forholdet mellom museets egeninnsats og bidragsyterne. Frivillige har stor del av æren for at museet har gjennomført den første identifiseringen og avgrensingen, og de har deltatt i flyttinger, særlig i fase I av prosjektet. Det er ikke gjort noe helhetlig regnskap over det frivillige bidraget, men det er ikke få arbeidstimer som NLMV og de historiske utvalgene har nedlagt i dette prosjektet. I Fase II av prosjektet med dataregistrering i Primus og fotografering var det først tiltenkt at de frivillige skulle bidra med dette registreringsarbeidet, og at de ansatte skulle ta hånd om fotograferingen. Etter hvert ble lagt opp av prosjektledelsen at dette arbeidet skulle gjennomføres av museets ansatte. Motivasjonsarbeid og tilrettelegging for frivillig innsats er ressurskrevende, og dette buttet noe imot på museets kapasitet i prosjektarbeidet.

(18)

Side8 Til de historiske utvalgene ved IPM og IMT har det blitt tilrettelagt for å lage elektroniske

informasjonsfiler for seinere innlegging i Primus. De har fordelt oversikt over gjenstandene mellom de ulike fagområdene for å samle informasjon om gjenstandene. Dette er et svært viktig arbeid for dokumentasjon av samlingen. Ved de andre instituttene har det ikke blitt gjort lignende arbeid, siden det ikke er opprettet noen tilsvarende gruppe der.

Det har vært et betydelig bidrag fra de frivillige, men ved fravær helt og delvis av prosjektledelsen ble det liten anledning til å administrere og drifte stimulerende tiltak for en økt frivillig arbeidsinnsats utover det som særlig de historiske utvalgene har gjort i fase II.

Regnskap og budsjett

Det er fyldig redegjort for budsjettplanene i de to første rapportene (Rapport fase I og Fase 2 Underveisrapport og videre plan). Det er til denne rapporten gitt fullstendig regnskap i vedlegg 1.

Resultatet i regnskapet er – 334.699,-‐. I prosjektavtalen (20.10.2006) er det avtalt at UMB skal bidra til midler til drift av samlingen når prosjektet er avsluttet.

DEL 2

Samlingens innhold og omfang

UMB er en stor institusjon med en mangeartet virksomhet. Virksomheten har endret innhold etter skiftende samfunnsbehov og rammevilkår generelt.

Hovedgruppene er som følger:

• Dokumentasjon knyttet til forskning, forsøk og utvikling.

• Dokumentasjon knyttet til undervisning.

• Dokumentasjon knyttet til driften av anlegget, som gårder, park, arboret og anlegg.

• Dokumentasjon av institusjonen som samfunn med dets sosiale og kulturelle sider.

• Dokumentasjon av institusjonen slik den har framstått som kommunikator, som premiss-‐ og verdileverandør til omverdenen.

Samlingen Gjenstander

De kartlagte gjenstandene er merket med lapper med instituttinitialer og løpenummer, og seinere er de merket med permanente merker med museets museumssignatur og registreringsnummer, dette er utført i forbindelse med fotografering.

• Identifisering av objektet ble avgrenset til benevnelse, fabrikat og foto.

• Kontekst og utfyllende informasjon er underarbeid på enkelte institutter.

Det vil være ønskelig at alle gjenstander registreres ytterligere med mål, vekt, materialtyper,

emneord, flere klassifikasjonskoder og annen informasjon. Dette er et arbeid som representerer flere årsverk og kan evt. utføres i framtiden. Arbeid med å dokumentere og registrere kontekst og

utfyllende informasjon om gjenstandene i samlingen er påbegynt i samarbeid med de to historiske

(19)

Side9 utvalgene, for øvrige institutter er det ikke vært resurser for å følge opp dette arbeidet da de ikke har noen arbeidsgrupper slik som ved IMT og IPM.

Foto-‐film

Det ble avdekket en vesentlig større mengde fotomateriale enn det som var forutsett. Det ble kartlagt ca. 297.000 eksemplar.

• Det er registrert mer enn 100.000 foto ved IMT.

• Ca. 100.000 foto inngår i etablerte samlinger ved IPM.

• Ca. 50.000 foto gjenstår å ordne og registrere.

• 210 filmer (levende film) gjenstår.

En del foto er registrert enkeltvis, men de aller fleste er registrert på gruppe-‐ og emnenivå på skjema for hver arkivskaper. Dette gjør registreringene søkbare i databasen.

Det er ønskelig at alle foto registreres pr. motiv og at mye av dette bør også digitaliseres. Dette representerer mange årsverk og kan utføres i framtiden.

Arkiver

Det ble kartlagt ca. 12 løpemeter arkiv. De fleste er arkiv som har blitt stående igjen etter forskere samt driftsrelatert arkivmateriale etter Statens småbrukerlærerskole på Sem. En del av dette er vil bli stående uregistrert. Det har blitt etablert en dialog med arkivet på UMB og det vil bli foretatt en grenseoppgang i forhold til avleveringsplikt og arkivansvarlig.

Bøker

Det er kartlagt ca. 78 løpemeter bøker. Dette er bøker som er gått ut av bruk i undervisning og forskning. Universitetsbiblioteket har ansvar for dette. Historisk utvalg ved IMT har samlet en mengde bøker som er utsortert fra instituttbiblioteket og gjenstående bøker fra tidligere forskere, dette utgjør hovedmengden av denne registrerte mengden. Bøkene er ikke del av dette prosjektet og de vil så langt bli stående uregistrert.

Forskning og forsøk

Gruppen av materiale knyttet til forskningsprosesser er alle typer hjelpemidler. En del hørte hjemme i laboratorium og arbeidsrom, andre ble brukt til utendørs aktiviteter. Dette kunne være originale innkjøpte apparater og maskiner, men også ombygde, modifiserte eller egenkonstruerte, tilpasset bestemte formål. Dernest fantes en gruppe objekter knyttet til overvåking og dokumentasjon av prosesser og prosedyrer. Dette kunne være lagringsmedier av ulikt slag foto, film, magnetbånd mv.

Det var en stor gruppe av objekter knyttet til utviklingen av ulike driftsmidler og annen teknologi.

Undervisning

Dokumentasjon knyttet til undervisning kan deles i tre hovedgrupper:

• Undervisningsmateriell; gipsmodeller, tegninger, plansjer, all slags visuelle og auditive lagringsmedier, analogt som digitalt, som foto, film eller lyd. Samt prøver og

undervisningssamlinger av jord og stein, preparater, skjeletter, herbarier, frø og mer.

• Tekster; håndskrevne forelesningsserier, lærebøker, kompendier, undervisnings-‐ og eksamensopplegg mv.

• Parken og arboretet som en pedagogisk arena.

(20)

Side10 En del undervisningsmateriell vil naturlig nok også falle inn under kategorien forsøk og utvikling.

Skolens drift

UMB består av et større anlegg med gårdsdrift, arboret, hager, park og andre bygg og anlegg. Store deler av driften på UMB har vært begrunnet ut fra forsknings-‐ og undervisningsaktiviteter.

Teknologisk sett har derfor skolen vært i forkant av utviklingen. En dokumentasjon av driftsmidlene på UMB vil generelt sett styrke den generelle dokumentasjon av norsk landbrukshistorie.

UMB som samfunn

Som samfunn menes dokumentasjon av skolens sosiale og kulturelle sider – det geografiske

avgrensede område campus hvor mennesker har bodd og arbeidet. Kildetilfanget vil her naturlig nok bli særlig uensartet – kanskje oppleves som fragmentarisk og tilsynelatende tilfeldig. Det kan være materiale som formidler studenters og ansattes leve-‐ og arbeidsvilkår; kunst, håndverk, møbler og annet løsøre. Forskningsinstitusjoner, høgskoler og universiteter er elitistiske arenaer. Biografisk dokumentasjon knyttet til enkeltpersoner, memorabilia, er aktuelt å vurdere til samlingen.

UMB har spilt en stor rolle i norsk samfunnsliv og politikk. Grovt sett kan vi dele UMBs historie inn i tre epoker etter følgende vendepunkt. Aas høiere Landbrugsskole ble opprettet i 1859. I 1897 ble skolen en vitenskapelig institusjon og navnet omgjort til Norges landbrukshøgskole, og i 2005 ble høgskolen tilkjent universitetsstatus og igjen nytt navn -‐ Universitetet for miljø-‐ og biovitenskap.

I en samling hører også den immaterielle kulturen til. Muligheter for fortolkninger rundt det

kulturelle og eller ideologiske er mange. Dette vil være samlingens mulighet for forskere og andre når den kommer på plass.

Kartleggingen

Ifølge prosjektdirektivet er kartleggingen fra Fase I grunnlaget for det endelige inntaket til samlingen i Fase II. Kartleggingsarbeidet ble igangsatt i 2007, det ble utarbeidet en kartleggingsliste over alle institutter. Det ble også foretatt en del flyttinger. Kartleggingen i fase I ble gjort grundigere enn først planlagt, noe som lettet arbeidet i fase II. Kartleggingslistene ble samordnet og bearbeidet før de ble konvertert for innlegging i Primus med assistanse fra KulturIT.

Utvalgskriterier

Det er de faglige bevaringskriteriene som definerer samlingens omfang. Samlingen skal være bygd på en ide og gjenstandene skal være valgt ut med tanke på hva enkeltobjektene representerer.

Samlingen skal ha innebygde relasjoner, den skal ha kontekst, proveniens og støtteinformasjon.

Enkeltobjektene i samlingen skal være gjenfinnbare i en katalog. Prosjektet er avgrenset til å gjelde materiale tilknyttet forskning, undervisning og drift. Dette kan være gjenstander foto, arkiver, bøker, småtrykk, biologisk materiale mv. som ikke er avleveringspliktig i henhold til statlige

arkivinstitusjoners reglement. Det vises til Riksantikvarens utvalgskriterier. I kortform lyder kriteriene som følger:

• Representativitet

• Sammenheng/miljø

• Autensitet

• Fysisk tilstand

• Arkitektonisk/kunstnerisk kvalitet

• Identitet/symbol

(21)

Side11

• Økonomi/bruk

• Økologi

De endelige vurderingene av inntak er gjort av prosjektleder som faglig ansvarlig i nært samråd med instituttenes fagpersoner og plassansvarlige samt de frivillige innsatsgruppene tilknyttet de ulike fagmiljøene. Beslutningsprosessene har vært åpne og inkluderende og omfattet museumsfaglig og relevant fagspesifikk vitenskapelig kompetanse.

Nødflyttinger

Under hele prosjektperioden har vi foretatt nødflyttinger på grunn av rom og bygninger skal ryddes, bygges om osv. Større gjenstander er flyttet til lageret på Slørstad og mindre gjenstander og arkiver til museets hovedmagasin eller andre stabile lagerrom ved UMB. De viktigste flytteoperasjonene var:

o Cirkusbygningen. Den gamle landbrukssamlingen på loftet ble flyttet o Institutt for matematiske fag og realfag (IMT).

o Senter for klimaregulert forskning (SKP).

o Institutt for plante-‐ og miljøfag (IPM). (Bla. en geologisamling.) o Kjøre-‐ og Rideklubben (KOR)

o Norderås.

o Skogfag (INA). (Et arkiv som var plassert midlertidig i UMBs kaldtlager på Slørstad.)

o Institutt for naturforvaltning (INA). Flyttingen fra Urbygningen og Vollebekk til Sørhellinga. I tillegg kom en uforutsett oppgave i forbindelse med rehabiliteringsprosjektet på

Urbygningen. Det er befart og gitt råd om inventarelementer fra laboratorier og skap/montre fra undervisningssamlinger.

o Prosjektet har også bidratt til interne samlokaliseringer av gjenstander på Institutt for kjemi og matvitenskap (IKBM), Institutt for matematiske fag og realfag (IMT) og Institutt for plante-‐

og miljøfag (IPM).

Personalet ved NLM i prosjektet

Det har under prosjektets tid vært gjort endringer i personalet ved NLM og personalets oppgaver.

• Aud Åse Reitan, prosjektleder (fram til 31.12.2009)

• Vegard Lie, prosjektleder (fra 01.01.2010)

• Prosjektmedarbeidere: Jonas Løvaas Gjerstad, Solveig Grøndalen og Natalia G. Pettersen

• Det ble også etter hvert gjort avtale med NAV om praksis-‐/tiltaksplasser, her bidro Jarle Stunner, Gudbrand Framgården, Endre Solbakken og Bård Fredrikson

I løpet av 2010 ble prosjektleder fraværende i deltid og etter hvert heltid i 2011. Det ble ikke satt inn noen ny faglig leder i prosjektet i dette fravær. NLMs styreleder og konstituert direktør Nils Dugstad, så til at arbeidet fortsatte med Grøndalen og Gjerstad i prosjektleders fravær.

Magasiner

Hovedmagasinet i det gamle posthuset (NLM)

Oppgraderingene av hovedmagasinet i Landbruksmuseets kjeller er en del av UMB

samlingsprosjektet, med 50 % deling mellom museet og prosjektet. Museets hovedmagasin har nå plass for mindre gjenstander og arkiver som kommer inn i UMB prosjektet. Hit er det tatt inn spesielt sårbare gjenstander og foto, i tillegg til en del av nødflyttingene fra fase I.

(22)

Side12 Slørstad

Høsten 2003 ble det inngått en 30 års gratis leieavtale med Norges landbrukshøgskole. Norsk Landbruksmuseum skal videreutvikle garasjeanlegget på Slørstad til museumsmagasin, blant annet i samarbeid med Follo Museum, dette arbeidet er inntil videre utsatt på grunn av uforutsette høye investeringskostnader. UMB skal disponere et avgrenset areal til egne samlinger. I tråd med dette ble det høsten 2004 inngått en framleieavtale med Follo Museum for den ene garasjen som nå er ferdig rehabilitert. Til Slørstad er større gjenstander i prosjektet flyttet som eks. såmaskiner mv. fra Vollebekk og gårdsbruket ved UMB.

Som en forberedelse til endelig oppgradering av anlegget ble det i 2007 foretatt bygningstekniske vurderinger av garasjene. Forhenværende professor Egil Berge utarbeidet en kvalitetsvurdering av betongen. Rapporten konkluderte med at konstruksjonene på Slørstad fremdeles er gode. Det ble gjort utredninger om klimaregulerende tiltak og forsyning av hovedstrøm inn til anlegget. For å forsyne anlegget tilstreklig med strøm for fullverdig magasindrift må det bygges ny trafostasjon.

Hafslund vil ikke påta seg denne kostnaden, slik at evt. oppgradering av Slørstad til fullverdig magasin blir dette en merkostnad som må tillegges prosjektet. Grunnet manglende eksternfinansiering er ikke utbedringene sluttført. Det er foretatt utskifting av inntaksskap og tilførselsledninger for strøm til de enkelte bygninger. Dette er dimensjonert for full magasindrift. Låssystemet er også oppgradert.

Lageret fungerer i dag som et kaldtlager for større gjenstander, kun mindre utbedringer er foretatt.

Midlertidige lagre

Tilfluktsrommet ved IMT

Historiskutvalg ved IMT har lenge vært aktive med å samle og dokumentere historien og

gjenstander/foto ved instituttet. Her har prosjektet fått disponere de gamle tilfluktsrommene til samlingen fra IMT. Rommene er tørre og delvis ventilerte, og det er montert lås på døren. Det er gjort et større arbeid med systematisering der de frivillige har bidratt betydelig.

Jordlager (K15) ved IPM

Det ble i løpet av prosjektperioden opprettet et historiskutvalg ved IPM også. Og det ble gitt plass til lagring av gjenstander ved instituttet som ble innlemmet i denne samlingen, i det gamle jordlageret K15 i Jordfagsbygget. Her kostet instituttet oppsetting av hyller mm. Og de frivillige tok en aktiv del i flyttingen av gjenstander fra Fruktlageret, Konserveringen og Planteskolen. Lageret her er tørt og delvis ventilert, døren kan låses. Det går noen rør og ledninger gjennom rommet som kan utgjøre risiko for gjenstandene over tid.

Avlsmagasinet ved IHA

Ved IHA var det en stor spredning av gjenstander osv. i de tre ulike fløyene i instituttets

hovedbygning. Samlingen ble bestemt å samles i Avlsmagasinet i underkjeller av hovedfløy. Her ble det av instituttleder tildelt et område blant IHAs arkiv. Lageret er tørt og delvis ventilert, døren kan låses, men lageret er også i bruk av instituttet for arkiv mv. Det går rør og ledninger gjennom rommet, men hovedrisikoen er gamle radiatorovner som har synlige tegn etter tidligere lekkasjer.

De midlertidige lagrene er ikke tilfredsstillende magasiner for permanent magasinering av gjenstander. Derfor bør det prosjekteres oppgraderinger for eks. Slørstadslageret til permanent magasin. Samlingene er store i volum og omfang, og krever betydelig areal. Disse midlertidige lagrene er tildelte plasser fra instituttene for IMT og IPM gjort avtaler via de historiske utvalgene, for

(23)

Side13 IHA er det muntlig avtale mellom instituttleder og prosjektmedarbeider etter at det ble ledig plass da tidligere Akvaforsk flyttet.

I tillegg er det flere små midlertidige lagre på andre institutter, disse disponeres fram til ferdig registreringer med fotografering og permanent merking er utført, og vil være en essensiell del når prosjektarbeidet gjenopptas.

Omtale av funnene i samlingen

Å lage en samling.

En museumssamling skiller seg fra annet oppsamlet materiale med flere forhold. Samlingen er dokumentert og den kan gjenfinnes i en katalog. Den er tilrettelagt for allmennhetens bruk og innsyn. Samlingen er underlagt en institusjons langsiktige forvaltning. Den er unndratt økonomisk sirkulasjon og det er knyttet konserveringsmessige tiltak med den hensikt å forlenge levetiden.

Materialet til UMB er dels en av vitenskapshistorisk karakter knyttet til forskningsmiljøer, og dels generelt bedriftskulturelt. Hovedmetodikken har vært å være så åpen som mulig for å skape en oversikt over materiale som er sammensatt og svært spesialisert. Med tanke på fremtidig forskning og formidling, som vanskelig kan forutses perspektivene i, er det er viktig at materiale som

tilsynelatende framtrer som mindre interessant, ikke har blitt avvist uten en grundig vurdering.

Kartleggingsprosessen har derfor vært utfordrende. Den har tatt lang tid og personalet fra museet fått mye bistand for å finne gjenstandene og arkivene, men også få en første identifikasjon og tilhørighet. Under inntaket ble det reist mange viktige og prinsipielle spørsmål rundt det metodiske.

Prosjektet har så langt i liten grad valgt bort objekter som er foreslått eller funnet på kjellere og loft.

Det har blitt lyttet til hva enkeltpersoner har sagt. Opplevelsen av hva som er ”historisk” varierer fra ståsted og faglig perspektiver. Det har vært viktig å huske på at innsamlingens perspektiv er

annerledes enn fortolkningens. I ett klassisk semiotisk perspektiv har gjenstander et livsløp der gjenstander assosieres til mange sett av ideer. Det dreier det seg om minst tre, oftest er det flere.

Disse er knyttet til opprinnelse og bruk, funksjonelt, symbolsk eller kulturelt, den andre til

innsamlingstidspunktet og det tredje settet er knyttet til bruken i en museal setting. I historiens lys kan gjenstander bli forsket og formidlet på en ganske annen måte enn hva ”opprinnelig tenkt”.

Tidligere registreringer

Det har vært flere prosjekt som har registrert historisk materiale ved UMB. Det er viktig å trekke frem Bi Five Magnus sitt registreringsprosjekt fra 1999 som i første omgang var knyttet til instituttflyttingen til det nye bioteknologibygget. Dette prosjektet har også hatt nytte av Bjørn Anders Fredriksens registreringer over arkiver som var et forarbeid til UMBs verneplan i 2005. Dag Guttormsen har samlet en del som han har oppbevart på sitt kontor og i et lager i kjelleren på Cirkus.

Historisk utvalg på IMT står i en særstilling.

(24)

Side14

Del 3

Strategi og forvaltning

Måloppnåelse

Det ble i mai 2012 bestemt av styringsgruppa for UMBs historiske samlinger at prosjektet skulle avsluttes med denne rapporten. Det er registrert 5456 gjenstander, 654 arkiver og ca. 297.000 foto.

Dette er registrert i databasen Primus. Gjenstandene er registrert etter etablerte prosedyrer i fase I og fase II av prosjektet.

Styringsgruppa anser at prosjektet har oppnådd målet innenfor de økonomiske rammer som er gitt.

Det er arbeid som gjenstår, men dette anses å være del av den videre forvaltningen av samlingen slik den framstår i dag. Som følge av manglende eksternfinansiering for oppgradering av Slørstad til et fullverdig magasin er deler av samlingene midlertidig lagret ved avtalte rom på sine respektive institutter. Det er tatt hensyn til et mest mulig stabilt miljø og sikker midlertidig lagring.

Registreringene er fullført med permanent merking og foto for 4212 av 5456 gjenstander, 67 av 370 foto/fotoarkiv-‐registreringer og 296 av 654 arkiv-‐registreringer.

Gjenstående oppgaver

• Det er ikke ferdigstilt forvaltningsplan for det videre arbeidet med samlingen.

o Det har ved museet manglet fagkompetanse på dette i prosjektets avslutningsperiode.

• Det var i samarbeidsavtalen mellom NLH og NLM (2003) enighet om at en viktig milepæl i samarbeidet var jubileumsåret 2009. Dette ble ikke markert med prosjektarbeidet.

• Det gjenstår permanentmerking og fotografering av 1244 gjenstander, og registreringer av 358 arkiver og 303 foto/fotoarkiver i samlingen.

• Det gjenstår å legge inn kontekst og utfyllendeinformasjon om gjenstandene generelt.

o De to historiske utvalgene ved IMT og IPM er i gang med arbeidet å produsere denne informasjonen elektronisk for prosjektet.

o På øvrige institutter er det ikke gjort avtaler med frivillige som gjør dette arbeidet.

o For INA er det pga. flytting i prosjektperioden kun grovkartlagt mengden materiale beregnet i antall hyllemeter og anslag for mengden gjenstander. Det ble overlevert noe utsortert materiale og arkiver til prosjektet under flyttingen, slik at det gjenstår registreringer ved detteinstituttet.

• Det er ikke framforhandlet ny driftsavtale mellom UMB og NLM om drift av samlingen.

Kostnader for drift av dagens samling

Det er på oppfordring av styringsgruppa gjort et grovt minimumsoverslag på det gjenstående arbeidet for permanent merking og fotografering av gjenstander som er registrert, og å legge inn informasjon som tilkommer fra de to historiske utvalgene, samt følge opp samlingen med å

(25)

Side15 kontrollere bevaringen av gjenstandene der de er magasinert i dag. Dette er anslått til ca. 40 % av et årsverk årlig.

Ved videre arbeid med INA, andre nyregistreringer og større flyttinger vil arbeidsmengden øke. Det er ikke lagt inn kostnader knyttet til materiell, tekniske hjelpemidler, konservatorstilling, innleide konsulenttjenester (eks. KulturIT) og administrasjon. Leie av fullverdigmagasin er kun regnet i areal, driftsutgifter kan bli høyere som følge av strømutgifter til klimaregulerende tiltak.

Oversikt vedlikeholdskostnader UMB

samlingsprosjekt 330

Grunnlag Beløp

Backup diskplass UMB ca. 30% andel 30 % 83 618 25 085

Kultur IT -‐ Primus Nett-‐sentraldrift ca. 65% andel 65 % 43 920 28 548

Kultur IT -‐ Lisens 65 % 10 800 7 020

Magasinleie Fr. A. Dahlsvei -‐ kvm 50 500 25 000

Magasin Slørstad 0 70

Andel stilling til oppfølging inkl sos utg 40 % 44 222 176 888

Sum pr år 262 541

Evt felleskostnader/overhead Samlingsforvaltning

Denne samlingen er unik i norsk museumssektor. Den er en enestående inngang til den landbruksvitenskapelige aktiviteten de siste 150 år. Dette har betydning for forståelse av

forskningsteoretiske, vitenskapshistoriske og politiske prosesser. Fotomaterialet er sannsynligvis det viktigste materialet av det som nå omfattes av UMBs historiske samlinger. Fotosamlingene er også på et helt generelt grunnlag en dokumentasjon av sin samtid fordi de også viser menneskene og miljø.

Samlinger som denne må driftes slik at de utvikles som en ressurs for kunnskapsproduksjon og formidling. Det anbefales at:

o Registreringene bør kompletteres og bearbeides.

o Samlingen må konserveres og pleies.

o Samlingene må kompletteres. Denne samlingen blir aldri helt ferdig eller avsluttet. Det vil til enhver tid være materiale som dukker opp, blir utrangert mv. som bør vurderes innlemmet i samlingen. Dette vil være en viktig del av samlingens drift.

o Samlingene bør brukes i forskning, utstilling og formidling.

o Samlingen bør kontekstualiseres blant annet ved å utvikle fagområdet UMBs vitenskapshistorie og landbrukshistorie.

o Det vil være viktig å etablere denne samlingen i det nasjonale og internasjonale feltet av vitenskapshistoriske samlinger.