Forhandlinger
UH Innkjøpsforum
Quality Spa & Resort, Son - 2. juni 2010
Steinar Ask
©
§ 14-1. Tillatte anskaffelsesprosedyrer
(1) Anskaffelsen skal foretas ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse.
(2) Konkurransepreget dialog kan benyttes når vilkårene i
§ 14-2 (konkurransepreget dialog) er oppfylt.
(3) Konkurranse med forhandling kan benyttes når
vilkårene i § 14-3 (konkurranse med forhandling etter
forutgående kunngjøring) eller § 14-4 (konkurranse med
forhandling uten forutgående kunngjøring) er oppfylt.
§ 14-4 Vilkår - konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring
Etter forutgående mislykket anbudskonkurranse
Finnes bare en leverandør
Tekniske eller kunstneriske grunner, eller enerett
Umulig å overholde fristene p.g.a. særlige forhold
Varer for forskning, eksperimentering, undersøkelse eller utvikling
Tilleggsleveranser der skifte av leverandør skaper
vanskeligheter
©
§ 14-3 Vilkår for å benytte konkurranse med forhandling etter kunngjøring
(jf. § 18-3) Etter forutgående mislykket konkurranse
Uten vesentlige endringer
I særlige tilfeller der kontraktens art eller risiko ikke tillater samlet prisfastsettelse
Der tjenestene er av en slik art at det ikke er mulig å fastsette tilstrekkelige spesifikasjoner
Bygge- og anleggskontrakter med forsknings-,
forsøks-, eller utviklingsformål
De grunnleggende prinsipper
Ikke-diskriminering
Konkurranse
Likebehandling
Forutberegnelighet
Gjennomsiktighet
Etterprøvbarhet
Forretningsmessighet
Proporsjonalitet/
forholdsmessighet
©
Hvorfor velge konkurranse med forhandling?
Vanskelig for oppdragsgiver å vurdere markedet i forhold til sine behov
Finnes et marked/tilbydere - begrenset konkurranse?
Strategisk prising ?
Vanskelig å spesifisere ønskede ytelser
Framtidig produktbehov ?
Utforme konkurransegrunnlag og evaluere tilbud med bredere ytelseskriterier
Anbudskonkurranse nedtoner muligheter for samarbeid
Informasjonsmøter m/potensielle leverandører før
konkurransegrunnlag utformes/sendes ut
Konsekvenser - behovsanalyse
Vag analyse - man kan supplere etter hvert
Grense mot vesentlige endringer av konkurransegrunnlag
Prosesskostnader/tid
Bruk mer tid på kartlegging av behov enn spesifisering
Hva er målet med anskaffelsen?
Funksjonsspesifikasjon !!!
Unnlat å sperre for nye og kreative løsninger
?
Utlysning
Konkurranse- grunnlag
Valg av leverandør
Kvalifikasjons- kriterier
Tilbud
Avskalling ? TildelingskriterierNytt tilbud Avskalling?
Tildelingskriterier
Endelig tilbud
Minimum 3?
Invitasjon Forhandlinger Forh.
Prekvalifisering
Konkurranse med forhandling – 2 faser
Forberedelser - generelt
UTEN SKIKKELIG FORARBEID
ARGUMENTASJONSKONKURRANSE, PREGET AV INTUITIVE INNFALL OG TILFELDIGE UTFALL...
FALLGRUVER
Tidspress
Forutinntatte meninger Fastlåste situasjoner
Egosentrisitet
©
Forhandlinger
Når to (eller flere) parter med delvis motstridende interesser prøver å komme fram til en felles
beslutning, forhandler de.
Jørn Rognes, NHH
En beslutningsprosess der begge parter kan berike hverandre og oppnå større tilfredsstillelse gjennom forhandlingsprosessen i seg selv...
ikke utkjemping av slag på armlengdes avstand
UTGANGSPUNKT
• Vi forhandler ofte
• Forhandlinger er viktige
• Forhandlinger kan læres Forhandlinger innebærer:
• analyse av interesser og alternativer
• utforming av forhandlingsstrategi
• iverksetting av strategi gjennom forhandlings-prosessen
• tilpasning av strategi og adferd
UTGANGSPUNKTET
:IKKE KONFLIKTER OG ULIKE INTERESSER, MEN AVHENGIGHET OG FELLES INTERESSER
©
B A
Standpunkter/
posisjoner
Interesser
Særinteresser SærinteresserFellesinteresser
Vet vi eller tror vi?
Det du ser
Det du hører
Det du kjenner
Det du lukter
Det du smaker
Din fantasi basert på observasjon
Observasjon Tolkning
©
Kommunikasjon - ”evner (?)”
Kommunikasjon oppfattes:
Ord 7 %
Følelser/tonefall 38 %
Kroppsspråk 55 %
Kroppsspråket omfatter;
kroppsholdning
bevegelser
måten å gå på
sittestilling
armstilling / fotstilling
håndtrykk
ansiktsuttrykk
øyebevegelser osv…
Hvordan tar hjernen imot
informasjon gjennom sansene ?
Syn 83 %
Hørsel 11 %
Smak 1 %
Berøring 1,5 %
Luktesans 3,5 %
Kvinner har dobbelt så god luktesans som menn (7 % ?)
Forhandlingsteam
Hovedpoenget:
En gruppe kan gjøre en bedre jobb enn én enkelt person,
samt å hindre at enkeltpersoner blir subjektive og lar seg friste av ”bestikkelser”
eller blir utrygge i forhandlingssituasjonen
Problemer:
Partsinteresser:
Ønsker å ivareta egne gruppeinteresser
Tar med seg interne konflikter inn i forhandlingsprosessen
Fagekspertene:
Bidrar med fagkunnskap, men lekker fortrolig informasjon
Tar egne initiativ
Blander seg bort i saker de verken har greie på eller noe med.
De velmenende:
Kommer med gode ideer uten at dette er gjennomdiskutert på forhånd
Markeringsbehov:
Overordnet leder finner behov for å markere seg
Påpeke spesielle saker
Vise styrke
”Ta seg av vanskelige saker”
©
Vi trente hardt - men hver gang vi begynte å få frem fungerende
grupper skulle vi omorganiseres.
Jeg lærte meg senere i livet at vi har en tendens til å møte enhver ny situasjon med omorganisering, og også hvilken vidunderlig
metode dette er for å skape
illusjon av fremskritt, mens den i virkeligheten forårsaker kaos, ineffektivitet og demoralisering.
Gaius Petronius (død 66 e.Kr.)
Den gang som nå?
Kjønn og forhandlinger
Menn og kvinner kommuniserer forskjellig.
Menns verden karakteriseres mer av hierarki.
Kvinners verden karakteriseres mer av sosiale nettverk og nærhet.
Blandede grupper innehar et større potensiale til
utvikling enn rene mann-/kvinnegrupper.
©
Kjønn og forhandlinger forts…
Den dyktige mannen i en forhandling er en kvinne
Forhandlinger handler ofte om utøvelse av makt
Det er en forbindelse mellom forventninger og utfall av forhandlinger
Menn snakker mye mer i forhandlinger enn kvinner…
Menn gjentar seg mye mer enn kvinner
Kjønn og forhandlinger forts…
Menn avbryter mye mer enn kvinner i forhandlinger
Menn starter, ofte mens kvinnen snakker.
Kvinner venter ofte til mannen har ”avsluttet”
”Når kvinner har snakket 25 % av tiden, har menn
opplevelse av at kvinnene har snakket utrolig mye.
©
En god forhandler ?
1. Bra til å lytte
2. Gjør gode forberedelser
3. Er kreativ og søker mange utveier
4. Forstår relasjoners betydning
5. Kommuniserer åpent
6. Stiller mange spørsmål – påstår sjeldent
7. Forsøker å forstå behovet bak posisjonen
8. Bedriver interesseforhandlinger (integrasjonsforhandlinger) – ikke posisjonsforhandlinger (fordelingsforhandlinger)
En god forhandler ? forts…
9. Skiller på sak og person. Er fast i sak, men fleksibel som person
10. Forsøker å arbeide med mange variabler
11. Har humor og tar ikke seg selv så alvorlig
12. Arbeider med objektive kriterier (normer, standarder)
13. Etablerer alltid sitt reservasjonspunkt og BATFOL
14. Arbeider etter ”vinn-vinn”-målsetning
15. Ser forhandlinger som en prosess – ikke som et ”felt-slag”
16. Søker ”pareto-optimum”
©
En god forhandler ? forts…
17. Forsøker å sette seg inn i den andres situasjon – ”bytter hatt”
18. Kan tenke seg å brainstorme med motparten
19. Foretar ingen uplanlagte innrømmelser
20. Lar døren stå på gløtt og lar ingen tape ansikt
21. Er åpen for å la seg overbevise
22. Er empatisk
23. Agerer (gir motsvar) – reagerer ikke
24. Samrår seg med motparten før beslutning
Dyktige forhandlere
Vurderer og forbereder et større antall muligheter/utfall enn gjennomsnittet
Skiller mellom fakta og antakelser
Leter frem felles interesser og bygger forhandlingen på disse
Søker enhver mulighet for å oppnå en bedre avtale - for begge parter
Spør - lytter - observerer
©
Barn som forhandlere
De er iherdige
De gjennomskuer deg
De har ingen hemninger
De vet hva de vil
De ber om det de ønsker
De vet når de skal be om det de ønsker (timing)
De vet hvordan man får satt foreldrene opp mot hverandre
De er kreative i sin fremgangsmåte
