Boligsosialt arbeid

(1)

Boligsosialt arbeid

– samarbeid med frivillige

Veileder til kommunene

(2)

2 3

Boligsosialt arbeid – samarbeid med frivillige

Veileder til kommunene

Layout og trykk DI grafisk

Illustrasjoner i Veilederen er utarbeidet av Katrine Clante, Danmark

(3)

TRINN 3 Hvordan rekruttere frivillige? ... 36

Rekrutteringsprosessen ... 36

Forslag til annonse ... 38

Opplæringsprogram trinn 3 ... 39

Nyttige tips og råd ... 41

TRINN 4 Hvordan ta imot frivillige? ... 42

Første møte med den frivillige ... 42

Opplæringsprogram for ansatte – trinn 4 ... 44

Opplæringsprogram for frivillige – trinn 4 ... 44

TRINN 5 Samarbeid mellom frivillig og bruker ... 48

Første møte mellom frivillig og bruker ... 48

Oppfølging av frivillige ... 49

Opplæringsprogram trinn 5 ... 50

5 Avsluttende ord

... 52

Vedlegg

... 55

Referanser og anbefalt litteratur

... 69

Innhold Forord

... 6

1 Bakgrunn og gjennomføring

... 9

2 Frivillighetens verdi

... 13

3 Forankring og organisering

... 17

3.1 Forankring ... 17

3.2 Visjon og motivasjon ... 17

3.3 Rolleavklaring ... 18

3.4 Dialog med tillitsvalgte ... 18

3.5 Konkretisering av samarbeidet ... 19

4 Oppskrift for å lykkes

... 21

TRINN 1 Ansatte motiveres til samarbeid med frivillige ... 23

Samarbeid med frivillige – gir utbytte ... 23

Motstand mot forandring ... 23

Ulike kulturer møtes ... 26

Inspirasjon å hente ... 27

Opplæringsprogram – trinn 1 ... 28

TRINN 2 Behov og oppgaver for frivillige ... 30

Hvem er brukere?... 30

Hva er oppgavene? ... 31

Opplæringsprogram trinn 2 ... 34

(4)

6 7

Forord

Denne veilederen er et resultat av et 1-årig prosjekt i Bærum kommune.

Arbeids- og velferdsdirektoratet i samhandling med Fylkesmannen i Oslo og Akershus innvilget tilskuddsmidler.

Målsettingen med veilederen er å motivere og fremme samarbeidet med fri villig sektor innenfor utvikling av det boligsosiale arbeidet i kommune-Norge.

Eierskapet til prosjektet ble lagt til Boligkontoret i Bærum kommune, med faglig og praktisk bistand fra kommunens frivillighetskoordinator gjennom hele prosjektperioden.

Vi har gjennom dette arbeidet i Bærum fått verdifull erfaring som vi håper vil være et viktig bidrag til landets øvrige kommuner i utvikling av det boligsosiale arbeidsområdet.

Veilederen er bygget opp som en ABC inndelt i fem ulike arbeidstrinn med hovedfokus på samspill med frivillige. Hvert arbeidstrinn foreslår et opplærings- program og trinnene avsluttes med oppsummerende råd.

Veilederen understreker betydningen av en god forankring og organisering av arbeidet. Videre argumenteres for verdien av samarbeidet med frivillige.

Veilederen er utarbeidet slik at den med enkelhet også kan nyttiggjøres av andre kommunale tjenestesteder som en inspirasjon til samarbeid med fri villige.

En stor takk til frivillige som ble rekruttert fra Rotary Bærum Vest og Bærum Frivilligsentral, og som velvillig har vært «prøve-personer»gjennom mange samlinger første halvår 2011 for utvikling av denne veilederen. Takk også til ansatte på Boligkontoret i Bærum som engasjerte seg i dette arbeidet.

Veilederen er ført i pennen av frivillighetskoordinator Kirsten Koht med god og nødvendig inspirasjon og faglig bistand fra de to eksterne konsulentene Siw Hagelin og Pål-Arne Winsnes.

Bærum kommune 15.april 2012

Oddbjørn Vik, leder av Boligkontoret, Bærum kommune Kirsten Koht, frivillighetskoordinator, Bærum kommune

(5)

Bakgrunn og gjennomføring

1 Bakgrunn og gjennomføring

I forbindelse med fylkesmannens satsning på økt boligsosialt arbeid er det et definert mål å etablere samarbeid mellom landets kommunale bolig kontorer og frivillig sektor. Dette er utgangspunktet for prosjekt «boligsosialt arbeid – samarbeid med frivillige» som ble gjennomført i Bærum i 2011.

Veilederen baserer seg på erfaringer som er gjort i et pilotprosjekt gjennom- ført i Bærum kommune gjennom året 2011. Arbeids- og velferdsdirektoratet, i samhandling med Fylkesmannen i Oslo og Akershus, innvilget tilskudd til prosjektet over statsbudsjettet i 2011.

Boligsosialt arbeid

En god boligsituasjon er en betingelse for et godt og meningsfylt liv, og det er derfor viktig at alle kan sikres en bolig som tilfredsstiller deres behov. I Norge er det kommunene som har hovedansvar for å skaffe bolig til vanskeligstilte på boligmarkedet.¹

Begrepet «boligsosialt arbeid» defineres som det arbeidet kommunene gjør for å sikre vanskeligstilte på boligmarkedet en trygg bosituasjon.² Oppgavene kan kort inndeles i tre. Boliganskaffelse, økonomisk støtte og oppfølging i boligen. Boligsosialt arbeid er et komplekst arbeidsfelt. Det utfordrer offentlig forvaltning til tverrsektorielt og tverrfaglig samarbeid.³ Det er innenfor dette området vi ser at samarbeid med frivillige kan være en viktig bidrags- yter. Booppfølging innebærer at individuelt tilpassede tiltak skal gjøre den enkelte mest mulig i stand til å ta ansvar for sitt boforhold. Innholdet og nivået på oppfølgingstjenestene varierer både ut fra brukernes behov og mestrings- evne, og bemanningskapasitet på de enkelte kommunale bolig kontorene.

Flere av oppgavene er lovpålagte, har kompleks karakter og krever faglig kompetanse. Lovgrunnlaget er Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester (1.1.2012).

Bolig- og Oppfølgingskontoret i Bærum har hatt prosjektansvar med 50%

stilling, supplert med faglig bistand fra leder av Bærum Frivilligsentral og Bærum kommunes frivillighetskoordinator.

I starten av prosjektperioden ble det tatt kontakt med to frivillige grupper, henholdsvis Bærum Rotary og Bærum Frivilligsentral. Samtidig ble 7 ansatte på Boligkontoret i Bærum valgt ut til å delta i prosjektet. Til sammen deltok 17

(6)

10 11

Bakgrunn og gjennomføring Bakgrunn og gjennomføring

personer i en modulbasert opplæring våren 2011, hvilket danner grunnlaget for denne veilederen.

Spørsmålet som ble stilt da vi begynte arbeidet i januar 2011 var følgende:

Bakgrunnen for dette spørsmålet henger sammen med en analyse av de boligsosiale utfordringene i Bærum kommune som nylig er gjennomført.� En av anbefalingene i denne rapporten er at styrket samarbeid med frivillige kan bidra med ressurser knyttet til booppfølging.

Gode samhandlingsprosesser fra flere norske kommuner løftes også frem i den nylig publiserte rapporten fra Rambøll.�

Veilederen har nettopp til hensikt å gi kommunale boligkontorer veiledning og inspirasjon til hvordan invitere og involvere lokale frivillige til samarbeid om forbedret tilbud til brukere.

Bærum kommune, som mange andre kommuner, har erfaring for at offentlig sektor mangler tradisjon og kunnskap for samarbeid med frivillige. Dette skaper naturlig nok utfordringer for et effektivt og godt samarbeid med frivillige i fremtiden.

Fremtidsbildet for kommunesektoren er å finne smarte løsninger for å løse oppgavene på en rimeligere og bedre måte. Innovasjon i omsorg/NOU 2011:11 sier blant annet følgende:

«Det er nødvendig å tenke nytt om samspillet mellom de offent- lige ordningene og det sivile samfunn, utforske de nye formene frivilligheten tar, og sette fokus på alternative arbeidsmetoder som utfordrer til medborgerskap».

NOU 2011:15 «Rom for alle» understreker at en av suksessfaktorene for å gjennomføre godt boligsosialt arbeid i kommunene er å ha en overordnet strategi for det boligsosiale arbeidet og ha boligsosial kompetanse.� Nødvendige spørsmål å stille seg kan være:

Hvordan kan frivillige bidra med sine ressurser til forbedring av arbeidet med booppfølging?

• Hvordan er boligsosialt arbeid organisert i vår kommune?

• Hvilke former for individuelt boligsosialt arbeid utføres?

• Er arbeidet delt mellom flere aktører i kommunen?

• Hvordan foregår samhandlingen mellom disse aktørene?

• Har kommunen utarbeidet faglig plattform for booppfølging?

Samarbeid med frivillige kan nettopp gi NYE muligheter til å utvide og utv ikle tilbudet til ulike brukere i det kommunale tjenesteapparatet dersom sam arbeidet tilrettelegges, utvikles og følges opp på gode måter. Frivillige kan rekrutteres fra ulike arenaer; frivillige organisasjoner, bedrifter, frivilligsentraler� og enkeltpersoner uavhengig av organisasjonstilhørighet.

På bakgrunn av våre erfaringer i Bærum har vi utarbeidet denne veil ederen – en form for ABC bestående av fem arbeidstrinn. Trinnene inneholder råd og tips for hvordan lykkes i et planlagt samarbeid mellom kommunens boligkontor og frivillig sektor.

Trinnene foreslås gjennomført over 3 timer og gjerne over en tidsperiode på 3–4 måneder. For hvert arbeidstrinn foreslår vi en grov skisse til program som hver enkelt kommune tilpasser sine lokale forhold. For hver samling presen- teres en «hjemmeoppgave» som det må arbeides med før neste samling.

Vi har i veilederen valgt å kalle de frivillige for frivillige boligkontakter og de som får hjelp og støtte fra frivilligheten for brukere eller beboere.

1 Lov 2011 nr. 30: Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. 3-7, Boliger til vanskligstilte.

2 NOU 2011:15 Rom for alle, kap. 11.2

3 Lars-Marius Ulfrstad: Velferd og bolig - Om boligsosialt samarbeid. Kommuneforlaget 2011, side 15.

4 NOU 2011:15 Rom for alle, kap. 2.3.3/sammendrag

5 Rambøll Management Consulting: «Bærum kommune. Foranalyse av boligsosiale utfordringer. Mai 2010.

6 http://www.regjeringen.no/nb/dep/krd/dok/rapporter_planer/rapporter/2012/samhandling-som-kilde-til-okt-boligso- sia.html?id=673569

7 Kap. 11.4.3 /11.4.4 NOU 2011:15 rom for alle

� Oversikt over landets frivillligsentraler: www.frivillig.no

(7)

Frivillighetens verdi Frivillighetens verdi

2 Frivillighetens verdi

Med en stadig voksende politisk og administrativ interesse for å ta i bruk samarbeid med frivillige, oppfordres kommunene generelt til å søke nye inno- vative løsninger også i samarbeid med frivillige aktører.

Frivillig innsats har stor betydning for enkeltpersoner og samfunnet, og det foregår stor og variert aktivitet på mange områder. Personer som gjør en fr ivillig innsats, gjør det med et ønske om å bidra med noe som er meningsfullt og som gir motivasjon og glede.

Nærmere halvparten av den voksne befolkning i Norge deltar i frivillig arbeid i løpet av et år.� Andelen av frivillige blant den eldre del av befolkningen er større enn blant de yngre. Vi finner frivillige innenfor de aller fleste områder i vårt samfunn; kultur, idrett, politikk, humanitært og sosialt arbeid m.m. Det kan være enkeltpersoner som ikke er knyttet til noen bestemt organisasjon, eller frivillige som er engasjert i en eller flere frivillige organisasjoner. Vi ser også at flere bedrifter stadig oftere setter i gang interne frivillighetsprosjekter som gir de ansatte mulighet til å gjøre frivillig arbeid i arbeidstiden.

Det frivillige engasjementet kan begrunnes på mange måter, men historisk sett kan vi se at det har vært en endring i den frivillige tradisjonen i Norge.

Frivilligheten er etter hvert mer rettet mot AKTIVITETEN fremfor deltakelse i en forening. Kort fortalt har utviklingen gått fra en utvikling fra fellesskaps-ideo- logi til en mer individualistisk holdning; «what’s in it for me». Den individuelle frivillighet øker samarbeidet mellom velferdsinstitusjoner /frivilligsentraler¹�

og de enkelte frivillige. De frivillige rekrutteres altså utenom de tradisjonelle foreningene, som medfører at de institusjonelle rammebetingelsene for det frivillige engasjementet vil endre seg, og dette vil stille krav om at kommunens tjenestesteder må legge forholdene til rette på en slik måte at det er mulig å rekruttere og beholde de frivillige på sikt.

«Aktiviteten skal inneholde noe som gjør at man

føler seg viktig, og/eller skaper ressurser eller

nettverk man kan bruke på livets øvrige arenaer»

(8)

14 15

Frivillighetens verdi Frivillighetens verdi

Å være frivillig handler altså om å gjøre noe man finner meningsfylt, og som man ser at det er behov for.

Frivilligheten skiller seg fra profesjonelle tjenester gjennom filosofi og til nærming. Frivilligheten representerer en annen kultur; man leverer fordi man har lyst og anledning, ikke fordi man må. Det er mange ulike motiver for å gjøre en frivillig innsats, men en ting er sikkert: Frivillige gjør bare én ting – det de har lyst til å gjøre!

Frivillige har forventninger om å gjøre en meningsfull innsats, og kan være en viktig ressurs innen mange områder i det kommunale tjenesteapparatet.

Vi vet at det er en sammenheng mellom frivillighet og helse. Som frivillig vil man oppleve å få økt livsglede og livskvalitet gjennom å:

• få bruke ressurser, kompetanse og personlig engasjement

• oppleve fellesskap med andre mennesker og etablering av nye nettverk

• få være aktiv i lokalsamfunnet

• få ny kunnskap innenfor nye områder

Det er ikke bare de frivillige som har glede av denne innsatsen. Frivillighet bidrar i stor grad til å bedre livskvaliteten for mange av våre brukere, og gir også ny inspirasjon til ansatte på Boligkontoret.

En forutsetning for å få til samarbeid med frivillig sektor er at kommunen har klargjort roller og ansvar innenfor det boligsosiale arbeidet. Kommunen må utarbeide en overordnet strategi hvor frivillighet som en samfunnsaktør integreres.�

�Wollebæk , Dag & Karl Henrik Sivesind (2010): Fra folkebevegelse til filantropi? Frivillig innsats i Norge 1997-2009.

Senter for forskning på sivilsamfunn og frivillig sektor, Oslo.

¹�Wollebæk , Dag & Karl Henrik Sivesind (2010): Fra folkebevegelse til filantropi? Frivillig innsats i Norge 1997-2009.

Senter for forskning på sivilsamfunn og frivillig sektor, Oslo.

“ Frivillige gjør bare én ting

– det de har lyst til å gjøre!

(9)

Forankring og organisering Forankring og organisering

3 Forankring og organisering

3.1 Forankring

God forankring, organisering og planlegging av frivillighetsarbeidet er avgjørende for å lykkes. Forankring gjelder i første omgang til ansvarlig leder på Boligkontoret, og deretter til 1–2 dedikerte personer som skal være ansvarlige for å drive frem arbeidet. Det må foreligge en klar plan for hvor og hvordan arbeidet skal organiseres. Skal ansvaret for arbeidet ligge på tjenestedet, dvs, Boligkontoret, eller kan/bør det kanskje legges til stedets lokale Frivilligsentral, eventuelt i tilknytning til en allerede etablert og anerkjent humanitær/frivillig organisasjon i kommunen? Skal det organiseres som et prosjekt over 2 år for eksempel? Svaret på disse spørsmålene vil være ulikt utfra de lokale forhold.

Erfaringen fra arbeidet i Bærum kommune er at 1-årig prosjektarbeid er en alt for kort arbeidsperiode for å skape både god forankring, organisering og gjennom føring av de foreslåtte arbeidstrinnene. Vi vil sterkt anbefale at arbeidet strekker seg over minst to år. Utvikling av nye samhandlingsformer krever fokus på alle tre involverte aktører; fagansatte, brukere og frivillige og må gis nødvendig tid for å lykkes.

3.2 Visjon og motivasjon

En klar og tydelig visjon for et samarbeid med frivillige er viktig for motivasjonen. En god visjon uttrykker mål og retning for samarbeidet, og er selve drivkraften for å gå i gang og gjennomføre arbeidet. Et samarbeid etablert med en felles forståelse av visjoner og mål har de beste forutsetninger for å lykkes!

Tjenestestedet må stille et spørsmål til seg selv: «hva vil vi oppnå med et samarbeid med frivillige»?

For at ansatte på kommunens boligkontorer skal ha/få motivasjon til å sam arbeide med frivillige, trenger de å forstå nytteverdien det er å samarbeide med frivillige. En må regne med at det vil være et spenningsmoment om dette samarbeidet utløser merarbeid i en travel hverdag. I så fall må fagpersonen se at en eventuell gevinst for brukeren også vil skape mer glede og tilfredshet i en profesjonell samhandling (med brukeren) og utførelse av arbeidsoppgaver. En bevisstgjøring av at frivillig arbeid har et forebyggende

(10)

18 19

Forankring og organisering Forankring og organisering

element vil kunne utløse mer engasjement og interesse hos de ansatte.

20 % av landets kommuner har utviklet en lokal frivillighetspolitikk/melding¹¹, mens 43 % av kommunene har planer om å gjøre dette. Samme under- søkelse viser at noe over 90% ønsker et tettere samarbeid med frivillig sektor i fremtiden. I de kommuner som har utviklet frivillighetspolitikk/strategi finnes forankring og legitimitet til samarbeid med frivillige innenfor ulike kommunale sektorer.

På landsbasis er det etablert noe over 350 frivilligsentraler. Sentralene burde være selvsagte samarbeidspartnere i utvikling av frivillighetsarbeidet.

3.3 Rolleavklaring

Før et samarbeid kan iverksettes er det nødvendig å avklare roller og ansvar på Boligkontoret, eventuelt oppgaver som grenser mot samarbeidspartnere i kommunen. Når det utvikles nye tilbud er det viktig ikke å trå i hverandres bed. Spesielt gjelder dette i forholdet til eksisterende frivillige organisasjoner.

Hvem skal ha det overordnede ansvaret for koordinering, opplæring og veiledning av frivillige på Boligkontoret? Velg den ansatte som utpeker seg som en «ildsjel» – og som tror på samarbeid med frivillige. Velg den som tenker utradisjonelt og ser muligheter i samhandling både med næringsliv, frivillige organisasjoner og andre aktører. Noen må utfordres og oppnevnes som ansvarlig for prosessen og fremdriften. Det anbefales å sette av ressurser til en stilling i en nærmere definert tidsperiode.

3.4 Dialog med tillitsvalgte

Drøfting med tillitsvalgte om at frivillige engasjeres i samarbeid med kommunale tjenestesteder, er også en nødvendig avklaring. Saken bør meldes til den aktuelle organisasjonen som finnes på arbeidsplassen i god tid før iverk- settelse, og helst før dette legges frem for de ansatte i egen enhet.

En slik drøfting kan gi gode innspill og synspunkter fra arbeidstakerorganisa- sjonene som er nødvendig å ta hensyn til i den videre prosess.

Samarbeid med frivillige skal ikke være en «snikprivatisering», og de frivillig skal ikke fungere som ubetalt arbeidskraft. Frivillige skal ikke erstatte kommunalt ansatte, de skal være et supplement til de kommunale tjenestene. De skal gi en merverdi for brukeren.

3.5 Konkretisering av samarbeidet

Som en oppsummering av dette kapittelet vil vi understreke betydningen av å ha en tydelig visjon og mål for samarbeidet med frivillige. På mer overordnet nivå må det utarbeides plan for forankring og organisering av sam arbeidet.

Når dette er på plass, er tiden inne for å planlegge og gjennomføre en arbeidsprosess som har som mål å :

• Motivere ansatte på boligkontoret til samarbeidet med frivillige.

• Gi økt kunnskap om samarbeid med frivillige.

• Definere behov/oppgaver og målgruppe.

• Rekruttere frivillige.

• Utarbeide en struktur for samarbeidet.

• Gi opplæring til de frivillige om boligsosialt arbeid.

• Følge opp de frivillige.

I det følgende vil vi presentere en trinnvis arbeidsmodell som Boligkontoret kan følge i sitt arbeid for å nå målet om å skape et godt samarbeid med frivillige.

¹¹ Frivillighetsundersøkelse gjennomført i KS 2010

(11)

Oppskrift for å lykkes Oppskrift for å lykkes

4 Oppskrift for å lykkes

Flere aktører må involveres for å få til et godt samarbeid med frivillige. Det handler både om brukere/beboere, de frivillige boligkontaktene, ansatte på boligkontoret, tillitsvalgte, kommunale samarbeidsparter og det eksisterende frivillige organisasjonsliv i kommunen. «Å få med alle med på laget» er en forutsetning for å lykkes med samarbeidet!

På bakgrunn av våre erfaringer har vi utarbeidet en ABC/oppskrift bestående av fem arbeidstrinn – som inneholder råd og tips for hvordan lykkes i sam arbeid mellom kommunens boligkontor og frivillig sektor.

Trinn 1: Ansatte motiveres til samarbeid med frivillige Trinn 2: Behov og oppgaver for frivillige

Trinn 3: Hvordan rekruttere frivillige?

Trinn 4: Hvordan ta imot frivillige?

Trinn 5: Samarbeid mellom frivillig og bruker

Samarbeid med frivillige – noe for oss? Trinn 2

Trinn 1

Trinn 3

Trinn 4

Trinn 5 Hvem er målgruppen – og hvilke oppgaver kan frivillige gjøre? Rekruttering av frivillige? Hvordan ta imot og gi god opplæring til frivillige? Opplæringsplan Frivillig og bruker møtes vedlikehold og utvikling av samarbeidet.

(12)

22 23

Hver samling (arbeidstrinn) gjennomføres fortrinnsvis over 3 timer, med ett tema for hver av samlingene. Temaene er knyttet opp til målsettingen med den enkelte samling.

I samlingene legges det opp til korte foredrag/innlegg og aktiv deltakelse og diskusjoner. Det kan være lurt å ta kontakt med ressurspersoner som kan holde ett eller flere innlegg om temaet. Finn begeistrede personer med kunnskap og erfaring!

Vi anbefaler at én person har ansvaret for å koordinere og fasilitere alle samlingene. Dette kan eksempelvis være en egnet ildsjel fra lokalmiljøet, leder av Frivilligsentralen, frivillighetsansvarlig på Boligkontoret eller en annen person med kompetanse innen frivillighet og lokale forhold. Det er en fordel med kompetanse på tema boligsosialt arbeid.

Bærum kommune valgte å benytte en ekstern rådgiver til prosessledelse på samlingene. Prosesslederen benyttet ulike involverende metoder og verktøy, slik at alle deltagerne opplevde å være ivaretatt, deltagende og medvirkende.

Denne prosesslederen hadde også god kjennskap til temaet frivillighet, noe vi mener er en forutsetning.

Etter hver samling ble det presentert en «hjemmeoppgave» som deltagerne skulle jobbe med i mellomperiodene. Hjemmeoppgaven var første tema på neste samling, og deltagerne ble oppfordret til å presentere oppgaven i sta rten av hver samling.

“ Samarbeid med frivillige må bli

«en vinn-vinn-situasjon» for alle involverte parter for å lykkes.

TRINN 1 Ansatte motiveres til samarbeid med frivillige

Arbeidet er nå godt forankret til ledelsen. Det er utpekt 1–2 ansvarlige som skal drive frivillighetsarbeidet fremover – og konklusjonen er klar; «Bolig- kontorets ansatte skal nå få opplæring/inspirasjon og kunnskap om sam arbeid med frivillige».

Trinn 1 starter med et inspirasjonsseminar som bør etterfølges av diskusjoner og prosesser internt på tjenestestedet.

Samarbeid med frivillige – gir utbytte

Denne modulen handler om å skape forståelse og inspirasjon for at «vårt boligkontor» som skal satse på samarbeid med frivillige. Denne modulen bør bearbeides minst en måned på tjenestestedet før dere går til neste trinn.

Det er viktig å bruke god tid i startfasen. Gå gjennom dette arbeidstrinnet på en grundig måte slik at alle ansatte er på samme lag og sier «vi gleder oss til å samarbeide med frivillige». Hvis dere kan svare JA på dette spørsmålet etter å ha gått gjennom denne prosessen, kan dere gå videre til de neste trinn.

Samarbeid med frivillige kan være et godt supplement og berikende både for brukere og for ansatte. Det gir mange muligheter, men også store utfordringer.

Det er av helt avgjørende betydning at det brukes tid på dialog og prosess i personalgruppen som skal jobbe sammen med frivillige. Her handler det om å skape forståelse, entusiasme og LYST TIL å samarbeide med frivillige, på toppen av det øvrige arbeidet som skal gjøres innenfor det kommunale tjeneste stedet.

Motstand mot forandring

Internt i kommunen kan man oppleve å bli møtt med motstand til å etablere samarbeid med frivillige sektor.

Det er i utgangspunktet helt normalt å reagere med motstand på nye og ukjente samhandlingsarenaer. Samhandling med frivillige er en slik ny arena.

Dersom ansatte yter mye motstand og ikke blir motiverte for å samarbeide med frivillige, bør man bruke mer tid på dette første stadiet. Eventuelt tar man dette opp igjen på neste samling/modul. Uten motivasjon blir frivillighetsarbeid

(13)

et venstrehåndsarbeid. På lengre sikt vil det ikke bli vellykket samarbeid.

Derfor er det viktig å bruke god tid på dialog og prosess før endringer iverksettes. Eksempler på spørsmål som kan komme fra ansatte og arbeidstaker- organisasjonene er:

Etter en prosess, der det er tid og mulighet til å stille slike spørsmål, vil motstanden kunne gå over til mer konstruktive spørsmål og løsnings fokusert tilnærming. I fellesskap kan man komme fram til de styrker og fordeler et samarbeid kan ha for de ulike aktørene. Eksempel på dette kan være:

• Har vi tid på vårt kontor

til å samarbeide med frivillige OGSÅ!

• Kan vi stole på de frivillige?

• Blir dette merarbeid for oss – vi har da nok å gjøre fra før?

• Er vi villige til å bli tittet i kortene av frivillige?

• Har vi ressurser og kompetanse til å matche frivillige og brukere ?

• De frivillige kan komme og gå som de vil – ønsker vi det?

• Har vi egentlig overskudd til å samarbeide med frivillige?

• Er vi villige til å gjøre et forsøk på ett år – og så evaluere hva vi får ut av samarbeid med frivillige?

• Hva med taushetsplikten?

• Kommunen har det overordnede ansvaret for brukere!

• Samarbeid med frivillige vil gi en

«vinn vinn» situasjon for alle parter

• Det snakkes mye om innovasjon og nytenkning – nå skal vi også kaste oss på den bølgen

• Nå gleder vi oss til å samarbeide med frivillige – det gir oss litt ny inspirasjon

• Samarbeid med frivillige gjør at vi får løst mange flere oppgaver

• Våre brukere vil få stort utbytte av å skape nettverk med frivillige

(14)

26 27

Ulike kulturer møtes

I møtet mellom frivillig og offentlig sektor kommer gjerne ulikhetene til syne.

Kommunale tjenester er lovpålagte, regulert av retningslinjer, arbeidsprosedyrer og interne rutiner. Frivilligheten er en mer uav hengig sektor. Drivkraften i frivilligheten er fri vilje og lyst, ikke plikt. Ulikhetene mellom sektorene kommer til syne gjennom prinsipper for arbeidet, ansvarsforhold, roller og motiver.

Offentlig

ansatte Frivillige

Selv om offentlige ansatte og frivillige har ulikt utgangspunkt, er det nød vendig å finne en «fellesnevner» – hvordan kan vi samarbeide til beste for brukerne?

Boligkontoret og frivillige har ulike roller, men kan utfylle hverandre i det boligsosiale arbeidet. Jo mer bevisst vi er på hensikten med samarbeidet, jo mer tydelig vil rollefordelingen mellom frivillige og ansatte være. Har begge parter en positiv og åpen holdning til et samarbeid og hverandres roller, er sannsynligheten større for at samarbeidet vil lykkes!

Møtet mellom frivilligheten og tjenestestedet må derfor være preget av gjensidig respekt for hverandres egenart.

Inspirasjon å hente

Det finnes mye faglitteratur innenfor tema frivillighet og det er mange nett steder som kan være til inspirasjon i det videre arbeidet: Organisasjonen Frivillighet Norge er et samarbeidsforum for frivillige virksomheter som arbeider for å øke forståelse for den viktige, frivillige innsatsen i samfunnet. Det kan være verdt å trekke lærdom fra plattform for samarbeid mellom offentlig og frivillig sektor som de har utarbeidet.¹² Plattformen er et uttrykk for ønsket om bedre samhandling mellom sektorene for å støtte og tilrettelegge for den omfat- tende og viktige aktiviteten i frivillig sektor. Andre interessante nettsteder kan eksempelvis være:

baerum.kommune.no/frivillighet rotary.no

frivilligbaerum.no kiwanis.no

frivilligbors-baerum.no civitan.no

asker.kommune.no redcross.no

trondheim.kommune.no/frivillighet sanitetskvinnene.no

byerimidtnorge.no norskfolkehjelp.no

frivillighetsbanken.no kvinnerogfamilie.no frivillighetsportalen.no home-start-norge.no

ks.no frivillighed.dk

sivilsamfunn.no frivilligjob.dk

frivillig.no volontarbyran.org

frivillighetnorge.no socialforum.se

bymisjonen.no

Stiftelsen Kirkens Bymisjon¹³ i Oslo har etablert et prosjekt de kaller

« Bolighjelpen». Dette er et servicekontor for mennesker som sliter med tilværelsen i egen bolig. Prosjektet har som mål å gi flere mennesker økt trivsel der de bor. Til dette arbeidet engasjeres frivillige. Bolighjelpen veileder også innenfor boligsosialt arbeid med fokus på boligjus, økonomiske støtte- ordninger, bostøtte, startlån og lignende.

(15)

Opplæringsprogram – Trinn 1

Mål • Skape motivasjon og grunnlag for å etablere et samarbeid med frivillige

• Drøfte hva et samarbeid kan innebære Målgruppe • Leder, frivillighetsansvarlig på tjenestestedet,

ansatte og tillitsvalgt(e) Innhold/ Tema

for samlingen

• Innledning v/kommunal tjenesteleder

• Frivillighetens plass i vår kommune

• Innføring i frivillighet – verdier og kjennetegn

• Grenseoppgang mellom frivillig og kommunal innsats (gruppearbeid)

• Motiver og ønsker for samarbeid (plenum/gruppe)

• Muligheter og begrensinger i samarbeid med fri villige

• Samarbeid med frivillige – noe for oss?

• Motstand mot forandring Problem stillinger

til drøfting

• Kan vi som kommunalt ansatte akseptere/

re spektere samarbeid med frivillige?

• Risikerer vi at samarbeidet skjer kun på kommunens premisser?

• Har vi nok ressurser?

• Forankring og organisering av arbeidet

Prosessledelse • Velg person med god kompetanse på pro sess- ledelse, kommunikasjon og frivillighet

• Engasjer gjerne en frivillig til å holde innlegg

Verktøy • Swot-analyse¹�: er en situasjonsanalyse som nyttes ved strategisk planlegging eller kartlegging av en organisasjon eller bedrifts egne sterke og svake sider, samt identifisering av eventuelle muligheter og trusler som kan påvirke utvikling

Hjemmeoppgave • Hvilke brukere vil ha glede av samarbeid med frivillige – og hvilke behov og oppgaver er riktige for frivillige?

Nyttige tips og råd

Arbeidet må forankres og organiseres godt.

Ansatte må være motivert for samarbeid med frivillige.

Velg ildsjeler som ansvarlig for frivillighetsarbeidet – ikke beordre noen til dette arbeidet!

Samarbeid med frivillig krever ressurser i form av både penger og dedikerte ansatte.

Ha et kortsiktig og et langsiktig perspektiv på samarbeid med frivillige.

Ansatte må få kjennskap og forståelse for frivillighetens egenart gjennom opplæring.

Trekk gjerne inn frivillige i motivasjonsarbeidet.

Husk samarbeid med tillitsvalgte i kommunen.

Har vi øremerket en ansvarlig person som gis rom og muligheter for jobben?

Er det entusiasme for samarbeid med frivillige blant våre ansatte?

(16)

30 31

TRINN 2 Behov og oppgaver for frivillige

Vi har valgt å omtale den som får hjelp av frivillige for bruker/beboer. Vi er klar over at omtalen bruker kan gi hentydninger til en passiv mottaker av hjelp. Vi vil for enkelhets skyld benytte denne betegnelsen som en illustrasjon for den ene parten i samarbeidet, men samtidig understreke at frivillig innsats handler om en likeverdig ytelse og kontakt mellom alle aktører som tar del i en felles prosess.

En forutsetning for å lykkes er å bruke god tid til å definere både målgruppe og hvilke oppgaver det er riktig at frivillige kan utføre. Dette er en intern prosess som må gå helt uavhengig av de frivillige og ikke minst i forkant av rekruttering av frivillige. Det er svært få frivillige som ønsker å diskutere frem og tilbake hvilke oppgaver dere har. Frivillige vil ha klart definerte og avgrensede oppgaver og starte arbeidet ganske umiddelbart etter at de har sagt seg villige til å gjøre en frivillig innsats. Det er derfor to helt avgjørende spørsmål som må defineres: 1) hvem er brukere og 2) hvilke oppgaver vil det være riktig at frivillige kan gjøre. Dette arbeides gjøres internt på Boligkontoret i samarbeid med både leder, frivillighetsansvarlig, tillitsvalgt(e) og også brukerrepresentanter. For å nå flere brukere og høre deres meninger, er det viktig å invitere til dialogkonferanser eller andre former for møteplasser med brukere.

Hvem er brukere?

Det å ha en trygg og god bosituasjon er noe av det viktigste i et menneskes liv. De aller fleste av oss har dette, men for noen oppleves bosituasjonen som vanskelig. Beboere med boligsosiale utfordringer er en sammensatt gruppe, men har til felles at de ikke selv er i stand til å skaffe seg eller beholde en bolig, eller klarer å holde denne i stand. Boligkontoret har ikke kapasitet til å håndtere alle boligsosiale utfordringer. Det er på dette området frivillige kan bidra med engasjement og støtte. Boligkontoret har hjemmel til samarbeid med frivillige i i Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester (Lov 2011 nr.

30) og NAV i henhold til Lov om sosiale tjenester tjenester i § 17.

Det kan bli helt nødvendig og riktig for bruker å få kontakt og veiledning fra en frivillig boligkontakt innenfor definerte og avgrensede arbeidsområder. Still dere spørsmålet: «hvilke målgrupper kan ha mest glede av samarbeid med frivillige»? Det handler om at noen bryr seg og har lyst til å være sammen med bruker.

Vårt råd er at det bør velges målgrupper hvor det er lett å definere behov og oppgaver til frivillige. Om det finnes brukerorganisasjon, brukerråd eller beboerforening bør de være en naturlig del av prosjektet. Prosessen med å definere målgrupper er viktig for å lykkes i det videre arbeid med å definere arbeidsoppgaver. Dette arbeidet forutsetter involvering av de ansatte på Boligkontoret.

Hva er oppavene?

Tre spørsmål bør stilles for å finne passende arbeidsoppgaver for de frivillige:

• Er arbeidsoppgavene et kommunalt ansvar?

• Kan arbeidsoppgavene utføres av både kommunalt ansatte og frivillige?

• Er oppgavene i utgangspunktet brukerens ansvar?

I prosessen mot avklaring av grenseovergang mellom det faglige ansvaret og frivillighet må det foreligge en grundig analyse av hvilke arbeids oppgaver kommunen utfører. Denne avklaringen må gjøres av ansatte på Bolig- kontoret. Det må tas hensyn til lovverket, faglig kompleksitet og lokale forhold.

Oppgavene frivillige skal utføre må være enkle og klart definerte slik at frivillige føler at de kan ha tid, krefter og lyst til å gjøre oppgavene.

Vi anbefaler å starte med de enkleste og mest avgrensede oppgavene for frivill ige. Velg gjerne ut bare 3–4 oppgaver som dere konsentrerer dere om til å begynne med. Tilbudet kan heller utvikles over tid og med erfaringer. Ved valg av mer oppfattende boveiledningsoppgaver vil det være nødvendig med et hjemmebesøk og intervju av beboer for å kunne formidle en boligkontakt som passer til familien. Dette er imidlertid en tidskrevende prosess for alle parter. I de fleste tilfellene, uansett om oppgaven er stor eller liten, er det en fordel at Boligkontoret (koordinator for frivillige) kjenner beboer (-e) for å foreta en god match.

Sjansen for å lykkes med koblingen mellom frivillig og bruker økes betraktelig når behov og oppgaver defineres i dialog med representanter for brukerne.

Representanter for frivillige kan i noen tilfeller være en verdifull del av avklarings prosessen, men det er ikke de frivillige som skal legge premisser for å definere oppgaver og målgruppen.

(17)

En god kartlegging av målgruppe og oppgaver for frivillige er nødvendig for at den innsatsen som utføres skal komme bruker og frivillig mest mulig til nytte.

Kartlegging er også viktig for å redusere misforståelser og forventninger som ikke innfris.

Prosjekt Bolighjelpen¹� i regi av Kirkens Bymisjon i Oslo har valgt å dele inn oppgavene i tre hovedkategorier: 1) husvenn, 2) rådgiver og 3) handyman (praktisk hjelp).

Med inspirasjon fra Kirkens Bymisjon valgte vi i Bærum å bruke følgende inndelinger: sosialt samvær, praktisk hjelp og rådgivning. Denne inndelingen dannet grunnlaget for informasjonsbrev¹� for å rekruttere beboere til å delta i prosjektet. I tillegg ble det utviklet en intervjuguide som ble benyttet ved kartlegging av beboeres behov for bistand fra frivillige boligkontakter.¹�

Sosialt samvær

• Formidle kontakt med frivillige organisasjoner, lag, klubber, o.l

• Være samtalepartner, vise vennskap

• Hjelpe med norsk, øve sammen skriftlig og muntlig

• Hjelpe med å bli kjent i nærmiljøet, lokale kulturtilbud og naturopplevelser

• Hjelpe med å utvide sosiale nettverk og nabokontakt

• Være med på handleturer og annet i nærmiljøet

Praktisk hjelp

• Gi tips om bruk og vedlikehold av bolig, hvitevarer, tekniske installasjoner

• Gi tips om brannvarsler og batteri

• Gi tips om sortering og håndtering av avfall

• Gi tips om lufting og ventilasjon

• Gi tips om hagestell, snømåking og.l.

• Hjelpe med småreperasjoner

• Hjelpe med å bestille/sette opp navneskilt

• Stille opp TV-kanaler

• Lese av strømmåler

• Hjelp med å bruke internett og nettbank

Rådgiver/veileder

• Være med på boligvisniger

• Gi råd om bolig- kjøp, budrunder, eieformer

• Gi råd om boligjus:

husleieloven, lånerente, offentlige låne- og støtte - ordninger

• Hjelpe med å sette opp budsjett

• Gi råd som forbruker

• Bli med på offentlige kontorer

• Hjelpe å fylle ut skjemaer, skrive søknader, brev

• Gi råd om husregler og hvordan man oppnår gode forhold med naboer og styre

Denne tabellen lister opp et bredt spekter av oppgaver for boligkontakter og hver kommune må foreta sine lokale tilpasninger basert på en kartlegging av sosialt og humanitært frivillig engasjement. Ved valg av aktuelle mål grupper og oppgaver skal man unngå å dublere andre aktører innen frivilligheten, som blant annet Flyktningeguiden, Røde Kors besøkstjeneste og Frivillig- sentralens tilbud.

(18)

34 35

Opplæringsprogram – Trinn 2

Mål • Definere målgruppen blant brukerne som er aktuelle for et samarbeid med frivillige boligkontakter

• Finne oppgaver som frivillige boligkontakter kan bistå med

Målgruppe • Leder, frivillighetsansvarlig på tjenestestedet, ansatte, tillitsvalgte og brukerrepresentant(er) Innhold/ Tema

for samlingen

• Tilbakeblikk på forrige samling

• Presentasjon av hjemmeoppgaven. Dialog

• Hvilke målgrupper kan ha mest glede av

sam arbeidet med frivillige (Gruppearbeid, diskusjon i plenum) Bruk god tid her

• Lag oversikt over meningsfylte oppgaver som frivillige kan gjøre. Velg ut 3–4 oppgaver som dere konsentrerer dere om til å begynne med.

(Gruppearbeid, bruk av gule lapper og flipover, diskusjon i plenum)

• Brukerperspektivet må ivaretas Problem stillinger

til drøfting

• Lovverket, retningslinjer for tjenesten

• Skillet mellom lovpålagte tjenester og frivillig innsats

• Det etiske perspektivet

• Praktiske konsekvenser

Prosessledelse • Samme prosessleder som forrige trinn.

Verktøy • Diskusjoner og gruppearbeid

• Swot-analyse: er en situasjonsanalyse som nyttes ved strategisk planlegging eller kartlegging av en organisasjon eller bedrifts egne sterke og svake sider, samt identifisering av eventuelle muligheter og trusler som kan påvirke utvikling

Hjemmeoppgave • Ut fra de oppgaver som er definert – hvordan kan vi finne de frivillige?

Nyttige tips og råd

Ansatte på Boligkontoret definerer og kategoriserer målgruppe, behov og oppgaver for frivillige. Bruk god tid til dette arbeidet.

Oppgavene er tydelig definert og avgrenset i forhold til de kommunale oppgavene.

Det er riktig og viktig å starte med enkle oppgaver.

Involver brukere/brukerorganisasjon i prosessen.

Samarbeid med frivillige skal være et supplementet til de lovpålagte oppavene.

Vær innstilt på at dette arbeidstrinnet er arbeidskrevende og tar tid.

(19)

TRINN 3 Hvordan rekruttere frivillige?

I de forutgående trinn har vi jobbet med motivasjon, målgruppe og oppgaver for frivillige. Vi har en klar formening om hva formålet med arbeidet skal være.

Prosjektet er forankret i avdelingen, og dedikerte ansatte er klare til å gå i gang. Vi har også hatt dialog med brukerrepresentanter. Alt skal være klart for å komme i gang med et samarbeid med frivillige. To spørsmål må besvares:

• Hvor finner vi de frivillige?

• Hvordan rekrutterer vi dem?

Rekrutteringsprosessen

Rekruttere og beholde frivillige er en sak som må sees i en sammenheng, men har i denne veilederen av praktiske grunner blitt delt i to trinn. Dette arbeidstrinnet konsentrerer seg om å peke på ulike metoder for å rekruttere og å finne de frivillige, og få de til å melde sin interesse som frivillig. Dette betyr nødvendigvis ikke at den frivillige har bestemt seg. Dette skjer først etter en samtale og etter det første møte med Boligkontoret.

De frivillige står ikke i kø selv om vi kan tilby oppgaver som er viktige, meningsfylte og interessante. Det er mange aktører som kjemper om de frivilliges oppmerksomhet. Det handler om å finne personer som kan tenkes å være spesielt opptatt av og engasjert for vår målgruppe. Dette krever at vi er aktive og strategiske i planlegging og gjennomføring av rekrutteringen.

Rekrutteringsprosessen må være preget av åpenhet og respekt for de kvalitet ene som frivillige kan tilføre arbeidet og målgruppen. Igjen er det viktig å understreke at frivillighet ikke skal erstatte kommunale tjenester, men være et supplement!

Vi bruker ikke frivillige, vi samarbeider med dem.

Skaff en oversikt over allerede eksisterende frivillige tilbud og aktører på området, og hent ut erfaringer. Når man skal utvikle et nytt tilbud eller tiltak er det viktig å passe på å ikke tråkke i hverandres nisjer. Eksempelvis kan det

være aktuelt å samarbeide med en frivillig organisasjon som arbeider med samme målgruppe.

Rekruttering av frivillige er i utgangspunktet enklere når oppgaver er klart definert, den frivillige blir tatt godt imot og får den nødvendige type opplæring.

Undersøkelser viser at mange mennesker kan tenke seg å gjøre frivillig innsats, men de vet ikke hvor de skal henvende seg, eller hvilke muligheter som finnes. Vår utfordring er å gi god informasjon – og definere mulighetene.

Noen spørsmål må vi stille oss uansett hvilken metode vi bruker for å rekruttere frivillige:

1. Hvor mange frivillige trenger vi?

Det er viktig at det er definerte og klart avgrensede oppgaver som venter de frivillige (ble definert under trinn 2) Vår erfaring er at frivillige vil raskt i gang.

2. Hvilke frivillige ønsker vi?

I mange sammenhenger er kommunens brukere gjerne mennesker som er i en sårbar og vanskelig livssituasjon. Disse representerer også en målgruppe som frivillige ofte er opptatt av å hjelpe. En forutsetning er at det rekrutteres frivillige som har gode holdninger og personlig egnethet.

3. Hvor finner vi de frivillige?

Her kan vi presentere noen ideer og innspill, men det er mange muligheter.

Det er bare kreativiteten som setter grenser! Lokale forhold og nærmiljø- faktorer spiller også inn. I vårt prosjekt samarbeidet vi med Frivilligsentralen og en lokal Rotaryklubb.

Andelen av frivillige blant den eldre del av befolkningen er større enn blant de yngre. Vi finner de frivillige på de aller fleste områder i vårt samfunn; kultur, idrett, politikk, humanitært og sosialt arbeid m.m.

• Ildsjelene: Flere vil engasjere seg dersom de får en direkte henvendelse.

Kjenner dere noen ildsjeler i lokalmiljøet som kan hjelpe til med rekrutteringen, eller kan tipse om aktuelle personer?

• Annonsering og markedsføring: Mange kommuner utgir sine egne aviser eller informasjonsskriv som kan være aktuelle å både annonsere i og skrive en artikkel som kan fange interessen. Henge opp plakater på

(20)

38 39

naturlige møteplasser. Bruk av internett og sosiale media.

• Brosjyrer: Det kan være lurt å ha en brosjyre eller annet som på en interessant måte forteller om målgruppen, oppgaver, målsettinger m.m.

• Jungeltelegrafen: Har dere fått noen fornøyde frivillige vil disse sannsynligvis anbefale andre å prøve seg som boligkontakter. Dette er kanskje en av beste måtene å rekruttere nye frivillige.

• Samarbeid med andre: Istedenfor å rekruttere en og en, kan det være nyttig å etablere et samarbeid med andre aktører som rekrutterer og koordinerer frivillighet. Dette kan være den lokale frivilligsentralen eller en frivillig organisasjon med humanitært og sosialt formål. Eksempel på slike organisasjoner er Lions, Kiwanis, Civitan, Røde Kors, Norske Kv inners Sanitetsforening, Norges Kvinne- og Familieforbund for å nevne noen.

Noen kommuner har egne nettsider som gir en oversikt over lokale foren- inger og organisasjoner. Det finnes også sammenslutninger, som råd og paraplyorganisasjoner, som kan kontaktes.

Bedrifter er i økende grad villig til å gjøre en innsats for nærmiljøet, bare de blir spurt og arbeidet tilrettelegges. Bedriftens ansvar er å rekruttere ansatte som kanskje får fri noen timer i måneden til å gjøre frivillig innsats.

Forslag til annonse

Vi trenger flere frivillige boligkontakter

Vi trenger kontakt med godt voksne personer med livserfaring.

Du har omtanke og interesse for andre mennesker, og vet hva som trengs for å mestre et boforhold.

Vi starter opplæring for nye boligkontakter tirsdag 13.mars kl. 19 –21.

Sted: Frivilligsentralen.

Vil du høre mer om hva dette innebærer?

Ta kontakt med Boligkontoret og spør etter …… Tlf…..

Velkommen til en uforpliktende samtale!

Opplæringsprogram – Trinn 3

Mål • Plan for rekruttering av frivillige til vårt tjeneste- sted. Planen skal skreddersys til lokale forhold, egne mål, behov og ressurser

Målgruppe • Leder,frivillighetsansvarlig, tillitsvalgte, ansatte – evt. andre ressurspersoner fra kommunen Innhold/ Tema for

samlingen

• Tilbakeblikk på forrige samling, refleksjoner

• Gjennomgang av hjemmeoppgaven. Presentasjon i plenum

• Hvor finner vi aktuelle frivillige?

• Rekruttering og motivasjon

• Lage en konkret og trinnvis plan for rekruttering – plenum/gruppe.

• Ansvarsfordeling – hvem gjør hva?

• Evaluering og avslutning Problem stillinger

til drøfting

• Hvordan motivere potensielle frivillige?

• Hvilke spørsmål kan vi møte på?

• Hvilke rekrutteringsmetode(r) vil fungere best for oss?

• Hvilke hindringer kan vi møte på i rekrutteringsprosessen?

• Hvilke ressurser har vi?

Forslag til foredragsholdere:

• Leder av frivilligsentral eller representant for en frivillig organisasjon eller andre som har erfaring i rekruttering og motivasjon av frivillige

Prosessledelse: • Samme prosessleder som forrige trinn Arbeidsform: • Foredrag, diskusjoner, gruppearbeid.

Idemyldring: alle henger opp gule lapper, alle leser disse, gjennomgang

Hjemmeoppgave • Hvordan skal vi ta imot og gi opplæring til de frivillige?

(21)

Nyttige tips og råd

Skaff oversikt over frivilligheten i din kommune.

Frivilligsentralen er et godt sted å begynne.

Mange frivillige finnes – men de er ikke spurt.

Derfor er det viktig at oppgavene defineres som interessante og utviklende.

Vær kreativ – med tanke på hvor dere finner frivillige.

Åpent møte. Lag gjerne et åpent rekrutteringsmøte for flere frivillige.

Dette er både tidsbesparende og også inspirerende for andre frivillige.

Lag en god annonse for å rekruttere frivillige.

Lag en realistisk plan for rekruttering av frivillige.

Ikke gi opp – rekruttering krever tid, engasjement og pågangsmot.

“ Frivillighet lever av lyst

og dør av tvang!

(22)

42 43

TRINN 4 Hvordan ta imot frivillige?

Dette arbeidstrinnet handler om to ting. Det ene er at ansatte må være godt forberedt til det første møte med den frivillige. Det andre er opplæring- og informasjon for frivillige før de kobles til en bruker.

Første møte med den frivillige

Frivillige har nå sagt JA. Den første kontakten er etablert. Det er en stor oppgave å finne frivillige, men desto enklere å bli kvitt dem. Viser en frivillig interesse, er det viktig med rask og personlig respons, og klare og tydelige svar. Det første møte med en ny frivillig er helt avgjørende for det videre samarbeid. Ta deg tid og vær forberedt. Vær åpen for spørsmål. De frivillige vil ikke gi sitt endelig JA før de forstår hva oppdraget innebærer.

En frivillig kan ha mange spørsmål:

• Hva er formålet med å være frivillig boligkontakt?

• Hvem gjør jeg dette for?

• Hva slags oppgaver kan jeg få?

• Hvilke mennesker kan jeg møte?

• Hvor mye tid skal jeg bruke?

• Får jeg dekket eventuelle kostnader? Er jeg forsikret?

• Kan jeg avslutte det frivillige opdpraget?

• Får jeg opplæring? Og hva med oppfølging?

• Får jeg en fast kontaktperson jeg kan ringe om det skulle være noe jeg lurer på?

• Møter jeg andre boligkontakter gjennom sosiale nettverk?

Gode og konkrete svar på disse spørsmålene fordrer at prosjektet er godt dokumentert og forankret, og at alle ansatte som skal ha kontakt med de frivillige er godt kjent med prinsipper og forutsetninger for samarbeidet (dette betyr at trinn 1, 2 og 3 er vel gjennomført). Nå er det viktig å utarbeide en plan for å motivere og følge opp frivillige.

Motivasjon er en viktig forutsetning for hele samarbeidet. Viktige stikkord for motivasjon:

• God dialog og kommunikasjon.

• Vær godt forberedt til første møte med den frivillige

• Gjensidig kontakt og holdninger

• Felles forståelse av mål og mening med samarbeidet

• Åpenhet, respekt og tillit

• Ros og oppmuntring

• Positive tilbakemeldinger, se og bli sett.

Dette arbeidstrinnet handler om det første møte med den frivillige, som må være godt planlagt. God innføring/opplæring gir de frivillige muligheten til å samarbeide med Boligkontoret. Boligkontoret må sørge for å ha følgende rutiner på plass¹�

• Rutiner for intervju og ta i mot frivillige

• Intervjuskjema for boligkontakter

• Rutiner for oppfølging og opplæring av frivillige

• Rutiner blant annet om kjøregodtgjørelse for frivillige, forsikringsordninger og taushetsplikt

• Avklaring av oppgaver og tidsbruk

(23)

Opplæringsprogram for ansatte – Trinn 4

Mål • Gi innsikt i hvordan ta imot frivillige på en god måte

Målgruppe • Ansatte og ansvarlig for frivillighet, evt.

representant for de frivillige Innhold/ Tema for

samlingen

• Introduksjon

• Hva kjennetegner et godt samarbeid med frivillige?

• Hva bør frivillige vite om vårt arbeid?

• Hva skjer videre? Evaluering og avslutning

• Hvilke retningslinjer må vi ha på plass for å ta imot de frivillige?

• Hvordan skal vi ta imot de frivillige, enkeltvis eller gruppevis – og hvem er ansvarlig for dette arbeidet?

Problem stillinger til drøfting

• Hva innebærer det å møte frivillige med respekt og likeverd?

• Hva er god kommunikasjon?

Forslag til foredragsholdere:

Prosessledelse: • Samme prosessleder som forrige trinn Arbeidsform: • Foredrag, diskusjoner, gruppearbeid.

Idemyldring: alle henger opp gule lapper, gjennomgang i plenum

Opplæringsprogram for frivillige

Ansatte skal nå være godt forberedt til å ta imot frivillige. Når alle retningslinjer og rutiner for samarbeid med frivillige er utarbeidet, får frivillige boligkontakter tilbud om en enkel opplæring. Dette innebærer å få kunnskap og forståelse av hva det vil innebære å gjøre en frivillig innsats ved et kommunalt tjeneste- sted. Frivillige er opptatt av hva de skal gjøre, hvordan og hvorfor. Det er nyttig å tilby opplæring for frivillige, men også viktig å vurdere hvor mye frivillige har behov for å lære. Ved forsøk på å «profesjonalisere» frivillige kan deres engasjement og motivasjon forsvinne. Dessuten skal frivillighet være et

supplement til offentlige tjenester. Det er derfor viktig å ha frivillighetens verdi og egenart som bakteppe når det gis opplæring til frivillige. Med utgangspunkt i erfaringer og innspill fra frivillige og de ansatte ved boligkontoret, har vi ut arbeidet forslag til et kursprogram for frivillige.

Målgruppen for opplæringen er frivillige som har meldt seg som bolig- kontakter og ansatte på boligkontoret som er knyttet til samarbeidet med frivillige (evt. tillitsvalgte og brukerrepresentant.)

Arbeidsformen. Kurset bør ha en kursleder som er faglig ansvarlig gjennom hele kurset. Opplæringen bør være variert og legge til rette for god dialog, refleksjon og erfaringsdeling.

Opplæringsprogrammet foreslås gjennomført over 4 timer som 2 samlinger à 2 timer – eller lengre hvis dette er ønskelig.

(24)

46 47

TEMA INNHOLD MEDVIRKENDE

Introduksjon til vårt arbeid HVORFOR

• Velkommen

• Presentasjon av boligkontoret

• Hvorfor vi ønsker å sam arbeide med frivillige;

visjon og mål.

• Tjenestestedets arbeid i kommunen; mål, innhold, organisering, kontakter

• Lovverket

• Tjenesteleder

• Ansatt fra tjenestestedet

Frivilliges rolle HVA

• Avklare grenseoppgang mellom oppgaver og ansvar, hvem gjør hva?

• Hvilke oppgaver skal boligkontakten ha?

• Praktiske og etiske utfordringer i vårt arbeid.

• Å møte mennesker i en vanskelig livssituasjon;

holdninger og etikk i møte med brukere

• Kommunikasjon

• Grensesetting

• Daglig leder i lokale Frivilligsentral

• Frivillig

• Kursleder med kompetanse i kommunikasjon og holdninger, etikk.

Målgruppe HVEM

• Avhenger av hvilken målgruppe som er valgt

• Introduksjon

• Muligheter og utfordringer

• Erfaringer fra andre frivillige organisasjoner

• Samarbeidspartnere – ressurser i kommunen eller andre

• Frivillig organisasjon

Praktisk organisering HVORDAN

• Kontaktpersoner på tjenestestedet

• Plikter og rettigheter som frivillig

• Det første møtet med bruker. Samarbeidsavtale

• Taushetsløfte

• Veien videre

• Avslutning

• Oppsummering Evaluering

• Samarbeidspartnere/

Ressurser i kommunen eller andre

• Frivillig organisasjon

Nyttige tips og råd

Vær godt forberedt – ta deg god tid i det første møtet med den frivillige. Forbered deg godt til denne samtalen slik at den frivillige etter samtalen sier

«nå gleder jeg meg til å begynne arbeidet».

Alle rutiner for samarbeid med frivillige må være godt gjennomtenkt.

Strategi for rekruttering av beboere/brukere må være avklart.

Opplæringsprogrammet for frivillige må settes i gang raskt etter at de er rekruttert, og må ikke være for langt og bli for byråkratisk. Da kan de frivillige lett miste motivasjonen.

Følg opp de frivillige umiddelbart etter opplæringen. En frivillig er først en ressurs når han/hun er klar til å kobles til en bruker.

Fast kontaktperson. Alle frivillige bør ha en fast kontaktperson på Boligkon- toret som er inneforstått med hva oppgavene og aktivitetene innebærer.

Det handler om respekt for frivillige – da får dere mye ut av samarbeidet.

(25)

TRINN 5 Samarbeid mellom frivillig og bruker

Første møte mellom frivillig og bruker

Nå har vi kommet så langt at frivillige og brukere skal møtes for første gang.

På forhånd har vi allerede avklart en rekke forhold. Vi har blitt kjent med både frivillig og bruker, og vi vet hva begge parter ønsker og hvilke behov og forventninger de har. Frivillige har gjennomført et kurs, og vi har hatt samtaler med brukere som har fått mye informasjon om muligheter. Nå har begge parter sagt ja til et samarbeid. Rammene for samarbeidet er klare.

Vi vet allerede at en viktig forutsetning for et godt møte mellom frivillig og bruker er basert på fri vilje fra begge parter. På samme måte som frivillige yter sin innsats av fri vilje må brukere oppleve at det å ta i mot en slik bistand er helt frivillig.

Det er viktig at frivillige er godt foreberedt før hjemmebesøk hos beboere. En grunnpilar i kurset var etikk og holdninger i møte med mennesker. Samtidig skulle opplæringen trygge den frivillige i de ulike rollene som Boligkontakt.

Det er en utfordring å finne de riktige frivillige som bistår de riktige beboere.

Både beboer og frivillig må ha mulighet til å vurdere om man ønsker å inngå et samarbeid. På samme måte må det også lages retningslinjer for hvordan frivillig arbeid og innsats kan avsluttes.

Vi forutsetter at nå har både den frivillige og bruker fått god informasjon.

Bruker har gitt uttrykk for sine ønsker og behov innenfor de rammene som er avtalt. Begge parter vet at samarbeidet kan avsluttes hvis det ikke passer.

Sam arbeidet skal oppleves som meningsfylt for begge parter. Begge parter vet hvem de kan kontakte om det skulle oppstå noe spesielt.

Boligkontoret i Bærum kommune har utarbeidet retningslinjer¹� som benytte når det etableres samarbeid mellom en bruker/beboer og en frivillig.

Samarbeids avtalen forklarer hva boligsosialt arbeid er og hvilke oppgaver som kan utføres av den frivillige. Når beboer har sagt seg interessert i å bli kjent med den frivillige boligkontakten, starter prosessen å koble partene.

Avslutningsvis undertegnes en enkel samarbeidskontrakt mellom bruker/

beboer og den frivillige.²�

Oppfølging av frivillige

De frivillige må følges opp jevnlig – bli hørt og sett, ellers er det lett å miste frivillige. God oppfølging handler om å behandle den frivillige på en måte som gjør at engasjementet vokser, og at den frivillige opplever det som givende å være frivillig. Det kan sies så enkelt som «å bli sett og fulgt opp i arbeidet».

Oppfølging betyr å huske på de frivillige ved spesielle anledninger eller ved ulike sammenkomster, det betyr å lage «gode historier» som kan fortelles gjennom ulike media, eller rett og slett den lille samtalen som inneholder

«hvordan går det med ditt frivillige arbeid»?

Men vel så viktig er det å skape arenaer hvor de frivillige gis mulighet til å gi tilbakemeldinger av ulik art, og at dere også ut fra disse korrigerer arbeidsoppgaver og eventuelt sammensetningen av frivillig/bruker. Det kan være en god idè å tilrettelegge for et fast uformelt møtepunkt møtested mellom brukere, frivillige og ansatte, gjerne lagt til Frivilligsentralen.

“ Frivillighet går ikke av seg

selv – det må næring til og det må være dedikerte og r iktige kontaktpersoner som har

ansvaret fra kommunens side.

(26)

50 51

Opplæringsprogram – Trinn 5

Mål • Lage en plan for hvordan lage gode møter mellom frivillig og bruker – og hvordan følge opp og videreutvikle dette samarbeidet.

Målgruppe • Brukere, frivillige, prosjektleder/frivillighetsansvarlig på tjenestestedet

Innhold/ Tema for samlingen

• Planlegging og gjennomføring av det første møtet

• Det første møtet

• Avtale tidspunkt

• En ansatt fra tjenestestedet blir med på det første møtet

• Presentasjon av frivillig og bruker

• Avklare hva samarbeidet skal gå ut på

• Avgrense oppgaver – er det realistisk?

• Avklare forventninger

• Avtale møter

• Skrive kontrakt Forslag til

foredragsholdere:

Prosessledelse: • Viktig å benytte samme prosessleder som forrige trinn som har kompetanse på prosessledelse og kommunikasjon.

Arbeidsform: • Foredrag, diskusjoner, gruppearbeid.

Idemyldring: alle henger opp gule lapper, alle leser disse, gjennomgang.

Nyttige tips og råd

Fast kontaktperson. Alle frivillige bør ha en fast kontaktperson fra Bolig kontoret som er inneforstått med hva oppgavene og aktivitetene innebærer.

Den gode matchen – rett frivillig til rett bruker er en forutsetning for å lykkes på lengre sikt.

Samarbeidsavtalen mellom frivillig og bruker er et viktig arbeids dokument.

Den angir plikter og rettigheter som er viktig for begge parter.

Det kan være lurt å lage samlinger/fellessmøter hvor frivillige møtes for å diskutere ulike utfordringer.

Det må være rutiner for avslutning av oppdraget. Dette gjelder begge parter i samarbeidet – både bruker og frivillige må gis rom for å avslutte samarbeidet.

SE DE FRIVILLIGE – det handler om en konstant påminnelse om at det de gjør er viktig.

¹² http://www.frivillighetnorge.no/?module=Articles;action=Article.publicShow;ID=2625

¹³ www.bymisjon.no/prosjekter/bolighjelpen

¹� Vedlegg 8: Swot-analyse

¹� www.bymisjon.no/Prosjekter/BoligHjelpen/

¹� Vedlegg 1: Informasjon til brukere.

¹� Vedlegg 2: Rekruttering av brukere.

¹� Se vedlegg

¹� Vedlegg 4: Retningslinjer for samarbeid

²� Vedlegg 5: Samarbeidsavtale mellom beboer og boligkontakt

(27)

Avsluttende ord Avsluttende ord

5 Avsluttende ord

FORANKRING OG ORGANISERING av arbeidet er grunnmuren i arbeidet.

Arbeidet må forankres til leder på Boligkontoret for deretter å motivere ansatte til å forstå nytten og gleden av samarbeid med frivilige.

Bruk tid til et godt forarbeid; etabler kontakter, besøk beslektede prosjekter og tiltak, hent erfaringer. Bli kjent med eksisterende former og metoder for samhandling mellom kommunen og frivillig sektor.

Det bør utpekes en prosjektleder/frivillighetsansvarlig på det kommunale tjeneste stedet. Noen må ha ansvaret for koordinering, fremdrift og utvikling.

Dersom kommunen har ansatt egen frivillighetskoordinator (som Bærum kommune har) er det naturlig at denne personen, sammen med leder av frivillig sentralen, bidrar til å lage et tilpasset opplæringsprogram for din kommune. Det er også en god ide å kjøpe inn ekstern kompetanse på prosessledelse og kommunikasjon. Prosesslederen bør ha god kjennskap til frivillighet og lokale forhold.

Opplæringen til de ansatte i kommunen bør legges utenfor deres daglige kontorplass og gjøres i en hyggelig ramme.

Strategien for rekruttering av frivillige må være godt gjennomtenkt – og ansatte må gis mulighet til å få den nødvendige inspirasjon/opplæring for å samarbeide med frivillige.

Vår anbefaling er å ikke trekke frivillige for raskt inn i arbeidet. Oppgaver må være definert og organiseringen på Boligkontoret på plass.

Det er viktig å forstå og ha respekt for frivillighetens egenart – frivillighet gjøres av egen fri vilje. Frivillige gjør nemlig bare en ting – det de har lyst til.

Glem aldri – frivillige må få anerkjennelse for det arbeidet de gjør.

Ikke minst er det viktig med gjensidig respekt mellom alle parter; bruker, frivillig og kommunalt ansatte.

Det blir aldri et godt og varig samarbeid hvis ikke partene samspiller og blir enige om hva som skal gjøres. Når frivillige har meldt seg vil de raskt ha en frivillig jobb. Brukere må involveres.

Ansatte må hele tiden ha for øyet «hva er de lovpålagte

oppgavene?» De frivillige skal bare gjøre supplerende oppgaver – ikke erstatte kommunale tjenesteoppgaver.

Frivillighetskoordinator Kirsten Koht, Bærum kommune

(28)

54 55

Vedlegg Vedlegg

Vedlegg

Vedlegg 1 Informasjon til brukere – ”boligkontakt noe for deg”?

(inspirasjonskilde: prosjekt Bolighjelpen i Oslo, Kirkens bymisjon) Vedlegg 2 Kartlegging av brukers behov

Vedlegg 3 Intervjuskjema for boligkontakter Vedlegg 4 Retningslinjer for samarbeid

Vedlegg 5 Samarbeidsavtale mellom beboer og boligkontakt Vedlegg 6 Rutiner for kontaktetablering og oppfølging av beboere

og boligkontakter Vedlegg 7 Taushetsløfte Vedlegg 8 SWOT-analyse

(29)

Vedlegg Vedlegg

Vedlegg 1

Frivillig boligkontakt – er det noe for deg/dere?

Bolig- og oppfølgingskontoret samarbeider med frivillige om å være boligkontakter for beboere i kommunale og andre utleieboliger.

Frivillige boligkontakter er voksne personer med livserfaring og kompetanse.

De har omtanke og interesse for andre mennesker, og de vet hva som trengs for å mestre et boforhold.

Frivillige mottar ikke lønn og bestemmer selv sitt engasjement.

De har taushetsplikt og har fått opplæring.

Hva kan en frivillig boligkontakt være for deg?

Husvenn

• En samtalepartner

• Du kan bli bedre kjent med nærmiljøet og ulike tilbud i kommunen

• Gjensidig kulturutveksling over en kopp te eller kaffe

”Handyman”

• Gi praktisk bistand og opplæring i bruk av tekniske apparater og vedlikehold av bolig Rådgiver

• Gi veiledning om husordensregler, plikter og rettigheter i leieavtalen (for eksempel dugnad, snømåking, m.m.)

• Kan være et bindeledd mellom deg og Bolig- og oppfølgingskontoret når det gjelder ditt boforhold

Hvordan kan du få en frivillig boligkontakt?

Ansatte fra Bolig- og oppfølgingskontoret kommer på hjemmebesøk for å avklare dine behov for en frivillig boligkontakt. De finner en passende boligkontakt og introduserer den frivillige for deg. Videre kontakt mellom deg og boligkontakten styrer dere selv, men ansatte er åpne for dine spørsmål og deltar på evalueringsmøter.

Høres dette interessant ut for deg?

Ta kontakt med din konsulent i på Boligkontoret.

Vedlegg 1