IKT-strategi for justissektoren

(1)

Strategi 2004 - 2007

IKT-strategi for justissektoren

Evaluering fra arbeidsgruppe

(2)

(3)

Forord

IKT-strategien for justissektoren skal bidra til at de justispolitiske målsettingene for sektor nås.

Strategien for en stor publikumsrettet sektor skal også understøtte Regjeringens ønske om å gjøre hverdagen enklere for innbyggere og næringsliv. Bedre samhandling i offentlig sektor og mellom offentlig sektor og private er nødvendig for at dette skal oppnås. Strategien er i tråd med ”Arkitektur for elektronisk samhandling i offentlig sektor”.

Informasjonsteknologi har gitt muligheter til mer effektiv oppgaveløsning, høyere kvalitet i leveransene, mer brukervennlige tjenester og til å bedre arbeidsforholdene for de ansatte. Vi bør imidlertid bli bedre i å hente ut de gevinstene teknologien kan gi.

For at de potensielle gevinstene skal kunne realiseres må vi tenke helhetlig og planlegge utviklingen i fellesskap med de aktørene sektor er avhengig av. Vi må også på IKT-området få til et utvidet forvaltningssamarbeid og i større grad involvere private aktører.

Elektronisk samhandling og bedre beslutningsinformasjon er som i forrige strategiperiode sentrale mål i perioden 2004-2007. I strategien beskrives målene og retningen for en helhetlig informasjons- og teknologiarkitektur. På disse områdene har vi startet med å tegne sektoren på nytt med et klart målbilde. Informasjonen skal være riktig, oppdatert og kunne gjenbrukes på tvers av virksomhetsområdene. De ulike systemene og teknologien for øvrig skal legge til rette for informasjonsutveklingen. Det stilles krav til at utviklingen gjøres koordinert og kostnadseffektivt. Innen denne arkitekturen skal det også være mulig å forlenge levetiden på enkelte av dagens løsninger og få nye og gamle systemer til å henge sammen. Strategien skal gi sektor og samhandlende aktører forutsigbarhet i forhold til teknologiske valg.

Trygghet, rettssikkerhet og demokrati er sentrale verdier i justissektoren. Disse verdiene skal strategien bidra til å sikre. I tillegg skal IT-løsningene bidra til at all saksbehandling foregår på en betryggende måte. Teknologi skal aldri benyttes der vi ikke har tatt stilling til at det er etisk forsvarlig. Elektronisk samhandling gir økte utfordringer ift å sikre personvernet som vi må håndtere.

Oslo 17.09.2004

Odd Einar Dørum Justisminister

(4)

(5)

INNHOLD

IKT-STRATEGI FOR JUSTISSEKTOREN 2004–2007...5

1 HOVEDSATSNINGSOMRÅDER: ...5

1.1 BESLUTNINGSINFORMASJON OG KUNNSKAPSFORVALTNING SOM GIR GODT GRUNNLAG FOR DE BESLUTNINGER SOM FATTES I OG OM SEKTOR...5

1.2 ELEKTRONISK SAMHANDLING BLIR FORETRUKKET KOMMUNIKASJONSFORM I SEKTOR...6

2 HOVEDSATSINGENE SKAL GJØRES MULIG GJENNOM:...7

2.1 EN GJENNOMTENKT MEDIEARKITEKTUR I ALLE VIRKSOMHETER...7

2.2 ARBEIDSPROSESSER SOM UTNYTTER TEKNOLOGIENS MULIGHETER...8

2.3 EN FELLES INFORMASJONSARKITEKTUR SOM LEGGER TIL RETTE FOR INFORMASJONS- DELING...8

2.4 SEKTORS FORETNINGSPROSESSER UNDERSTØTTES AV ET FELLES RAMMEVERK FOR APPLIKASJONSARKITEKTUR...8

2.5 EN TEKNISK INFRASTRUKTUR SOM SEKTOR ER TJENT MED OVER TID...9

2.6 ET MÅLRETTET OG KOORDINERT ARBEID MED INFORMASJONSSIKKERHET...10

2.7 ORGANISERING OG FINANSIERING AV IKT I JUSTISSEKTOREN...11

VEDLEGG 1 UTDYPNING AV IKT-STRATEGIEN FOR JUSTISSEKTOREN 2004–2007...13

1 INNLEDNING...13

1.1 BAKGRUNN...13

1.2 STATUS I FORHOLD TIL STRATEGIEN FOR 1999-2003 ...13

1.3 F^{ORMÅL MED}IKT I JUSTISSEKTOREN...15

1.4 FORMÅLET MED EN SEKTOROVERGRIPENDE STRATEGI FOR JUSTISSEKTOREN...16

1.4.1 Anvendelse av strategien ...17

1.5 RAMMEBETINGELSER, FORUTSETNINGER OG AVGRENSNINGER...17

1.5.1 Domstolenes uavhengige stilling ...18

1.5.2 Sektorovergripende prosjekter ...18

1.5.3 Strategi for IKT i offentlig sektor ...18

1.5.4 Personvern og informasjonssikkerhet ...18

1.5.5 Juridiske rammebetingelser ...18

1.5.6 Teknologiske rammebetingelser ...19

1.5.7 Samfunnsutviklingen ...19

2 SATSNINGSOMRÅDER /STRATEGIER /TILTAK...21

2.1 INNLEDNING...21

2.2 BESLUTNINGSINFORMASJON...23

2.2.1 Innledning ...23

2.2.2 Status og utfordringer ...23

2.2.3 Mål ...24

2.2.4 Strategier ...24

2.2.5 Mulige tiltak...24

2.3 ELEKTRONISK SAMHANDLING...26

(6)

IKT-strategi

4

2.3.3 Mål ...28

2.3.4 Strategier...28

2.4 MEDIEARKITEKTUR...30

2.4.3 Mål ...30

2.5 ARBEIDSPROSESSER...32

2.5.3 Mål ...32

2.6 INFORMASJONSARKITEKTUR...34

2.6.3 Mål ...35

2.7 APPLIKASJONSARKITEKTUR...37

2.7.3 Mål ...37

2.8 TEKNISK INFRASTRUKTUR...39

2.8.3 Mål ...40

2.9 INFORMASJONSSIKKERHET...42

2.9.3 Mål ...44

2.10 ORGANISERING OG FINANSIERING AV IKT I JUSTISSEKTOREN...46

2.10.3 Mål ...49

VEDLEGG 2 ZACHMANS REFERANSEMODELL ...53

(7)

IKT-STRATEGI FOR JUSTISSEKTOREN 2004–2007

IKT-strategi for justissektoren 2004–2007 er et omforent og overordnet styringsdokument for justissektoren. Strategien skal bidra til at anskaffelse-, utvikling-, forvaltning- og anvendelse av IKT i sektor legger til rette for bedre kostnadseffektivitet og kvalitet i de arbeidsprosesser som utføres i justissektoren. Strategien består av en hoveddel med vedlegg. Hoveddelen og Vedlegg 1,

”Utdypning av IKT-strategien for justissektoren 2004–2007”, utgjør sammen strategien og må leses som ett dokument.

Strategien gjelder hele justissektoren. Straf- fesakskjeden er, som en viktig tverrgående prosess i sektor, viet spesiell oppmerksom- het. De konklusjoner som er utarbeidet med utgangspunkt i straffesakskjeden, danner et rammeverk for - og er så langt som mulig også styrende for IKT på andre områder i sektor, i forhold til ansvarsområder som krever samhandling med andre virksom- hetsområder og i forhold til privat sektor.

Strategien er mao også en overordnet strategi for bl.a. kriminalitetsforebyggende arbeid, behandling av sivile saker i rettsvesenet, sektorens forvaltningssaker og administrative saker. IKT-strategi for justissektoren skal bidra til en optimal utnyttelse av de ressurser som investeres i informasjonsteknologi, og at teknologien på en effektiv og sikker måte understøtter arbeidsprosessene lokalt, på tvers av delsektorene og mellom delsektorene, med publikum, advokater og andre private og offentlige aktører¹. Strate- gien skal bidra til gode løsninger i delsektorene som henger sammen med andre delsektorers løsninger. Gevinstrealiseringen og den praktiske utnyttelsen av IKT er fortsatt et lokalt ansvar.

Brukerretting, effektivisering og forenkling må skje i den enkelte virksomhet på en slik måte at gevinster kan oppnås for hele justissektoren og for dens brukere. Strategien legger føringer for IKT-utviklingen og valg

1 F.eks. Statens innkrevingssentral, Registerenheten i Brønnøysund, internasjonalt politisamarbeid, oa.

av løsninger i sektor langt ut over det tids- rommet strategien gjelder for. Selv om IKT- utviklingen går fort - og er akselererende - er realiteten at både politiet, påtalemyndig- hetene, domstolene og kriminalomsorgen har systemer som er gamle og utviklet til ulik tid på ulik plattform. Det er en stor utfordring å få systemene til å fungere sammen og sammen med andres systemer.

På de fleste områder er strategien en videre- føring og konkretisering av tenkningen i IT- strategien for justissektoren for 1999-2003 - basert på de erfaringer som er høstet i perioden.

Formål, rammebetingelser, forutsetninger og avgrensninger for strategien og for arbeidet med IKT i justissektoren omtales nærmere i Vedlegg 1. I vedlegget utdypes også sat- singsområder, strategier og mulige tiltak.

Tiltakene er i vedlegget tatt med som inn- spill til det videre arbeid med handlingsplanen. Nytte- og kostnadsvurderingene vil bli utarbeidet i forbindelse med handlingsplanen. I vedlegg 2 presenteres en referansemodell som kort beskriver tenkningen som er lagt til grunn for strategien.

1 Hovedsatsningsområder:

1.1 Beslutningsinformasjon og kunn- skapsforvaltning som gir godt grunnlag for de beslutninger som fattes i og om sektor

Den informasjon justissektoren i dag har tilgjengelig som beslutningsgrunnlag til- fredsstiller ofte ikke de behovene informasjonen skal fylle. Dette skyldes dels at informasjonen ikke finnes på det detaljerings- nivå som er nødvendig, at informasjonen ikke er tilstrekkelig oppdatert og at informasjonen og/eller informasjonssystemene ikke er tilrettelagt for å foreta sammenlikninger – både innen den enkelte delsektor og på tvers av sektor. Dette gjør det vanskelig og ar- beidskrevende å fremskaffe informasjon av

(8)

IKT-strategi

6

god kvalitet om saksavvikling, belastning, resultater, årsaksforhold mv.

Virksomhetene i sektor har et betydelig po- tensiale for effektivisering gjennom bedre kunnskapsforvaltning; ved å dele, synliggjø- re og gjenbruke informasjon og kunnskap innen eget område og på tvers av sektor.

Flere av justissektorens utfordringer kan kun løses gjennom samarbeid med aktører som ligger under andre departementers an- svarsområder og med private. Informasjons- forvaltning og teknologiutvikling i justissektoren må derfor også understøtte slikt samarbeid.

Målene i strategiperioden er å forenkle til- gangen til informasjon, øke kvaliteten på beslutningsinformasjon og redusere kostnadene ved å få tilgang til informasjon.

Strategier

Informasjon skal tilgjengeliggjøres på tvers av delsektorer. Virksomhetene i justissektoren skal i fellesskap og hver for seg arbeide for å øke kvaliteten på beslutningsinformasjon.

Justissektoren skal spille en aktiv rolle overfor andre offentlige sektorer og privat sektor for å få til en informasjonsforvaltning som er nødvendig for å nå målene i denne strategien.

Informasjon, begreper og kodeverk skal revideres og harmoniseres på tvers av sektor. Prinsippet en person – minste saksident (eks en person – ett straffbart forhold) skal legges til grunn og implementeres i all informasjonsarkitektur i sektor etter modell av Justisdepartementets rapport om ”Har- monisering av felles informasjon i straffesakskjeden”, datert 31.03.2003

Informasjon andre har et tjenstlig behov for, og som det ikke er grunn til at skal skjermes i egen virksomhet, skal gjøres tilgjengelig.

Informasjon skal registreres én gang ved kilden og gjenbrukes der dette kan bidra til å

øke kvaliteten og å rasjonalisere arbeidsprosesser.

Rammeavtaler for sektor skal redusere kostnadene ved å få tilgang til oppdatert og kva- litetssikret informasjon i eksterne registre og databaser.

Arbeidsprosessene skal effektiviseres og informasjon tilgjengeliggjøres gjennom løs- ninger for virtuelle arbeidsformer innen og på tvers av delsektorer.

1.2 Elektronisk samhandling blir fore- trukket kommunikasjonsform i sektor

Distribusjon av papirdokumenter er fremdeles den vanlige måten saksinformasjon formidles på i justissektoren. Systemene har vært tilpasset den enkelte virksomhets behov og i liten grad vært rett mot nye samar- beidsformer og informasjonsflyt på tvers av virksomhetene og med andre aktører. End- ringer i regelverket, bl.a. ny tvistelov, og bruk av nye sikkerhetsløsninger - bl.a. elektroniske signaturer - vil kunne gi helt nye muligheter for elektronisk samhandling for virksomhetene i justissektoren.

Målene

Det langsiktige målet er at hel-elektronisk saksflyt og –saksmappe skal redusere behovet for flyt av fysiske dokumenter til et minimum. Dette fordrer bl.a. at elektronisk informasjon gjøres juridisk holdbar – f eks ved bruk av elektroniske signaturer. I strategiperioden skal elektronisk informasjonsutveksling tas i bruk der det bidrar til å redusere saksbehandlingstiden, øke informa- sjonskvaliteten og forbedre informasjons- tilgangen. Dette skal gjennomføres kostnadseffektivt og i tråd med gjeldende krav til informasjons- og rettssikkerhet.

Strategier

Elektronisk informasjonsutveksling skal bli den foretrukne kommunikasjonsform mellom virksomhetene i justissektoren og med andre aktører.

(9)

Selv om papirsaken innen enkelte områder ennå en tid vil være ”originalsaken”, skal den strukturerte elektroniske informasjonen kunne overføres og nyttiggjøres i pro- sesskjedens neste ledd.

For å lette oversikt, gjenfinning og gjenbruk av informasjon bør det legges til rette for at saksdokumenter gjøres elektronisk tilgjengelig.

Teknologien skal benyttes til å gjøre virksomhetene i sektor mer åpne og tilgjengelige for publikum.

Justissektoren skal spille en aktiv rolle overfor andre offentlige sektorer og privat sektor for å få til en informasjonsforvaltning som er nødvendig for å nå målene for elektronisk samhandling.

Der regleverket eller andre hensyn ikke er til hinder for det skal det legges til rette for at både profesjonelle og alminnelige brukere selv kan registrere informasjon i sektorens IKT-løsninger. Teknologien skal brukes aktivt for å redusere kostnadene ved geogra- fisk avstand både for egne ansatte og andre aktører.

Det skal etableres en tjenesteorientert arkitektur² for samhandling i straffesakskjeden og implementeringen av denne skal påbe- gynnes i konkrete systemløsninger. De prinsipper for arkitekturer og løsninger som etableres for elektronisk samhandling i straffesakskjeden skal om mulig også gjøres gjeldende for elektronisk samhandling på andre områder.

Gjennom informasjon og opplæring skal det skapes positive holdninger til elektroniske kommunikasjonsformer.

2 En teknologi som er egnet for levere tjenester basert på informasjon fra flere ulike systemer i egne og andre or- ganisasjoner

2 Hovedsatsingene skal gjøres mulig gjennom:

2.1 En gjennomtenkt mediearkitektur i alle virksomheter

Nye informasjonskanaler, sammensmelting (konvergens) av ulike informasjons- og kommunikasjonsteknologier og at teknolo- giene blir mobile krever helhetlig planlegging på tvers av sektor og teknologier. Det er en utfordring å sikre at sektor, så langt det er mulig, utnytter investeringer på tvers av sektor.

Mål

Medium³ skal velges i forhold til formål og målgruppe og for å øke service, kvalitet og samlet kostnadseffektivitet i sektor.

Strategi

Sektoren skal i planperioden gradvis tilpasse sine løsninger for å understøtte muligheter

for multikanal teknologi. Nye systemer som utvikles skal støtte multikanal teknologi der dette er eller kan bli relevant.

Sektoren skal så langt som mulig utnytte mulighetene for mobilkommunikasjon i et nytt mobilnett for nødetatene. Applikasjoner som fordrer bæretjenester utover det nødnet- tet kan tilby søkes dekket gjennom kommer- sielle tjenester.

3 F.eks telefon, e-post, web, wap, tekstmeldinger, call senter, post

Figur 1 Nettutgaven til Vårt Land, 15. november 2003

(10)

IKT-strategi

8

Internettbaserte portaler og andre elektroniske løsninger skal legges opp med utgangspunkt i brukerens behov.

Virksomhetene i sektor må ha et bevisst forhold til avvikling av tradisjonelle kom- munikasjonskanaler slik at nettbaserte løs- ninger ikke bare blir ”nok en kanal.” Manu- elle rutiner og tradisjonelle formidlingskana- ler må i tilstrekkelig grad opprettholdes for det alminnelige publikum.

Teknologien skal benyttes aktivt for å over- vinne språkbarrierer og for å bedre informasjon til og kommunikasjon med etniske minoriteter. Teknologien skal tilrettelegge for at justissektorens virksomheter gjøres mer tilgjengelig for personer med ulike typer funksjonshemming.

2.2 Arbeidsprosesser som utnytter teknologiens muligheter

For å unngå å sementere uhensiktsmessige arbeidsrutiner og for å utnytte det potensia- let som ligger i teknologien bør eksisterende arbeidsprosesser gjennomgås før elektronisk støtte etableres. En slik gjennomgang er allerede foretatt i straffesakskjeden.

Mål

Arbeidsprosesser skal etableres med sikte på å optimalisere oppgaveutførelsen i sektor.

Strategi

Sektor og delsektorene skal drive et konti- nuerlig arbeid for å utnytte nye teknologiske muligheter bl.a. ved å tilpasse organiseringen av arbeidet til de muligheter den teknologiske utviklingen gir når det understøtter virksomhetenes mål.

Flytting av papirsaker skal reduseres til et minimum. Justissektorens virksomheter skal settes i stand til å sende og motta elektroniske dokumenter.

Relevant informasjon skal være tilgjengelig for alle som har et tjenstlig behov for den i sin oppgaveutførelse, så snart informasjonen foreligger elektronisk.

Den enkelte delsektor skal aktivt oppfordre til å ta i bruk elektronisk kommunikasjon når det er hensiktsmessig og betryggende.

Motivasjon og opplæringstiltak skal være sentralt i strategiperioden for å endre holdninger og å bygge opp kompetansen om elektronisk kommunikasjon.

2.3 En felles informasjonsarkitektur som legger til rette for informa- sjonsdeling

Det er stor grad av dobbelt lagring av informasjon og overlappende funksjonalitet i justissektorens systemer - ikke minst i systemer i straffesakskjeden. Den samme informasjonen registreres og lagres flere steder noe som fører til inkonsistens og dårlig datakvalitet. Systemene er utviklet som ”silosys- temer” med fokus på delsektorenes interne virksomhet, arbeidsprosesser, dokument- og saksbehandling.

Mål

Informasjonsdelingen skal bli langt bedre enn tidligere. Tilstrekkelig, relevant, korrekt og oppdatert informasjon skal være tilgjengelig for alle som har et tjenstlig behov, så snart informasjonen foreligger.

Strategi

En felles og helhetlig informasjonsarkitektur – som omfatter datastruktur, behandlings- regler for dataene, beskrivelse av dataene og sikkerhetsmekanismer til dataene skal etableres for straffesakskjeden. Informasjons- strukturen skal danne en modell for tilsva- rende arkitekturer innen andre arbeidsprosesser. Det skal være nødvendig sammenheng mellom informasjonsarkitekturene innen ulike arbeidsprosesser.

2.4 Sektors foretningsprosesser un- derstøttes av et felles rammeverk for applikasjonsarkitektur

Applikasjonsarkitekturen beskriver hvilke applikasjoner, systemer, funksjoner og grensesnitt som behøves for å støtte virksomhetens prosesser.

(11)

Til tross for et omfattende informasjonsfellesskap, er systemene i justissektoren stort sett avgrenset til å tjene spesialiserte behov innen ”egen” delsektor. Selv innen samme delsektor finner man systemer med overlappende funksjonalitet og en funksjonalitet som ikke nødvendigvis understøtter arbeidsprosessene optimalt. Dette bidrar til dårlig datakvalitet og hindrer effektive arbeidsprosesser. Dagens systemer er i stor grad opp- rettet på ulike tidspunkt over en periode på mer enn 20 år, uten føringer fra overordnet informasjonsstrategi, verken for den enkelte delsektor eller for justissektoren samlet.

Målene

En omforent applikasjonsarkitektur for systemer innen foretningsprosessene. Over- lappende funksjonalitet skal fjernes. Funk- sjonalitet skal tilpasses arbeidsprosessene i fremtidige systemer. Det skal videre oppnås større fleksibilitet med tanke på endrede arbeidsoppgaver og –prosesser samt forenkle og bedre tilgang til og utnyttelse av felles informasjon.

Strategier

Nye systemer skal utvikles i hht omforent tjenesteorientert applikasjonsarkitektur. En samlet utskiftningsplan som legger til rette for en overordnet arkitektur og som beskriver hvordan virksomhetene skal komme fra dagens situasjon og frem til den nye arkitekturen.

2.5 En teknisk infrastruktur som sek- tor er tjent med over tid

Den teknologiske infrastrukturen må ta utgangspunkt i de oppgaver teknologien skal understøtte. Effektiv informasjonsutveksling og informasjonsdeling gjør det nødvendig å enes om grensesnitt og standarder, utvik- lingsmiljø og databaseteknologi. Det er en utfordring for alle virksomheter å unngå sterke leverandørbindinger som reduserer framtidig handlefrihet. Sektoren trekker med seg en teknologisk arv som gjør det aktuelt å se på teknologi som kan binde sammen he- terogene teknologiske miljøer.

Den teknologiske utviklingen, med digital- teknikken som basis for all kommunikasjon og databehandling, fører med seg en sam- mensmeltning (konvergens) mellom teknologier og infrastrukturer. Kommunikasjons- linjer for tele-og datatjenester i justissektoren er i dag separate og båndbredden for hver tjeneste dimensjoneres etter behov.

Bedre landsdekkende tilgang til bredbånds- nett gir bedre muligheter til deling av bånd- bredde mellom tjenester, virksomheter og delsektorer. Tjenester som for eksempel videokonferanser krever stor båndbredde og kan benytte samme nettverk som tele- og datakommunikasjon istedenfor å etablere egne linjer. Deling av bredbåndslinjer kan være et alternativ til dagens separate løs- ninger og gi uttelling både økonomisk og funksjonelt.

Mål

Sektorens teknologiske løsninger skal vide- reutvikles i en retning som understøtter justissektorens behov for elektronisk samhandling. De løsningene som velges må være kostnadseffektive, ligge innenfor aksepterte trender og fremtidsrettede standarder og tilfredstille justissektorens krav til sikkerhet.

Strategier

Sektor skal gi føringer som bidrar til å forenkle samarbeidet mellom delsektorene gjennom utveksling og deling av data. Stan- dardisering skal lette IKT-samarbeidet og bidra til å redusere IT-kostnadene i sektor som helhet. Offentlig sektors teknologivalg skal være retningsgivende for justissektoren.

Justissektoren skal standardisere på XML⁴ som basis for informasjonsutveksling mellom systemer.

Web-services er en lovende teknologi for å knytte sammen tjenester på tvers av organi- sasjoner. Web-services skal suksessivt tas i bruk for å frigjøre fra avhengigheter til spe- sifikk teknologi.

4 eXtensible Markup Language (språk som bl.a. gjør det mulig å strukturere data i ustrukturert informasjon)

(12)

IKT-strategi

10

Det skal så langt mulig standardiseres på ett teknologisk utviklingsmiljø i justissektoren.

Det skal også standardiseres på et fåtall databaser/versjoner for å lette delingen av data og å redusere driftskostnader.

Siden MS⁵ operativsystem og kontorstøtte- verktøy på kort sikt framstår som eneste rea- listiske alternativ for sektor, må virksomhetene ha en felles tilnærming for å få ned kostnadene. I løpet av strategiperioden skal sektor ha gjort en vurdering av alternativer til Microsoft.

Kommunikasjonsløsninger skal baseres på NOSIPs⁶ anbefalinger. Det skal etableres et tjenesteorientert sektorovergripende kom- munikasjonsnett i sektor med utgangspunkt i foreslått arkitektur for samhandling i straffesakskjeden. Nettet skal ivareta sektorens behov for kommunikasjon.

Enhetlige sikkerhetsløsninger bl.a. for au- tentisering skal understøtte en samhand- lingsarkitektur.

2.6 Et målrettet og koordinert arbeid med informasjonssikkerhet

I justissektoren forvaltes det en stor mengde til dels svært virksomhetskritiske og person- sensitive opplysninger. Opplysningene kan gjøre stor og ubotelig skade dersom de kommer på avveie, er uriktige, ikke er tilgjengelige ved behov eller anvendes til ulovlige formål. Innen rettspleien, kriminalomsorgen og i straffesaksbehandlingen i politiet og påtalemyndigheten kan mangelfull informasjonssikkerhet utgjøre en betydelig trussel i forhold til personvern og rettssikkerhet for tiltalte, vitner, fornærmede, deres familier oa. Det vil også kunne svekke politi- og påtalemyndighetens evne til å et- terforske og straffeforfølge kriminelle hand- linger. Innen rednings- og beredskapsområ- det kan mangelfull informasjonssikkerhet øke samfunnets sårbarhet og redusere evnen

5 Microsoft

6 NOSIP - Norsk OSI profil (en forvaltningsstandard for datakommunikasjon)

til effektiv krisehåndtering. Informa- sjonsbehandling i justissektoren må derfor skje med tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Elektronisk kommunikasjon og tettere integrasjon mellom delsektorenes informasjons- systemer gjør det nødvendig å ha et tettere samarbeid om sikkerhetsfaglige spørsmål.

Ledelsen må påse at omforente sikkerhets- krav og –løsninger etableres, vedlikeholdes, dokumenteres og virker som forutsatt. Det vil være nødvendig å fastsettes akseptable og omforente risikonivåer for informasjonsbehandling mellom de samhandlende virksomheter.

Det er en utfordring at samhandlende virksomheter er underlagt forskjellige krav til informasjonsbehandling og at én og samme virksomhet kan være underlagt flere regelverk som i mindre grad er harmoniserte.

Dette kan skape usikkerhet mht hvordan elektronisk samhandling og integrasjon kan løses.

Målene er at all informasjonsbehandling i justissektoren til enhver tid skal sikres tilfredsstillende med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Det skal oppnås en god sikkerhetskultur på alle nivå- er i sektor som bidrar til at ansatte, eksterne aktører og publikum har den nødvendige tillit til at hensynet til personvern, rettssikkerhet, rikets og samfunnets sikkerhet og sikring av virksomhetenes drift er ivaretatt ved informasjonsbehandlingen.

Strategier

Anskaffelse og bruk av IKT skal skje på grunnlag av gjennomførte risiko- og sårbar- hetsanalyser hvor personvern- og rettsikker- hetskonsekvens avveies mot hensynet til virksomhetens behov og hva som er teknologisk mulig. Der bestemmelser i eller i medhold av sikkerhetsloven eller annen lov- givning ikke er til hinder for det, og der formelt regelverk for informasjonssikkerhet ikke kommer direkte til anvendelse, skal personopplysningslovens krav til informasjonssikkerhet og internkontroll anvendes så

(13)

langt den passer. All informasjonsbehandling være godkjent av delsektorenes øverste leder.

For å skape en god sikkerhetskultur skal ansatte i justissektoren gis nødvendig opp- læring i relevante regelverk, administrative rutiner og etablerte sikringstiltak. Ansvars- forhold skal klargjøres og det opprettes samarbeidsfora hvor sikkerhetsfaglige prob- lemstillinger diskuteres og krav til felles/standardiserte løsninger søkes oppnådd.

2.7 Organisering og finansiering av IKT i justissektoren

Målene i IKT-strategien for elektronisk samhandling og for bedring av beslutningsinformasjon er ambisiøse, og krever en helhetlig tilnærming til teknologi på tvers av sektor. IKT-strategien skal bidra til en felles forståelse for og ledelse av IKT-funksjonene i de enkelte delsektorer mot felles sektor- mål.

Mål

Organiseringen av IKT i justissektoren skal understøtte den sektorovergripende strategien. Styringsmodellen og valgt organisering av IKT-funksjonen skal gi handlekraft og legge til rette for en effektiv og samhandlende IKT-funksjon i sektoren slik at justissektoren og den enkelte delsektors mål un- derstøttes på en optimal måte.

Styringsmodellen skal bidra til at IKT- investeringene og IKT-anvendelsen gir mest mulig samlet nytte, at IKT-budsjettene benyttes kostnadseffektivt og at anvendelsen av IKT i sektor og den enkelte delsektor er iht. krav til personvern og IKT-sikkerhet.

Strategier

Styringen av IKT-funksjonen i den enkelte delsektor er et ansvar som tilligger ledelsen av delsektoren. Styringen skal skje i over- ensstemmelse med sektorens felles strategi og de felles prosjekter som igangsettes med utgangspunkt i sektorstrategien. Gevinstrea- liseringen og den praktiske utnyttelsen av IKT er fortsatt et lokalt ansvar.

På noen områder er det behov for sterk koordinering av ansvar på tvers av delsektor. I vedlegg 1, kapittel 2.10 om

”Organisering og finansiering av IKT i justissektoren”, er dette nærmere beskrevet i forhold til det som omtales som styrer, be- stiller og leverandørrollen.

Organiseringen skal avspeile planhierarkiet og at sektorovergripende satsinger og delsektorenes satsinger må inngå i en integrert planleggings- og budsjettprosess. Det skal arbeides for mer helhetlige og reelle sat- singsforslag på tvers av delsektorene

Anskaffelser som gjøres på sektornivå og delsektornivå må være avstemt.

JDs bevilgninger til IKT i justissektoren skal understøtte sektorovergripende IKT-strategi.

Bevilgningene vil avhenge av i hvilken grad delsektorene følger opp sektorovergripende IKT-strategi i egne IKT-planer.

Delsektorene skal avgi ressurser til sektor- oppgaver som gjennomføres med utgangspunkt i sektorstrategien. Krav til helhetlige teknologiske løsninger og kostnadseffektive leveranser innen IKT – området taler for integrering av flere IKT-funksjoner. For politiet, høyere påtalemyndighet og kriminalomsorgen er siktemålet et forpliktende og formalisert samarbeid. Organisasjonen skal også kunne levere tjenester til andre virksomheter i justissektoren. Det skal legges til rette for deltakelse fra domstolene dersom Domstoladministrasjonen ser seg tjent med en slik løsning i strategiperioden. Leveranse av løsninger og tjenester på tvers av delsektorer skal baseres på et konsistent avtaleverk mellom interne leveranseenheter og den enkelte bestillerenhet.

Virksomhetene underlagt Justisdepartemen- tet og Domstoladministrasjonen skal utnytte de muligheter til besparelser som ligger i bruk av felles rammeavtaler i sektor. Politi- ets datatjeneste (PD) og Politiets materiell- tjeneste (PMT) skal settes i stand til å ivareta en profesjonell anskaffelsesfunksjonen for hele justissektoren. Tjenester på "ikke kri-

(14)

IKT-strategi

12

tiske" områder bør vurderes kjøpt i marke- det.

Referansegruppen⁷ for å vurdere større IT- prosjekter og IT-prosjekter med høy risiko, foreslås avviklet. Sektor skal i stedet basere seg på å benytte eksterne ressurser med spe- sialkompetanse innen IT-revisjon og som kan vurdere og kvalitetssikre kost/nytteanalyser og risikovurderinger ved større IKT-prosjekter før de settes i gang.

For dette formål skal det inngås felles avtaler med eksterne kvalitetssikrere.

7 Gruppen var sammensatt av representanter fra Justisde- partementet, Kriminalomsorgens sentrale forvaltning (KSF), Domstoladministrasjonen og Politidirektoratet

(15)

VEDLEGG 1 UTDYPNING AV IKT-STRATEGIEN FOR JUSTIS- SEKTOREN 2004–2007

1 Innledning 1.1 Bakgrunn

Viktige arbeidsprosesser går på tvers av virksomhetene i justissektoren. Justissekto- ren har et informasjonsfellesskap innen flere arbeidsprosesser som tilsier at sektoren også må ha en felles forståelse og tilnærming til elektronisk behandling av informasjon.

Riksrevisjonen har tidligere påpekt (dokument 3:5 1998-99) at det manglet en overordnet IT-strategi for sektor. Første IT- strategi for justissektoren ble ferdigstilt i 1999 for perioden 1999–2003. I løpet av denne strategiperioden er det igangsatt en rekke arbeider som skal bidra til å realisere visjonene og målene i strategien.

IKT-strategien for justissektoren 2004–2007 skal være overordnet og retningsgivende for de strategier som utarbeides for det enkelte virksomhetsområde. Innenfor delsektorene i justissektoren er det utarbeidet egne strategier som skal være forankret i IT-strategi for justissektoren. Delsektorstrategier som går inn i denne strategiperioden er også premis- ser for sektorstrategien.

1.2 Status i forhold til strategien for 1999-2003

1. Organisering av IT-funksjonen i jus- tissektoren

”Målet er å etablere en styringsmodell og en organisering av IT-funksjonen som gir handle- kraft og legger til rette for en effektiv IT- funksjon i sektoren slik at justissektorens arbeid mot å nå mål understøttes på en optimal måte”.

Styringsfunksjonen er forbedret gjennom etableringen av en felles styringsgruppe på toppledernivå i departementet og i de mest berørte virksomhetene. Integrering eller sammenslåinger av leverandørenhetene har foreløpig stanset på utredningsstadiet. Sam- arbeidet mellom IKT-enhetene er relativt tilfeldig. PD er gitt ansvaret for drift av IT-

motorvei. Justissektoren har ennå ikke utnyttet de muligheter sektoren har til å orga- nisere IKT-virksomheten i forhold til de arbeidsprosesser som skal understøttes og til å få på plass en mer kostnadseffektiv IKT- organisasjon.

2. Elektronisk samhandling

”Justissektoren må ta i bruk elektronisk in- formasjonsoverføring der det bidrar til å re- dusere saksbehandlingstiden, øke informa- sjonskvaliteten og forbedre informasjontil- gangen når dette kan skje på en sikker og kostnadseffektiv måte. En forutsetning er at det ikke er formelle regelverkshindringer”.

Det er etablert en ”IT-motorvei” som knytter sammen nettverkene i politiet, domstolene og kriminalomsorgen. E-postsystemene er oppdatert i de samme virksomhetene og gjør det mulig å sende e-post mellom dem.

Det er utarbeidet en rapport om harmonisering av begreper og kodeverk i straffesakskjeden. Slik harmonisering er en forutsetning for elektronisk utveksling av sentral informasjon.

Begrepet ”basissak” er definert og vil gjøre det mulig å følge saker på tvers av straffesakskjeden.

Det er utarbeidet en integrasjonsstrategi for justissektoren. Denne angir retningen for valg av fremtidige integrasjonsløsninger.

Strategien er styrende for alt arbeid som igangsettes for å knytte sammen systemer på tvers av delsektorer.

Det er utarbeidet og satt i drift en pilotløs- ning for overføring av sentral informasjon mellom politiets, domstolenes og kriminalomsorgens saksbehandlingssystemer.

3. Oppdatert, pålitelig og komplett per- soninformasjon

”Justissektoren skal foreta raske og sikre avgjørelser som angår personer. Myndighe- tene må derfor ha rask tilgang til relevant

(16)

IKT-strategi Vedlegg 1

14

og sikker personinformasjon. Denne må være oppdatert, pålitelig og komplett i for- hold til det den skal brukes til, og kunne fremskaffes til en akseptabel kostnad. Per- sonvernhensyn og informa- sjonssikkerhetshensyn skal være ivaretatt”.

Informasjonen har fremdeles ikke ønsket kvalitet. Informasjon har til dels lav validitet og reliabilitet, er for lite oppdatert og er i liten grad harmonisert på tvers av applika- sjonene.

Det er inngått felles rammeavtale i sektor for tilgang til eksterne registre som gir bedre og rimeligere tilgang til oppdatert informasjon.

4. Teknologisk harmonisering

”Målet er å bringe alle virksomheter over på en fremtidsrettet, teknologisk plattform som tilrettelegger for effektiv kommunika- sjon innen hver enkelt virksomhet, mellom virksomhetene og mellom virksomhetene og omverdenen. Gevinsten ved samordnet an- skaffelse og forvaltning/drift skal utnyttes”.

I løpet av strategiperioden er teknologien oppgradert på flere områder av betydning for å nå målene i strategien, men bl.a. politiet sliter med gamle registersystemer. Alle delsektorene har tatt i bruk samme e- postløsning. At alle delsektorene benytter MS kontorstøtteverktøy og operativsystemer er basert på individuelle markedsvurderinger og ikke en følge av sentrale krav på tekno- logiområdet.

5. Støtte til arbeidsprosesser og kunn- skapsforvaltning

”Det skal etableres optimal teknologistøtte til arbeidsprosessene i sektor, som f.eks ras- kere og sikrere tilgang til informasjon som støtte i saksbehandlingen”.

Et fåtall rutiner på tvers av delsektorene er basert på effektiv teknologistøtte. Det er utarbeidet en rapport som gjennomgår hvordan arbeidet i straffesakskjeden kan tilrette- leggs for å utnytte de mulighetene teknologien gir for bedre informasjonsflyt, jf også

Integrasjonsstrategi og harmoniseringsar- beidet som er omtalt over.

6. Styrings- og ledelsesinformasjon

”Det må etableres en enkel og effektiv måte å frem- skaffe den informasjon ledelsen behøver for å kunne styre virksomheten”.

Området ble ikke fulgt opp i handlingsplanen, fordi det på det aktuelle tidspunkt ikke var klart hva slags informasjon man ønsket og hvem som faktisk etterspurte denne informasjonen. I løpet av strategiperioden er det bl.a. gjennom arbeidet med ”hurtigere straffesaksbehandling” blitt klarere hvilken informasjon sektor har behov for på tvers av sektor.

7. Anskaffelser

”Sektoren skal utnytte de effektiviseringsmu- ligheter som ligger i samordning av kont- rakter og anskaffelser der volumbetrakt- ninger i sektorperspektiv gir nytte. Det er et mål at de ansvarlige for anskaffelser i de ulike virksomheter gis opplæring i anskaf- felsesprosess, regelverk og bruk av kontrak- tene, slik at de selv settes i stand til å gjen- nomføre prosessen på en korrekt måte”.

Det er inngått sentrale rammeavtaler for sektor på tilgang til eksterne registre.

Effektiviseringsmulighetene ved samordnet anskaffelse og forvaltning/drift er imidlertid ikke fullt utnyttet.

Avtaler som inngås i en delsektor skal kunne benyttes av andre delsektorer.

Endringer i statens holdning til rammeavtaler og forståelsen av muligheten til å inngå rammeavtaler ift EU-regler har betydning for videre arbeid på området.

8. Informasjon til publikum

”Justissektoren må ha klare regler for på hvilke områder sektoren skal fremstå som enhetlig og på hvilke områder den enkelte virksomhet skal profilere seg spesielt. Det må sikres størst mulig gjenbruk av utred- ninger, retningslinjer etc. som utarbeides av en virksomhet i sektor”.

(17)

Det er ikke utarbeidet noen felles krav eller standarder for justissektorens Internett- satsing. Delsektorenes Internettadresser har alle et lav utviklingsnivå og benyttes gjen- nomgående kun til å informere om virksomhetene. Internett er sterkt underutnyttet som kommunikasjonskanal med publikum.

1.3 Formål med IKT i justissektoren Justissektoren skal bestå av virksomheter som løser sine oppgaver på en forsvarlig, kostnadseffektiv, og samtidig kvalitetsmes- sig god måte, og slik at man også ivaretar de krav og forventninger som samfunnet og eksterne brukere har. Rettssikkerhetspers- pektivet skal ivaretas i all virksomhet.

En åpen og kvalitetsbevisst justisforvaltning skal nås gjennom å sikre god utnyttelse av justissektorens ressurser, bedre kunnskap om justispolitiske sammenhenger og årsaks- forhold, ved å tilrettelegge for en serviceori- entert og utadrettet justisforvaltning, ved å styrke gjennomføringen av offentlighets- prinsippet og at publikum har god kjennskap til regelverk og rettigheter.

Teknologiens muligheter skal utnyttes til å gi befolkningen innsikt i - og innsyn i justissektoren. Justissektoren må ta i bruk teknologi på nye og mer effektive måter for å bedre grunnlaget for de mange beslutninger som fattes i sektoren, og som er grunnlag for sektorens prioriteringer.

Det skal utvikles en god juridisk infrastruktur; regler, forvaltning av regler og teknologi til å forvalte regler som fremmer, og ikke unødig hindrer eller vanskeliggjør, utnyttelse av IKT. Arbeidsprosesser og regelverk bør harmoniseres, koordineres og utvikles for å fremme effektiv og sikker elektronisk samhandling.

Redusert kriminalitet både gjennom bedre og mer effektiv straffeforfølging, en styr- king av det kriminalitetsforebyggende arbeid og oppfølgingen av kriminelle er sentrale mål for Justisdepartementet. Straffe- sakskjeden er en viktig tverrgående prosess i

justissektoren. For at de ønskede virkninger skal inntre forutsettes effektiv etterforskning og oppklaring av kriminalitet, samt at ressurser/kapasitet er avstemt i forhold til behovet på påtalestadiet, pådømmelsesstadiet og fullbyrdelsesstadiet. Samordning av IKT for uthenting og bruk av kriminalstatistiske data om belastning, ressursforbruk og effek- tiviseringsmuligheter i straffesakssystemet er i den forbindelse sentralt for å administ- rere ressurser i straffesakskjeden. Teknolo- gien skal bidra til rask og sikker flyt av informasjon.

Straffesakskjeden omfatter den ene hovedstrategien for å bekjempe kriminalitet. Den andre hovedstrategien er forebyggende tiltak. Således skal politiet og kriminalomsorgen gjennom sin IKT-strategi også vektleg- ge virkemidler for å analysere og forebygge kriminalitet. I den utstrekning kriminalitet på denne måten forebygges, bedres også kapasiteten slik at man i større grad kan et- terforske og føre for retten andre former for kriminalitet. Justisdepartementet ønsker å utvide samarbeidet for å bekjempe kriminalitet. Mulighetene til – og begrensningene for – å effektivisere informasjonsutveksling- en på tvers av virksomhetsområder også utenfor justissektoren bør belyses bedre i denne sammenheng. Også i det forebyggende arbeidet og i forbindelse med re- habilitering av kriminelle vil en samordning av IKT gi gevinster.

Rettsikkerhet for individer og grupper skal sikres gjennom forsvarlig og effektiv saksavvikling i domstolene, å styrke kriminali- tetsofrenes stilling, sikre rettsikkerheten ved straffeforfølgning, sikre hjelpe og støtteord- ninger for enkeltindivider og å bekjempe rasisme og etnisk diskriminering.

God og effektiv konfliktløsning og forebyg- ging skal sikres gjennom god organisering og struktur i rettspleien. Alternative kon- fliktløsingsmekanismer skal styrkes og utvikles. Også tilnærmingen til straffesakskjeden må endres. Det er ønskelig at bruken av konfliktrådsordningen øker. Muligheten til å kommunisere med konfliktrådene vil ha

(18)

16

betydning for bruken. I behandlingen av straffesaker bør det derfor være de samme muligheter til å kommunisere med konflikt- rådene som andre deler av straffesakskjeden.

Sektorstrategien skal legge til rette for dette.

Redusert sårbarhet i samfunnet skal nås gjennom en ny og mer effektiv organisering av redningstjenesten og samfunnssikker- hetsarbeidet, ved å sikre god kvalitet i redningstjenesten og samfunnssikkerhetsarbei- det, sikre beskyttelse av sivile vitale nasjo- nale sikkerhetsinteresser, styrke etterret- ningsinnsatsen og etterretningssamarbeidet nasjonalt og internasjonalt og gjennom planlegging av et felles radiosamband for nød og beredskapsetatene

Ikke alle disse målene er like relevante i et sektorperspektiv eller mulige å bidra til gjennom IKT, men innen de fleste av måle- ne ligger det store muligheter for justissektoren i å utnytte informasjonsteknologi for å løse sine oppgaver bedre. IKT skal legge til rette for bedre informasjonsflyt, bedre datakvalitet og effektiv ressursutnyt- telse i justissektoren.

Hovedmålet med IKT-satsningen er å gi støtte til justissektorens oppgaveutførelse.

Formålet blir dermed at IKT skal bidra til å:

• Understøtte de prioriteringer og virk- somhetsmål som gjelder for sektoren som helhet.

• Sikre at teknologien på en effektiv og sikker måte understøtter arbeidsprosesser lokalt, på tvers av delsektorene og innen delsektorene, med eksterne aktø- rer og publikum.

• Foreta effektiv og sikker utveksling og gjenbruk av informasjon med best mulig data for de beslutninger som skal fattes i og om justissektoren.

• Sikre en optimal utnyttelse av ressurser som investeres i informasjonsteknologi.

• Kostnadseffektivt å møte krav til skif- tende organisering og endringer i lov- og regelverk.

1.4 Formålet med en sektorovergri- pende strategi for justissektoren IKT-strategi for justissektoren er et omforent styringsdokument utarbeidet i samarbeid med virksomheter direkte underlagt Justis- departementet og Domstoladministrasjonen.

Strategien gjelder hele justissektoren. Justis- sektoren omfatter i dette dokumentet virksomheter innenfor Justisdepartementets budsjettområder. Strategien skal også være retningsgivende og skape forutsigbarhet på IKT-området for så vel offentlige som private aktører innen samfunnsområdet justis.

Straffesakskjeden er, som en viktig tverr- gående prosess i sektor, viet spesiell opp- merksomhet. De konklusjoner som er utarbeidet med utgangspunkt i straffesakskjeden, danner et rammeverk for - og er så langt som mulig også styrende for IKT på andre områder i sektor, i forhold til an- svarsområder som krever samhandling med andre virksomhetsområder og i forhold til privat sektor. Strategien er mao også en overordnet strategi for bl.a. kriminalitetsforebyggende arbeid, behandling av sivile saker i rettsvesenet, sektorens forvaltningssaker og administrative saker. Strategien skal bidra til at anskaffelse-, utvikling-, forvaltning- og anvendelse av IKT skjer kostnadseffektivt, og at teknologien på en effektiv og sikker måte understøtter arbeidsprosessene lokalt, på tvers av delsektorene og mellom delsektorene, med publikum, advokater og andre private og offentlige aktører.

Strategien skal bidra til gode løsninger i delsektorene som henger sammen med andre delsektorers løsninger. Gevinstrealise- ringen og den praktiske utnyttelsen av IKT er fortsatt et lokalt ansvar.

De organisatoriske endringene som er gjen- nomført i justissektoren påvirker i seg selv ikke arbeidsprosessene og hvordan disse best understøttes av IKT-løsninger. Gjen- nom etableringen av Domstoladministrasjo- nen ligger det imidlertid en understreking av domstolene som en egen statsmakt, som også må ivaretas i en sektorovergripende

(19)

strategi. Etableringen av et direktorat for politiet innebærer og en ny fordeling av roller og ansvar i styringen av IKT i politiet.

Det samme gjør endringene i.o.m etableringen Kriminalomsorgens sentrale forvaltning (KSF), og overføring av det administrative ansvar fra Justisdepartementet til Riksadvokaten fra 01.01.2004.

I den grad strategien beskriver løsninger skal disse være generiske på den måten at de kan anvendes i forhold til alle saksområder og sikre at det utvikles helhetlige løsninger i sektor. Strategien skal gjøre det mulig å trekke ut de synergier som ligger i en felles satsing. Delsektorene må unngå at de samme problemene søkes løst flere ganger med dårlig utnyttelse av justissektorens samlede ressurser.

Samordning av arkitekturer, infrastrukturer og ressurser krever et dokumentert sty- ringssystem. Strategien vil i sin endelige form og med tilhørende handlingsplan inngå som det overordnede, styrende dokument for IKT-virksomheten. Delsektorene skal gjennom sektorstrategien forpliktes til å arbeide mot felles mål.

Strategien har videre som formål å klargjøre roller og ansvar samt danne grunnlag for presiseringer i budsjettprosessen. Det legges forpliktende føringer på IKT-satsingen i delsektorene for å oppnå felles mål. Sektor- strategien er et styringsdokument for alle delsektorene i justissektoren. For områder som faller utenfor sektorstrategien står delsektorene fritt i utformingen av egne strategier og løsninger.

1.4.1 Anvendelse av strategien

Den sektorovergripende IKT-strategien skal gjennomgås årlig og forslag til tiltak skal samordnes og fremmes i forbindelse med departementets arbeid med statsbudsjettet.

En samordnet handlingsplan skal presentere en helhetlig IKT-satsning for justissektoren basert på sektorovergripende tiltak og de tiltak som fremkommer gjennom de enkelte delsektorers IKT-strategier.

For strategiperioden skal det utarbeides to- årige handlingsplaner. Handlingsplanene skal:

1. beskrive hvilke tiltak som kan gjen- nomføres i handlingsplanperioden 2. synliggjøre ansvaret for gjennomfø-

ringen

3. synliggjøre og konkretisere gevinstene for de foreslåtte satsningsområdene 1.5 Rammebetingelser, forutsetninger

og avgrensninger

Også i strategiperioden 2004–2007 står justissektoren overfor en rekke utfordringer.

Forhold av juridisk, teknologisk, organisato- risk, økonomisk og politisk art er med på å legge rammer for IKT-strategien og de løs- ninger og fremdriftsplaner som legges.

Virksomheten i justissektoren er omfattende og kompleks, med enheter av svært vari- erende størrelse. Det er et omfattende behov for elektronisk informasjonsutveksling og systemstøtte. Samordning av IKT-satsing er nødvendig for å oppnå gevinstene ved elektronisk samhandling. Informasjon og kompetanse er blant de viktigste ressursene i orga- nisasjoner av denne karakter. Justissektoren består av offentlige og private aktører. Ikke minst domstolene har en omfattende kommunikasjon med private aktører bl.a. advokater. En samordning av IKT –virksomhet i justissektoren og med offentlig sektor ge- nerelt er derfor ikke tilstrekkelig, og Justis- sektoren må tilpasse seg og søke å påvirke utviklingen i forhold til aktører i offentlig og privat sektor.

Både politiet, den høyere påtalemyndighet og kriminalomsorgen sliter med gamle og tildels utdaterte systemer. Begge delsektorene er i gang med planleggingen av en sys- temfornyelse. Ved å planlegge utviklingen i fellesskap bør det både være mulig å legge bedre til rette for elektronisk samhandling og å redusere kostnadene.

(20)

18

1.5.1 Domstolenes uavhengige stilling Domstolenes dømmende virksomhet er uav- hengig av den utøvende makt. Administra- tivt er domstolene underlagt Domstoladmi- nistrasjonen. Et av formålene med opprettel- sen av Domstoladministrasjonen har vært å markere domstolenes uavhengighet og der- igjennom sikre publikums tillit til domstolene.

Et grunnleggende prinsipp er at partene må sikres lik tilgang til domstolene. Ved valg av IKT-løsninger må dette ivaretas. En sterk integrasjon av IKT-løsning mellom domstolene og påtalemyndighetene kan være uhel- dig dersom forsvarere/tiltalte tilbys en ve- sentlig dårligere kommunikasjonsløsning med domstolene.

1.5.2 Sektorovergripende prosjekter Med utgangspunkt i strategien for perioden 1999-2003 er det igangsatt flere sektorovergripende prosjekter og gjort beslutninger som til en viss grad setter rammer for strategiperioden 2004–2007. Prosjekter som går inn i perioden 2004–2007 vil bl.a. kreve sin andel av tilgjengelige ressurser. Der de stra- tegiske beslutningene opprettholdes er de innarbeidet som en del av denne strategien.

1.5.3 Strategi for IKT i offentlig sektor Regjeringen lanserte i februar 2003 Strategi for IKT i offentlig sektor 2003 - 2005. Stra- tegien, som tar utgangspunkt i Regjeringens moderniseringsprogram, er lagt til grunn for utarbeidelsen av IKT-strategi for justissektoren 2004–2007.

1.5.4 Personvern og informasjonssikker- het

Sektorovergripende tiltak som beskrevet i IKT-strategien vil i stor grad berøre områ- dene personvern og informasjonssikkerhet.

I mange av delsektorene forvaltes det en stor mengde med til dels svært sensitive personopplysninger, bl.a. om tiltalte, vitner,

fornærmede, deres familier oa. Opplysning- ene danner grunnlag for avgjørelser som kan ha store konsekvenser for den enkelte og gjøre betydelig skade dersom informasjonen kommer på avveie, er uriktig, ikke er tilgjengelig eller anvendes til ulovlige formål.

Å sikre at avgjørelser fattes på riktig grunnlag og i tråd med lovlige formål er derfor nødvendig både av personvern- og rettssik- kerhetshensyn.

For uten ovennevnte må informasjon sikres av hensyn til virksomhetens drift. Å sikre virksomhetenes evne til oppgaveløsing bidrar også til å sikre borgernes tillit til justis- sektorenes virksomheter.

Informasjonssikkerhet omfatter sikring av de sideordnede hensynene; konfidensialitet, tilgjengelighet, integritet og informasjons- kvalitet.

1.5.5 Juridiske rammebetingelser

Lover og forskrifter vil i større eller mindre grad og presisjonsnivå utgjøre rammebetingelser for hvem og på hvilken måten informasjon i justissektoren kan behandles.

Personopplysningsloven⁸, herunder reglene om informasjonssikkerhet og internkontroll⁹, kommer til anvendelse for samtlige av justissektorens virksomheter. Derimot gjelder ikke personopplysningsloven for all informasjonsbehandling i justissektoren. F eks er saker som behandles eller avgjøres i medhold av rettspleielovene (domstolloven, straffeprosessloven, tvistemålsloven og tvangsfullbyrdelsesloven mv.) unntatt fra personopplysningslovens virkeområde¹⁰. I forslag til ny lov om behandling av opplysninger i politiet og påtalemyndigheten (politiregisterloven)¹¹, anbefaler Politiregis- terutvalget at lovregulering av informasjons-

8 Lov om behandling av personopplysninger av 14.04.2000 nr. 31

9 Personopplysningsloven §§ 13 og 14 jf forskrift til personopplysningsloven av 15.12.2000 nr. 1265 kap. 2 og 3

10 Se personopplysningsforskriften § 1-3

11 NOU 2003:21 Kriminalitetsbekjempelse og personvern

(21)

sikkerhet og internkontroll bør bli identiske innenfor ulike sektorer, og at avvik fra personopplysningsforskriften må ha en særskilt begrunnelse.

Prosessreglene utgjør viktige rammebetingelser som har betydning for anvendelsen av IKT i justissektoren. I Tvistemålsutvalgets utredning¹² legges det opp til store endringer i muligheten til å kunne kommunisere elektronisk med rettsvesenet. Som eksempel fo- reslås det at prosesskriv med bilag som ho- vedregel skal sendes elektronisk til retten, og at retten på sin side kan forkynne prosesskriv elektronisk. Forslagene vil eventuelt medfører store utfordringer på IKT- området innen de berørte virksomhetsområ- dene.

1.5.6 Teknologiske rammebetingelser Den teknologiske uviklingen går fortsatt så fort at det i løpet av strategiperioden neppe vil være teknologien som er den begrensen- de faktor for å realisere målene i IKT-strategi for justissektoren. Utviklingen av inter- netteknologien og åpne standarder muliggjør visjonen om elektronisk samhandling.

Konvergens

Ulike teknologier smelter sammen (konver- gerer). Utbredelsen av bl.a. bredbånd gir flere kommunikasjonsmuligheter på Inter- nett. Telefonen blir for eksempel datapro- gram på linje med annen programvare. In- ternett-applikasjoner blir en del av det bru- kerne bærer med seg på sin mobiltelefon, elektroniske planleggere ol. Det er derfor nødvendig med en felles strategi for informasjons- og kommunikasjonsteknologi.

IKT-kompetanse

Nedgangen i etterspørselen etter personer med IKT kompetanse er trolig midlertidig og sektoren kan i strategiperioden igjen opp- leve problemer med å få personer med den rette kompetanse. Selv i et slakt arbeidsmar- ked står deler av justissektoren overfor utfordringer fordi enkelte av de sentrale sys-

12 NOU 2001:32 Rett på sak

temene er så gamle at det ikke lenger gis opplæring i verktøyene. Sektoren vil ha for- deler av å opptre samordnet med en målret- tet og helhetlig satsing for å få tak i og be- holde dyktige personer.

1.5.7 Samfunnsutviklingen

Norge scorer høyt på internasjonale range- ringer av PC-dekning, internettilgang, mo- biltelefonbruk med mer, men kommer dårli- gere ut på målinger av gevinstrealisering. Så langt er det få eksempler på løsninger i offentlig sektor som har klart å realisere gevinster av IKT-investeringene. Dette er en hovedutfordring fremover.

Gjennom den teknologiske utviklingen på- virkes også publikums forventninger om en tilgjengelig og brukerorientert justissektor.

Oppfyllelse av publikums forventninger gir samtidig nye utfordringer for justissektoren – ikke minst i forhold til informasjonssikkerhet.

St.meld. nr. 17 (201-2002) Samfunnssikker- het omtaler de siste tiårenes utvikling innenfor IKT og problematiserer drifts- og pro- duksjonsapparatets avhengighet av denne teknologien ut fra sårbarhetsbetraktninger.

IKT-systemer er blitt en forutsetning for de fleste samfunnsfunksjoner. Teknologien har også gjort samfunnet mer sårbart og drifts- forstyrrelser kan ha alvorlige konsekvenser.

Samtidig som IKT-systemer kan være gjen- stand for datakriminalitet, representerer IKT et verktøy for en effektiv kriminalitetsbekjempelse. Det inkluderer politiets muligheter for kommunikasjonskontroll. Et regje- ringsoppnevnt utvalg, som skal avgi innstil- ling om gjennomføringen av Europarådets cybercrime-konvensjon, skal bl.a. vurdere behovet for lovendringer for å bruke IKT mer effektivt i etterforskningen.

Økt mobilitet over landegrensene, organisert kriminalitet, nye typer kriminalitet etc. stiller sektoren overfor store utfordringer. Nor- ges deltakelse i internasjonale organisa-

(22)

20

sjoner og i særdeleshet forholdet til EU på- virker arbeidet i sektoren.

(23)

2 Satsningsområder / Strategier / Tiltak 2.1 Innledning

Justissektoren startet allerede i forrige strategiperiode med en helhetlig tilnærming for å løse problemene med mangelfull sammenheng mellom IKT-løsningene i justissektoren. Dette arbeidet fortsettes i inneværende strategiperiode.

Problemstillingene som skal løses er komplekse. I dette dokumentet er de inndelt i temaer. Et tema kan imidlertid ikke løses isolert, men må ses i sammenheng med de andre. Denne sammenhengen vil bli ivaretatt i handlingsplanen.

Temaene er inndelt som følger:

Teknisk infrastruktur Informasjonsarkitektur

Systemarkitektur Beslutnings -

informasjon Elektronisk samhandling

Si kk er he t

Fi na nsi eri ng Forretningsprosesser

Re ge lve rk/

rut in er

Teknologisk infrastruktur Informasjonsarkitektur

Applikasjonsarkitektur

Beslutningsinformasjon Elektronisk samhandling

Info rmasjon s sikker het Organisering & finan siering a v IKT- funksjon en

Arbeidsprosesser

Regel ver k / ru tiner

Mediearkitektur

Beslutningsinformasjon (kap 2.2)

Her diskuteres hvordan statistikk, styrings- og ledelsesinformasjon og annen informasjon som inngår i og er støtte for beslutninger bør tilrettelegges og tilgjengeliggjøres på tvers av sektor.

Elektronisk samhandling (kap.2.3)

Elektronisk samhandling omfatter kommunikasjon med profesjonelle brukere og publikum. I kapitlet diskuteres ulike muligheter, ambisjonsnivåer og avgrensninger for elektronisk samhandling.

Mediearkitektur (kap.2.4)

Mediearkitektur beskriver hvordan informasjon skal formidles og presenteres for publikum, delsektorer og andre aktører. I kapitlet diskuteres behovet for å se sammen-

hengen mellom ulike teknologiske muligheter.

Arbeidsprosesser (kap.2.5)

I kapitlet diskuteres prinsipper for hvordan arbeidsprosesser bør tilrettelegges for å realisere gevinstene av IKT og unngå å sementere uhensiktsmessige arbeidsrutiner.

Arbeidsprosessene skal understøtte virksomhetsmodellen og virksomhetsstrategi for sektor.

Arkitekturer

Ulike arkitekturer må velges for at systemene skal kunne innfri kravene til elektronisk samhandling. Slike arkitekturer er:

• Informasjonsarkitektur (kap.2.6) som omfatter logisk datamodell

(24)

22

(ER-diagram¹³), med de viktigste dataelement og relasjonene som behøves for å støtte virksomhetens arbeidsprosesser, og for å gjennom- føre virksomhetsmodellen og eventuelt virksomhetsstrategien for sektor.

• Applikasjonsarkitektur (kap.2.7) som beskriver hvilke applikasjoner/systemer med hvilke funksjoner og grensesnitt som behøves for å støtte virksomhetens forretningsprosesser og for å gjennomføre virksomhetsmodellen og eventuelt virksomhetsstrategien for sektor.

Teknisk infrastruktur (kap. 2.8)

Dette er i dokumentet en overordnet beskrivelse av maskinvare, programvare og nett- verkselementer som understøtter målene i strategien. Strategien omhandler ikke systemarkitektur, som i vår definisjon beskriver hvordan hvert enkelt system bygges opp.

Dette er delsektorenes ansvar innenfor den rammen som arkitekturene beskrevet over gir rom for.

Informasjonssikkerhet (kap.2.9)

I justissektoren forvaltes store mengder informasjon som av personvernhensyn, rett- sikkerhetshensyn og/eller virksomhetshen- syn må sikres tilfredsstillende. Informa- sjonssikkerhet omfatter sikring av både personopplysninger og annen informasjon. Sik- kerhetskravene vil påvirke den arkitektur som velges.

Organisering og finansiering av IKT i jus- tissektoren (kap. 2.10)

For at gevinstene av IKT skal realiseres, at IKT-løsninger skal utvikles, forvaltes og driftes på en optimal måte, må strategien også omhandle organisering av disse tjenes- tene. Foreslåtte strategier og tiltak innebærer store investeringer. Det er nødvendig å vurdere ulike måter å finansiere tiltakene på.

13 Entitets-Relasjons diagram

Organisering og finansiering er en konse- kvens av rammebetingelser og de mål som skal realiseres med sektorens IKT-satsing.

Regelverk og rutiner

Som en betydelig aktør må justissektoren være åpen for endringer i regelverk og rutiner. Regelverk og rutiner som unødig hindrer utnyttelsespotensialet i teknologien. bør søkes endret. Regelverk og rutiner er kun en rammebetingelse og undergis ikke en selv- stendig behandling i strategien.

De øvrige temaene behandles enkeltvis i de etterfølgende avsnittene.

(25)

2.2 Beslutningsinformasjon 2.2.1 Innledning

Beslutningsinformasjon er her all informasjon som inngår i og er egnet til planlegging, analyse, prioritering og beslutninger. Det omfatter bl.a. statistisk informasjon, demo- grafiske og geografiske data, samfunnsdata, trendanalyser, informasjon om regelverk og presedenser, og informasjon om sakstilgang, saksavvikling og resultater. Det er viktig at informasjonsarkitekturen og beslutningstøt- teløsningene gir muligheter for å foreta analyser på tvers av delsektorene, f. eks. ved kriminalitetsanalyser. Det bør kunne analy- seres på både operativt, taktisk og strategisk nivå.

God tilgjengelighet til beslutningsinformasjon er derfor samtidig støtte til arbeidsprosesser og kunnskapsforvaltning. God kunnskapsforvaltning er sentralt for oppgaveutfø- relsen i virksomhetene i sektor. Effektive IKT-løsninger er en av flere forutsetninger som må være på plass for å få til god kunnskapsforvaltning. Alle virksomhetene i sektor har betydelige forbedringspotensialer i forhold til effektivt å innhente, tilgjenge- liggjøre, og forvalte informasjon. Videre er det behov for å arbeide med holdninger til bruk av ny teknologi og til å endre arbeidsformer og organisering.

Mye av informasjonen som lagres i datasys- temene er strukturert. Det er imidlertid fortsatt behov for å strukturere informasjon som i dag lagres ustrukturert. I økende grad vil det også være behov for og mulighet til å finne frem til informasjon i ustrukturerte data.

Ulike aktører har behov for ulik informasjon: Fra Stortinget, Regjeringen og Justis- departementet, til Domstoladministrasjonen og etatsledere, til lokale embetsledere og saksbehandlere, og til massemedia, andre offentlige sektorer, publikum oa. Justisde- partementet etablerte f.o.m. 2004 en analy-

sestab som vil ha ansvar for analyser på tvers av delsektorene.

I mange tilfeller, særlig i planleggingsøye- med, er informasjonsbehovet begrenset til aggregert (statistisk) informasjon. I andre tilfeller er det behov for detaljert informasjon om enkeltsaker. I begge tilfeller kan det være behov for informasjon som sikrer sammenhenger over tid og informasjon på mer ad-hoc basis. Informasjonsbehovene vil va- riere over tid og det er vanskelig å forutse hva de ulike aktørene vil etterspørre.

Ofte vil beslutningsinformasjon bestå av informasjon fra flere virksomheter – både innenfor og utenfor justissektoren - f eks i asylsaker. I kjølvannet av 11. september har flere land i etterretnings-, sikkerhets- og beredskapssammenheng fokusert på behovet for å kunne sammenstille informasjon på tvers av virksomheter og sektorer, og på kravene til datakvalitet.

2.2.2 Status og utfordringer

1. Det er gjort et betydelig arbeid for å analysere sammenhenger i straffesakskjeden. Gjennom prosjekt Hurtige- re straffesaksbehandling er det erkjent at de data man har behov for i analyse- ne ofte ikke finnes eller har utilstrekke- lig kvalitet til å gjøre analyser på tvers av kjeden. For bl.a. å kunne avdekke flaskehalser og unødig liggetid er det behov for å kunne spore en sak gjennom hele kjeden.

2. Det er behov for informasjon på tvers både av det samlede saksbildet og av den enkelte sak. Informasjon må kunne følges gjennom hele kjeden, fra anmel- delse til avsluttet straffegjennomføring.

Det er for eksempel behov for å ha informasjon om resultat og saksbehand- lingstid (samlet og i det enkelte ledd) basert på sakstype og straffebud, slik at man kan besvare spørsmål av denne ty- pen: I hvor mange voldtektssaker fri- finner lagmannsretten etter anke over fellende dom i tingretten, og hvor lang