Endring av arbeidsprosesserpå NAV-kontoret ved innføring av Innsyn

(1)

L

Endring av

arbeidsprosesser

på NAV-kontoret ved innføring av Innsyn

BERGEN KOMMUNE

OSLO KOMMUNE

TRONDHEIM KOMMUNE STAVANGER

KOMMUNE

BÆRUM KOMMUNE

Samarbeidsprosjekt mellom 5 pilotkommuner, KS og Arbeids- og velferdsdirektoratet

Team Digisos // Digitalisering av sosiale tjenester

(2)

(Foto: NTBScanpix) Digisos // Digitalisering av de sosiale tjenestene i NAV

 Innføring av innsyn i søknad om økonomisk sosialhjelp vil innebære endring av arbeidsprosesser.

Denne presentasjonen kan du bruke:

– til å involvere medarbeiderne i hvordan innføringen av innsyn påvirker arbeidsprosesser på NAV-kontoret.

– i dialog om mål og gevinster mellom NAV-kontoret og kommunal styringslinje

 Bruk god tid på å vurdere hvilke endringer i de eksisterende arbeidsprosesser eller nye

arbeidsprosesser innføring av innsyn vil innebære. Begynn gjerne allerede fra tidspunktet når beslutning om å ta i bruk innsynsløsningen er tatt.

 Vi håper at dette kan hjelpe dere et stykke på vei i forberedelser på kontoret.

Lykke til!

Hilsen prosjekt Digisos

Til NAV-leder/ledergruppe på NAV-kontor

(3)

 Det er foreløpig kun de som har søkt digitalt som får innsyn i blant annet søknadsstatus, dokumentasjonskrav, utbetalinger, brev m.m.

 Denne presentasjonen viser forventede endringer ved innføring av innsynsløsningen før økonomisk sosialhjelp. Graden av endring vil blant annet avhenge av fagsystem, og hvilke løsninger de har utviklet.

 Det er et mål at flest mulig brukere som har gode forutsetninger for å ta i bruk digitale tjenester får bistand til dette.

Forutsetninger

(4)

Ny søknadsprosess*

Søker har sendt inn digital søknad

på nav.no

Veileder mottar innsendt søknad og leser det søker

skriver

Søker følger med på status til søknaden på

Ditt NAV

Veileder ber om mer dokumentasjon

til søknaden

Søker laster opp og sender inn etterspurte

vedlegg

Veileder mottar dokumentasjon fra søker og fatter vedtak

Søker ser vedtak og forventede utbetalinger på

Ditt NAV

Søker mottar oppfølging av

NAV

*Denne foilen bør ses i sammenheng med Presentasjon om innsyn.

(5)

Endring i rutiner og mulige kompetansebehov hos ansatte

Øke de ansattes

digitale ferdigheter + kompetanse i veiledning av

digital tjeneste

Hjelpe flest mulig brukere over i den nye

digitale kanalen.

Endring i rutiner for behandling av

søknader om økonomisk sosialhjelp

Mer tid til planlagte møter (oppfølging)

Antall henvendelser

til NAV vil på sikt reduseres

Ansatte i NAV er viktige ambassadører i å hjelpe flere søkere å ta i bruk digital søknad på nav.no, og for å informere om mulighet for innsyn i søknadsstatus.

(6)

Veilederne er våre viktigste ambassadører

 Ledere må sikre at medarbeidere har tilstrekkelig kompetanse i å veilede

brukerne over på nav.no/sosialhjelp og digital søknad. Dette vil gi større utbytte av innsynsløsningen.

 Veilederne har en viktig rolle i å informere om mulighet for innsyn i

søknadsstatus når de er i kontakt med søkerne. Andre måter å informere om dette kan være i publikumsmottaket, og i brev til søker.

 Saksbehandlere må lære ny funksjonalitet i fagsystemet. Denne opplæring skjer i regi av kommunens/NAV-kontorets fagsystemleverandør.

 Team Digisos jobber kontinuerlig med forbedring av løsningen samtidig som denne er i bruk. Ledere og veiledere må derfor være innstilt på endringer i løsningen.

(7)

 Veiledere på NKS vil gi informasjon til søkere om muligheten til innsyn i søknad på Ditt NAV

 Innsyn i søknad og søknadsstatus skal bidra til at søker blir mer selvhjulpen

 Dette skal føre til at søker ikke ser behov for å

kontakte NAV med spørsmål de tidligere har kontaktet NAV om og som de nå får svar om i innsynsløsningen.

– For eksempel: Har dere mottatt søknaden min? Når får jeg penger? Er det noe jeg må gjøre?

Antall henvendelser til NAV reduseres

(8)

 Saksnavn blir synlig når søknaden er hentet inn i fagsystemet og journalført.

 Dokumentasjon etterspurt av veileder kommer direkte inn i fagsystemet med samme tittel som veileder selv satt

 Mottakernavn på utbetalinger til andre enn søker blir synlig.

 Søknad bør splittes så fort det er tydelig at den skal behandles i flere saker

Hvordan påvirker innsyn arbeidsprosesser?

(9)

Refleksjonsspørsmål

1 2 3 4

Hvordan vil innsynsløsningen påvirke organisering, arbeidsmåter og rutiner?

Hvilke hensyn må vi ta når søkeren vil få innsyn i saksbehandlingen?

Hvordan kan vi sikre god informasjon til søkere som ikke er digitale, og som dermed ikke får innsyn?

Hvilke nytteverdier vil innføring av innsynsløsningen gi for NAV-kontoret?