1
Digitalt tett på – et endringsprosjekt
En friskere hverdag for både pasienter og ansatte i Helse Sør-Øst RHF
Regional forvaltning
- for bedre pasientsikkerhet og kvalitet
Overlevering av regionale løsninger
Bakgrunn
• Digital fornying avslutter prosjekter av ulike årsaker enten de er ferdig iht mandat, eller det er reduksjon av midler eller redusert
ambisjonsnivå
• Det er viktig å få en god prosess for overlevering slik at arbeidet som er utført i digital fornying ivaretas på en god måte, og at arbeid med å nå det strategiske mål videreføres.
• Dette er en beskrivelse av overleveringsprosess fra de regionale programmene til regional
systemeier. Dette er versjon 0.1 og skal drøftes med bla.
– ehelse - team forvaltning – teknologiutvikling
– FPK ?
– SP - Regionalt prosjektkontor – SP - tjenesteforvaltning
Sykehuspartner Fornyingsstyret
Regional Systemeier
Regionalt kompetansesenter
Systemforv.
forum
LAB
RKD RIS/PACS
Systemforv.
forum
Systemforv.
forum
Digital samhandling
Systemforv.
forum
Regional systemeier forventer at :
• Programmene har benyttet Helse Sør-Øst sin
prosjektmodell. Evt avvik til det må være formidlet.
• Regionale prosesser og rutiner er gjennom bred deltagelse fra helseforetakene utarbeidet, testet og dokumentert og godkjent
• Regional løsning er med bred deltagelse fra
helseforetakene anskaffet, konfigurert og testet og dokumentert og godkjent
• Regionalt opplæringsopplegg er gjennom bred
deltagelse fra helseforetakene utviklet, tilrettelagt og dokumentert og godkjent
• Programmene i Digital Fornying er koordinert
• Forvaltning er forberedt gjennom prosjekt perioden iht PPM for å sikre kompetansebygging underveis i løpet. Programmet har i tett dialog med regional systemeier
– Utarbeidet plan for overlevering
– Bidratt til å estimere forvaltning og drift, og til at estimater for drift/forvaltning er kommet med i budsjettprosesser
– Utarbeidet avtaler for vedlikehold og drift
– Bidratt til utarbeidelse av regionale tjenestebeskrivelser – Beskrevet tilnærming til overgang fra prosjekt til linje
B3
B2 B4 B5 B6 B7 B8
B1
Behovs-/
idéfase
Foranalyse-/
konseptfase
Planleggings-/
forprosjektfase
Gjennomføringsfase Drifts / gevinst-
realiseringsfase
Ibruk-takelsefase Pilotfase Implementering Ansakffelse
Prosesser Løsning Dokumenter Opplæring
Helse Sør-Øst sin prosjektmodell
Prosesser
Sykehuspartner Fornyingsstyret
Regional Systemeier
Regionalt kompetansesenter
Systemforv.
forum LAB
RKD RIS/PACS
Systemforv.
forum Systemforv.
forum Digital samhandling
Systemforv.
forum
Helse Sør-Øst sin forvaltningsmodell Programmenes/prosjektenes leveranser
B3 B2
Behovs-/
idéfase Behovs-/
idéfase
B4 B5
Foranalyse-/
konseptfase Foranalyse-/
konseptfase Planleggings-/
forprosjektfase Planleggings-/
forprosjektfase
Gjennomføringsfase Gjennomføringsfase
Drifts / gevinst- realiseringsfase Drifts / gevinst- realiseringsfase B7
B6
Ibruk-takelse
B8
Pilotering
B1
Mandat
Direktiv pr fase Direktiv pr fase
Forvaltning Mandat B3 - B7
Prosjektmodell – undertråd forvaltning
Modell for forvaltning
Modell for forvaltning
Forvaltning
Forvaltning Planlegge ForvaltningForvaltning
for forvaltning Planlegge for forvaltning
Implementere Anskaffe
B4.1 B4.2
Krav til forvaltning i anskaffelse Krav til forvaltning i
anskaffelse Forvaltning
implementeringsfase Forvaltning
implementeringsfase Forvaltning pilotfase Forvaltning
pilotfase Forvaltning ibruktakelse
Forvaltning ibruktakelse
Basert på regionale føringer utarbeide prinsipp og modell for drift og forvaltning.
Grovestimere kostnader for drift og forvaltning I de enkelte faser.
Utarbeide kravspesifikasjon iht krav til drift og forvaltning.
Planlegge
etablering av drift og forvaltning.
Planlegge med regionalt systemforum – Vurdere bruk av disse som arbeidsgruppe/
evt som
referansegruppe i prosjektperioden.
Anskaffe
løsning iht krav til drift og
forvaltnings modell.
Avtale om drift/forvaltning i prosjektperioden For de ulike fasene
Drift og forvaltning av miljø for utvikling test
opplæring forberede pilot miljø.
Drift og forvaltning av Miljø for - utvikling - test - opplæring - Pilot
Forberede produksjon
Produksjon forvaltning av tekniske miljø
Avtale om drift/forvaltning i ibruktakelse
Prosjektet er avsluttet Forvaltning s regime har ansvaret.
Følge regionale føringer. Bygge forvaltningsregime tidlig og underveis i prosjektperioden. Tilnærming til forvaltning starter i foranalysefasen. Regionalt prosjekt har ansvar for å forberede forvaltning., i dialog med regional systemeier og
tjenesteleverandør.
Bygge forvaltningsapparat gjennom prosjektperioden.
B3 B2
Behovs-/
idéfase Behovs-/
idéfase
B4 B5
Foranalyse-/
konseptfase Foranalyse-/
konseptfase Planleggings-/
forprosjektfase Planleggings-/
forprosjektfase
Gjennomføringsfase Gjennomføringsfase
Drifts / gevinst- realiseringsfase Drifts / gevinst- realiseringsfase B7
B6
Ibruk-takelse
B8
Pilotering
B1
Mandat
Direktiv pr fase Direktiv pr fase
Forvaltning Mandat B3 - B7
Overleveringsprosess
Implementere Anskaffe
B4.1 B4.2
Overleveringsprosess
Overlevering utført til aktuelle aktører.
Start
overlevering sprosess.
Startpunktet for overleveringsprosessen gjøres i god tid før overlevering skal skje.
Men det er en gradvis overgang,
Det er i PPM modellen ikke satt tidspunkt for når overleveringstidspunktet er.
Overlevering er en prosess ikke bare et punkt.
Tidspunkt
Tidspunkt Iniielt møteIniielt møte AvklaringerAvklaringer
Prosess for overlevering til regional systemeier
Overleveringsmøte Overleveringsmøte
Kjent planverk Dialog underveis
Tidspunkt skal være avklart i forkant iht plan
Godkjenning og aksept av tjenesten fra helseforetakene
Beslutninger Hva overleveres Forslag til forvaltning Forslag til videre arbeid
Behov for avklaringer Maler
- sjekkliste for dette
- overleveringsdo kument
-presentasjon
Overleveringsdokumenter Til RSE
Godkjente overleveringsdokumenter til SP Godkjente overleveringsdokumenter til HF
Avklaringsperiode Prosjektene sluttfører Forvaltning forbereder
Overlevering av regionale løsninger
Sykehuspartner Fornyingsstyret
Regional Systemeier
Regionalt kompetansesenter
Systemforv.
forum
LAB
RKD RIS/PACS
Systemforv.
forum Systemforv.
forum
Digital samhandling
Systemforv.
forum
Prosjekt
Helseforetakene
Prosjektet overleverer løsning til SP koordinert med RSE Prosjektet overleverer til kompetansesenter etter avtale med RSE.
Prosjektet overleverer til RSE iht avtalt prosess.
Sykehuspartner leverer systemtjenesten iht
Regional tjenestebeskrivelse Kompetansesenteret leverer prosesser, rutiner, opplæring Iht siste godkjente standarder.
Hvordan bør ibruktakelse i det enkelte hf gjøres på best mulig måte ??
Det burde være kompetansesenteret, (når det er på plass)
I mellom tiden prosjektene dialog med hf’ene, men må være koordinert med RSE.
Helseforetaket er selv ansvarlig for Å ta i bruk ny løsning, endringer.
Prosesser, rutiner, gjennomføre opplæring av egne ansatte.
Har ansvaret for både utvikling og forvaltning
Leveranseorientert beskrivelse
• Kompetansesenteret leverer prosesser, rutiner, opplæringsmateriell utarbeidet i felles skap iht regional forvaltningsmodell
• Fornyingsstyret skal sikre balansert og ønsket fordeling av rammer mellom utvikling og forvaltning, samt prioritering mellom helsefortakene,
balsnering innen forvaltning mellom de ulike systemene
• Eksterne leverandører er under leverandører til tjenesteleverandør og leverer gjennom tjenesteleverandør.
Eksterne leverandør Kompetansesenter
Fornyingsstyret
• Skal sikre at det er strategi, rammer, føringer for å utøve tjenesten iht helseforetakenes behov gjennom regional forvaltningsmodell
Regional systemeier
• Sykehuspartner leverer den regionale systemtjenesten til helseforetakene iht regional tjenestebeskrivelse og oppdrag fra RHF.
Sykehuspartner
Maler
• Overleveringsprosess
• Overleveringsdokument
– Eget overleveringsdokument til sykehuspartner (De har sitt eget) – Eget overleveringsdokument til helseforetakene
• Mal for presentasjon /informasjon (utdrag)
• Sjekkliste ?
Mal for presentasjon fra det enkelte program
1. Konseptuell skisse over det aktuelle området 2. Oversikt sentrale interessenter
3. Nøkkelinformasjon/tall om område
4. Hva skal forvaltes
1. Prosesser (oversikt hovedprosesser) 2. Standarder
3. Løsningsskisse – funksjonell/moduler 4. Teknisk skisse (miljø)
5. Opplæringskonsept og materiell 6. Forvaltningstegning konkret
5. Planinformasjon
1. Tilnærming til overlevering
2. Plan for overlevering til regional systemeier 3. Avtaler
4. Estimat til forvaltning
Det er viktig å kunne formidle hva prosjektet overleverer.
Det er derfor laget en mal i power point til bruk for dette.
Presentasjonen er tenkt som utgangspunkt for ulike målgrupper hvor foiler plukkes etter behov.
Det forventes at programmene kan formidle dette.
Det er viktig å kunne formidle hva prosjektet overleverer.
Det er derfor laget en mal i power point til bruk for dette.
Presentasjonen er tenkt som utgangspunkt for ulike målgrupper hvor foiler plukkes etter behov.
Det forventes at programmene kan formidle dette.
11
Eksempel sjekkliste
Møte Føde Kommentar
Er regionale prosesser og rutiner gjennom bred deltagelse fra helseforetakene utarbeidet, testet og
Dokumentert og godkjent? Tja, litt usikker på prosesser og rutiner. Har pt ikke sett noe av det.
Er regional løsning med bred deltagelse fra
Helseforetakene anskaffet, konfigurert og testet og dokumentert og godkjent?
Det er laget et standarddokument
OUS var ikke med i tidlig stadiet, og de har pt ikke godkjent løsningen Er regionalt opplæringsopplegg gjennom bred
deltagelse fra helseforetakene utviklet, tilrettelagt og
dokumentert ? Det er laget et e-læringskurs som ligger i læringsportalen.
Er det laget en presentasjon av Partus
slik at det kan kommuniseres til omverdenen? Nei, Er det utarbeidet plan for overlevering til linjen samt
tilnærming til overgang fra prosjekt til linje ?
Initielt møte er holdt med RSE. Løsningen er i bruk i alle HF utenom OUS, som pt ikke har godkjent. Overlevering ble initiert av budsjett kutt. Uklart hva som er leveres versjon 4.1 ?
Er det utarbeidet estimat for forvaltning og drift ? Arbeid med tjenestepris pågår. Ikke oppdatert siden 2012.
Helseforetakene aksepterer ikke økningen.
Er estimater spilt inn i budsjettprosesser, prinsipper
for fordeling gjort, tjenestepris beregnet? Det pågår arbeid med tjenestepris.
Er det utarbeidet avtaler for vedlikehold og drift ? Pågår arbeid med en tilleggsavtale til vedlikehodlsavtalen.
3.parts ?? OUS, CSAM og HSØ:
Er regionale tjenestebeskrivelser /tjenestepris
utarbeidet ? Pågår. Arbeid. OUS har fått lov å lage sin egen.
Er forvaltningsorganisasjonen på plass
roller og bemanning ? Pågår arbeid
pågår Ikke påtenkt
ferdig Ikke startet ok
