Kyrkjeleg fellesnemnd

(1)

DEN NORSKE KIRKE

Kyrkjeleg fellesnemnd

Møtedato: 14.02.2018

(2)

Saksliste

Møteinnkalling

Møteinnkalling Kyrkjeleg fellesnemnd 14.02.2018 3

Godkjenning av innkalling og saksliste

3/18 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte 14.02.2018 5

Godkjenning av protokoll

4/18 Godkjenning av protokoll 18.10.2017 6

Saker til behandling

5/18 Vurdering om vedtaket i kommunal fellesnemnd om løyving til kyrkjeleg fellesnemnd skal klagast på 17 6/18 Ei vurdering av kommunal fellesnemnd si sak som gjeld søknad om prosjektmidlar 23

7/18 Budsjett 2018 og 2019 - kyrkjeleg fellesnemnd 26

8/18 Ressursbehov, ressursbruk og internkostnadar ved samanslåing av fellesråda 30

9/18 Arbeid med kompetanseplan 33

10/18 Arbeid med livsfasepolitikk 35

11/18 Arbeid med tenesteytingsavtale 37

12/18 Arbeid med økonomiplan 39

13/18 Oppretting av arbeidsgrupper 41

14/18 Dekking av kostnader med rekneskap og revisjon - kyrkjeleg fellesnemnd 43

15/18 Godkjenning av arbeid med digitalisering av personalarkiv 44

16/18 Godkjenning av arbeid med personvern 45

17/18 Godkjenning av arbeid med å førebu vurderingsgrunnlag for framtidige løysingar for IKT, økonomi,

rekneskap, varmestyring og tid. 47

18/18 Møtegodtgjersle til kyrkjeleg fellesnemnd 48

19/18 Fullmakt til AU 49

20/18 Fullmakt og delegasjon til prosjektleiar - frå kyrkjeleg fellesnemnd 51

(3)

DEN NORSKE KIRKE

Kyrkjeleg fellesnemnd

MØTEINNKALLING Kyrkjeleg fellesnemnd

Dato: 14.02.2018 kl. 18:00 Sted: Fjell kyrkjekontor, lunsjrom Arkivsak: 17/00094

Arkivkode: 415

Forfall må meldast snarast til [email protected]

SAKSKART

Godkjenning av innkalling og saksliste

3/18 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte 14.02.2018 Godkjenning av protokoll

4/18 Godkjenning av protokoll 18.10.2017 Saker til behandling

5/18 Vurdering om vedtaket i kommunal fellesnemnd om løyving til kyrkjeleg fellesnemnd skal klagast på

6/18 Ei vurdering av kommunal fellesnemnd si sak som gjeld søknad om prosjektmidlar

7/18 Budsjett 2018 og 2019 - kyrkjeleg fellesnemnd

8/18 Ressursbehov, ressursbruk og internkostnadar ved samanslåing av fellesråda

9/18 Arbeid med kompetanseplan 10/18 Arbeid med livsfasepolitikk 11/18 Arbeid med tenesteytingsavtale 12/18 Arbeid med økonomiplan 13/18 Oppretting av arbeidsgrupper

14/18 Dekking av kostnader med rekneskap og revisjon - kyrkjeleg fellesnemnd 15/18 Godkjenning av arbeid med digitalisering av personalarkiv

16/18 Godkjenning av arbeid med personvern

(4)

17/18 Godkjenning av arbeid med å førebu vurderingsgrunnlag for framtidige løysingar for IKT, økonomi, rekneskap, varmestyring og tid.

18/18 Møtegodtgjersle til kyrkjeleg fellesnemnd 19/18 Fullmakt til AU

20/18 Fullmakt og delegasjon til prosjektleiar - frå kyrkjeleg fellesnemnd

Straume, 08.02.2018

Harald Rød Olav Martin Vik

Leiar Møtesekretær

www.kyrkja.no/nyeoygarden

(5)

DEN NORSKE KIRKE

Sakspapir

Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Gradering

Siren Nordbø 415 18/00040-1 Ugradert

Godkjenning av innkalling og sakliste til møte 14.02.2018

Forslag til vedtak

Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner innkalling og saksliste til møtet 14.02.2018

Saksorientering

Godkjenning av innkalling og saksliste til møte i kyrkjeleg fellesnemnd 14.02.2018

Kode Tittel Saksnummer Møtedato

Kyrkjeleg fellesnemnd 3/18 14.02.2018

(6)

DEN NORSKE KIRKE

Sakspapir

Godkjenning av protokoll 18.10.2017

Forslag til vedtak

Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner møteprotokoll frå møtet 18.10.2017

Saksorientering

Godkjenning av møteprotokoll frå møte i kyrkjeleg fellesnemnd 18.10.2017

(7)

DEN NORSKE KYRKJA

1

MØTEPROTOKOLL

Kyrkjeleg fellesnemnd

Dato: 18.10.2017 kl. 18:00 – slutt kl. 20:00 Stad: Fjell kyrkjekontor

Arkivsak: 17/00094

Tilstades: Harald Rød, Kjell-Asle Børnes, Gisle Kårbø Rong, Erling Vik, Brynhild Enerhaug, Anne Grete Hareide, Odd Bjarne Skogestad, Jan Ragvald Torsvik.

Møtande

varamedlemmer:

Ingen

Forfall: Dag-Olav Bjorøy

Andre: Frå administrasjonen: Olav Martin Vik, Borghild Hustad Berge, Annlaug Børve, Anne-Kari Vik og Siren Nordbø.

Protokollførar: Olav Martin Vik

Meknad: Møtet vart leia av Olav Martin Vik fram til og med sak 2/17.

Olav Martin Vik gav ei orientering om status for arbeidet med samanslåing av fellesråda.

(8)

2

SAKSKART Side

Godkjenning av innkalling og saksliste

1/17 Godkjenning av innkalling og sakliste 3

Saker til behandling

2/17 Val av leiar og nestleiar i kyrkjeleg fellesnemnd 3 3/17 Meldingar til kyrkjeleg fellesnemnd - 18.10.2017 4 4/17 Oppretting av partssamansett utval/administrasjonsutval 4

5/17 Oppretting av arbeidsutval 6

6/17 Godkjenning av prosjektplan med tidsline 7

7/17 Godkjenning av søknad til kommunal fellesnemnd om prosjektmidlar 8 8/17 Godkjenning av etisk refleksjon (kulturbygging) i prosjektarbeidet

med samanslåing av fellesråd 9

9/17 Møteplan - kyrkjeleg fellesnemnd 2017/2018 10

Rong, 20.10.2017

Harald Rød Olav Martin Vik

Leiar Møtesekretær

(9)

3 Godkjenning av innkalling og saksliste

1/17 Godkjenning av innkalling og sakliste

Behandlet av Møtedato Saksnr.

1 Kyrkjeleg fellesnemnd 18.10.2017 1/17

Forslag til vedtak

Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner innkalling og sakliste – møtedato 18.10.2017

Møtebehandling

Votering Samrøystes Vedtak

Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner innkalling og sakliste – møtedato 18.10.2017

Saker til behandling

2/17 Val av leiar og nestleiar i kyrkjeleg fellesnemnd

Forslag til vedtak

1. Kyrkjeleg fellesnemnd vel ________ til leiar i kyrkjeleg fellesnemnd.

2. Kyrkjeleg fellesnemnd vel ________ til nestleiar i kyrkjeleg fellesnemnd.

3. Funksjonstida vert frå 18.10.2017 til 1.12.2019.

Møtebehandling

Framlegg til vedtak, fremja av Jan Ragnvald Torsvik, Fjell kyrkjelege fellesråd:

Harald Rød, Fjell kyrkjelege fellesråd, vert vald som leiar for kyrkjeleg fellesnemnd Framlegg til vedtak, fremja av Kjell-Asle Børnes:

Brynhild Enerhaug, Sund sokneråd, vert vald som nestleiar for kyrkjeleg fellesnemnd Votering

Samrøystes Vedtak

1. Kyrkjeleg fellesnemnd vel Harald Rød til leiar i kyrkjeleg fellesnemnd.

2. Kyrkjeleg fellesnemnd vel Brynhild Enerhaug til nestleiar i kyrkjeleg fellesnemnd.

3. Funksjonstida vert frå 18.10.2017 til 1.12.2019.

(10)

4

3/17 Meldingar til kyrkjeleg fellesnemnd - 18.10.2017

Forslag til vedtak

Kyrkjeleg fellesnemnd tek meldingane til orientering.

Møtebehandling

Votering Samrøystes Vedtak

Kyrkjeleg fellesnemnd tek meldingane til orientering.

4/17 Oppretting av partssamansett utval/administrasjonsutval

Forslag til vedtak

1. Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner mandatet og reglementet for administrasjonsutvalet underlagt kyrkjeleg fellesnemnd.

2. Kyrkjeleg fellesnemnd vel følgjande medlemer og varamedlemer til administrasjonsutvalet:

1.

2.

3.

Varamedlemer:

1.

2.

3.

3. Kyrkjeleg fellesnemnd vel ______________ til leiar i administrasjonsutvalet for perioden frå 18.10.2017 til 1.12.2019.

4. Kyrkjeleg fellesnemnd vel ______________ til nestleiar i administrasjonsutvalet for perioden frå 18.10.2017 til 1.12.2019.

5. Funksjonstida for administrasjonsutvalet er frå 18.10.2017 til 1.12.2019.

(11)

5 Møtebehandling

Fellesforslag til medlemer.

Votering Samrøystes.

Vedtak

1. Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner mandatet og reglementet for administrasjonsutvalet underlagt kyrkjeleg fellesnemnd.

2. Kyrkjeleg fellesnemnd vel følgjande medlemer og varamedlemer til administrasjonsutvalet:

1. Harald Rød

2. Brynhild Enerhaug 3. Gisle Kårbø Rong 4. Anne Grete Hareide

Varamedlemer:

1. Dag-Olav Bjorøy 2. Erling Vik

3. Jan Ragnvald Torsvik

3. Kyrkjeleg fellesnemnd vel Harald Rød til leiar i administrasjonsutvalet for perioden frå 18.10.2017 til 1.12.2019.

4. Kyrkjeleg fellesnemnd vel Bryhild Enerhaug til nestleiar i administrasjonsutvalet for perioden frå 18.10.2017 til 1.12.2019.

5. Funksjonstida for administrasjonsutvalet er frå 18.10.2017 til 1.12.2019.

(12)

6

5/17 Oppretting av arbeidsutval

Forslag til vedtak

1. Kyrkjeleg fellesnemnd vedtek å opprette eit arbeidsutval (AU) underlagt kyrkjeleg fellesnemnd.

2. Leiar i fellesnemnda er fast medlem i AU og er leiar i AU.

3. Kyrkjeleg fellesnemnd vel i tillegg desse medlemene til AU:

1.

2.

Varamedlemer:

1.

2.

3.

4. Prosjektleiar er sekretær for AU.

5. AU utarbeidar forslag til arbeidsdeling mellom kyrkjeleg fellesnemnd og AU og utarbeidar eit forslag til konkrete fullmakter til AU.

6. Alle saker til AU skal vere utgreidd av prosjektleiar.

Møtebehandling

Votering

Vedtak

1. Kyrkjeleg fellesnemnd vedtek å opprette eit arbeidsutval (AU) underlagt kyrkjeleg fellesnemnd.

2. Leiar i fellesnemnda Harald Rød er fast medlem i AU og er leiar i AU.

3. Kyrkjeleg fellesnemnd vel i tillegg desse medlemene til AU:

1. Brynhild Enerhaug 2. Erling Vik

Varamedlemer:

1. Dag-Olav Bjorøy 2. Anne Grete Hareide

4. Prosjektleiar er sekretær for AU.

5. AU utarbeidar forslag til arbeidsdeling mellom kyrkjeleg fellesnemnd og AU og utarbeidar eit forslag til konkrete fullmakter til AU.

6. Alle saker til AU skal vere utgreidd av prosjektleiar.

(13)

7

6/17 Godkjenning av prosjektplan med tidsline

Forslag til vedtak

1. Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner prosjektplanen for samanslåing av dei kyrkjelege fellesråda i Fjell, Sund og Øygarden.

2. Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner tidslina for prosjektet, pkt. 13, side 11 i planen.

3. Prosjektplanen er eit dynamisk dokument som vert korrigert gjennom vedtak i kyrkjeleg fellesråd.

4. Budsjettet for prosjektperioden vert lagt inn i planen når løyving frå kommunal fellesnemnd til kyrkjeleg fellesnemnd er kjent.

Møtebehandling

Jan Ragnvald Torsvik peika på pkt. 1.3. og siste setninga i det punktet. Setninga heng ikkje lenger saman med resten av planen. Fellesnemnda var samd om at denne setninga kan takast ut.

Vedtak

1. Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner prosjektplanen for samanslåing av dei kyrkjelege fellesråda i Fjell, Sund og Øygarden med denne endringa: Nytt pkt. 1.3:

Verdibasert leiing og organisasjonskultur

Det vert lagt til grunn eit etisk verdigrunnlag i utvikling av den nye

organisasjonskulturen. Det vert fokus på etisk refleksjon i prosessen som igjen skal kunne sporast i daglege gjeremål i den nye organisasjonen.

2. Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner tidslina for prosjektet, pkt. 13, side 11 i planen.

3. Prosjektplanen er eit dynamisk dokument som vert korrigert gjennom vedtak i kyrkjeleg fellesråd.

4. Budsjettet for prosjektperioden vert lagt inn i planen når løyving frå kommunal fellesnemnd til kyrkjeleg fellesnemnd er kjent.

(14)

8

7/17 Godkjenning av søknad til kommunal fellesnemnd om prosjektmidlar

Forslag til vedtak

Ingen tilråding. Fellesnemnda utarbeidar vedtak.

Møtebehandling

Jan Ragnvald Torsvik peika på ein feil med utrekning av årleg husleige. Årleg husleige er i 2018 og 2019 kr 60 000.

Endre beløp i prosjektbudsjettet under punktet om prosjektorganisasjon, punktet om husleige til

- Kr 60 000,- for 2018 - Kr 60 000,- for 2019 Votering

Samrøystes.

Vedtak

1. Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner det framlagte budsjettet fir prosjektarbeidet slik det vart lagt fram, med følgjande endring:

Endre beløp i prosjektbudsjettet under punktet om prosjektorganisasjon, punktet om husleige til

 Kr 60 000,- for 2018

 Kr 60 000,- for 2019

2. Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner innhaldet i søknaden til kommunal fellesnemnd om prosjektmidlar. Prosjektleiar vert gitt fullmakt til gjere mindre endringar i teksten i samsvar med drøftingane i fellesnemnda.

3. Kyrkjeleg fellesnemnd vedtek å søkje kommunal fellesnemnd om kr 2 924 000 i prosjektmidlar for perioden 2017-2019.

(15)

9

8/17 Godkjenning av etisk refleksjon (kulturbygging) i prosjektarbeidet med samanslåing av fellesråd

Forslag til vedtak

1. Kyrkjeleg fellesnemnd vedtek å prøve ut etisk refleksjon som eit arbeidsverktøy for å skape ein felles organisasjonskultur mellom fellesråda i Øygarden, Sund og Fjell.

2. Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner at det i tilknyting til prosjektet vert gjennomført eit aksjonsforskingsstudie.

Møtebehandling

Kyrkjeleg fellesnemnd drøfta særleg pkt. 2 framlegg til vedtak. Dette gjeld prinsippet som ein tilsett kan gjennomføre ein aksjonsforskingsstudie i eigen organisasjon.

Leiar gjorde framlegg om følgjande og det vart gjennomført ei prøverøysting.

- Forslag om å dele opp forslaget i to delar, at kyrkjeleg fellesnemnd går inn for punkt 1 og at kyrkjeverja får fullmakt til å avgjere punkt 2 om eit aksjonsforskingsstudie.

Ved prøverøysting fekk dette forslaget 2 røyster. 6 røysta i mot.

Votering

Ved endeleg handsaming fekk framlegget frå prosjektleiar 7 røyster. 1 (KAB) røysta i mot.

Vedtak

1. Kyrkjeleg fellesnemnd vedtek å prøve ut etisk refleksjon som eit arbeidsverktøy for å skape ein felles organisasjonskultur mellom fellesråda i Øygarden, Sund og Fjell.

2. Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner at det i tilknyting til prosjektet vert gjennomført eit aksjonsforskingsstudie

(16)

10

9/17 Møteplan - kyrkjeleg fellesnemnd 2017/2018

Forslag til vedtak

Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner møteplanen for 2017/2018.

Møtebehandling

Vedtak

Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner møteplan for 2017/2018

(17)

DEN NORSKE KIRKE

Sakspapir

Olav Martin Vik 414 17/00092-7 Ugradert

Vurdering om vedtaket i kommunal fellesnemnd om løyving til kyrkjeleg fellesnemnd skal klagast på

Vedlegg:

Svar på søknad frå kyrkjeleg fellesnemnd - 2.gongs handsaming.PDF

Forslag til vedtak

Ingen tilråding i denne saka.

Saksorientering

Prosjektleiar har bedt kommunal fellesnemnd om eit partsbrev i høve vedtak om løyving frå kommunal fellesnemnd. Partsbrevet kom 8.2.2018. Det viser seg at vedtaket kan påklagast.

Prosjektleiar viser til sak 6/18 som gjeld vurdering av handsaminga av søknaden frå

kyrkjeleg fellesnemnd. Kyrkjeleg fellesnemnd må gjere ei vurdering i høve eventuell klage på vedtaket. Partsbrevet er lagt ved saka.

(18)

Postadresse: Besøksadresse: Telefon: 55 09 60 00 Bankkonto: 5261 05 00013

Postboks 184 Rådhuset Telefaks: 55 09 60 01 Bankkonto for skatt: 6345 06 12466

5342 STRAUME www.fjell.kommune.no

Fjell kommune

Melding om vedtak

Kyrkjeleg fellesnemnd v/ Olav Martin Vik PB 144

5331 RONG

Dykkar ref. Vår ref. Saksh. – tlf. Dato

2017/4798 - 3056/2018 Unni Rygg - 55097730 08.02.2018

Svar på søknad frå kyrkjeleg fellesnemnd - 2.gongs handsaming

Saka vart lagt fram for fellesnemnda på møtet 22.01. 18, sak 5/18, med følgjande vedtak:

Vedtak i Fellesnemnd Nye Øygarden kommune - 22.01.2018:

Fellesnemnda løyver kr 780 000 til kyrkjeleg fellesnemnd som tilskot til arbeidet med å slå saman og etablere ein ny kyrkjeleg fellesorganisasjon for Nye Øygarden kommune. Midlane vert fordelt med kr 390 000 i 2018 og kr 390 000 i 2019.

Dette er ei endeleg tildeling av midlar til kyrkjeleg fellesnemnd av midlar som fellesnemnda har fått tildelt frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet.

De er med dette orientert om vedtaket.

Vedtaket kan påklagast til kommunen. Klagefristen er 3 veker rekna frå den dagen brevet kom fram til påført adressat. Det er nok at klaga er postlagt innan fristen er gått ut.

Klaga skal sendast skriftleg til den som har fatta vedtaket, oppgje vedtaket det vert klaga over, den eller dei endringar som vert ønskt, og dei grunnar De vil grunngje for klaga. Dersom De klagar så seint at det kan vere uklårt for oss om De har klaga i rett tid, ber vi Dykk også oppgje når denne meldinga kom fram.

Med helsing Unni Rygg Rådgjevar

Brevet er godkjent elektronisk og har difor inga underskrift.

Kopi til:

Prosjektleiar Paul Manger

Vedlegg: utvalsaksnr. 5/18

(19)

Arkiv: 016

Saksmappe: 2017/4798-747/2018 Sakshandsamar: Paul J. Manger Dato: 08.02.2018

SAKSDOKUMENT

Utvalsaksnr Utval Møtedato

Søknad frå kyrkjeleg fellesnemnd - 2.gongs handsaming

Samandrag av saka:

Kommunane Fjell, Sund og Øygarden slår seg saman frå 1.1.2020. Som følgje av dette vert dei kyrkjelege fellesråda òg slått saman. Det er tre stabar med i overkant av femti medarbeidarar som skal utgjere det nye samla kyrkjelege fellesrådet.

Dei tre kyrkjelege fellesråda mottar i dag støtte frå sine respektive kommunar til drift av organisasjonane. Dette vil framleis vere tilfelle i åra fram mot 1.1.2020. Det er viktig å få til ein god samanslåingsprosess mellom dei tre kyrkjelege fellesråda slik at den nye kyrkjelege organisasjonen er på plass når Nye Øygarden kommune vert etablert.

Saka vart behandla av fellesnemnda i møte 11. desember 2017 og utsett til neste møte i fellesnemnda for meir utdjuping om kva som ligg til grunn for tilrådinga til prosjektleiar.

Fellesnemnda føreset at prosjektleiar har dialog med kyrkjeleg fellesnemnd ved behov og det er naturleg at prosjektleiar orienterer leiinga for den kyrkjelege fellesnemnda om den utvida grunngjevinga for sitt framlegg, før saka går tilbake til fellesnemnda for avgjerd.

Innstilling:

Fellesnemnda løyver kr 780 000 til kyrkjeleg fellesnemnd som tilskot til arbeidet med å slå saman og etablere ein ny kyrkjeleg fellesorganisasjon for Nye Øygarden kommune. Midlane vert fordelt med kr 390 000 i 2018 og kr 390 000 i 2019.

Dette er ei endeleg tildeling av midlar til kyrkjeleg fellesnemnd av midlar som fellesnemnda har fått tildelt frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet.

Straume, den 15.01.2018 Paul J. Manger

Prosjektleiar

(20)

Handsama i Fellesnemnd Nye Øygarden kommune - 22.01.2018:

Framlegg frå Odd Bjarne Skogestad, fellesnemnda sin representant i Kyrkjeleg fellesnemnd, om ny løyving:

Fellesnemnda løyver kr 1 200 000 til kyrkjeleg fellesnemnd som tilskot til arbeidet med å slå saman og etablere ein ny kyrkjeleg fellesorganisasjon for Nye Øygarden kommune. Midlane vert fordelt med kr 600 000 i 2018 og kr 600 000 i 2019.

Framlegget frå Skogestad vart diskutert i fellesnemnda, med særskilt fokus på at løyvd sum uansett skal vere ei ramme som den kyrkjelege fellesnemnda kan disponere sjølv.

Møtet vart heva for avklaring om leiar har dobbeltstemme i fellesnemnda eller ei. Leiar Kari- Anne Landro viste til inndelingslova § 26 om at «Reglane i kommunelova om val og

saksbehandling i folkevalde organ gjeld elles tilsvarande», og leiar si stemme er såleis avgjerande ifølgje kommunelova § 35, 1.ledd.

Framlegg frå Odd Bjarne Skogestad vart satt opp mot innstillinga. Innstillinga vart vedteken med 9 røyster inkludert møteleiar si dobbeltrøyst. Mindretalet: 8 (5 H, 1 V, 1 KrF, 1 SL).

Vedtak i Fellesnemnd Nye Øygarden kommune - 22.01.2018:

Fellesnemnda løyver kr 780 000 til kyrkjeleg fellesnemnd som tilskot til arbeidet med å slå saman og etablere ein ny kyrkjeleg fellesorganisasjon for Nye Øygarden kommune. Midlane vert fordelt med kr 390 000 i 2018 og kr 390 000 i 2019.

Dette er ei endeleg tildeling av midlar til kyrkjeleg fellesnemnd av midlar som fellesnemnda har fått tildelt frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet.

Dokument vedlagt saka:

- Søknad - Prosjektplan

Saksopplysningar:

Kommunane Fjell, Sund og Øygarden slår seg saman frå 1.1.2020. Som følgje av dette vert dei kyrkjelege fellesråda òg slått saman. Kyrkjelova § 5 seier følgjande: «I hvert sokn skal det

være et menighetsråd. I kommuner med flere sokn skal det i tillegg være et kirkelig fellesråd»

Samanslåing av dei kyrkjelege fellesråda følgjer dei same prinsippa som for

kommunesamanslåinga og det er utarbeidd ein eigen rettleiar for dette arbeidet. Det er oppretta ei kyrkjeleg fellesnemnd og ein prosjektorganisasjon.

Kyrkjeleg fellesnemnd i Sund, Fjell og Øygarden søkjer fellesnemnda for Nye Øygarden kommune om tilskot til arbeidet med utgifter til å etablere ei kyrkjeleg fellesnemnd, ref.

punkt 7.9 i Kommunal- og morderniseringsdepartementet sin rettleiar: «Utgifter til

sammenslåing av kirkelige fellesråd dekkes innenfor departementets støtte til dekning av kommunenes engangskostnader i reformen»

Fellesnemnda for Nye Øygarden kommune disponerer eit totalbudsjett på kr 35,9 millionar kroner som skal dekke alle eingongskostnader ved kommunesamanslåinga fram mot 2020.

Løyvinga kjem frå sentralt hald etter ein standardisert modell. Sjå òg sak om budsjett.

Kyrkjeleg fellesnemnd søkjer kommunal fellesnemnd om ei rammeløyving på kr 2.944.000

(21)

for heile prosjektperioden frå og med november 2017 til og med desember 2019. Vedlagt søknaden ligg ein prosjektplan for samanslåing av fellesråda. Viktige punkt i prosjektplanen er kulturbygging, harmonisering og hensiktsmessig drift og organisering, samt digitale system og IKT-løysingar.

Prosjektleiar tilrår at følgjande postar i framlegg til budsjett vert støtta:

Prosjektorganisasjon perioden

Prosjektorganisasjon, alle funksjonar 0

Husleige for prosjektorganisasjonen 0

IKT – prosjektorganisasjonen 25 000

Rekneskap for prosjektorganisasjonen 12 000 Kurs for prosjektorganisasjonen 45 000

Reisekostnadar 23 000

Revisjon av rekneskap prosjektorganisasjonen 0

Sum delkostnad prosjektorganisasjon 105 000 Kyrkjeleg fellesnemnd

Godtgjersle og møtegodtgjerlse 200 000

Køyring og reiser 35 000

Fagleg bistand, eksterne ressursar 30 000

Frikjøp tillitsvalde 30 000

Sum delkostnad kyrkjeleg fellesnemnd 295 000 Kulturbygging 3 stabar, råd og frivillige

Kostnadar med fellessamlingar og kurs 0

IKT, post, sak, telefoni, rekneskap (nye system)

Harmonisering og analyse av behov 0

Nye system innført frå og med 06 /19 380 000 System for post, arkiv, sakshandsaming frå 06/19 0

Telefoni frå 06/19 0

Rekneskap og løn frå 06/19 0

Sum delkostnad nye system 380 000

Bygg og anlegg

Tilstandsvurdering av kyrkjer, gravplassar 0

Varmestyring av kyrkjer, utgreiing 0

Kontorlokale, utgreiing 0

Sum delkostnad bygg og anlegg 0

Sum 780 000

Nærare grunngiving om tilrådingar for dei ulike postane:

Det vert tilrådd at det vert gitt tilskot i prosjektperioden til IKT-arbeid, rekneskap, kurs og reisekostnader med til saman kr 105 000. Det som er kalla alle funksjonar i

prosjektorganisasjonen, husleige og revisjon i prosjektperioden vert det ikkje tilrådd å gi tilskot til. Dei tre kyrkjelege fellesråda mottar i dag støtte frå sine respektive kommunar til generell drift av organisasjonane.

Det vert tilrådd at det vert gitt tilskot i prosjektperioden til møtegodtgjersle, reiser, fagleg

bistand og frikjøp tillitsvalde med til saman kr 295 000. Dette er drift av organisasjonen

kyrkjeleg fellesnemnd.

(22)

Det vert ikkje tilrådd at det vert gitt tilskot til kulturbygging med tre stabar, råd og frivillige.

Dei tre kyrkjelege fellesråda mottar i dag støtte frå sine respektive kommunar til generell drift av organisasjonane.

Det vert tilrådd at det vert gitt tilskot til utvikling av nye digitale system og IKT-løysingar med kr 380 000 for heile perioden. Analyse av generelle behov, utvikling av nye system for post, telefoni og rekneskap/løn vert det ikkje tilrådd å gi tilskot til. Dei tre kyrkjelege fellesråda mottar i dag støtte frå sine respektive kommunar til generell drift av organisasjonane.

Det vert ikkje tilrådd at det vert gitt tilskot til bygg og anlegg, som omfattar

tilstandsvurdering av kyrkjer og gravplassar, utgreiing av varmestyring av kyrkjer og

utgreiing av kontorlokale. Dei tre kyrkjelege fellesråda mottar i dag støtte frå sine respektive kommunar til generell drift av organisasjonane.

Det er tre stabar med i overkant av femti medarbeidarar som skal utgjere det nye samla kyrkjelege fellesrådet. Dei tre kyrkjelege fellesråda mottar i dag støtte frå sine respektive kommunar til drift av organisasjonane. Dette vil framleis vere tilfelle i åra fram mot 1.1.2020.

Kyrkjeleg fellesnemnd er opptatt av at det kyrkjelege systemet ikkje vert hengande etter i samanslåinga av dei tre kommunane. Det er viktig å få til ein god samanslåingsprosess slik at den nye organisasjonen møter førebudd til den nye tida ved inngangen til 2020. I søknaden er det gjort greie for at prosjektorganisasjonen for ny kyrkjeleg fellesnemnd er henta frå dei tre organisasjonane som er i dag slik at mannskapet kan brukast alternativt mellom prosjekt og drift.

Vurdering:

Prosjektleiar vurderer at det er viktig for fellesnemnda for Nye Øygarden kommune å støtte opp økonomisk med eit tilskot til samanslåinga og etableringa av ein ny kyrkjeleg

fellesorganisasjon for Nye Øygarden kommune.

Kyrkjeleg fellesnemnd søkjer kommunal fellesnemnd om ei rammeløyving på kr 2.944.000

for heile prosjektperioden fram mot 1.1.2020. Prosjektleiar har i si vurdering lagt vekt på at

det må skiljast mellom den støtta dei tre kyrkjelege fellesråda mottar frå dei tre kommunane

i dag og fram til 1.1.2020, og den støtta som vert foreslått gitt som eit tilskot frå midlar som

fellesnemnda har fått tildelt frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet.

(23)

DEN NORSKE KIRKE

Sakspapir

Ei vurdering av kommunal fellesnemnd si sak som gjeld søknad om prosjektmidlar frå kyrkjeleg fellesnemnd

Forslag til vedtak

Kyrkjeleg fellesnemnd tek saka til orientering

Saksorientering

Prosjektleiar si oppsummering:

1. Kommunal fellesnemnd har ikkje gjort ei forsvarleg sakshandsaming av kyrkjeleg fellesnemnd sin søknad om midlar til samanslåing av dei kyrkjelege fellesråda i Fjell, Sund og Øygarden.

2. Kyrkjeleg fellesnemnd er eit organ som i samanslåingsprosessen må likestillast med kyrkjeleg fellesråd og organet kjem inn under kyrkjelova. Sakshandsaming i

kommunal fellesnemnd legg ikkje til grunn kyrkjelova, regjeringa sitt rundskriv V-5/2002 og departementet sin rettleiar for kommunesamanslåing pkt. 7.9.

3. Kyrkjeleg fellesnemnd ser ut til å verte likehandsama (subjektivt) som ein kvar annan organisasjon på utsida av kommunen. Dersom dette er tilfelle så er det feil og ikkje i samsvar med kyrkjelova § 15.

4. Prosjektleiar finn ikkje at kommunal fellesnemnd har lagt opp til dialog med kyrkjeleg fellesnemnd, slik regjeringa sitt rundskriv V-5/2002 vektlegg i tilhøvet mellom

kommune og kyrkja.

Innleiing

Prosjektleiar finn det tenleg å gjere ei vurdering av kommunal fellesnemnd si sak som gjeld søknaden frå kyrkjeleg fellesnemnd.

Prosjektleiar ligg til grunn at kyrkjelege fellesnemnd er eit kyrkjeleg organ som kjem inn under kyrkjelova. Dette medfører at kommunal handsaming i saker som gjeld kyrkjeleg fellesnemnd må ta utgangspunkt i lovverket som regulerer tilhøvet mellom kommune og kyrkja og andre styrande dokument.

Kyrkjelova § 15 seier dette:

§ 15.Kommunens økonomiske ansvar.

Kommunen utreder følgende utgifter etter budsjettforslag fra kirkelig fellesråd:

a) utgifter til bygging, drift og vedlikehold av kirker, b) utgifter til anlegg og drift av gravplasser,

(24)

c) utgifter til stillinger for kirketjener, klokker og organist/kantor ved hver kirke, og til daglig leder av kirkelig fellesråd,

d) driftsutgifter for fellesråd og menighetsråd, herunder utgifter til administrasjon og kontorhold,

e) utgifter til lokaler, utstyr og materiell til konfirmasjonsopplæring, f) utgifter til kontorhold for prester.

Fellesrådets budsjettforslag skal også omfatte utgifter til kirkelig undervisning, diakoni, kirkemusikk og andre kirkelige tiltak i soknene.

Utgiftsdekningen skal gi grunnlag for at det i soknene kan holdes de gudstjenester biskopen forordner, at nødvendige kirkelige tjenester kan ytes, at arbeidsforholdene for de kirkelig tilsatte er tilfredsstillende og at menighetsråd og fellesråd har tilstrekkelig administrativ hjelp.

Etter avtale med kirkelig fellesråd kan kommunal tjenesteyting tre i stedet for særskilt bevilgning til formål som nevnt i denne paragraf.

Kongen kan gi forskrift om kommunenes forpliktelser etter denne paragraf.

Kommunen kan ta opp lån for finansiering av sine forpliktelser etter første ledd bokstav a) og b). De nærmere vilkår for kommunens låneopptak fremgår av kommunelovens § 50.

Representant for kirkelig fellesråd kan gis møte- og talerett i kommunale organ når disse behandler saker som direkte berører fellesrådets virksomhet.

Prosjektleiar si vurdering:

Kommunal fellesnemnd si sak om løyving til kyrkjeleg fellesnemnd omtalar ikkje heimlane for den særstilling kyrkja lokalt er i, i høve til kommunen og kommunal forvaltning.

Kommunal fellesnemnd er eit kommunalt organ på lik line med kommunestyret og

formannskapet. Kyrkjeleg fellesnemnd er eit kyrkjeleg organ på linje med kyrkjeleg fellesråd.

Lova gir tydlege føringar for at det mellom kyrkje og kommune skal vere ein særskilt formalisert dialog slik den utheva tekstdelen viser.

Det er nok dette som og ligg til grunn for pkt. 7.9 i rettleiaren som departementet har sendt kommunane. Prosjektleiar kjem attende til dette.

Rundskriv V-5/2002 - regjeringen.no, - eit utdrag:

«I rundskrivet er understreket at kirkeloven bygger på et nært samvirke mellom kommune og kirke. Kirken og kommunen har hver for seg ansvar og oppgaver som må løses i samarbeid.

Da kommunen har det finansielle ansvaret, mens kirkens valgte organer disponerer de gitte bevilgningene, vil drøftinger og kontakt mellom kirke og kommune i særlig grad være orientert mot økonomiske forhold. I rundskriv F-24-99 heter det om dette:

"Den kirkelige lovgivning bygger på en forutsetning om dialog og samspill mellom kommune og kirke. Ved at det er lovfestet et kirkelig fellesråd i alle kommuner med mer enn ett sokn, har nå alle kommuner et kirkelig organ å forholde seg til i arbeidet med kirkebudsjettet.

Loven forutsetter at fellesrådets budsjettforslag danner grunnlag for budsjettforhandlinger med kommunen. Dette nødvendiggjør nærmere drøftinger mellom fellesrådet og kommunen

på et tidlig stadium i budsjettprosessen. Det er et felles ansvar for kommune og fellesråd å sørge for at det etableres og utvikles tjenlige arenaer for slike formål."

Både kirken og kommunen har etter dette et selvstendig ansvar for å ta initiativ til regelmessige møter og utvikle budsjettprosesser som sikrer god gjensidig informasjon, herunder drøfting og klargjøring av de forutsetninger både kirken og kommunen mener må legges til grunn i budsjettarbeidet. Slik kontakt og samhandling kan skje dels på

administrativt nivå, for eksempel mellom kirkevergen og kommunens administrasjonssjef,

men det er også naturlig at det gjennomføres møter mellom kommunens folkevalgte

representanter på den ene side, og kirkens folkevalgte representanter, for eksempel den

valgte lederen av kirkelig fellesråd, på den annen side. Samarbeidsformene kan utvikles og

(25)

utformes på ulike måter. Foruten drøfting av fellesrådets budsjettforslag, prioriteringer av innsatsområder mv, vil også samarbeidstiltak innen diakoni, barne- og ungdomsarbeidet, kirkemusikk mv. være aktuelle for felles drøftinger»

Kommunal fellesnemnd har i si sakshandsaming ikkje lagt til grunn intensjonane i regjeringa sitt rundskriv frå 2002. Kommunal fellesnemnd har avvist dialog kring søknaden som vart sendt kommunal fellesnemnd. Kommunal fellesnemnd har ikkje drøfta om det kunne vere tenleg med ein dialog eller om representant frå kyrkjeleg fellesnemnd kunne få møte- og talerett i kommunal fellesnemnd på lik line som for kommunestyre eller formannskap.

Kommunal- moderniseringsdepartementet sin rettleiar for kommunesamanslåing seier dette om kyrkjelege fellesråd.

7.9 Informasjon til berørte interesser (side 32)

Det er viktig at det gis god informasjon til berørte interesser og organisasjoner som blir påvirket av sammenslåinger. For eksempel vil kirkelige fellesråd slås sammen som følge av kommunesammenslåing. Utgifter til sammenslåing av kirkelige fellesråd dekkes innenfor departementets støtte til dekning av kommunenes engangskostnader i reformen. Departementet legger til gunn at de aktuelle engangskostnadene til

sammenslåing av kirkelige fellesråd ikke behøver tas med i beregningsgrunnlaget for tilskudd til andre tros- og livsynssamfunn.

Kommunal fellesnemnd har i si sakshandsaming ikkje lagt til grunn departementet sin rettleiar som gjeld kommunesamanslåing. Kommunal fellesnemnd har ikkje gitt god informasjon til dei kyrkjelege fellesråda eller kyrkjeleg fellesnemnd og pkt. 7.9. i rettleiaren har ikkje vore vektingsgrunnlag i vurderinga av søknaden frå kyrkjeleg fellesnemnd.

(26)

DEN NORSKE KIRKE

Sakspapir

Budsjett 2018 og 2019 - kyrkjeleg fellesnemnd

Tilråding frå arbeidsutvalet til vedtak

1. Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner budsjettet for 2018 og 2019 innanfor ei ramme på kr 440 000 i 2018 og kr 440 000 i 2019.

2. Kyrkjeleg fellesnemnd ber om at fellesråda i Sund og Øygarden finansierer ein andel av prosjektkostnaden med kr 177 500 på kvart fellesråd for 2018 og kr 177 500 på kvart fellesråd for 2019.

Saksorientering

Innleiing

Kyrkjeleg fellesnemnd har ansvaret for å slå saman fellesrådsområda Fjell, Sund og Øygarden til Øygarden kyrkjelege fellesråd frå 1.12.2019.

For å sikre ein god prosess har KA utarbeida ein rettleiar på 54 sider som omtalar på detaljnivå prosessen. Her er det mellom anna vektlagt å få etablert ein prosjektorganisasjon og eigen prosjektleiar for samanslåinga.

Ein skal også leggja til grunn Kommunal- moderniseringsdepartementet sin rettleiar for kommunesamanslåing som seier dette om kyrkjelege fellesråd:

7.9 Informasjon til berørte interesser (side 32)

Det er viktig at det gis god informasjon til berørte interesser og organisasjoner som blir påvirket av sammenslåinger. For eksempel vil kirkelige fellesråd slås sammen som følge av

kommunesammenslåing. Utgifter til sammenslåing av kirkelige fellesråd dekkes innenfor departementets støtte til dekning av kommunenes engangskostnader i reformen.

Departementet legger til gunn at de aktuelle engangskostnadene til sammenslåing av kirkelige fellesråd ikke behøver tas med i beregningsgrunnlaget for tilskudd til andre tros- og livsynssamfunn.

Kyrkjeleg fellesnemnd har sendt kommunal fellesnemnd ein grunngitt og heimla søknad med ei ramme på kr 2 944 000 for heile perioden: 2017-2019. Postane i søknaden byggjer på KA sin rettleiar og dei element ein må ta omsyn til i samanslåingsprosessen. Desse elementa er også framheva i kurs og konferansar som KA har arrangert i høve samanslåinga.

Kommunal fellesnemnd har løyvd totalt kr 780 000 for åra 2018-2019. Det er ikkje løyvd pengar til prosjektarbeid for 2017. Kommunal fellesnemnd løyver ikkje pengar i samsvar

(27)

med KA sin rettleiar og pkt. 7.9. i rettleiaren frå departementet. I praksis har kommunal fellesnemnd sendt rekninga tilbake til fellesråda og soleis også til den respektive kommune.

Saksutgreiinga til kommunal fellesnemnd drøftar ikkje § 15 i kyrkjelova som omhandlar kommunen sitt økonomiske ansvar for DnK og saksutgreiinga drøfta heller ikkje pkt. 7.9 i departementet sin rettleiar til kommunar som skal slåast saman.

Kommunal fellesnemnd har ikkje oppfylt pkt. 7.9 som omhandlar god informasjon til berørte interesser.

Fellesråda sine økonomiske rammer i perioden 2018—2019

I kommunal fellesnemnd si saksutgreiing vert det vist til at det meste av kostnaden med kyrkjeleg samanslåing kan takast over fellesråda sine budsjett. Prosjektleiar presiserer her at det ein har søkt midlar om, frå kommunal fellesnemnd, ikkje omfattar eigeninnsatsen frå dei tre kyrkjestaben. Ein har søkt om midlar til å dekke reine meirutgifter som er så store at dei ikkje kan berast av fellesråda. Dette er i samsvar med pkt. 7.9. i departementet sin rettleiar. Det vil altså vere ein stor personalmessig innsats utover det som er lagt inn i søknaden til kommunal fellesnemnd. Slik er det det også tenkt i kommunane.

Fellesråda har ikkje spesifikt fått løyvingar frå sine kommunar til samanslåinga.

Sund

Sund kyrkjelege fellesråd sitt budsjett for 2018 dekker berre eigen drift. Budsjettet er svært stramt. Kommunal rammeløyving er i samsvar med fellesrådet sitt

budsjettframlegg. Sund kan ikkje bidra med pengar inn til kyrkjeleg fellesnemnd.

Fjell

Fjell kyrkjelege fellesråd sitt budsjett dekker berre eigen drift. Budsjettet er svært stramt. Kommunal rammeløyving er langt lågare enn fellesrådet sitt budsjettframlegg.

Ein har ikkje fått dekka deflator og det er henta ut inndekking frå fond for å få budsjettet i balanse. Dette utgjer ca. kr 400 000.

Øygarden

Øygarden kyrkjelege fellesråd sitt budsjett er i samsvar med fellesrådet sin

økonomiplan og kommunen sin økonomiplan og vekst i kommunal rammeløyving.

Fellesrådet har lagt inn ein post på kr 100 000 til samanslåing av dei kyrkjelege fellesråda. Kyrkjeverja rår Øygarden kyrkjelege fellesråd til å bruke denne posten inn mot fellesskapet til disposisjon for kommunal fellesnemnd.

Skyving av tiltak og tiltak som må vente til nytt fellesråd er etablert frå 1.12.2019 Tiltak som ligg i prosjektplanen og som spesifikt er omtala i budsjettframlegget som danna grunnlaget for søknaden til kommunal fellesnemnd, vert handsama som eigne saker i kyrkjeleg fellesnemnd. Kyrkjeleg fellesnemnd tek så stilling til kva kyrkjeleg fellesnemnd må og bør prioritere i prosjektperioden, og kva som må vente til nytt fellesråd er i funksjon.

Framlegg til budsjett for kyrkjeleg fellesnemnd for perioden 2018—2019

I denne budsjettsaka konsentrerer prosjektleiar seg om dei postane som er førebels er avgjerande for framdrift i prosjektet og at kostnadsstad får ei avklaring.

Det er ein heilt naudsynt med ein prosjektstab for å kunne drive prosessane som gjeld samanslåing. Ein har prøvd å gjere dette så kostnadseffektivt som mogeleg ved å nytte mannskap frå eigen organisasjon. Men desse mannskapa må periodisk frigjerast frå den daglege verksemda. Det er Fjell kyrkjelege fellesråd som kan avgi mest administrative ressursar. For å få kabalen til å gå opp har ein oppretta og tilsett i, ei engasjementstilling på 80 %. På denne måten frigjer ein viktige administrative ressursar som skal nyttast i

prosjektarbeidet. Kostnaden er kr 365 000 pr. år.

(28)

Prosjektleiar rår til at kr 344 400 vert dekka fullt ut av kyrkjeleg fellesnemnd si budsjettramme:

For å få prosjektorganisasjonen bort frå dagleg drift har ein leigd 1 kontor og 1 møterom i Temahuset. For å sikre at ikkje romma vart leigd ut til andre starta leiga allereie hausten 2017. Fjell har førebels tatt kostnaden. Månadleg leige er kr 5 000. Lokala er

hensiktsmessige. Førebels tek Fjell kostnaden med innkjøp av møblar.

Prosjektleiar rår til at kostnaden med husleige vert dekka av kyrkjeleg fellesnemnd si budsjettramme.

Prosjektleiar rår til at kostnaden med kontormøblar førebels vert liggjande udekka i Fjell kyrkjelege fellesråd sitt rekneskap inntil ein har ein budsjettrevisjon i mai 2018.

Prosjektstaben har tatt i bruk programmet Public 360 for dokumenthandsaming og møteverksemd. I tillegg har ein kopla prosjektstaben opp mot Kirkepartner IKT og basisplattforma. Dette gjeld 4 brukarar til ein kostnad pr. månad pr. brukar på kr 1 000.

Denne kostnaden vert no belasta Øygarden. Kostnaden er kr 48 000 årleg.

Prosjektleiar rår til at denne kostnaden vert liggjande hos Øygarden kyrkjelege fellesråd inntil vidare (ordninga tok til 1.10.2017).

Kyrkjeverja (prosjektleiar) avklarar dette i ei sak til fellesrådet.

Prosjektleiar si tilråding for bruk av kyrkjeleg fellesnemnd si budsjettramme - 2018

Tekst/aktivitet Beløp Merknad

Utgifter

Prosjektstab, frigjering av ressursar 365 000 Oppgjer til Fjell kyrkjelege fellesråd Husleige prosjektkontor og møterom 60 000 Oppgjer til Fjell kyrkjelege fellesråd

Sum kostnadar 425 000

Inntekter

Rammeløyving frå kommunal fellesnemnd 390 000 Overføring frå Øygarden kyrkjelege FR 50 000

Sum inntekter 440 000

Til disposisjon for kyrkjeleg fellesnemnd 15 000 Sjå også fullmaktssak til prosjektleiar

Prosjektleiar si tilråding for bruk av kyrkjeleg fellesnemnd si budsjettramme - 2019

Tekst/aktivitet Beløp Merknad

Utgifter

Prosjektstab, frigjering av ressursar 365 000 Oppgjer til Fjell kyrkjelege fellesråd Husleige prosjektkontor og møterom 60 000 Oppgjer til Fjell kyrkjelege fellesråd

Sum kostnadar 425 000

Inntekter

Rammeløyving frå kommunal fellesnemnd 390 000 Overføring frå Øygarden kyrkjelege FR 50 000

Sum inntekter 440 000

Til disposisjon for kyrkjeleg fellesnemnd 15 000 Sjå også fullmaktssak til prosjektleiar

Kva vert ikkje dekka i denne budsjetteringa og som treng ei avklaring tidleg.

Kostnaden med kyrkjeleg fellesnemnd er rekna til kr 130 000 pr. år.

Denne kostnaden omfattar møtegodtgjersle, godtgjersle til leiar og nestleiar, fagleg bistand, køyring og noko fagleg hjelp. Av dette beløpet utgjer godtgjersla kr 85 000 pr. år.

Prosjektleiar rår til at det enkelte fellesråd dekker møte- og reisegodtgjersle for sine medlemar i kyrkjeleg fellesnemnd.

(29)

Vurdering av løn til prosjektstaben for anna arbeid etter Hovudtariffavtalens kap.

3.4.1 og 5.3. er ikkje sett i prosess og må få ei avklaring. Ansvaret for dette er tillagt kyrkjelege fellesnemnd.

Dei andre postane som ligg i det opphavlege budsjettet til kyrkjeleg fellesnemnd og som ein ikkje får avklart i denne budsjettsaka får si avklaring i eigne saker.

Særleg om fellesråda og finansiering av prosjektarbeidet og deling av ressursar Med utgangspunkt i den kommunale fellesnemnda si løyving til kyrkjelege fellesnemnd meiner prosjektleiar at ansvaret for finansiering er sendt attende til fellesråda. Dette kjem også til uttrykk i saksutgreiinga til kommunal fellesnemnd.

Kyrkjeverje, assisterande kyrkjeverje og rådgivar arbeider på tvers av fellesrådsgrensene.

Desse stillingane er no ein integrert del av prosjektstaben og dagleg drift. For å få til høg grad av effektivitet innanfor dei ulike fagfelta som personal og økonomi vert arbeid knytt til dette utført av rådgivar og assisterande kyrkjeverje på tvers av fellesrådsgrensene. Dette er fagfelt som må reindyrkast framover, både i prosjektfasen men også inn i det nye fellesrådet.

Kostnaden med rådgivar og assisterande kyrkeverje er det Fjell kyrkjelege fellesråd som ber. Slik kan det ikkje vere framover. For å få til ei kostnadseffektiv løysing var dette lagt inn som ein del av prosjektkostnaden.

Prosjektleiar meiner at Sund og Øygarden må ta sin andel av kostnaden med arbeid som vert gjort på tvers av fellesrådsgrensene (kyrkjeverje er avklart).

I utgangspunktet var den totale kostnaden med personaldelen i prosjektarbeidet kostnadsrekna til 720 000. Kr. 355 000 står udekka.

Prosjektleiar rår til (og dette må handsamast i fellesråda) at dette beløpet vert delt mellom Sund og Øygarden med kr 177 500 på kvart fellesråd.

(30)

DEN NORSKE KIRKE

Sakspapir

Ressursbehov, ressursbruk og internkostnadar ved samanslåing av fellesråda

Forslag til vedtak

Kyrkjeleg fellesnemnd tek saka til orientering

Saksorientering

Prosjektleiar synleggjer i denne saka behov for ressursar, anslag over tidsbruk og anslag over interne kostnadar. Det er viktig at ressursbruk og internkostnadar er kjent og forankra i kyrkjeleg fellesnemnd. Delar av internkostnaden må berast av det enkelte fellesråd som t.d.

arbeid i grupper. Pkt. 14.2. om kritiske element i prosessen slo til når det gjeld løyving frå kommunal fellesnemnd.

Avtalar med dei som skal arbeide direkte i prosjektorganisasjonen Det er ingen formalisert avtale (førebels) i høve til prosjektorganisasjonen sine medarbeidarar. Prosjektstaben utgjer 5 personar. Ein formalisert avtale er noko

fellesrådsleiarane saman med leiar i kyrkjeleg fellesnemnd må arbeide fram. Dette er for å sikre at det ikkje vert usikkerheit med omsyn til framtidige stillingar.

Frigjorte ressursar

Det er frigjort 80 % stilling i Fjell kyrkjelege fellesråd ved tilsetting i engasjementsstilling fram til 1.1.2020. Prosjektleiar vurdere dette til å vere 70 % effektiv frigjort tid. 70 % frigjort tid innover og oppover i organisasjonen delt på 4 personar (ikkje rådgivar) er lik 17,5 % som ikkje er ein heil arbeidsdag i veka pr. person inn i prosjektarbeidet. Det er eit arbeid i seg sjølv å gjennomføre sjølve frigjeringa av ressursar. I tillegg kjem rådgivar rekna til 80 % effektiv arbeidstid i prosjektet.

Grunnlag for utrekning av bruk av ressursar og internkostnadar

Ved utrekning av internkostnadar for løn ligg det til grunn ei snitt timeløn på kr 220. Med tillegg for pensjon og arbeidsgivaravgift vert timeløna kr 277,00. Gjeld ikkje for prosjektleiar og 2 andre stillingar som har høgare timeløn. Internkostnaden er difor høgare på fleire område. Ein tek utgangspunkt i 50 tilsette.

Ved arbeid i arbeidsgrupper må ein rekne inn grunnleggande førebuing, førebuing til kvar gruppesamling, gruppesamlinga, etterarbeid for kvar gruppesamling og til slutt endeleg oppsummering som dannar grunnlag for konklusjonar og tilrådingar frå prosjektleiar til kyrkjeleg fellesnemnd.

(31)

Digitalisering av arkiv er ei stor oppgåve. Her må ein følgje lovverket og kyrkja sine arkivplanar. Det er 3 arkiv med ulik kvalitet som skal digitaliserast. Det må gjerast ei vurdering av kva som er arkivverdig materiale, kva som ikkje skal digitaliserast og det som må digitaliserast inn mot nytt fellesråd. Personalmappene må takast først. Dei må minst delast i 2 grupper, notid og fortid. Notida dannar grunnlag for arbeidsavtalar, organisering og kompetanseplanlegging. Det kan dreie seg om opp mot 200 personalmapper som må digitaliserast i ei eller anna form. Aktive må prioriterast først.

Arbeid og aktivitetar utanom ordinær arbeidstid

Det er ikkje lagt opp til samlingar utanom ordinær arbeidstid. Det er ikkje budsjett for dette.

Ei samling med alle tilsette vil koste: 50 tilsette x 2 timar x 277 = 28 000 pr. samling.

Effektiv tid pr. månad til prosjektet (arbeidsdagar)

2018 2019

Mars April Mai Juni Sept. Okt. Nov Des Jan Feb. Mars April

15 15 13 10 20 20 20 10 20 17 20 15

Effektive arbeidsdagar i prosjektet fram til og med mars 2019: 195 Overslag over behov for arbeidsdagar i prosjektet: 442

Personalressurs avsett til prosjektarbeid: 150 %. Fram til og med mars 2019 utgjer det:

230 arbeidsdagar for 1 årsverk + 115 arbeidsdagar for 50 % årsverk = 345 arbeidsdagar tilgjengeleg.

(32)

Oversikt over tema i prosjektet, intern ressursbruk og interne kostnadar.

Dette er total ressursbruk i heile perioden 2018-2019 – prosjektorganisasjonen med tillegg for gruppersamlingar (Det er ikkje rekna inn tid og kostnad for folkevalde)

Tema Timar Dagar Int.

kostn.

Dag stab

Prioritet

Overordna prosjektleiing 250 33 95 000 33

Møter i fellesnemnd, AU inkl. førebuing

og etterarbeid (24 møter) 300 40 115 000 40

Møter i prosjektorganisasjonen 210 28 56 700 28

Møter med tillitsvalde 84 11 22 680 5

Møter i partssamansett utval 28 4 37 800 2

Enkeltsamtalar med tilsette 50 x 2 t 100 13 27 000 13 2 Grunnleggande førebuing til

gruppesamlingar. 37 5 10 000 5 1

Arbeid i forkant av kvar gruppesamling 32 4 9 000 4 1 Arbeidsgrupper

2 timar x 4 samlingar x 50 tilsette 400 53 108 000 1 Digitalisering av arkiv (generelt) 1

månad x 3

450 60 125 000 60

3 Digitalisering av personalarkiv

200 mapper x 3 timar pr. mappe inkl

etterarb. PRI 1 600 80 166 000 80 1

Arbeid med

kompetanseplan/gapanalyse

150 20 42 000 20

2

Arbeid med livsfasepolitikk 75 10 21 000 10 2

Arbeid med økonomiplan/budsjett 90 12 25 000 12 2

Arbeid med tenesteytingsavtale 40 5 11 000 5 2

Arbeid med organisasjonsplanlegging 150 20 42 000 20 2 Arbeid med programvare for IKT,

varmestyring, løn, personale, rekneskap

m.m. 75 10 21 000 10 1

Arbeid med reglement m.m. 150 20 42 000 20 2

Arbeid med avtalar som skal avsluttast

og fornyast. 75 10 21 000 10 2

Opplæring for staben 4 timar x 50 (2 saml)

200 27 55 000

3

Kommunikasjon 168 22 47 000 22 1

Arkiv og dokumentasjon for prosjektet 126 17 35 000 17 1 Implementering, ny organisasjon 150 20 40 500 20

Møter/samlingar for sokneråd ink.

førebuing

12 2 3 500 2

Formaljobb nytt fellesråd 30 4 8 100 4 4

Ny lov om personvern (5) 2

Kostnadar med intern opplæring Kostnadar med ekstern opplæring

Internkonstnadar med prosjektet 745 000

Sum førebels ressursbruk prosjektet 442

Sum førebels ressursbruk tilsette Sum førebels total ressursbruk Prosjektstaben har til rådvelde

(33)

DEN NORSKE KIRKE

Sakspapir

Arbeid med kompetanseplan

Forslag til vedtak

Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid med kompetanseplan i samsvar med saksutgreiinga

Saksorientering

Prosjektleiar rår til at det vert starta eit arbeid med å utarbeide ein kompetanseplan for

organisasjonen Øygarden kyrkjelege fellesråd. Det er for å sikre at verksemda har rett kompetanse og eventuelt stimulere til kompetansehevande tiltak. Rett kompetanse er viktig for kostnadseffektiv drift. Alle stillingar må ha ein gjennomgang i høve til kompetansebehov. Dette må igjen sjåast opp mot tilsette sin bakgrunn og utdanning. Det er eit tidkrevjande arbeid.

Hovudtariffavtalen seier dette om kompetanseplanlegging:

3.3.2 Kompetanseplaner

For å sikre og utvikle virksomhetens generelle og spesielle kompetanse er det viktig å vurdere den enkelte ansattes formal- og realkompetanse og stimulere til kompetansehevende tiltak.

Det er viktig at arbeidstakerne motiveres til å øke sine kunnskaper og styrke sin kompetanse samt at virksomhetene legger stor vekt på målrettet og planmessig opplæring og utvikling av sine

arbeidstakere gjennom interne og/eller eksterne tilbud. Arbeidsgiver og den enkelte arbeidstaker har hver for seg og i fellesskap et ansvar for å ivareta kompetanseutviklingen.

Arbeidsgiver har ansvar for å kartlegge og analysere virksomhetens kompetansebehov. På bakgrunn av kartleggingen skal det utarbeides en plan for gjennomføring av kompetansehevende tiltak.

(34)

Gjennomføring av arbeidet

Heimel Hovudtariffavtalen kap. 3.3.2.

Fullmakt Fullmakt er gitt kyrkjeleg fellesnemnd gjennom vedtak i FR

Prosjektfase Fase 3

Delansvarleg Annlaug Børve

Frist 1.10.2018

Tidsbruk Estimert 150 timar

Internkostnad Kostnadsrekna til kr 42.000 Eksterne ressursar Nei

Interne ressursar Ja Involvering /

medverknad

Ja, tilsette og tillitsvalde Anna

(35)

DEN NORSKE KIRKE

Sakspapir

Arbeid med livsfasepolitikk

Forslag til vedtak

Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid med livsfasepolitikk i samsvar med saksutgreiinga

Saksorientering

Prosjektleiar rår til at det vert starta eit arbeid med å utarbeide livsfasepolitikk for organisasjonen Øygarden kyrkjelege fellesråd.

Som arbeidsgivar må ein ta omsyn til at dei tilsette er heile menneske. På ein god

arbeidsplass er det plass til alle! Det handlar om ivaretaking gjennom eit langt yrkesliv. No gjeld det han/henne – ein annan gong kan det gjelde meg. Stikkordet er fleksibilitet. Alder seier lite. Ein har ulike utfordringar, moglegheiter og behov uavhengig av alder. Forståing mellom generasjonar, samt gjensidig respekt og forståing mellom arbeidsgivar, tillitsvalde og kollegaar er naudsynt i livsfasearbeidet.

Samfunnet krev mykje av både unge og eldre. Arbeidsgivar skal vere merksam på det. Det er viktig å ha gode system for å handtere ulike situasjonar og når det røyner særleg på for den tilsette. Det er også viktig med likehandsaming. Gode rutinar og ordningar gjer det lettare for arbeidstakar og arbeidsgivar.

Heimel Prosjektplanen pkt. 2.7. Hovudtariffavtalen kap. 3.2.3 Fullmakt Fullmakt er gitt kyrkjeleg fellesnemnd gjennom vedtak i FR

Prosjektfase Fase 3

Delansvarleg Annlaug Børve

Frist 1.11.2018

Tidsbruk 110 timar

Internkostnad Kostnadsrekna til 21.000 Eksterne ressursar Nei

Interne ressursar Ja

Involvering / medverknad Ja, tilsette og tillitsvalde Anna

(36)

(37)

DEN NORSKE KIRKE

Sakspapir

Arbeid med tenesteytingsavtale

Forslag til vedtak

Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid med tenesteytingsavtale i samsvar med saksutgreiinga

Saksorientering

Prosjektleiar rår til at det vert starta eit arbeid med å vurdere behovet og grunnlaget for ein tenesteytingsavtale med Øygarden kommune.

Kyrkjelova § 15 seier dette:

Etter avtale med kirkelig fellesråd kan kommunal tjenesteyting tre i stedet for særskilt bevilgning til formål som nevnt i denne paragraf.

Ein tenesteytingsavtale må dekke behovet ein faktisk har for tenester. Økonomien kan ikkje aleine danne grunnlaget for ein slik avtale. Den kyrkjelege organisasjonen, det kyrkjelege fellesrådets si verksemd, vert på storleik med ei norsk mellomstor verksemd. Alt må vere på geledd til ei kvar tid, slik må det også vere for leverandørar til det nye fellesrådet. Er

kommunen leverandør, må dei levere formelt og innanfor tidsfristar. Kyrkjeleg fellesråd må ikkje kome i andre rekke.

Heimel Prosjektplanen pkt. 2.7. Kyrkjelova § 15

Fullmakt Fullmakt er gitt kyrkjeleg fellesnemnd gjennom vedtak i FR Prosjektfase Fase 3

Delansvarleg Olav Martin Vik og Annlaug Børve

Frist Seinast 1.9.2018

Tidsbruk 40 timar

Internkostnad Kostnadsrekna til kr 11.000

Eksterne ressursar Nei, men kommunikasjon med Kommunal fellesnemnd Interne ressursar Ja

Involvering / medverknad

Ja, kyrkjeleg fellesnemnd sitt AU Anna

(38)

(39)

DEN NORSKE KIRKE

Sakspapir

Arbeid med økonomiplan

Forslag til vedtak

Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid med økonomiplan i samsvar med saksutgreiinga

Saksorientering

Prosjektleiar vurderer dagens fellesrådsøkonomi til ikkje å vere berekraftig inn mot 2020.

Dette kjem til uttrykk når ein slår saman dei tre fellesråda (Fjell, Sund og Øygarden) til éin økonomi (for 2018).

Fjell kyrkjelege fellesråd har den største økonomien inn i fellesskapet. Fjell kyrkjelege fellesråd sin økonomi er svekka i 2018 i høve til tidlegare år. Det må brukast av fond for å balansere budsjettet for 2018. Sund har ein stram økonomi. Øygarden litt romslegare, men kan på ingen måte dekke inn den negative utviklinga i Fjell.

Det store spørsmålet vil vere kva Øygarden kommune (ny) vil gi av rammer til Den norske kyrkja i åra som kjem. Det vert kommunal fellesnemnd som ligg føringar for dette i si budsjettering for den nye kommunen.

Det er heilt naudsynt at det vert ein dialog mellom kyrkjeleg fellesnemnd og kommunal fellesnemnd i høve til utarbeiding av ein økonomiplan for det nye fellesrådet.

Det er ei rekkje element som må takast omsyn til ved utarbeiding av det nye fellesrådet sin økonomiplan (budsjett). Arbeidet bør starte tidleg slik at ein fangar opp alt som påverkar budsjetteringa. Prosjektleiar ser for seg at det tidleg haust vert eit møte med kommunal fellesnemnd om prosess for samhandling kring Øygarden kyrkjelege fellesråd sitt budsjett.

Slik dialog er heimla i kyrkjelova § 15 og rundskriv V2-2005 frå regjeringa.

Prosjektleiar vil fremja ei eiga sak til kyrkjeleg fellesnemnd sitt AU som gjeld prosessen ovanfor kommunal fellesnemnd i høve til førebuande møte om budsjettet.

(40)

Heimel Prosjektplanen, forskrift for økonomiarbeid i kyrkjelege fellesråd Fullmakt

Prosjektfase Fase 4

Delansvarleg Borghild Hustad Berge

Frist Seinast 1.9.2018

Tidsbruk 90 timar

Internkostnad Kostnadsrekna til kr 25.000

Eksterne ressursar Nei, men kommunikasjon med kommunal fellesnemnd Interne ressursar Ja

Involvering / medverknad

Ja, kyrkjeleg fellesnemnd sitt AU Anna

(41)

DEN NORSKE KIRKE

Sakspapir

Oppretting av arbeidsgrupper

Forslag til vedtak

Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenning oppretting av arbeidsgrupper i samsvar med sakutgreiinga

Saksorientering

Arbeidsgrupper er tenkt som verkstadar for å utvikle den nye organisasjonen og utvikle gode rutinar og system for oppgåver og tenester. Arbeidsgruppene er også tenkt som ein viktig møteplass der ein utviklar gode relasjonar mellom menneska i stabane som skal slåast saman.

Arbeidsgruppene sine oppdrag set også ei ramme for kva som må arbeidast med framover.

Oppdraget skal vere basert på prosjektplanen som styrer samanslåingsarbeidet.

Det er viktig med brei involvering frå tilsette inkludert prestane og frå kyrkjeleg folkevalde i fellesråd og sokneråd.

Det er ein krevjande logistikk å gjennomføre gruppearbeid med brei involvering.

Gruppearbeidet må i hovudsak gå på dagtid og innanfor ordinær arbeidstid. Prosjektleiar må få fullmakt til å kunne organisere opplegget.

Alle gruppene kan ikkje arbeide samtidig. Ein del tilsette må delta i fleire arbeidsgrupper. Det betyr at det må utarbeidast ei tidsline for gjennomføring. Det er viktig at ein kjem i mål til rett tid med arbeidet.

Dette er element som prosjektleiinga må få fullmakt til å avklare:

 Omtale av arbeidsgruppene sitt oppdrag

 Praktisk organisering

 Fordeling av tilsette og andre i arbeidsgruppene (dette skjer i samråd med arbeidstakarane sine representantar)

 Tidsline for kvar enkelt arbeidsgruppe

 Peike ut leiar for kvar arbeidsgruppe

(42)

Heimel Prosjektplanen pkt. 2.7. og drøfting med tillitsvalde

Fullmakt Fullmakt er gitt kyrkjeleg fellesnemnd gjennom vedtak i FR Prosjektfase Fase 2

Delansvarleg Annlaug Børve

Frist Seinast 1.2.2019 (det må utarbeidast tidsline for kvar gruppe) Tidsbruk Estimert 64 timar fordelt på alle gruppene (4x2x8)

Internkostnad Kostnadsrekna til kr 110 800 totalt. Dette var tenkt som andel medverknad inn i prosjektet dekka av det enkelte fellesråd.

Eksterne ressursar Kan vurderast av prosjektleiar. Det er ingen budsjettdekking.

Interne ressursar Ja Involvering /

medverknad

Ja, tilsette og tillitsvalde Anna

8 grupper som innvolverer førebels 50 personar

 Administrasjon

 Kyrkjemusikk

 Trusopplæring, samarbeid skule barnehage

 Tweens, konfirmant, ungdom

 Diakoni

 Kyrkjer

 Gravferd og gravplassar

 Kultur

Gruppene er drøfta med dei tillitsvalde. Det same gjeld fordeling av tilsette i grupper.

Prosjektleiinga vil vurdere involvering frå sokneråda.

(43)

DEN NORSKE KIRKE

Sakspapir

Dekking av kostnadar med rekneskap og revisjon - kyrkjeleg fellesnemnd

Forslag til vedtak

Kyrkjeleg fellesnemnd vedtek å tilspørje Fjell kyrkjelege fellesråd om dekking av kostnadar med rekneskap og revisjon for kyrkjeleg fellesnemnd

Saksorientering

Det er ikkje budsjettdekking av kostnadar med føring og revisjon av rekneskapen for kyrkjeleg fellesnemnd. Det er ei avgrensa økonomisk ramme som fellesnemnda forvaltar, nærare ein halv million kvart år slik at posteringar og bilag er avgrensa i omfang. Uavhengig av dette må det førast eit rekneskap på forsvarleg måte og rekneskapet skal reviderast.

Kyrkjeleg fellesnemnd sitt rekneskap ligg som ei teneste i Fjell kyrkjelege fellesråd og dermed er det Fjell kommune som fører rekneskapen som igjen vert revidert av Deloitte.

Prosjektleiar rår til at Fjell kyrkjelege fellesråd vert tilspurt om å bere kostnaden med rekneskap og revisjon. Det er mogeleg at det ikkje vert noko tillegg i kostnad for jobben.

I budsjettsøknaden til kommunal fellesnemnd utgjorde den delen kr 2000 kvart år.