ønsker og erfaringer

Foto: Geir Hageskal

Trondheim kommunes ønsker og erfaringer

Forenkling av byggesak, Larvik 22.04.2016

Trondheim kommune

Hvorfor digitalisere?

Smart

Trondheim kommune

Omdømmet

Prosjektet eBygg

Trondheim kommune

Byggesaksbehandleren opplever mange utfordringer med å levere en god

innbyggertjeneste

Byggesaksbehandleren ønsker seg et

tilrettelagt verktøy med bedre prosesstøtte og automatisk innhenting og oppdatering av informasjon - eByggesak

Trondheim kommune

Vi ønsker å erstatte dagens byggesaksmodul

i det generelle sak-/arkivsystemet:

Status

Trondheim kommune

Altså:

 Trondheim kommune innstilte før påske

som leverandør av nytt fagsystem for digital byggesaksbehandling

Kontrakt ble inngått nå på onsdag

Veien hit

Det startet med et møte med KS

forsommeren 2013 og en kartlegging samme høst..

Trondheim kommune

 Videreføring av arbeidet med

kundeservice og omdømmebygging

 En mer effektiv tjeneste

 En mer forståelig tjeneste Ved å ha

 Et tilrettelagt saksbehandlingsverktøy spesialtilpasset byggesaksbehandling

 En intuitiv og forståelig søknadsportal for kundene

 eByggesak og eByggesøknad i regi av KS KommIT

 Trondheim med som pilotkommune

 Bidrar inn i arbeidet med utarbeidelse av kravspesifikasjoner

 Lærerikt å analysere byggesaksprosessen så inngående

 Tydeliggjorde behovet for endring

 Stor verdi med KS som pådriver og ansvarlig for kravspesifikasjonene

 Kravspesifikasjonene er av stor verdi ved lokal anskaffelse

Trondheim kommune

 Erfaringer vi har gjort oss underveis..

 Viktig med en god prosessleder med forståelse for byggesaksprosessen

 Viktig å sette av tid og ressurser internt til lokal tilpasning

 Viktig med god forankring i kommunen

 Viktig med grundig involvering av relevante fagmiljøer (geodata, arkiv, it-arkitektur,

innkjøpstjeneste etc.)

Digital førstevalg i TK:

 Har vært viktig som støtte og sentral organisator internt i kommunen

 Avgjørende med prosjektleders forståelse for vårt behov og anskaffelsens innhold

 Prosjektledelsen har dyktige til å drive

prosjektet fremover, gitt konkrete og korte frister.

Trondheim kommune

Digitalt førstevalg i TK:

 Har hatt eierskap til anskaffelsen - ”VI”

 Ydmyk: har lyttet til innspill fra fremtidige brukere/tilgrensende roller

 Tverrfaglige arbeidsgrupper bidrar til felles innsikt i, og forståelse for hverandres

kjerneområder og roller (arkiv, kart/oppmåling, etc)

 DF har hatt tillit til at arbeidsgruppene har skaffet seg oversikt over helheten samtidig

Byggesakskontorets bidrag:

 Ledelsen har avsatt tilstrekkelige ressurser/

gitt spillerom mht til å kunne innhente nødvendig kompetanse underveis.

 Engasjerte og motiverte medarbeidere bidrar til å drive/løfte prosjektet

 Har hatt fokus på å se fremover

 Viktig å etablere team med ulik kompetanse/

roller

Trondheim kommune

Noen utfordringer underveis:

 å måtte tenke nytt på mange områder

 å løsrive seg fra dagens løsninger (eks. det å tenke nytt ift. maler)

 Å forstå kompleksiteten ved tekniske

løsninger (integrasjoner mot andre systemer etc)

 Å skille leverandørene fra hverandre underveis, på detaljnivå



 De første tilbudene bar preg av mangelfull forståelse for byggesaksfaget. Mer tekniske løsninger enn saksbehandlingserktøy; under forhandlingene la vi vekt på å påpeke våre behov utover det rent tekniske.

 Enkelte krav fra den nasjonale

kravspesifikasjonen var/er noe utydelige.

Trondheim kommune

Spørsmål?