UTKAST NOTAT

(1)

UTKAST ^NOTAT

Norsk senter for menneskerettigheter Til: Administrativt ansatte (fellesadm. og internasjonal avdeling)

Fra: Teis Daniel Kjelling, administrativ leder Dato: 16.05.17

Saksnr.:

Kopi til: Inga Bostad, direktør

Tema: Orientering om arbeid med funksjons- og bemanningsplan ny for administrasjonen ved SMR

Versjon: 1

Kort beskrivelse av Senter for menneskerettigheter (SMR)

Det faglige formålet som ligger til grunn for grunnenheten er beskrevet i senterets vedtekter.

Retningslinjer for ledelse og administrasjon ved senteret følger av Styrings- og

administrasjonsreglementet for Det juridiske fakultet. Til sammen gir dette organisasjons- og funksjonsbeskrivelsen av senteret.

SMR er en permanent, fler- og tverrfaglig grunnenhet ved Det juridiske fakultet, Universitetet i Oslo. SMR har som formål å drive forskning, utdanning, formidling og anvendt

programvirksomhet innen menneskerettigheter. Senteret skal fremme menneskerettighetsfaget som akademisk arbeidsfelt, og vektlegger sammenhengen mellom forskning, utdanning og praktisk anvendelse. Senteret skal ha et råd, en instituttleder i form av en direktør tilsatt i åremålsstilling, en stedfortreder for direktøren og en administrasjon, ledet av en administrativ leder (kontorsjef). Direktøren er senterets øverste leder, og leder senterets virksomhet

innenfor rammer satt av Universitets- og fakultetsstyret samt instrukser fra dekan. Direktøren har overordnet ansvar og myndighet med hensyn til alle oppgaver, og har generell fullmakt til å avgjøre løpende enkeltsaker. Administrativ leder ivaretar ledelsen av senterets

administrative og forvaltningsmessige arbeid på delegasjon fra og i samråd med direktøren.

Generelt om funksjons- og bemanningsplaner ved UiO

Alle enheter ved UiO skal ha en funksjons- og bemanningsplan (FBP) som kort beskriver de administrative støttefunksjonene ved enheten. En FBP skal reflektere de ambisjoner og kapasitetsbehov som er skissert i organisasjons-/funksjonsbeskrivelsen av enheten. Planen skal gi en kortfattet beskrivelse av framtidige bemanningsbehov og de sentrale

oppgaver/ansvar og kvalifikasjonskrav knyttet til de respektive stillinger. Planen redigeres med utgangspunkt i det enkelte arbeidsfelt/fagområde. UiOs ”Rettledende beskrivelse av stillingsinnhold og kvalifikasjonskrav for teknisk-administrative stillinger” ligger til grunn.

Hver stilling nummereres til bruk som henvisning for evt senere individuelle krav/ønsker om innplassering av den enkelte medarbeider.

Kort om behov og historikk

Gjeldende FBPer for SMR ble vedtatt i 2011. Etter dette har SMR i løpet av de siste par årene blitt sterkt redusert i omfang – både når det gjelder antall ansatte, oppgaver, mandat og

finansiering. Dette utdypes nedenfor og i vedlegg. Dette gjør at det nå må lages en ny FBP for de administrative støttefunksjonene som er tilpasset denne nye situasjonen for et endret, mindre senter.

Våren 2016 ble arbeidet med å lage en ny FBP for fellesadministrasjonen startet, men pga.

bla. merarbeid som følge av NORDEM-utskillelsen ble prosessen forsinket. I tillegg ble det i løpet av prosessen klart at fakultetet i fortsettelsen ønsker én felles FBP for alle administrative

(2)

UTKAST ^NOTAT

Norsk senter for menneskerettigheter stillinger – ikke to separate slik det nå er. Når vi nå starter opp prosessen på nytt er det altså for å lage én felles plan, men slik at det er tydelig skille mellom de to ulike administrative områdene.

To ulike administrative områder

UiOs ansatte deles i to kategorier: Vitenskapelig og teknisk-administrativt ansatte.

Administrasjonen ved SMR er delt i to ulike administrative områder:

1. Fellesadministrasjonen (basisfinansiert) og 2. Internasjonal avdeling (eksternfinansiert).

Organiseringen av dette er beskrevet senere i dette dokumentet.

Særskilte behov for administrativ kompetanse

SMR har en annen forhistorie og til dels annen intern organisering sammenlignet med de øvrige instituttene ved fakultetet. Senteret lå opprinnelig utenfor universitetet og ble deretter lagt direkte under Universitetsstyret. I tillegg til den ordinære universitetsaktiviteten med forskning og utdanning gjennomfører senteret en rekke anvendte

menneskerettighetsprosjekter gjennom internasjonal avdeling og øvrige prosjekter. Senteret er også sterkt internasjonalt orientert. SMR må i tillegg til de UiO-interne kravene også forholde seg til krav og forventinger fra eksterne samarbeidspartnere. Senteret har også et, pr. i dag egenfinansiert, spesialisert bibliotek. Alt dette har hatt konsekvenser for den administrative bemanning og organisering. Det vil derfor fremdeles kunne være behov for administrative støttetjenester og krav til administrativ spesialkompetanse som skiller seg noe fra de øvrige instituttene på fakultetet.

SMR i endring

SMR har i løpet av de siste årene blitt sterkt redusert i omfang – både når det gjelder

oppgaver/mandat, eksternfinansierte prosjekter, antall årsverk ansatte og inntekter. Senteret er i dag en enhet med vanlig UiO-aktivitet, men fremdeles med en stor eksternfinansiert

prosjektvirksomhet. Nedenfor følger en kort oppsummering av de viktigste endringene de siste årene. Disse endringene har direkte konsekvenser for utarbeidelsen av ny

bemanningsplan. Se også vedleggene som dokumenterer dette ytterligere.

Redusert omfang av eksternfinansierte prosjekter/programmer

I løpet av perioden 2014-2017 er senterets omfang av eksternfinansierte prosjektkonti redusert fra 21 til 5 prosjekter (det høye antallet skyldes bl.a. at NORDEM var budsjettert som

delprosjekter og at UD-avtalen tidligere besto av flere delbevilgninger). Kun prosjektet UD- avtale har varighet utover 2017. Det er pr 2017 ingen kjente, nye eksternfinansierte prosjekter.

I løpet av perioden 2014-2017 har UiO vedtatt å skille ut to store eksternfinansierte prosjekter: Nasjonal institusjon for menneskerettigheter (medio 2015) og NORDEM

(utgangen av 2016). I tillegg er en rekke flerårige prosjekter avsluttet (CAP m.fl.) samt at det største gjenværende prosjektet (UD-avtalen) er vesentlig redusert.

Budsjett

I løpet av perioden 2014-2017 er senterets samlede budsjett redusert fra ca 93 mill. kr. til ca 47 mill. kr. som følge av at prosjekter er skilt ut/avsluttet/redusert. Basisbudsjettet (inklusive inntekter fra eksternfinansierte prosjekter) er økt fra ca 20 mill. kr. til ca 21 mill. kr. i

perioden. Inntektene fra eksternfinansierte prosjekter er redusert. Nettobidraget fra

eksternfinansierte prosjekter til basisbudsjettet er redusert fra ca 9,5 mill. kr. til ca 5,2 mill. kr.

(3)

UTKAST ^NOTAT

Norsk senter for menneskerettigheter i perioden. Basisbevilgningen fra UiO og JUS er økt ved tilføring av flere faste vitenskapelige stillinger.

Redusert antall ansatte

I løpet av perioden 2014-2017 er senterets antall årsverk redusert fra ca 95 til ca 38 årsverk.

Funksjoner som skal overføres fra senteret til Universitetsbiblioteket

UiO har vedtatt at fakultetets bibliotekfunksjon skal samordnes ifbm nybygget som kommer i 2019 og senterets biblioteksamling vil da overføres til Universitetsbiblioteket. Ifbm

bibliotekarens varslede avgang for aldersgrense vil biblioteket søkes overført til det juridiske fakultetsbibliotek, (Universitetsbiblioteket) allerede ved årsskiftet 2017/2018.

Biblioteksfunksjonen omtales følgelig i nytt utkast til FBP kun for perioden fram til overføring.

Funksjoner/stillinger som skal overføres fra senter til fakultet

Fakultetet har nylig vedtatt at personalfunksjonen ved senteret skal sentraliseres og overføres til fakultetet etter utskillelsen av NORDEM og i forbindelse med at det lages ny FBP i 2017.

Personalfunksjonen omtales følgelig ikke i nytt utkast til FBP for SMR, men overføres til FBP for fakultetet.

Funksjoner/stillinger tidligere overført fra senter til fakultet

Senteret har tidligere avgitt stillinger/medarbeidere/budsjettmidler fra fellesadministrasjonen til fakultetsadministrasjonen for å bidra til sentraliserte tjenester på fakultetsnivået innen studier og økonomi. I alt er ca 2,5 stillinger med tilhørende budsjettmidler tidligere sentralisert fra senter til fakultet.

Utskillelsen av Nasjonal institusjon for menneskerettigheter

Deler av fellesadministrasjonen utførte oppgaver for og ble finansiert av Nasjonal institusjon for menneskerettigheter (NI). I forbindelse med utskillelsen av NI ble medarbeidere som ikke tilhørte NI overført til fellesadministrasjonen og budsjettmidler som tilhørte NI ble avgitt fra fellesadministrasjonen tilbake NI. Fellesadministrasjonen ble som følge av dette redusert med 1,5 stillinger.

Ingen oppsigelser

På drøftings- og informasjonsmøte i april 2016 informerte JUS fagforeningene om

fremdriftsplan for arbeidet med ny bemanningsplan for SMR: "Som følge av utskillelse av NI og NORDEM, samt kutt i UD-avtalen bortfaller deler SMRs overheadinntekter. Samtidig betyr dette reduksjon av oppgaver. Som følge av disse momentene er det behov for å revidere SMRs bemanningsplan for administrative stillinger på basisfinansiering. Det juridiske

fakultet garanterer at ingen i basisadministrasjonen skal sies opp i denne prosessen, men den kan medføre endringer i arbeidsoppgaver for den enkelte."

Framdriftsplan: to-delt prosess

Arbeidet med å utarbeide en ny FBP startet opp i primo 2017. Det er utarbeidet en detaljert framdriftsplan for prosessen. Se vedlegg.

Prosessen er todelt:

1. Vedlagt følger utkast til FBP som viser det framtidige bemanningsbehovet prinsipielt sett. Den planen som nå er utarbeidet viser kun stillinger/funksjoner uten navn på medarbeidere.

(4)

UTKAST ^NOTAT

Norsk senter for menneskerettigheter 2. Når FBPen er vedtatt av Det juridiske fakultet kan de konkrete medarbeiderne

innplasseres i funksjoner/stillinger.

To ulike administrative områder

De teknisk-administrativt ansatte i administrasjonen ved senteret er organisert i to ulike administrative områder under ledelse av kontorsjefen:

1. fellesadministrasjonen som utfører” tradisjonell” (sentral-) administrativ virksomhet med basisfinansiering og

2. internasjonal avdeling som utfører prosjektvirksomhet med eksternfinansiering.

Gitt de to ulike administrative områdenes oppgaver og ansvar behandles de hver for seg i bemanningsplanen.

1. Fellesadministrasjonen (basisfinansiert)

Fellesadministrasjonen skal tilby relevant administrativ bistand og støtte overfor direktøren og alle senterets ansatte samt øvrige brukere og samarbeidspartnere. Den skal ha den nødvendige kompetanse, være brukerrettet og yte best mulig støtte for den faglige virksomheten. Den skal bidra til av senterets virksomhet utøves i samsvar med lover, forskrifter, reglementer, avtaler og retningslinjer gitt av overordnet myndighet og UiO. Se særlig fakultetets

administrasjonsreglement. Fellesadministrasjonen skal bidra med generell rådgivning, veiledning og utredning og bistå direktøren med:

1. forslag til årsplan/rapport og budsjett.

2. tilsyn og kontroll med budsjett/regnskap.

3. iverksetting av vedtak fattet av overordnede beslutningsorganer.

4. intern og ekstern informasjonsvirksomhet.

5. sekretærfunksjon for enhetens råd og utvalg.

6. saksbehandlerstøtte i enkeltsaker.

7. personaladministrative spørsmål og oppfølging av UiOs lokale lønns- og personalpolitikk.

8. organisasjonsutvikling.

9. HMS-arbeid, beredskap og internkontroll.

10. rekruttering og personalutvikling.

11. støtte opp om internasjonal avdeling og prosjektvirksomheten.

Gitt at senteret har blitt sterkt redusert i omfang er behovet for fellesadministrativ bemanning redusert. Den nye FBPen er dimensjonert til et redusert aktivitetsnivå.

Beskrivelse av de ulike saksområder og stillinger i fellesadministrasjonen

For å kunne gjennomføre oppgavene 1.-11. beskrevet i forrige avsnitt beskrives i det følgende de viktigste oppgavene for fellesadministrasjonen og til sist følger forslag til ny FBP. Denne organiseringen følger i fortsettelsen i det alt vesentlige samme form som ved de øvrige instituttene ved JUS.

Administrativ leder/kontorsjef

Med senterets fortsatte størrelse og mandat legges det til grunn at det er behov for 100%

stilling også i fortsettelsen.

Stillingens viktigste oppgaver er: Organisere og lede administrasjonen og sikre at de har den nødvendige kompetanse, er brukerrettet og yter best mulig service, og drives effektivt. Påse at den administrative enhetens virksomhet utøves i samsvar med lover, forskrifter, reglementer, avtaler og retningslinjer gitt av overordnet myndighet og universitetets organer. Generell

(5)

UTKAST ^NOTAT

Norsk senter for menneskerettigheter anvisningsmyndighet. Forslag til plandokumenter, rapportering og budsjett.

Økonomistyring/budsjettkontroll. Saksbehandlerstøtte i enkeltsaker, iverksetting av vedtak, saksforberedelse for direktør, råd og utvalg. Ansvar for informasjon. Personaladministrative spørsmål og oppfølging av UiOs lokale lønns- og personalpolitikk. Rekruttering og

personalutvikling. Organisasjonsutvikling.

Som følge av at personalkonsulentfunksjonen skal overføres til fakultetet er det avklart at personalkonsulentstillingen utfører oppgaver som evt ikke er forenlig med fakultets definisjon av personalkonsulentfunksjonen. En del personaloppgaver kunne slik sett vært ført tilbake til kontorsjef eller andre i fellesadm, alternativt kunne senteret redusere oppgaver som feks gjestforskerprogram el.l. Disse oppgavene ønskes videreført – se nedenfor om

personalkonsulentstillingen.

IT

100% stilling som IT-ansvarlig i dag.

Saksfeltet er imidlertid redusert som følge av senterets svekkede omfang og mandat. UiO har ikke utarbeidet noe normtall for hvor mange brukere det skal være pr IT-ansvarligstilling. Gitt at SMRs omfang er sterkt redusert og basert på hvordan sammenlignbare enheter praktiserer dette så vil det i fortsettelsen ikke være behov for full stilling. Med redusert antall ansatte og gitt at senteret etter innflytting i nybygg vil få et redusert ansvar for studenter antar vi at stillingen reduseres til 50%. Stillingsinnehaver vil også i fortsettelsen ha 100% stilling, men gitt at oppgavene for SMR utgjør mindre enn full stilling så vil vedkommende utføre

oppgaver for og finansieres av fakultetet. Når senteret i 2019 flytter inn i nybygget og samlokaliseres med IKRS, Pluricourt og fakultetsadministrasjonen vil det uansett være naturlig å samarbeide om IT-støtte for å sikre en full stilling i samme bygg.

Utover at omfanget foreslås endret legges det for øvrig ikke opp til endring av stillingens ansvar og oppgaver.

Bibliotek

100% stilling som bibliotekar/bibliotekleder i dag.

Universitetsstyret har vedtatt at det er en forutsetning for at JUS skal få et nybygg at det lages ett, felles bibliotek ved JUS, mao at de lokale bibliotekene pr institutt slås sammen med det juridiske universitetsbibliotek. Biblioteket vil følgelig overdras i sin helhet til det juridiske fakultetsbibliotek i 2019 når nybygget står ferdig. Ifbm at nåværende stillingsinnehaver har sagt opp sin stilling for å gå av med pensjon ved utløpet av 2017, vil ikke senteret foreta nytilsetting i stillingen. I stedet søkes biblioteket overført til Universitetsbiblioteket på et tidligere tidspunkt.

SMR vil avklare nærmere med Universitetsbiblioteket hvordan overføringen skal gjennomføres.

Bibliotekarstillingen er følgelig med i FBPen i 100% stilling så lenge nåværende stillingsinnehaver sitter i stillingen.

Noen oppgaver som i dag utføres av biblioteket (Cristin-ansvar, intern kunngjøring av vitenskapelig publisering), er oppgaver som forskningsrådgivere normalt utfører. Disse vil derfor forbli ved senteret etter overføringen.

Personal

Personalfunksjonen utgjør i dag en 100% stilling.

Saksfeltet er imidlertid redusert som følge av senterets svekkede omfang og mandat. Tall fra andre enheter viser at det er vanlig med et høyere antall ansatte pr personalkonsulent enn SMR har i dag – for JUS ca 120 ansatte pr personalkonsulent, og UiO 80-120.

(6)

UTKAST ^NOTAT

Norsk senter for menneskerettigheter JUS vedtok i desember 2016 at personalfunksjonen ved SMR skal sentraliseres etter årsskiftet 2016/2017 slik den er for de øvrige instituttene. Se vedlegg.

SMR anslår behovet for personalfunksjon til inntil ca 70% stilling i fortsettelsen.

Begrunnelsen for dette er at SMR også i fortsettelsen med sin store andel eksternfinansiert aktivitet har behov for ekstra assistanse på personalfeltet. Dette begrunnes med at denne virksomheten krever mer innsats enn for øvrige ansatte som i større grad består av fast ansatte med normalt svært langvarig tilsetting og færre personaladministrative utfordringer.

Personalkonsulent har i dag tett oppfølging med ansatte og kontorsjef/direktør – tettere enn det fakultetssekretariatets personalkonsulenter har med fakultetets øvrige andre ansatte. Det legges opp til at stillingsinnehaver også i fortsettelsen har oppgaver som er tilgrensende til personal-/HR-feltet for å bidra til at medarbeideren som sitter i stillingen bygger solid kompetanse og at det gis rom for effektiv saksbehandling. Oppfølging til kontorsjef/direktør videreføres og øvrig oppfølging søkes løst på andre måter.

Personalfunksjonen som nå anslås til ca 70% stilling omtales følgelig ikke i nytt utkast til FBP for SMR, men resten av stillingen som anslås til ca 30% fortsatt skal stå i FBP.

Personalfunksjonen må kartlegges nærmere slik at det sikres at oppgaver videreføres, avsluttes eller omfordeles. SMR og JUS vil avtale en separat prosess om det praktiske med overføringen av 70%-stillingen.

De øvrige oppgaver som personalkonsulentene på JUS normalt ikke utfører og som vil utgjøre de øvrige 30% av stillingen er skrevet inn i FBP. Kort oppsummert gjelder det følgende oppgaver: Oppfølging av assosierte brukere og gjesteforskerprogram (både basis og

internasjonal avdeling), oppfølging av romplan og arbeidsplasstildeling, bistand til avvikling av Introductory Course (internasjonal avdeling), oppfølging av Menneskerettighetsprisen. Når SMR i 2019-2020 er samlokalisert med resten av JUS vil vi vurdere denne fordelingen på nytt.

Forskningsadministrasjon

Det settes av tilsvarende 50% stilling til formålet også i fortsettelsen.

Senteret har et lavt antall vitenskapelig ansatte, men det er også oppgaver knyttet til samlet prosjektvirksomhet (internasjonal avdeling) som krever støtte.

Oppgaver oppsummert: Forskningsadministrativ støtte til ledelse, forskere og forskergrupper.

Søknadsprosesser og drift av eksternfinansierte prosjekter. Økonomioppfølging. Generell saksbehandling. Støtte til eksternfinansierte prosjekter og -aktiviteter innen forskning og undervisning. Forskningsadministrativ kontaktperson. Ansvar for CRISTIN og

publiseringsstøtte overføres til Forskningskonsulenten når bibliotekaren fratrer..

Kommunikasjon og formidling

Det settes av tilsvarende 50% stilling til formålet også i fortsettelsen.

Oppgaver: Delegert ansvar for ekstern og intern kommunikasjon og informasjon for hele senteret. Ansvar for koordinering og tilbakemelding på eksterne henvendelser. Nettredaktør, FB-redaktør, mediekontakt. Ansvarlig for planlegging og gjennomføring av større

arrangementer. Forskningsformidling. Oppfølging av UiOs menneskerettighetspris foreslås overført til den delen av personalkonsulentens stilling som forblir ved SMR.

Også for dette feltet må støtte til vitenskapelig ansatte og samlet prosjektvirksomhet

(internasjonal avdeling) sees både hver for seg og samlet. Vi legger til grunn at noe enklere arrangementsstøtte også i fortsettelsen ligger til førstelinjetjenesten.

Forskningsadministrasjon og kommunikasjon/formidling er nært knyttet til hverandre og de to funksjonene beholdes også i fortsettelsen i en 100% stilling

Forværelse/førstelinje/resepsjon

(7)

UTKAST ^NOTAT

Norsk senter for menneskerettigheter 100% stilling i dag og det vil også være behov for full stilling i fortsettelsen.

Oppgaver oppsummert: Sentralbord. Resepsjon. Generell kontorstøtte. Innkjøp. Enklere saksbehandling. Oppfølging lokaler, inventar, HMS. Assistanse til seminarer, arrangementer.

Stillingen har over tid fått noe endret ansvar og oppgaver. Behovet for tradisjonelle resepsjonstjenester er av flere årsaker tydelig redusert som følge av at senteret har fått redusert omfang og mandat. Med dagens lokalisering som krever tilstedeværelse pga

ordningen med adgangskontroll i leid bygg må imidlertid resepsjonsfunksjonen opprettholdes inntil videre. Frigjort tid er omdisponert til andre forværelse- og førstelinjeoppgaver, særlig seminar- og arrangementsstøtte. Når den tid kommer at senteret flytter inn i nybygget bør alle oppgaver gjennomgås på nytt for å omdefinere ytterligere tid til øvrige førstelinjeoppgaver.

En vesentlig del av stillingens ansvar og oppgaver er nå mindre rutinepregete og stiller større krav til selvstendighet. Stillingskoden søkes følgelig fast endret fra konsulent til

førstekonsulent allerede nå.

2. Internasjonal avdeling (eksternfinansiert)

Bakgrunn

Internasjonal avdeling består pr 2017 av stillinger knyttet til en flerårig avtale om kompetansebygging og dialogarbeid i menneskerettigheter, fullfinansiert av

Utenriksdepartementet (UD). Avdelingens stillinger ivaretar senterets faglige, administrative og forvaltningsmessige oppgaver knyttet til denne avtalen. De faglige oppgavene består i å utføre anvendt menneskerettsfaglig prosjektarbeid og er ment å være et akademisk

supplement til UDs dialogarbeid, samt bidra til forskningsbasert kompetansebygging. En del

”tradisjonelle” (sentral-)administrative støttefunksjoner for internasjonal avdeling utføres av fellesadministrasjonen og disse er omtalt ovenfor.

Gitt at senterets eksternfinansierte prosjektvirksomhet gjennom avtalen mellom SMR og UD har blitt redusert i omfang er behovet for bemanning nå redusert. Den nye FBPen er

dimensjonert til et redusert aktivitetsnivå.

Budsjett for ny UD-avtale for perioden 2017-2019 har en ramme på 20 mill. som vi kan anta gir rom for ca 8 årsverk til 1 lederstilling og 7 medarbeidere.

Endret organisering – fra internasjonale programmer til internasjonal avdeling

I løpet av 2016 ble det gjennomført en prosess ved SMR der alle medarbeidere ble involvert og hvor det med utgangspunkt i de signaler som var mottatt fra UD ble enighet om å

organisere arbeidet av det som tidligere var internasjonale programmer til det som fra 2017 er en internasjonal avdeling. Etter at ny leder for internasjonal avdeling ble tilsatt pr des 2016 ble den nye organiseringen gjennomgått og diskutert på møter i januar-februar 2017. Alle berørte ansatte, fakultetet og fagforeningene var involvert i prosessen.

Forut for prosessen ble det bestemt at alle medarbeidere beholder sin individuelle lønn og stillingskode.

For å sikre en mer fleksibel og effektiv organisering er den tidligere organiseringen med 4 programmer og med en leder og evt medarbeider(-e) pr program samt en overordnet leder med mer koordinerende rolle for alle programmene forlatt. Dette er erstattet med en

organisering der alle er likestilte medarbeidere i én avdeling med én felles leder. Avdelingen er ikke en formelt vedtatt organisasjonsenhet, men for alle praktiske formål fungerer dette som en avdeling i det daglige. Det er valgt en matriseorganisering hvor alle medarbeidere kan

(8)

UTKAST ^NOTAT

Norsk senter for menneskerettigheter være likestilt til å få ansvar for ulike tematiske, strategiske og/eller geografiske prioriteringer og alle ledes av og rapportere til leder for internasjonal avdeling.

Avtalen med UD definerer rammene for budsjett, tema, områder og tiltak. Utgangspunkt for organiseringen av arbeidet i internasjonal avdeling er tiltak hvor tiltaksansvarlig rapporterer direkte til leder for internasjonal avdeling. Tiltakene er organisert i en matrisemodell etter tema og land. Ingen av aksene "trumfer" den andre og endringer i tiltak vil måtte klareres med tiltaksansvarlige. Alle medarbeidere har delegert ansvar for å planlegge, gjennomføre og rapportere for egne tiltak. Dersom det oppstår kryssende interesser mellom f.eks. i prioritering land/tema løftes dette til avdelingsleder som vil måtte ta beslutning i slike tilfelle.

I tillegg vil alle medarbeidere også kunne ha en koordinatorrolle for et tema og/eller

geografisk område, og ha en rolle som teammedarbeider på øvrige tema som en annen kollega koordinerer. Koordinatorrollen innebærer et særskilt ansvar for faglig og strategisk utvikling og koordinering av tiltak innen de ulike tema eller geografiske områder.

Leder internasjonal avdeling

Det legges opp til en 100% mellomlederstilling.

Lederstillingen var tidligere stillingskode prosjektleder med (først) funksjonstittel

”prosjektadministrativ leder” og (deretter) ”leder for internasjonale programmer”. I samråd med det juridiske fakultet er det tidligere avklart at grunnenhetene ved fakultetet kan bruke stillingskoden avdelingsleder på mellomledernivå for å lede nærmere definerte oppgaver eller en avdeling – også selv om det ikke er tale om en formell organisasjonsenhet. Fordi SMR har hatt flere prosjektledere i direkte linje under lederstillingen er det ønskelig å bruke en annen stillingskode for lederstillingen for å markere et tydelig skille i organiseringen. Også utad – for å kunne rekruttere godt kvalifiserte kandidater – er det ønskelig å kunne bruke en annen stillingskode enn prosjektleder for å kommunisere stillingens lederansvar tydelig. Det legges derfor opp til at stillingen som leder av internasjonal avdeling endres fra stillingskode

prosjektleder til avdelingsleder, og med funksjonstittel ”leder internasjonal avdeling”.

Stillingen rapporterer som før faglig til direktør og administrativt til kontorsjef.

De viktigste oppgavene for lederen vil være:

- Daglig ledelse av internasjonal avdeling – faglig og administrativt.

- Budsjettering, regnskapsoppfølging, økonomistyring.

- Personalansvar for avdelingen.

- Administrere og koordinere avtale(r) med ekstern(e) oppdragsgiver(e).

- Faglig rådgiver for direktøren.

7 medarbeidere internasjonal avdeling

Med ny avtale mellom senteret og UD fra og med 2017 er det budsjettert med 7 saksbehandlere i 100% stilling. Det legges nå opp til 5 prosjektlederstillinger og 2 rådgiverstillinger. I tidligere FBP ble det brukt 3 stillingskoder: prosjektleder, rådgiver, seniorkonsulent og førstekonsulent. Begrunnelse for endringen følger nedenfor.

4 prosjektlederstillinger

Forutsetningen for å benytte definisjonen ”prosjekt” er at oppdraget har en klar arbeidsmessig avgrensning og at det har en naturlig avslutning. Det er en fastsatt tidsramme og et definert oppdrag. Slike prosjekter vil normalt ha egen budsjettildeling/ramme. Lederfunksjonen kan innebære koordinerings- og forvaltningsmessig ansvar for gjennomføring av prosjektet, som administrativt-, økonomisk- og arbeidslederansvar, eventuelt personalansvar.

(9)

UTKAST ^NOTAT

Norsk senter for menneskerettigheter Prosjektlederstillingene tilsettes normalt fast og medarbeiderne har profesjonell ledelse av varierende prosjekter som permanent oppgave.

Hver av de 4 prosjektlederne har et særskilt ansvar for en tematisk satsing og/eller strategisk landprioritering. Dette innebærer ansvar for:

- Særskilt ansvar for faglig og strategisk utvikling.

- Ansvar for ett eller flere tiltak som innebærer ansvar for å:

o Utvikle, planlegge, gjennomføre og resultatrapportere de konkrete tiltak ihht årsplan.

o Ansvar for å lage utkast til budsjett for egne tiltak og økonomistyre i samarbeid med leder for internasjonal avdeling.

- Ansvar for resultatrapportering og formidling.

3 rådgiverstillinger

Tidligere ble både førstekonsulent- og seniorkonsulentkoden brukt. Begge disse kodene er i følge UiOs nylig reviderte stillingsstruktur for teknisk-administrative stillinger primært ment brukt til rene forvaltningsoppgaver eller utviklings- og koordineringsoppgaver innenfor administrative fagområder som regnskap, personal, lønn, studieadministrasjon,

forskningsadministrasjon, arkiv. Oppgavene som skal utføres i internasjonal avdeling er i mindre grad innenfor disse administrative fagområdene og derfor er det ønske om å gå bort fra å bruke første- hhv seniorkonsulentkode i ny FBP.

I stedet ønskes rådgiverkoden brukt for disse stillingene. Rådgiverkoden brukes normalt til

”utrednings- og utviklingsarbeid som krever stor grad av selvstendighet. Benyttes vanligvis ikke til løpende forvaltningsoppgaver.” Det alt vesentlige oppgavene de 3 medarbeiderne skal utføre innenfor rammen av avdelingen omfattes av denne definisjonen. Disse stillingene er tenkt å kunne bidra mer i bredden, på tvers av avdelingen, enn de litt mer spissede

prosjektlederstillingene.

Hver av de 3 rådgiverne kan ha ansvar for en tematisk satsing og/eller strategisk landprioritering. Dette innebærer ansvar for:

- Ansvar for ett eller flere tiltak som innebærer ansvar for å:

o Utvikle, planlegge, gjennomføre og resultatrapportere de konkrete tiltak ihht årsplan.

o Ansvar for å lage utkast til budsjett for egne tiltak og økonomistyre i samarbeid med leder for internasjonal avdeling.

- Ansvar for resultatrapportering og formidling.

Vedlegg:

1. Framdriftsplan prosess.

2. Utkast til ny bemanningsplan.

3. Tidligere bemanningsplaner.

4. Statistikk (budsjett, årsverk ansatte og eksternfinansierte prosjekter).

5.

Notat fra JUS om personalfunksjonen ved fakultetet fra 2017.

(10)

UTKAST ^NOTAT

Norsk senter for menneskerettigheter VEDLEGG 1

Til: Ansatte i administrative stillinger ved SMR Fra: Teis Daniel Kjelling, administrativ leder Dato: 13.05.17

Saksnr.:

Kopi til: Inga Bostad, direktør

Tittel: Framdriftsplan for utarbeidelse av funksjons- og bemanningsplan for administrasjonen ved SMR

Hva Når Fris

t

Utfyllende Hvem Gjort

Informere rådet om prosess. 8/2 Informere om at prosessen ble utsatt og at den utvides til å gjelde alle administrative stillinger.

TDK, IB X

Informere fagforeninger om prosess. 17/2 Informere om at prosessen ble utsatt og at den utvides til å gjelde alle administrative stillinger.

TDK x

Orientere fakultetsledelsen om prosess.

Uke 10 x

Orientere ansatte i adm-stillinger om framdriftsplan og prosess.

uke 11 Informere om og diskutere framdriftsplan og prosess på felles møte med alle i adm-stillinger. To adskilte møter: Fellesadm og internasjonal avdeling. Forslag til framdriftsplan og saksnotat distribueres.

TDK x

Sammenstille faktagrunnlag. Uke 17 Innhenting, gjennomgang og sammenstilling av fakta og

bakgrunnsinformasjon som grunnlag for bakgrunn for ny bemanningsplan.

(Budsjett, årsverk, andre enheters bemanningsplan osv).

TDK x

Informere LAMU om prosess. 17/3 Saksnotat. TDK x

Forberedende møter Uke 13-18 x

Utkast til ny bemanningsplan ferdig. Uke 19 Forslag til ny bemanningsplan distribueres til alle i adm-stillinger.

TDK x

Møter om utkast til bemanningsplan. Uke 19-20 To adskilte møter: Fellesadm og internasjonal avdeling.

TDK Frist innspill til utkast til

bemanningsplan.

Uke 20 Evt siste innspill til revidert bemanningsplan meldes skriftlig fra hver enkelt medarbeider.

Alle

Utsendelse endelig utkast til bemanningsplan.

Uke 20 Endelig forslag til revidert bemanningsplan sendes til

TDK Informere rådet om om status i

prosessen.

24/5 Informere om status. TDK, IB

Drøfting fagforeningene om utkast til bemanningsplan og innplassering.

2/6 Drøfting bemanningsplan. TDK,

fak.adm.

Innplassering av medarbeidere i vedtatt bemanningsplan.

juni Hver enkelt medarbeider innplasseres i vedtatt bemanningsplan.

TDK Informasjon etter innplassering

fagforeningene.

Høst TDK,

fak.adm.

(11)

UTKAST ^NOTAT

Norsk senter for menneskerettigheter VEDLEGG 5

---Original Message--- From: Eirik Haakstad

Sent: Wednesday, December 07, 2016 11:00 AM To: Teis Daniel Kjelling

Cc: Benedicte Rustad; Oddrun Rangsæter; Dag Michalsen Subject: Personalfunksjonen ved fakultetet fra 2017 Daniel,

Dekanatet behandlet i dag vedlagte notat og sluttet seg til forlaget om en sentralisert

personalfunksjon i fakultetsadministrasjonen og at dette iverksettes i 2017 etter utskillelse av Nordem og i forbindelse med ny bemanningsplan for SMRs administrasjon.

I klartekst bestyr dette at Administrasjonsseksjonen skal overta personalforvaltningen for SMR og at den delen av Jasnas stilling som går til personalsaksbehandling flyttes hit. Dette er prinsippet og så må vi se hvordan vi håndterer det i praksis mht. stillingsbrøk, økonomi , overgangsordninger etc.

Eirik Haakstad

Seksjonssjef, Administrasjonsseksjonen --

Personalfunksjonen ved Det juridiske fakultet Innledning

Det juridiske fakultet har i dag en delvis sentralisert personalfunksjon med 5

personalkonsulenter fordelt på ca. 4,5 årsverk. Av disse er tre personer (2,5 årsverk) ansatt i Administrasjonsseksjonen, én på SMR og én på NORDEM.

SMR står ovenfor flere endringer framover, blant annet utskillelse av NORDEM, lavere finansiering fra Utenriksdepartementet og endret bemanning på landprogrammene. Det har også siden 2003 vært ønsket fra både fakultetet og senteret at SMR skal utvikle seg i retning av mer ordinær universitetsvirksomhet med vekt på forskning, undervisning og formidling.

Med denne bakgrunnen er det et spørsmål om det fortsatt er hensiktsmessig at SMR har en egen personalkonsulent, eller om fakultetets personalforvaltning bør sentraliseres i

Administrasjonsseksjonen.

Dagens organisering

Personalkonsulentene i Administrasjonsseksjonen har ansvaret for personalforvaltningen for seksjonene i fakultetsadministrasjonen, IOR, IFP, NIFS og IKRS, og i tillegg har de

saksbehandlingen for stipendiater ansatt ved SMR. Videre har personalrådgiveren i

Administrasjonsseksjonen oppgaver knyttet til rådgivning av alle fakultetets ledere, herunder også SMRs, og et overordnet ansvar for utvikling av rutiner innen personalfeltet ved fakultet.

Personalkonsulenten på SMR har i henhold til bemanningsplanen ansvar for at senterets personal- og HMS-administrasjon utføres i samsvar med gjeldende lover, forskrifter,

reglementer, avtaler og retningslinjer ved UiO. I dette ligger oppgaver knyttet til rådgivning,

(12)

UTKAST ^NOTAT

Norsk senter for menneskerettigheter utredning, saksbehandling og rapportering innenfor personaladministrasjon og rekruttering, samt superbrukerfunksjon i personaladministrative systemer. Personalkonsulenten har i tillegg oppgaver innenfor kompetanse- og organisasjonsutvikling og bistand i arbeidet med

plandokumenter og budsjett..

Personalkonsulenten på NORDEM har mer spesialiserte oppgaver knyttet til rekruttering av og kontraktsinngåelse med ansatte på prosjektet. Når NORDEM skilles ut fra fakultetet ved nyttår, vil denne personalkonsulenten her følge med til Flyktninghjelpen.

Forutsatt at utskillelsen av NORDEM går som planlagt, vil fakultetet med virkning fra 1.

januar 2017 ha 4 personalkonsulenter fordelt på ca. 3,5 årsverk.

Tidligere utredninger

Spørsmålet om en felles personalfunksjon for hele fakultetet ble utredet høsten 2011 i forbindelse med UiOs prosess Internt handlingsrom. Arbeidsgruppen som gjennomførte utredningen, besto av assisterende fakultetsdirektør, kontorsjef og personalkonsulent ved SMR, samt seksjonssjef og personalrådgiver i Administrasjonsseksjonen (vedlegg 1).

Denne utredningen konkluderte med at det var hensiktsmessig at SMR beholdt en egen personalkonsulent. Begrunnelsen for dette var at SMRs store andel av eksternfinansiering medførte personaladministrative oppgaver som skilte seg markant fra resten av fakultetet.

Arbeidsgruppen antok derfor at det ikke var vesentlige stordriftsfordeler med en

sentralisering. Utredningen pekte imidlertid på faktorer som kunne både bedre samordningen mellom fakultetsadministrasjonen og

SMR, og motvirke sårbarhet ved sykdom og annet fravær, men vurderte ikke nærmere om sentralisering kunne medføre kvalitetsmessig bedre tjenester.

Vinteren 2012 ble spørsmålet om sentralisering av personalfunksjonen løftet opp igjen, denne gangen som et av flere spørsmål om organisering av personaloppgaver, i et notat av

personalrådgiver og seksjonssjef i Administrasjonsseksjonen (vedlegg 2). I notatet

konkluderes det med at det neppe var store ressurser å spare på å samle personalkonsulentene i Administrasjonsseksjonen, men samtidig presiseres det at en sentralisering kunne føre til høyere kvalitet i saksbehandlingen og mindre sårbarhet.

På omtrent samme tid som disse utredningene ble gjort, begynte fakultetet å se på muligheten for samlokalisering av flere enheter og funksjoner i et nytt bygg. I lys av dette ble det besluttet å stille spørsmålet om sentralisering av personalfunksjonen i bero inntil en eventuell

samlokalisering.

Personalkonsulenter – ansatte og enheter

I en undersøkelse høsten 2012 svarte personalledere ved UiOs øvrige fakulteter at de hadde ca. 80-120 ansatte pr. personalkonsulent. På den samme tiden håndterte hver

personalkonsulent i Administrasjonsseksjonen ca. 150 ansatte. Dette har bedret seg noe de senere årene, slik at forholdstallet i august 2016 var ca. 120 ansatte pr. personalkonsulent i Administrasjonsseksjonen.

I en telling av ansatte i forbindelse med dimensjonering av arbeidsplasser i nytt og

eksisterende bygg, angir SMR at de fra 1. januar 2017 vil være 61 ansatte. (1 De 61 ansatte fordeler seg som følger: 5 professorer, 6 førsteamanuenser, 18 administrative (inkluderte de UD-finansierte landprogrammene), 8 stipendiater, 4 postdoktorer, 1 professor II, 7

(13)

UTKAST ^NOTAT

Norsk senter for menneskerettigheter vitenskapelige assistenter, 2 eksterne, 8 gjesteforskere og 2 emeriti.) Av disse er 8

stipendiater, som saksbehandles av personalkonsulentene i Administrasjonsseksjonen, og 2 eksterne som ikke medfører personalsaksbehandling for fakultetet. Dette betyr at den ene personalkonsulenten på SMR fra januar 2017 vil håndtere personalfunksjonen for drøyt 50 personer.

Personalkonsulentene i Administrasjonsseksjonen har ansvaret for personalfunksjonen for hver sine stedkoder. (2 Marianne Gjerstad har ansvar for fakultetsadministrasjonen og IOR, Gro Tømmereek har ansvar for IFP, og Anita Øien har ansvar for IKRS og IFP.) Det er dermed klart for grunnenhetene hvem som er deres kontaktpersoner i saker knyttet til personalforvaltning (tilsettinger, permisjoner, sykdom etc.). Grunnenhetene har gitt positive tilbakemeldinger på denne stedkodeinndelingen, og ingen melder om behov for å ha

personalkonsulenter lokalt, hverken fulltid eller noen dager i uken.

Anbefalinger og veien videre

Forutsetningene for at SMR skulle ha egen personalkonsulent og som lå til grunn for

beslutningen om ikke å gå videre med sentralisering i 2011/2012, synes ikke lenger å være til stede. For det første vil det med utskillelsen av NI og NORDEM, samt endringer i UD-avtalen bli det langt færre eksternfinansierte stillinger ved SMR. For det andre tilsier SMRs strategi og fakultetets forventninger til SMR fra 2013 at senteret utvikler seg i retning av mer ordinær universitetsvirksomhet. Disse to punktene medfører både at det blir færre ansatte ved SMR og at de personaladministrative oppgavene i liten grad vil skille seg fra resten av fakultetet.

Videre tyder vedtaket om tentativ innplassering i nytt bygg på at SMR og

fakultetsadministrasjonen heller ikke etter 2019 kommer til å være samlokaliserte. Det er altså ikke lenger noe argument å vente på samlokalisering før fakultetet på nytt vurderer

sentralisering av personalfunksjonen.

I lys av disse endrede forutsetningene anbefaler fakultetsadministrasjonen at

personalfunksjonen ved fakultetet sentraliseres til Administrasjonsseksjonen. En slik sentralisering bør igangsettes kort tid etter utskillelsen av NORDEM.

En sentralisering vil ha flere positive effekter på kvaliteten og kvalitetssikringen i personforvaltningen gjennom:

• Kompetanseheving og -deling: Et større fagmiljø betyr både at mer kompetanse kan samles og at kompetansen enklere kan deles i formelle og uformelle møter og ved enklere og mer systematisk bruk av fellesområde.

• Strømlinjeformet saksbehandling: Tettere samarbeid sikrer at alle personalkonsulentene følger de samme og mest oppdaterte rutinene.

• Likebehandling: Ved at personalkonsulentene samarbeidet tett og følger de samme arbeidsrutinene, kan ansatte og ledere forvente de samme tjenestene uavhengig av arbeidssted.

• Redusert sårbarhet: Et større og mer robust miljø gir bedre muligheter til å dekke opp for hverandre ved fravær. Dette vil særlig komme SMR til gode som fra og med 2017 kun vil ha en personalkonsulent etter dagens organisering.

Hvis fakultetet ønsker å samle personalfunksjonen i Administrasjonsseksjonen, er det flere punkter som vi må vurdere og ta stilling til:

• Overgangsordninger: I en periode kan en personalkonsulent fra

Administrasjonsseksjonen ha arbeidsplass på SMR noen gitte tider i uken. Det er her mulig å

(14)

UTKAST ^NOTAT

Norsk senter for menneskerettigheter høste erfaringer fra arbeidet som er gjort med og i etterkant av sentraliseringen av

økonomifunksjonen.

• Økonomi: Hvordan vil sentraliseringen påvirke SMRs økonomi? Hvilke oppgaver vil ikke bli flyttet sammen med personalkonsulenten, og hvordan kan disse løses ved SMR?

• Involvering: Hvordan og når skal SMR, fagforeninger og vernelinjen involveres?

--

(15)

VEDLEGG 2-3

Oppsummert forslag til ny bemanningsplan for administratisjonen ved SMR

Revidert pr 16.05.17

Nr Brøk Stillingskode Oppgaver Kompetansekrav Merknad

Fellesadministrasjonen (basis) 1A 100 Kontorsjef 1054

«Administrativ leder»

Lede og organisere og administrasjonen.

Budsjett, økonomistyring, anvisning.

Personaladministrasjon, lønns- og personalpolitikk, rekruttering og personalutvikling.

Bistå direktør (plandokumenter, organisasjonsutvikling,

saksforberedelse råd og utvalg) og generell saksbehandler.

Relevant utdanning fra universitet eller høyskole, minimum tilsvarende bachelornivå.

Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere utdanningskravet. Det legges vekt på lederegenskaper og administrativ kompetanse.

2A 100 Rådgiver 1434

«Forsknings- og formidlingsrådgiver»

Forskningsadmistrasjon.

Forsknings- og prosjektstøtte.

Kommunikasjon/formidling.

Nettansvarlig.

Saksbehandler.

Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere utdanningskravet. Videre er det ønskelig med omfattende relevant erfaring og

spesialkompetanse på høyt nivå tilpasset stillingens funksjoner.

CRISTIN-arbeidet overføres fra bibliotek til

forskningskonsulent.

3A 100 Førstekonsulent Sentralbord. Resepsjon.

Generell kontorstøtte.

Relevant utdanning fra universitet eller høyskole,

Foreslås oppjustert fra SKO konsulent til SKO

(16)

Innkjøp.

Lokaler, inventar, HMS.

Seminar- og arrangementstøtte.

Saksbehandler.

minimum tilsvarende bachelornivå.

Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere utdanningskravet. Videre kan det kreves relevant praktisk arbeidserfaring i forhold til fagfeltet.

førstekonsulent.

4A 100 Hovedbibliotekar 1077

«Bibliotekleder»

Ledelse, utvikling og drift av biblioteket.

Innkjøp.

Referansearbeid, veiledning og undervisning.

Katalogisering, indeksering, klassifisering.

Innlån/utlån.

Publiseringsstøtte.

Utdanning minimum tilsvarende bachelor-nivå innenfor fagområdet.

Relevant fagutdanning og arbeidserfaring.

Stilling videreføres ikke når stillingsinnehaver slutter og bibliteket overføres til fakultetsbiblioteket.

CRISTIN-arbeidet overføres til forskningskonsulent.

5A 50% Overingeniør 1087

«IT-ansvarlig»

Brukerstøtte ansatte og studenter.

Vedlikehold og rådgiving om IT- og AV-utstyr.

Innkjøp.

Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere utdanningskravet. Det kan legges vekt på spesielle krav, utdanning og erfaring

tilpasset stillingens funksjoner.

Stilling reduseres fra 100% til 50%.

6A 30% Seniorkonsulent 1363

Gjesteforskerprogram.

Romdisponering.

Relevant utdanning fra universitet eller høyskole,

Personalfunksjon sentralisere på JUS.

(17)

«Personalrådgiver» Menneskerettighetssprisen.

Introductory Course in Human Rights.

minimum tilsvarende bachelornivå.

Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere utdanningskravet. Videre kan det kreves relevant praktisk arbeidserfaring i forhold til fagfeltet.

Personalkonsulentstilling er redusert til 70% og

gjenværende 30% består av øvrige oppgaver for SMR.

Internasjonal avdeling (eksternfinansiert) 1B 100 Avdelingsleder

«Leder for internasjonal avdeling»

Overordnet ledelse faglig og administrativt for avdelingen.

Budsjett, økonomistyring, anvisning.

Personalansvar.

Administrere eksternfinansiererte avtaler.

Faglig rådgiver for ledelsen.

Saksbehandler.

Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere utdanningskravet. Det legges vekt på lederegenskaper og administrativ kompetanse tilpasset stillingens funksjoner.

Foreslås endret fra SKO prosjektleder til SKO avdelingsleder med funksjonstittel «leder for internasjonal avdeling»

2B 100 Prosjektleder 1113 Faglig og strategisk utvikling tema/område/land.

Utvikle, gjennomføre, rapportere og formidle tiltak/aktiviteter.

Budsjettere og økonomistyre tiltak/aktiviteter.

Resultatrapportering og formidling.

Saksbehandler.

Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere utdanningskravet. Videre legges det vekt på relevant erfaring og lederkompetanse

(18)

tilpasset stillingens funksjoner.

Saksbehandler.

Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere utdanningskravet. Videre legges det vekt på relevant erfaring og lederkompetanse tilpasset stillingens

funksjoner.

Saksbehandler.

funksjoner.

(19)

Saksbehandler.

funksjoner.

6B 100 Rådgiver 1434 Utvikle, gjennomføre, rapportere og formidle tiltak/aktiviteter.

Saksbehandler.

funksjoner.

Saksbehandler.

Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere utdanningskravet. Videre er

Foreslås endret fra

seniorkonsulent SKO 1364 til SKO 1434

(20)

det ønskelig med omfattende relevant erfaring og

Saksbehandler.

Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere utdanningskravet. Videre er det ønskelig med omfattende relevant erfaring og

Foreslås endret fra

seniorkonsulent SKO 1364 til SKO 1434

(21)

Bemanningsplan for fellesadm 2011 ved SMR

Funksjonsbeskrivelser, arbeidsoppgaver, kvalifikasjonskrav TITTEL / SKO /

funksjonstittel / navn

% ARBEIDSOPPGAVER KVALIFIKASJONSKRAV ENDRINGER, DIV

Kontorsjef SKO 1054

Administrativ leder Teis Daniel Kjelling

100  Direkte personalledelse og oppfølging av administrativ stab.

 Påse at administrativ stab har nødvendig kompetanse, er brukerrettet og yter best mulig service overfor brukergrupper og

samarbeidspartnere.

 Påse at administrative enhetens virksomhet utøves i samsvar med lover, forskrifter, reglementer, avtaler og retningslinjer gitt av overordnet myndighet og universitetets organer.

 Generell anvisningsmyndighet.

 Budsjett- og regnskapsarbeid.

 Tilsyn og kontroll med at enhetens budsjett blir overholdt.

 Iverksetting av vedtak fattet av overordnede beslutningsorganer.

 Saksforberedelse for styret og utvalg.

 Intern og ekstern informasjonsvirksomhet.

 Saksbehandlerstøtte i enkeltsaker.

 Personaladministrative spørsmål og oppfølging av UiOs lokale lønns- og personalpolitikk.

 Rekruttering og personalutvikling.

 Organisasjonsutvikling.

 Tilrettelegging for effektiv drift og organisering av grunnenhetens administrasjon.

 Forslag til plandokumenter, årsmelding og budsjett.

 Relevant utdanning fra universitet eller høyskole, minimum

tilsvarende bachelornivå.

 Relevant arbeidserfaring

 Lederegenskaper og administrativ kompetanse.

 Kunnskap innen regnskap og administrasjon.

 God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på engelsk og norsk.

Seniorrådgiver SKO 1434

Rådgiver forskning og informasjon

Christian Boe Astrup

100 Kommunikasjon:

 Overordnet ansvar for ekstern og intern informasjon for hele senteret.

 Produksjonsstyring og og formidling av senterets utgivelser.

 Ansvar for koordinering og tilbakemelding på

tilsvarende bachelornivå

 Prosjektledelse erfaring

 Erfaring fra informasjonsarbeid

Rådgiverstilling. Personlig opprykk til seniorrådgiver.

(22)

alle epost/telefon- henvendelser til senteret.

 Ansvar for filtrering og vedlikehold av senterets epostlister.

 Nettredaktør. Utvikling, vedlikehold og løpende redigeringsansvar for senterets websider.

 Administrativt ansvarlig for planlegging og gjennomføring av konferanser og seminarer.

 Forskningsadministrativ kontaktperson internt og eksternt.

 Mediakontakt, herunder faglig og administrativt ansvarlig for senterets journaliststipend og generelloppdatering av journalister innen senterets ulike fagfelt.

 Sekretariatsfunksjoner for UiOs menneskerettighetspris.

Forskningsadministrasjon:

 Administrere eksternfinansierte prosjekter/aktiviteter innen

forskning/forskerutdanning og undervisning.

 Økonomioppfølging.

 Generell saksbehandling Støtte til direktør og forskningsleder.

 Sekretær for Forsknings- og undervisningsutvalget.

 Støtte til forskere og forskningsgrupper, særlig i søknadsprosesser.

 Støtte til eksternfinansierte prosjekter og - aktiviteter innen forskning og undervisning, særlig NFR-prosjekter.

 Administrativt ansvar for nettverk innen forskning og undervisning

 Økonomioppfølging, særlig FU-tiltakspotten.

 Kontaktperson ifht JUS og UiO innen forskningsadm.

 Forskningspublisering.

 Forskningsformidling, særlig drift av forsknings- og undervisningswebsider

 Kunnskap om intern og ekstern kommunikasjon,

kommunikasjonsstrategi, webredigering og -design

 Bred innsikt i samfunnsspørsmål

 God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på engelsk og norsk

Rådgiver 100  Personal- og HMS-administrasjon i samsvar  Relevant utdanning fra universitet Seniorkonsulent. Personlig

(23)

SKO 1363

Personalkonsulent Jasna Jozelic

med lover, forskrifter, reglementer, avtaler og retningslinjer ved UiO.

 Oppfølgingsansvar for at virksomheten utøves i samsvar med lover, forskrifter, reglementer, avtaler og retningslinjer gitt av overordnet myndighet og universitetets organer innen personal og HMS.

 Rådgiving, utredning og saksforberedelse innen personaladministrasjon, rekruttering,

lønnsfastsettelse, HMS etc.

 Oppfølgingsansvar personal- og HMS- rapportering.

 Oppfølgingsansvar for rekruttering.

 Lokal kontaktperson ifht JUS, UiO og eksterne samarbeidspartnere.

 Ansvarlig for utvikling og drift av lokale websider innen personal, HMS etc.

 Oppfølgingsansvar kompetanseutviklingstiltak.

 Oppfølgingsansvar for organisasjonsutvikling.

 Bistå med utkast til plandokumenter, årsmelding og budsjett.

 Superbruker e-phorte, HR-portal, EasyCruit.

eller høyskole, minimum tilsvarende bachelornivå.

 Relevant arbeidserfaring.

 God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på engelsk og norsk.

 Erfaring med arbeidsledelse.

 Erfaring med personalforvaltning, primært fra offentlig sektor.

opprykk til rådgiverstilling.

Konsulent SKO 1063

Cathrine Kullgreen

100  Betjene sentralbord og resepsjon.

 Oppfølging av henvendelser fra ledelse, ansatte, studenter og eksterne personer.

 Oppfølging av enklere henvendelser knyttet til infrastruktur, lokaler, HMS.

 Enklere assistanse ifbm seminarer, arrangementer.

 Generell kontorstøtte og enklere saksbehandleroppgaver.

 Innkjøp.

 God allmennutdanning, fortrinnsvis eksamen fra videregående

skole/fagbrev.

 Relevant praktisk arbeidserfaring.

 God skriftlig fremstillingsevne i norsk og engelsk.

Overingeniør SKO 1087 IT-ansvarlig Øystein Wollan

100  Drift og brukerstøtte for studenter og ansatte.

 Generelt ansvar for vedlikehold, oppgradering, utbygging og drift av senterets IT- og AV- utstyr.

 Førstelinje brukerstøtte.

 Ansvarlig informasjon om IT på web.

tilsvarende bachelornivå. Relevant praksis kan erstatte

utdanningskravet.

(24)

 Generelt ansvar for rådgiving, planlegging og innkjøp/anskaffelser.

 Anskaffelse (IT- og AV-utstyr) lokale tjenester.

 God kunnskap om verktøy for overvåking, administrasjon og drift av arbeidsplassutstyr og nettverk.

 God kunnskap om relevante kontorstøtteprogrammer og MS Windows.

 God skriftlig fremstillingsevne i norsk og engelsk.

Hovedbibliotekar SKO 1077 Bibliotekleder Kirsten Fuglestvedt

100  Overordnet ansvar for ledelse, utvikling og drift av biblioteket.

 Oppfølging av budsjett og regnskap.

 Studieintegrert undervisning.

 Veiledning av brukere.

 Katalogisering, indeksering, klassifisering.

 Innlån/utlån.

 Referansearbeid/søkeoppdrag.

 Web-informasjon om MR-kilder

 Utvalg og innkjøp av bøker og tidsskrifter.

 Webansvarlig for bibliotekets nettside.

 Relevant utdanning minimum tilsvarende bachelor-nivå innenfor fagområdet

 Lederkompetanse

 God skriftlig fremstillingsevne i norsk og engelsk

 Kunnskap om de internasjonalt vedtatte menneskerettighetene en fordel.

Leder for internasjonale programmer

Avdelingsleder

SKO 1407

50 ^ Administrativ og faglig ledelse av internasjonale programmer.

 Administrere og koordinere SMRs avtaler med ekstern oppdragsgiver.

 Koordinere, følge opp og veilede programledere.

 Arbeidsledelse programledere.

 Ansvarlig rekruttering internasjonale prosjekter/programmer.

 Rådgi ledelse om strategisk utvikling av program- og prosjektporteføljen.

 Relevant utdanning fra universitet eller høyskole, minimum tilsvarende bachelornivå.

 Relevant arbeids- og ledelseserfaring.

 Omfattende program- og prosjektledererfaring.

 Kjennskap til

utenrikstjenesten og internasjonale organisasjoner.

 Meget god muntlig og

skriftlig fremstillingsevne på engelsk og norsk.

 Kunnskap om internasjonale menneskerettigheter.

*

(25)

*Stilling var tidliger delvis finansiert av basis, men er i sin helhet eksternfinansiert fom 01.09.16.

(26)

Vedtatt bemanningsplan for internasjonale programmer ved SMR 2010.

Prosjektene NORDEM, CAP, Nasjonal institusjon og ICC er i ettertid slettet fra planen iom at de alle er avsluttet ved UiO før 2017.

Fellesadministrative stillinger er behandlet i egen plan.

Funksjonsbeskrivelser, arbeidsoppgaver, kvalifikasjonskrav.

NR STILLING/TITTEL / SKO MEDARBEIDER % ARBEIDSOPPGAVER KVALIFIKASJONSKRAV ENDRINGER, DIV 1 Leder for internasjonale

programmer

Prosjektleder SKO 1113

100  Administrativ og faglig ledelse av internasjonale programmer.

 Administrere og koordinere SMRs avtaler med ekstern oppdragsgiver.

 Koordinere, følge opp og veilede programledere.

 Arbeidsledelse programledere.

 Ansvarlig rekruttering internasjonale

prosjekter/programmer.

 Rådgi ledelse om strategisk utvikling av program- og prosjektporteføljen.

 Relevant arbeids- og ledelseserfaring.

 Omfattende program- og

prosjektledererfaring.

 Kjennskap til utenrikstjenesten og

internasjonale organisasjoner.

 Meget god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på engelsk og norsk.

 Kunnskap om internasjonale

menneskerettigheter.

Midlertidig endret til Avdelingsleder SKO 1407 ut 2010; søkes forlenget ut 2011.

Tidligere funksjonstittel:

Prosjektadministrativ leder.

KINA-PROGRAMMET 2 Programleder

Prosjektleder SKO 1113

100  Administrativ, faglig og strategisk ledelse av programmet.

 Arbeidsleder for medarbeidere.

 Rekruttering.

 Planlegging og løpende oppfølging.

 Forberedelse og oppfølging av budsjett og regnskap.

 Ansvar for kontakt med kinesiske aktører, norsk statsforvaltning, akademisk miljø og andre relevante aktører.

 Prosjektledererfaring .

 Kunnskap om internasjonale

menneskerettigheter.

 Meget god muntlig og skriftlig fremstillingsevne

Funksjonstittel:

Programleder.