1
Brukerveiledning til ABC-koordinator i ABC-opplæringen
ABC-koordinator skal føre alle fagseminarer og informasjonsmøter elektronisk i abcregistrering.no. Her lager du fakturasammendrag som skal legges ved fakturaen til Aldring og helse.
Aldring og helse sin fakturaadresse er:
Sykehuset i Vestfold HF Regnskap og innkjøp Postboks 2168 3103 Tønsberg
Organisasjonsnummer: 983 975 259
Det er mange fine og nyttige funksjoner i abcregistrering.no, som du vil få presentert i denne brukerveiledningen.
Dersom du mangler tilgang, eller har spørsmål, send en e-post til [email protected]
Logg inn på abcregistrering.no, brukernavnet ditt er e-postadressen du er blitt registrert med. Passord lager du selv ved første gangs innlogging.
2
Abcregistrering.no ... 3
Planlegger: ... 6
Nytt fagseminar: ... 7
Hvordan dele et fagseminar i to eller flere, eller flytte deltagere fra et fagseminar til et annet: ... 11
Endre dato på et fagseminar: ... 14
Sende e-post til påmeldte deltagere til ditt fagseminar: ... 16
Fakturasammendrag: ... 17
Informasjonsmøte: ... 19
Klart for å lage fakturasammendrag: ... 20
3
Abcregistrering.no
Dette er det første bildet du får når du har logget inn. Her kan du redigere din egen profil og se din leverandøravtale.
4
Her ser du leverandøravtalene som gjelder for deg samt aktive ABC-koordinatorer.
5
Når du skal videre i abcregistrering.no klikker du på ABC-koordinator. Du får da opp flere valg i menyen.
Min Plan: Her oppretter du fagseminarer, informasjonsmøter og lager fakturasammendrag.
Fagseminar: Her kan du se dine egne fagseminarer. Du kan også se andre fagseminarer, dette for å kunne samarbeide på tvers av leverandørområder.
Informasjonsmøter: Her finner du informasjon om dine informasjonsmøter.
Klar for fakturering: Her kan du opprette nytt fakturasammendrag, og se dine tidligere fakturavedlegg.
Mine lagrede filer: Her kan du laste opp og lagre filer du vil dele med deltagere på fagseminarene.
Aktuelt: Her vil vi laste opp aktuelle nyheter, oppdateringer og annen informasjon fra Aldring og helse. Du vil også finne brukerveiledninger her.
Personer: Her ser du en oversikt over alle ABC-kontakter og ABC-koordinatorer, du velger selv fylke.
Planlegger: Her ser du alle grupper som mangler fagseminar, du velger selv fylke/kommune og perm.
Fagressurser: Her kan du finne fagressurser for å planlegge og gjennomføre fagseminarer i de ulike ABC-permene. I søkefeltet søker du på ABC-permen du ønsker å finne fagressurser til. Noen
fagressurser kan brukes på flere ABC-permer.
6
Planlegger:
Her kan du se antall deltakere som mangler fagseminar.
7
Nytt fagseminar:
Når du skal planlegge et fagseminar starter du med å klikke på Nytt fagseminar. Du vil da få opp et nytt vindu. Her velger du hvilket fagseminar du skal holde, for eksempel Demensomsorgens ABC, perm 1, fagseminar 1.
Du har også muligheten til å velge at flere permer blir knyttet opp til ett fagseminar. Når du skal merke flere permer så holder du ctrl-tasten nede, og marker de permene du ønsker å knytte opp til fagseminaret.
Les informasjonen i den boksen med lilla strek rundt. Fyll ut alle punktene i vinduet.
8
Kontaktperson til fagseminaret blir automatisk den som registrerer fagseminaret.
Aktuelt for (kommuner): her velger du kommuner som kan melde seg på ditt fagseminar.
Program: her kan du kan laste opp program for ditt fagseminar. Du kan også laste opp andre dokumenter til ditt fagseminar her, slik som presentasjoner. Det du har lastet opp blir da tilgjengelig for ABC-kontakten når du gjør fagseminaret tilgjengelig for påmelding. Filene kan ABC- kontakt og gruppekontakt videreformidle til sin gruppe.
9
Du kan planlegge så mange fagseminarer du vil, før du gjør dem tilgjengelige. Når de ligger i Plan er det kun deg som ABC-koordinator som ser dette. Du kan også slette de fagseminarene som ligger i Plan.
«Mangler fagseminar» viser en liste over deltakere som ikke ennå er påmeldt noe fagseminar.
Når du klikker på Gjør tilgjengelig vil fagseminaret ditt bli tilgjengelig for påmelding i de kommunene du definerte fagseminaret for. En e-post vil gå til ABC-kontaktene i de valgte kommunene, som har registrert grupper på den aktuelle permen i abcregistrering.no. E-posten inneholder informasjon om at det er et fagseminar tilgjengelig for deres ABC-gruppe.
10
ABC-kontakten, eller gruppekontakten kan så melde på deltagere til fagseminaret. Når det finnes flere aktuelle fagseminar, kan dette benyttes når en deltager ikke kan møte på gruppens oppsatte fagseminar. Det anbefales at deltagerne i en gruppe deltar på samme fagseminar, men det er ikke noe krav. Ved å la alle delta på samme fagseminar er det lettere å sikre at alle får deltatt på fagseminaret slik at de får fullført ABC- opplæringen.
Når fagseminaret er gjort tilgjengelig, ser det slik ut for deg, ABC-kontakt og gruppekontakt.
Her kan du se fagressurser for dette fagseminaret, sette ny dato og flytte deltagere. I dette bilde kan du også enkelt sende e-post til alle deltagerne og legge ved programmet, eller andre dokumenter som er aktuelle for fagseminaret.
Det er ABC- eller gruppekontaktene som melder deltagere på fagseminar. Dette gjøres i det elektroniske frammøteskjemaet. Om en deltager mangler fagseminar, så kan ABC-kontakten fortsatt melde deltageren på elektronisk i abcregistrering.no, selv om gruppen er avsluttet. Dette må ABC-kontakten gjøre for at deltageren skal få registrert oppmøte, og du skal få riktig antall deltagere på fakturagrunnlaget ditt.
11
Når fagseminaret er avholdt registrerer du frammøte. Dette kan gjøres på flere måter: enten velge «godkjenne», eller bruke hurtigredigering og klikke på ? bak navnene.
Du kan også laste ned og skrive ut en deltagerliste. Denne kan være praktisk å ha med seg til fagseminaret slik at deltagerene selv kan krysse av/signere på når de kommer på fagseminaret.
Når du har registrert frammøte på alle deltagerne kan du fullføre fagseminaret, og lage fakturagrunnlag.
Hvordan dele et fagseminar i to eller flere, eller flytte deltagere fra et fagseminar til et annet:
Gå inn på fagseminaret som du vil dele opp:
12
Du får da opp en oversikt over alle deltagerne som er påmeldt fagseminaret. Velg de deltagerne du vil flytte over på et annet fagseminar og trykk Neste steg
Du får da opp denne boksen:
Dersom fagseminaret allerede er opprettet velger du Velg et eksisterende fagseminar i nedtrekksmenyen.
Trenger du å opprette et nytt fagseminar klikker du på Neste steg.Da vil du få opp en liste over navnene på de du skal flytte over på nytt fagseminar.Dobbeltsjekk at listen stemmer og klikk på Opprett nytt fagseminar.
All informasjon fra det fagseminaret du skal flytte deltageren i fra, blir med i det nye du oppretter, med unntak av dato for fagseminaret. Du må også laste opp nytt program her.
13
Klikk på Lagre og last opp nytt program til fagseminaret. Husk også å endre dato for det opprinnelige fagseminaret, dersom det trengs.
Nåer fagseminaret opprettet, og deltagerne er flyttet.
14
Endre dato på et fagseminar:
Du starter med å åpne fagseminaret ditt:
15
Er tidspunktet usikkert kan du klikke i boksen ved Det nye tidspunktet er usikkert.
Det er da ikke mulig for nye deltagere å melde seg på fagseminaret før ny dato er satt. Alle påmeldte deltagere blir automatisk informert om endringer.
Når du klikker på Det nye tidspunktet er usikkert får du opp dette bildet
16
Det er lagt inn en automatisk tekst i tekstboksen for e-posten som går ut til ABC-kontaktene, gruppekontaktene og de som er påmeldt. Om du ønsker det kan teksten endres.
Sende e-post til påmeldte deltagere til ditt fagseminar:
Du kan enkelt sende nytt program eller annen relevant informasjon til deltagere som er påmeldt fagseminar.
Du velger de deltagerne som skal få programmet og klikker på Neste. Programmet og annet du ønsker å sende kan legges ved som vedlegg.
Når dette er gjort klikker du på Send epost til deltagere.
17
Fakturasammendrag:
Når oppmøte er registrert kan du fullføre fagseminaret, og lage fakturasammendrag.
Skal kostnadene deles, klikker du av for det her, og angir delingsprosent.
18
Husk å klikke på «Greit, avslutt» når alt er ferdig utfylt.
19
Informasjonsmøte:
Klikk på Nytt informasjonsmøte og fyll ut boksen du får opp.
Informasjonsmøtet er da opprettet.
Når informasjonsmøtet er avholdt, klikker du på avslutt og lager fakturasammendrag.
20
Klart for å lage fakturasammendrag:
Nå kan du lage fakturasammendrag for fagseminarene og informasjonsmøtene du har hatt.
Når du har gjort dine valg, får du opp dette bildet
Når du har godkjent beløpet opprettes fakturasammendraget og et fakturavedlegg lagres.
21
Etter at du har laget fakturasammendraget sender du det til regnskaps-/økonomikontoret ditt som lager en faktura og sender til oss sammen med fakturasammendraget.
Riktig fakturaadresse er:
Sykehuset i Vestfold HF Regnskap og innkjøp Postboks 2168 3103 Tønsberg
Organisasjonsnummer 983 975 259
22
