Hvordan etablere og gjennomføre prosjekter? Del 1

(1)

Øst Finnmark.

Hvordan etablere og gjennomføre prosjekter?

Del 1

Kirkenes 22.-23.februar 2017

Alta 28.februar-1.mars 2017

Prosjektveileder: Elvira Røst

(2)

Hvorfor prosjekt?

• Kommunene er

linjeorganisasjoner – skreddersydd for de oppgavene som

virksomheten daglig står over.

• I dagens virkelighet er det stadig behov for endringer¹.

• Dagens «verktøykassa» - dere kan etablere

prosjekter!²

(3)

Hvordan starte et prosjekt?

• Behov

• Idé/ idéutveksling

• Hvilke typer prosjektmidler har blitt lyst ut fra forskjellige instanser?

• «Research – arbeid» - finns det lignende erfaring i andre kommuner?

• Formulere mål

• Forankring

(4)

Viktige begrep

• Prosjekt – kommer av latinske prosjektus og betyr (noe som er) kastet frem¹.

• Et prosjekt er en arbeidsoppgave eller et oppdrag med følgende egenskaper:

1. Engangsoppgave

 Oppgaven ligger utenfor normal rutine og kompetanse.

2. Definert mål

 Har et mål som er besluttet ut fra en spesifikk situasjon².

(5)

Viktige begrep (forts.)

3. Egen midlertidig organisasjon

• Et eget styringsobjekt, «ekstraordinær» og en midlertidig organisasjon innenfor den ordinære organisasjonen – som et tillegg til denne.

4. Tidsavgrenset

• Avslutning er planlagt på forhånd¹.

5. Kompleksitet og tverrfaglighet

• Først når oppgaven er så kompleks at den krever

betydelig ressursinnsats fra flere fagområder og/ eller avdelinger er det aktuelt å definere den som et

prosjekt².

(6)

Prosjektorganisering

Styringsgruppe

Prosjektansvarlig

Prosjektleder

samarbeidspartner Referansegruppe arbeidsgruppe

(7)

Prosjekttyper

1. Produktutviklings – og

markedsføringsprosjekter¹ 2. Tekniske byggeprosjekter 3. Systemutviklings-

prosjekter

4. Organisasjons-

utviklingsprosjekter²

5. Kunnskapsoppbyggende

prosjekter

(8)

Målsetting

• «Den som vet hvorfor han lever, Kan holde ut et nesten hvilket

som helst hvordan» - Nietzsche

• Uten mål er styring ikke mulig.

• Mål skal være et middel til å skape motivasjon

og begeistring

(9)

Målsetting (forts.)

Godt formulerte mål skal:

• Sikre at prosjektet er i samsvar med kommunens overordnede mål.

• Skape felles forståelse av oppgaven.

• Gi et bilde hva prosjektet skal resultere i¹.

• Skape et motiverende samlingsmerke.

• Gi grunnlag for å informere omgivelsene.

(10)

Målsetting (forts.)

• Formål¹

• Resultatmål/ delmål - målbart²

• Hva som skal til for å oppnå formålet?

(11)

Gode målformuleringer

• Målbare

Det skal være mulig å etterprøve om målet er nådd, og målet skal gi veiledning i det løpende arbeid-

• Resultatbeskrivende

Mål skal beskrive resultater – ikke aktiviteter.

• Noe å strekke seg etter

Men ikke være så ambisiøse at de mister troverdighet og slutning. Husk at mål har en tendens til å være selvoppfyllende: Høye mål gir høye

resultater.

• Akseptere

De som skal arbeide mot målene må akseptere dem, både intellektuelt og følelsesmessig. Dette klarer vi!

• I samsvar med myndighet

Det tjener ingen hensikt å sette mål for forhold som man ikke selv kan

påvirke.

(12)

Vanlige feil i målformuleringsarbeid

• Man setter i gang arbeidet før målene er tilstrekkelig klarlagt.

• Prosjektet er for dårlig avgrenset.

• Formuleringene er lite operasjonelle (målbare).

• Ambisjonsnivået er for høyt i forhold til tids- og kostnadsrammer.

• Man overser betydningen av aksept fra deltakerne¹.

• For dårlig informasjon om målene.

(13)

Gruppearbeid - målsetting

• Gruppe -1: Hammerfest kommune

• Gruppe -2: Loppa kommune

• Gruppe -3: Alta kommune og Nordkapp kommune

• Gruppe -4: Kautokeino kommune, Karasjok kommune

• Gruppe -5: Porsanger kommune, Hasvik kommune,

USHT Finnmark, Kvalsund kommune

(14)

Gruppearbeid - målsetting

• Prosjekt: «Rehabiliteringsboliger for rusmiddelavhengige»

• Formål

• Resultatmål:

1. .

2. .

3. .

(15)

Prosjektarbeid

Prosjektarbeid Prosjekt- administrasjon

Faglige oppgaver

Innsats Resultat

(16)

Prosjektmodell

• Faser i prosjektet:

1. Oppstart

2. Gjennomføring

3. Avslutning

(17)

Oppstartfase

• Forarbeid

• Prosjektplan

• Oppstartmøter

(18)

Forarbeid

• Undersøk tidligere erfaring fra andre kommuner på landsbasis.

• Studer hvilke tilskudd vedr. den aktuelle tematikken som lyses ut.

• Forankre i ledelsen.

• Skriv og send søknad.

• Så ….. er det bare å vente…

(19)

Hvordan søke om prosjektmidler?

(20)

Hvordan skrive en god søknad?

(21)

Hvordan skrive en god søknad?

(22)

Hvordan skrive en god søknad?

• Finn ut hvilket tilskudd kommunen ønske å søke om i god tid før søknadsfristen – god

planlegging.

• Les nøye regelverk for konkret tilskuddordning.

• Les søknadsskjema – utformet som veileder for søknaden.

• Definer prosjektmål så konkret som mulig.

• Definer konkrete resultatmål.

• Forankring på alle nivå.

(23)

Oppstartmøter og ansvarsfordeling

• Prosjektleder¹ – «Prosjektmaker: En person som fremkaster fantastiske og ugjennomførlige

planer» – Norsk fremmedordbok

• Møte med prosjektansvarlig (gi retningslinjer for prosjektorganisering, godkjenne tids- og

kostnadsplan og tildele ressurser, ta avgjørelse i viktige prosjektspørsmål²)

• Møte med oppdragsgiveren (Kommunen,

Fylkesmannen, Departement osv.)

(24)

• Arbeidsgruppemøte (opprettes etter behov.

Deltakerne blir valgt ut av prosjektlederen i samarbeid med aktuelle ledere i kommunen)

• Informasjons-/ Presentasjonsmøter

• Referansegruppemøte («et kontakt apparat» av

personer med ekspertise av verdi for prosjektet. Det gjelder særlig prosjekter der mange forskjellige

interesser blir berørt. Faglig kompetanse og rådgivning).

• Styregruppemøte (sørger for at prosjektmålet blir

klargjort og forstått, og godkjenner det. Skal være til

støtte- samt kontrollerende instans).

(25)

Spørsmål

(26)

Takk for meg!

(27)

Risikoanalyse

«Å ta risiko er essensen av økonomisk aktivitet.

Entreprenørskap er umulig uten vilje og evne til å ta risiko.» - Peter Drucker

Avgjørende:

• Man forstår den risiko man tar

• Identifiserer de ressurser og anstrengelser som er nødvendig for å nå det ønskede resultatet

• Man mobiliserer nok energi i gjennomføringen,

• Måler resultater underveis for å få tidlig

korreksjon på feilaktige beslutninger.

(28)

Kritiske suksessfaktorer (KSF)

(29)

Risikovurdering

Vurdering av de ulike risikofaktorene

(30)

Kvalitetssikring av KSF

(31)

Gruppearbeid - kvalitetssikring

Prosjekt: «Bolighjelpen»

Formål: Utvikle boligsosialt team som har ansvar for å hjelpe vanskeligstilte flyktninger på boligmarkedet. Søke stilling til koordinator som skal lede boligsosialt team for flyktninger.

Kritiske suksessfaktorer (KSF):

1.

2.

3. Kvalitetssikring:

2 tiltak for hver KSF

(32)

Prosjektplan

En god plan er en halve jobben!

 NAVN på prosjektet

 INNHOLD

1. Mål og rammer 1.1 Bakgrunn

1.2 Målgruppe¹

«Se det fikk Fanden fordi han var dum og ikke

beregnet sitt publikum» – Per Gynt

(33)

Prosjektplan (forts).

1.3 Formål/ Effektmål – beskriver de effekter eller gevinster kommunen tar sikte på å oppnå ved å

gjennomføre prosjektet¹.

Eksempler:

• Bedre ressursutnyttelse

• Lavere kostnader

• Bedre service

• Økt kompetanse

1.3.1 Resultatmål- fastsettes med utgangspunkt i effektmålene²

1.4 Rammer³

(34)

Prosjektplan (forts).

2. Omfang

2.1 Oppgaveomfang ( i startfasen)

2.1.1 Absolutt krav for prosjektet¹.

2.1.2 Ønskelig krav² 2.1.3 Avgrensninger

3. Prosjektorganisering 3.1 Prosjektledelse

3.2 Referansegruppe

3.3 Arbeidsgruppe

(35)

Prosjektplan (forts).

Beslutningspunkter, oppfølging og milepæler.

4.1 Krav til beslutningspunkt¹ 4.2 Oppfølging/ statusmønster

4.3 Milepæler² – en viktig hendelse

(36)

Prosjektplan (forts).

5. Risikoanalyse og kvalitetssikring 6. Gjennomføring

6.1 Hovedaktiviteter – eks.: «Prosjektplan»

• Hensikt – «En klar og tydelig plan for prosjektet med beskrivelsen av HA og rolle- og oppgavefordeling».

• Viktige oppgaver – «Skrive prosjektplan».

• Resultat – «En skriftlig prosjektplan som hoveddokument for prosjektet».

6.2 Tids og ressursplaner

(37)

Tids- og ressursplaner - eksempel

(38)

Prosjektplan (forts).

7. Økonomi

Årlige kostnader (eksempel)

(39)

Literatur

• Prosjektarbeid. Utviklings- og endringskompetanse – Harald Westhagen m.fl.

• Målrettet prosjektstyring – Erling S. Andersen

• Prosjektledelse trinn for trinn – Svein Arne Jessen

• Prosjektledelse – Jan Terje Karlsen

(40)

Faglig prosjektnettverk i Finnmark

• Råd og veiledning i fht. søkeprosess samt oppfølging av eksisterende prosjekter: