Prosjekt 2017

Prosjekt 2017

Delprosjekt Lønn, personal og regnskap

Dialogkonferanse 12. mai 2015

Kl 12-14 Kirkens hus

DEN NORSKE KIRKE

Agenda

Tid Tema

12:00 Registering. Kaffe/te og frukt

12:15 Presentasjon av deltakere og mål for konferansen Beskrivelse av kirkens virksomhet og mål

12:30 Gjennomgang av rammer og behov/utfordringer 12:45 Presentasjon av dagens tjenester fra DFØ

13:00 Litt om teknisk plattform 13:15 Tentativ fremdriftsplan

13:30 Åpent for spørsmål til Kirkerådet

13:45 Mulighet for samsnakking mellom aktørene

Agenda

•  Registering. Kaffe/te og frukt

•  Presentasjon av deltakere og mål for konferansen

•  Beskrivelse av kirkens virksomhet og mål

•  Gjennomgang av rammer og behov/utfordringer

•  Presentasjon av dagens tjenester fra DFØ

•  Litt om teknisk plattform

•  Tentativ fremdriftsplan

•  Åpent for spørsmål til Kirkerådet

•  Mulighet for samsnakking mellom aktørene

DEN NORSKE KIRKE

Mål for dialogkonferansen

•  Informere og forberede markedet på anskaffelsen

•  Presentere behov og utfordringer

•  Få kunnskap om hva som finnes i markedet

•  Få innspill på hvordan behov kan løses gjennom ulike løsningskonsept

•  Få bedre innsikt i hvordan konkurransen kan gjennomføres

Dnk – utvikling i 3 faser:

•  Forfatningsreform – 2012

•  Forvaltningsreform – 2017

•  Ny Kirkeordning – 2020

Hvem er vi?

Organisering/organer

•  1.000 sokn (gr.l.enhet – dekker Norge)

•  400 Kirkelige fellesråd (kommuner)

•  (100 prostier)

•  11 bispedømmeråd

•  12 biskoper og Bispemøte

•  Kirkeråd og Kirkemøte

•  Nemnder og råd

•  Autonomi !! (lokalt kan ha 4 arb.g)

Ny struktur 2017

Hvem blir berørt?

•  «Statlig sektor»

•  11 bispedømmeråd og KR blir èn

virksomhet (ikke 12 selvst. som i dag)

•  All myndighet i utg.pkt. lagt til Kirkemøtet som kirkens «Storting», Kirkeråd som

utøvende organ, delegasjon av oppgaver

til regionalt nivå = struktur som før

Finansiering

•  1000 år gammel ansvarsfordeling:

kongen-prester, bøndene-kirker

•  Kommunene: kr 4 mrd til fellesrådene

•  Staten: kr 2 mrd til prester og byråkrater

•  KM visjon: «Meir himmel på jorda»

•  Administrativt: «lettbeint og lekkert»

Agenda

•  Registering. Kaffe/te og frukt

•  Presentasjon av deltakere og mål for konferansen

•  Beskrivelse av kirkens virksomhet og mål

•  Gjennomgang av rammer og behov/utfordringer

•  Presentasjon av dagens tjenester fra DFØ

•  Litt om teknisk plattform

•  Tentativ fremdriftsplan

•  Åpent for spørsmål til Kirkerådet

•  Mulighet for samsnakking mellom aktørene

DEN NORSKE KIRKE

Formål delprosjekt lønn, personal og regnskap

Delprosjekt Lønn, personal og regnskap skal:

–  Imøtekomme kravet til at nye løsninger for lønn, personal og regnskap må settes i drift straks en utskilling fra staten er realisert

–  Gjennomføre en prosess for anskaffelse og innføring av nye løsninger

–  Vurdere mulige gevinster gjennom etablering av effektive arbeidsprosesser

Situa- sjons- bilde

Mål- bilde

Vurderings- kriterier Utfordringer/

behov

Gevinster

Plan

Forstudie (konseptfase): Trinnvis prosess

DEN NORSKE KIRKE

2015 vs 2017 (KR/BDR)

Område Dagens situasjon 2017

Organisasjonsform Statlige

forvaltningsorganer

underlagt departementet

Eget rettssubjekt underlagt Kirkemøtet

Antall regnskapsførende enheter

12 1

Arbeidsgiveransvar Departementet Kirkerådet

Regnskapsprinsipp Kontantprinsippet Regnskapsloven (må besluttes)

Kontoplan Statens kontoplan Norsk Regnskapsstandard Budsjettering 12 enheter med hvert sitt

tilskudd fra staten

Rammetilskudd som stilles til Kirkemøtets disposisjon (fortsatt 12 budsjprosesser) Arbeidsprosesser Ulik praksis Enhetlige prosesser og

rutiner System for lønn og

regnskap

Leveres fra DFØ Ny løsning

Noen rammer for anskaffelsen

•  Oppstart 1. januar 2017

•  Virksomhetsoverdragelse

•  Understøtte IKT-strategien:

–  «Kirken samlet til ett IKT-rike, med felles IKT-verktøy for alle medarbeidere, og likt servicenivå til alle, der kirkens brukere er i sentrum.»

•  Sikte mot forenkling, hyllevare og standardisering

•  Satse på selvbetjening

•  Bruke nytt intranett for å gjøre enhetene mer selvgående innen lønn, personal og regnskap

•  Bidra til attraktiv arbeidsplass med gode arbeidsforhold (prioritere kompetanseoppbygging – «Topp trente januar 2017»)

DEN NORSKE KIRKE

Noen utfordringer

•  Tiden

•  Landsdekkende , geografisk spredt

•  Små enheter/tjenester ivaretas av andre

•  Begrenset ressurstilgang for innføring, drift og forvaltning (sårbarhet)

•  Organisasjon i endring

•  Ta hensyn til behov i fellesråd 2020 (største

økonomien - tett på kommunal virksomhet og

regnskapsføring)

Noen flere utfordringer

•  Anskaffe eksternt vs levere internt

•  Kjøpe av produkt vs kjøp av tjeneste

•  Totalleverandør eller flere leverandører

•  Sikkerhetskrav

•  Bruk av ulike regnskapsprinsipper i en og samme løsning

•  Viktige områder for fastsetting av tjenestenivå

•  Hensiktsmessig prismodell

•  Detaljeringsgrad på kravspesifikasjon

•  Konkurransebestemmelser

•  Arbeidsdeling internt

DEN NORSKE KIRKE

Regnskap  

(m/konsern)   Tids-­‐

registrering  

Noen  aktuelle  behovsområder  

Budsje>   Lønn  

Reiseregning   Faktura-­‐

håndtering  

Anleggs-­‐

regnskap  

Bruker-­‐

vennlighet  

Selvbetjening  

Agenda

•  Registering. Kaffe/te og frukt

•  Presentasjon av deltakere og mål for konferansen

•  Beskrivelse av kirkens virksomhet og mål

•  Gjennomgang av rammer og behov/utfordringer

•  Presentasjon av dagens tjenester fra DFØ

•  Litt om teknisk plattform

•  Tentativ fremdriftsplan

•  Åpent for spørsmål til Kirkerådet

•  Mulighet for samsnakking mellom aktørene

Direktoratet for økonomistyring

12.05.2015

Ole Jørgen Eliassen

DFØs oppdrag

Visjon

•  Effektiv ressursbruk i staten Mål

•  Hensiktsmessige fellesløsninger i staten

DFØ kan ikke levere tjenester til virksomheter som ikke er statlige

Leveranser - system

12.05.15 20

•  System og bruker støtte

•  Vedlikehold og oppgraderinger

•  Regnskap - Agresso 5.6 Milestone 3 (Mulig oppgradering til Milestone 4)

•  Agresso Økonomi – Anlegg, bokføring mm

•  Agresso Planlegger – Budsjettering

•  Agresso Logistikk – Ordre og fakturering

•  Contempus/Basware – Fakturabehandlingssystem

•  Lønn - SAP HR EHP 6 (Skal oppgraderes til EHP 7)

•  Lønn, reise, refusjoner mm

•  Portal – SAP ESS 7.4

•  Brukerstøtte – SAP Solution manager

Leveranser - tjeneste

•  Veiledning

•  Bruk av løsning

•  Regelverk

•  Rapporter og styringsstøtte

•  Prosess støtte

•  Bilags håndtering

•  Bilags registrering

•  Remittering og lønnskjøring

•  Rapportering

Grad av støtte varierer utfra hvilken tjenesteavtale virksomhetene har inngått

DEN NORSKE KIRKE

Agenda

•  Registering. Kaffe/te og frukt

•  Presentasjon av deltakere og mål for konferansen

•  Beskrivelse av kirkens virksomhet og mål

•  Gjennomgang av rammer og behov/utfordringer

•  Presentasjon av dagens tjenester fra DFØ

•  Litt om teknisk plattform

•  Tentativ fremdriftsplan

•  Åpent for spørsmål til Kirkerådet

•  Mulighet for samsnakking mellom aktørene

Ny dataplattform fra Kirkepartner IKT

Hvem er Kirkepartner?

•  Kirkepartner er kirkens egen internleverandør av IKT- tjenester, eiet av kirken selv

•  Kundene blir eierne av Kirkepartner

–  Bestemmer hvilke tjenester som skal leveres

–  Ingen eksterne eiere eller kunder som bestemmer over produktporteføljen

•  Eventuelt overskudd vil komme kundene til gode

–  Kundene bestemmer hvordan overskuddet skal benyttes –  Det tas ikke ut aksjeutbytte

Kirkepartner Basis

Sikkert skrivebord uansett lokasjon

Fellesrådbruker   Kirkebruker  

Kirkepartner Basis

§  Windows 8.1

§  Office 2013 (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, OneNote, Lync)

§  ID Web identitetsstyring og selvbetjening

§  Selvbetjent tilbakestilling av passord

§  Nettleserbasert utgave av Outlook (Webmail)

§  Mobilsynkronisering av e-post, avtaler og kalender

§  Sikker fillagring med sikkerhetskopiering og gjenoppretting

§  Servicedesk

Applikasjonsportefølje som leveres fra Kirkepartner IKT

Kontorstø>eprogramvare  

MS  Exchange     MS  Office  Pro  

Plus   MS  Lync  Server  

MS  Forefront   IdenPty  

Manager   Veeam  

Kirkelige  

handlinger   Gudstjeneste-­‐

planlegging   Gravplass-­‐/  

krematorieforv.  

Presters   Plgj.  

Arkiv  med  møtefunksjonalitet  

Saks-­‐

behandl.  

Kirkelige  handlinger  Intrane>   Trosopplæring   Interne>  

DEN NORSKE KIRKE

Agenda

•  Registering. Kaffe/te og frukt

•  Presentasjon av deltakere og mål for konferansen

•  Beskrivelse av kirkens virksomhet og mål

•  Gjennomgang av rammer og behov/utfordringer

•  Presentasjon av dagens tjenester fra DFØ

•  Litt om teknisk plattform

•  Tentativ fremdriftsplan

•  Åpent for spørsmål til Kirkerådet

•  Mulighet for samsnakking mellom aktørene

M A   M J   J   A   S   O   N   D  

2015  

J   F   M A   M J   J   A   S   O   N   D  

2016  

J   F  

2017  

Forhandlinger Kravspesifisering

Prekvalifisering

Lev lager tilbud

Analyse fase Eval

Inst

Konfigurasjon

Testfase

(ST og AT) Tidlig-drift

Valg  av   kvalifiserte  

Plbydere   Kunngjøring  

kvalifisering   IniPell  

evaluering   ferdig  

Leverandør   valgt  

Normaldrift Etablering av miljøer for

test og produksjon

Klar  for  

Pdligdri^   Klar  for   normal  dri^  

Klar  for   test  

Tentativ fremdriftsplan - anskaffelsesløpet

Dialog- konf

DEN NORSKE KIRKE

Agenda

•  Registering. Kaffe/te og frukt

•  Presentasjon av deltakere og mål for konferansen

•  Beskrivelse av kirkens virksomhet og mål

•  Gjennomgang av rammer og behov/utfordringer

•  Presentasjon av dagens tjenester fra DFØ

•  Litt om teknisk plattform

•  Tentativ fremdriftsplan

•  Åpent for spørsmål til Kirkerådet

•  Mulighet for samsnakking mellom aktørene

Spørsmål?

Gjerne også umiddelbare innspill på:

•  Skisserte utfordringer

•  Målbilde/løsningskonsept

•  Suksesskriterier

•  Risikoområder

•  Tiltak for å nå ønsket tidslinje

DEN NORSKE KIRKE

Agenda

•  Registering. Kaffe/te og frukt

•  Presentasjon av deltakere og mål for konferansen

•  Beskrivelse av kirkens virksomhet og mål

•  Gjennomgang av rammer og behov/utfordringer

•  Presentasjon av dagens tjenester fra DFØ

•  Litt om teknisk plattform

•  Tentativ fremdriftsplan

•  Åpent for spørsmål til Kirkerådet

•  Mulighet for samsnakking mellom aktørene

Etter konferansen

•  Referat og presentasjoner legges ut på www.kirken.no.

•  Ønsker beskrivelse på overordnet nivå av hvordan behov og utfordringer kan løses (maksimalt fire A4- sider)

•  Send til [email protected] innen 26. mai kl.

16:00 merket: «Sak 15/2093: Anskaffelse av nytt

system for lønn, personal og regnskap - Innspill etter dialogkonferansen»