Digitalt allmøte

(1)

30. april 2020

Digitalt allmøte

Institutt for medisinske basalfag

(2)

Velkommen til digitalt allmøte!

Praktisk informasjon:

• Du er blitt «muted upon entry», så din mikrofon skal være slått av

• Vi ber deg holde mikrofonen på «mute» gjennom hele møtet

• Mikrofonsymbolet finner du nederst til venstre

• Men vi prøver oss først på et felles «HEI!» på 1-2-3

3

(3)

Har du spørsmål eller var noe uklart?

Bruk chat-funksjonen!

• Still dine spørsmål i chat’en, som du finner nederst på skjermen

• Vi har en kort spørsmål og svar-økt på slutten av møtet

• Vi lagrer chat’en og forsøker å besvare senere det vi ikke får svart på i dag

4

(4)

Agenda

• Introduksjon

• Digital eksamen

• Digital disputas

• Begrenset åpning

– Dispensasjonsordningen – Smittevernsregler og HMS – Renhold

• Ferieavvikling

• Sosiale digitale aktiviteter

• Digital sikkerhet

• Hva skjer fremover og til høsten?

⁵

(5)

Hjemmekontor

6

(6)

«Pulsen på hjemmekontor»

• N=137

• Nevn de to ting som du opplever som mest positivt ved å ha hjemmekontor

• Nevn de to ting som du opplever som mest utfordrende/frustrerende ved å ha

hjemmekontor

7

(7)

Positive

(8)

Utfordringer

(9)

Eksamen i fysiologi, ernæring og biokjemi

• Normalt en 5 timers skriftlig, digital eksamen med karakter for 120 studenter med flervalgsoppgaver avholdt i Silurveien

• Nå ble det 30 minutters muntlig eksamen via zoom med eksaminator/sensor og bestått/ikke bestått

• Det gikk veldig bra takket være god planlegging og stor innsats fra mange på IMB!

➢ Kalibrerte spørsmål fra tidligere eksamener

➢ Detaljert prosedyre for eksaminator og sensor ble gitt på forhånd (i møte og skriv)

➢ Eget infomøte med studentene om eksamen

➢ Alle som deltok på eksamen fikk testet utstyr og opplegg med IT i forkant

➢ IT beredskap under eksamen

➢ 4 felles sensurmøter via zoom (siden vi hadde 4 eksamenssett)

• Eksamensformen for å vurdere bestått/ikke bestått fungerte godt både faglig og praktisk

(10)

Aller første digitale disputas ved IMB!

Tirsdag 28. april

gjennomførte IMB sin første digitale disputas!

Kandidaten var Synne- Kristin Hoffart Bøhn på Avdeling for

atferdsmedisin, og medveileder var Jon Håvard Loge.

Vi gratulerer!

(11)

Kommende digitale disputaser IMB

To andre kandidater fra Avdeling for

atferdsmedisin, en fra Seksjon for biokjemi og en fra Avdeling for ernæringsvitenskap

disputerer digitalt 4.- 8. mai:

Anna Frida Forsberg, Espen Andreas Brembo, Anna Belfrage & Sindre Lee-Ødegård

Vi ønsker lykke til!

(12)

Informasjon, spørsmål og noen svar…

13

• Begrenset åpning

– Dispensasjonsordningen – Smittevernsregler og HMS – Renhold

• Ferieavvikling

• Sosiale digitale aktiviteter

• Hva skjer fremover og til høsten?

(13)

Dispensasjonsordningen:

Hvordan fungerer den?

• Nødvendig bemanning for å ivareta kritiske funksjoner

– Spesielt fokus på midlertidig vitenskapelig ansatte.

• Søknadsordning:

– Basert på retningslinjer gitt av UiO og MED

– Leder søker på vegne av medarbeidere, risikovurdering i samråd med den ansatte

– Søknader vurderes på seksjons- og avdelingsnivå. Instituttleder godkjenner

• Ved behov for bare å hente noe viktig på bygget er dette tillatt så lenge man følger smittevernregler og ikke er syk/i karantene

– Skal begrenses i størst mulig grad.

14

Alle som kan, skal fortsatt jobbe hjemmefra

(14)

Solidaritet –

Viktig at alle følger reglene!

• For egen del

• For fellesskapets del

• Kan risikere at vi må lukke bygget mer igjen

15

(15)

Dispensasjonsordningen:

Smittevernregler og HMS

• Medarbeidere bør så langt det lar seg gjøre begrense bruken av offentlig transport.

• Håndvask bør gjennomføres umiddelbart ved inngang til bygget. Når man er i bygget:

– Vask hendene hyppig og grundig – Hold avstand (minimum 2 meter) – Ingen felles lunsj og pauser…

• Tilstedeværelse må minimaliseres; kun nødvendige aktiviteter.

• «Antibac- stasjoner» på plass i bygget.

• Oppslag for smittevern ved arbeid på lab ved relevante avdelinger.

Spørsmål? Kontakt [email protected]

16

(16)

Interaktivt smittevernkurs for alle som skal inn i bygget

Temaer:

1. COVID-19 smitte og smitteveier

2. Når kan man og når kan man ikke møte opp 3. Renhold

4. Planlegging av arbeidsdagen 5. Risikovurdering

Alle som skal inn i bygget, skal ta kurset så snart dere har anledning og finner ledig plass

Informasjon blir sent ut på epost denne uken eller neste

(17)

Last ned appen smittestopp fra FHI

• Vår egen Avdeling for biostatistikk har vært med på å utvikle Folkehelsas smittestopp- app

• Når vi blir flere i bygget, kan appen hjelpe oss i smittesporing

18

https://www.fhi.no/nyheter/2020/ny-app-fra-folkehelseinstituttet/

(18)

Dispensasjonsordningen:

Smittevernregler og HMS

Renhold tilpasses aktivitetene i bygningene. Økt renhold i alle fellesarealer; tilsyn av toaletter, og renhold av kontaktflater.

Hver dag skal renholdsavdelingen ha spesielt fokus på:

• dørhåndtak og døråpner, kodebokser til dører/kortlesere

• dispenser til toalett- og tørkepapir og såpe, spyleknapp på toaletter og kraner

• heisknapper, brytere (til lys o.l.) og alle øvrige berøringspunkter i fellesareal

OBS! PC, tastatur o.l. brukerutstyr må den enkelte rengjøre selv. Renholdsavdelingen rengjør ikke andre deler av

lab/kontor enn det de normalt gjør og de vasker ikke utstyr og PC. Dette må vi selv rengjøre hver dag etter bruk og ved

skifte av bruker.

19

(19)

Ferieavvikling avtales med leder

• Hovedferieperioden er 1. juni – 30. september. Ansatte har rett til inntil 3 ukers sammenhengende ferie i denne perioden, som avtales med leder.

• Du kan endre ferieplaner, men kun etter avtale med leder.

• Ferien kan utsettes til senere på året dersom det passer med driften og etter avtale med leder, men for de fleste av oss vil dette ikke være aktuelt siden høsten kan bli ekstra hektisk hvis vi får lov til å komme tilbake i

bygget.

• For ansatte som er syke eller i karantene kan ferien utsettes og regnes fra den dagen ansatte leverer sykmelding eller egenmelding*.

• Husk at hele ferien fortrinnsvis skal avvikles i år, og maks 14 dager kan overføres til neste år.

Se Ferieavvikling: rettigheter og plikter for mer informasjon. 20

(20)

Kom i gang med digitale sosiale aktiviteter

1. Meld på et lag på TirsdagsQuiz eller lage din egen Quiz med Kahoot som du deler på Zoom.

2. Utfordre kollegaer på Stolpejakt, last ned appen og sank poeng.

3. Besøkt kunstmuseer fra sofaen sammen med en kollega eller to med delt skjerm på Zoom.

4. Inviter inn til filmkveld med Netflix party eller Zoom.

5. Mime eller tegnelek på Zoom

21

(21)

Hold deg oppdatert på UiOs nettsider!

• Spørsmål og svar om koronavirus-situasjonen oppdateres løpende:

https://www.uio.no/om/hms/koronavirus/sporsmal-og-svar-om- koronaviruset.html

• Oversikt over endrede administrative rutiner ved UiO:

https://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/endrede- admrutiner/index.html

• MED har etablert beredskapsnytt for ansatte, på epost og nett:

https://www.uio.no/for-ansatte/enhetssider/med/aktuelt/korona/

• Informasjon om instituttets tjenestetilbud mens bygget er stengt:

https://www.med.uio.no/imb/om/aktuelt/aktuelle- saker/2020/tjenestetilbud-korona.html

22

For spørsmål relatert til korona-situasjonen, bruk [email protected]

(22)

Hvem kan jeg snakke med?

• Hvis du trenger å snakke med noen, kan du kontakte din nærmeste leder, Seksjon for HR og HMS, eller ditt lokale verneombud

dersom du har bekymringer

– https://www.med.uio.no/imb/om/organisasjon/adm/personal/

– https://www.med.uio.no/imb/om/hms/arbeidsmiljo/organisering-roller/verneombud.html

• Du kan også ta kontakt med Bedriftshelsetjenesten. De tilbyr samtaler via telefon, FaceTime eller som videomøte. Alle samtaler er

konfidensielle og i henhold til personvernreglene, også når de foregår digitalt.

23

(23)

Nyttige tips for å arbeide hjemmefra

• Strukturer hverdagen og arbeidet, og sett deg små delmål underveis

• Ha matpauser som før og ta godt med pauser - gjerne med fysisk aktivitet

• Lag sosiale kollegiale arenaer og gi hverandre støtte

• Tenk mulighet framfor hindring – hva åpner denne situasjonen for?

24

Inspirert av bedriftsfysioterapeutens råd på UiOs nettsider Spørsmål og svar om korona: https://www.uio.no/om/hms/koronavirus/sporsmal-og-svar-om-koronaviruset.html og eksempler på pauseøvelser du kan gjøre hjemme: https://www.uio.no/for-

ansatte/ansettelsesforhold/hms/bht/ergonomi/ergonomi-kontoret/pause-ovelser/

Det florerer med gode tips på nettet, se f.eks. Elin Akre Trønnes:

https://www.bi.no/forskning/business-review/articles/2020/03/3-strategier-for-selvledelse- og-stressmestring/

(24)

Digital sikkerhet

Hvordan unngå «zoom bombing»:

• Ikke legg ut lenken til møtet åpent på nett

• Bruk passord når du inviterer til møter

• Mindre grupper: Bruk venterom-funksjonen

25

https://www.uio.no/tjenester/it/telefoni-

sanntid/videokonf/zoom/hjelp/zoom-bombing.html

(25)

Hva skjer fremover og til høsten?

• Planlegger for at ikke alle kan komme tilbake før sommeren

• Bedt om å forberede oss for digital undervisning til høsten

• Være fleksible – nasjonale og lokale retningslinjer kan forandres

26

(26)