Ta i bruk IMI:Rettleiing for den første brukaren i ei myndigheit

(1)

Ta i bruk IMI:

Rettleiing for

den første brukaren i ei myndigheit

Informasjonssystemet for den indre marknaden

NO

(2)

Europe Direct er ei teneste som hjelper deg med å ﬁ nne svar på spørsmåla dine om Den europeiske unionen

http://ec.europa.eu/europedirect/index_en.htm

Meir informasjon om Den europeiske unionen er tilgjengeleg på Internett (http://europa.eu).

Litteraturliste står bak i dette heftet.

Luxembourg: Ofﬁ ce for Ofﬁ cial Publications of the European Communities, 2009 ISBN 978-92-79-12963-6

doi:10.2780/10735

Kopiering er tillate dersom kjelda er oppgitt.

Printed in Belgium TRYKTPÅKVITT, KLORFRITTPAPIR

(3)

Ta i bruk IMI:

Rettleiing for

den første brukaren i ei myndigheit

Informasjonssystemet

for den indre marknaden

(4)

(5)

3

Ta i bruk IMI: Rettleiing for den første brukaren i ei myndigheit

Innhald

Forord 5 Innleiing: Kva er IMI, og korleis verkar det 6 Rettleiing steg for steg: Korleis ta i bruk IMI i di myndigheit 8 Sjekkliste: oversikt over alle viktige steg 12

Tilleggsinformasjon til koordinatorar 18

Ordliste over IMI-uttrykk 20

Ofte stilte spørsmål 22

(6)

(7)

5 Forord

Kjære IMI-brukar!

Det er ei stor glede for meg å ønskje deg velkomen til Informasjonssystemet for den indre marknaden (IMI). Gratulerer med den nye rolla di i IMI!

IMI er eit verktøy med mange moglegheiter. Det gjer samarbeidet mellom administrasjonar i ulike land mykje enklare og meir effektivt. På den måten hjelper det forvaltningane med å yte betre tenester til alle som vil nytte seg av tilboda som den europeiske indre marknaden kan gi.

Som alle elektroniske system er det likevel slik at IMI fungerer bra berre dersom det blir drive på ein god måte. Dersom IMI-brukarar skal kunne ﬁ nne motpartane sine i andre land, må myndigheitene passe på at opplysningane om dei sjølve er oppdaterte. Og skal utvekslinga av informasjon fungere greitt, må mange nok brukarar registrerast i kvar myndigheit, slik at dei kan behandle spørsmåla som kjem inn, utan forseinking.

Det er grunnen til at du som den første IMI-brukaren i di myndigheit, er så viktig!

Du må passe på at det er lett å ﬁ nne myndigheita di i IMI, og du må sjå til at opplysningane er oppførte på ein måte som sikrar at ein kan utveksle informasjon raskt og effektivt.

Tanken med denne rettleiinga er at ho skal hjelpe deg med denne oppgåva. Ho gir deg ei kort innføring i korleis IMI verkar, og forklarer deretter steg for steg kva du må gjere for å ta i bruk IMI i di myndigheit. Rettleiinga inneheld òg ei ordliste med viktige IMI-termar og ei rekkje ofte stilte spørsmål med svar. I midten av guiden ﬁ nn du ei sjekkliste som du kan bruke for å forsikre deg om at du ikkje gløymer noko viktig.

Eg ønskjer deg ein god start med IMI!

Jörgen Holmquist

Generaldirektør for EU-kommisjonens direktorat for indre marknad og tenester

(8)

6 Innleiing: Kva er IMI, og korleis verkar det

Kva er IMI

For å etterkome krava i lovgivinga om ”gjensidig bistand” for den europeiske indre marknaden, må forvaltningar i heile det europeiske økonomiske området (EØS¹) utveksle opplysningar med motpartane sine i andre land. Informasjonssystemet for den indre marknaden (IMI) er eit elektronisk verktøy som er laga for å hjelpe forvaltningane i dette samarbeidet. IMI består av eit datasystem som er tilgjengeleg via Internett, utan at ein treng installere ytterlegare programvare. Det vart utvikla av EU-kommisjonen i nært samarbeid med medlemsstatane.

Korleis fungerer IMI

IMI hjelper deg med å ﬁ nne fram til din kollega i eit anna land. Kvar myndigheit som er registrert i IMI, legg inn det ”uformelle namnet” sitt (ein lett forståeleg versjon av namnet) og ei beskriving av kva ansvar myndigheita har i systemet. Både den uformelle tittelen og beskrivinga blir omsette til alle ofﬁ sielle EU-språk og er lenkja til ein multispråkleg søkjefunksjon.

IMI gjer det òg lett for deg å utveksle opplysningar med motparten din. Ei myndigheit som treng opplysningar frå ei myndigheit i eit anna land, kan bruke sitt eige språk til å be om informasjon. Det ﬁ nst nemleg ferdig omsette spørsmåls-sett som er tilgjengelege for kvart regelverksområde IMI dekkjer. Myndigheita sender spørsmålet sitt gjennom systemet til motparten. Myndigheita som skal svare, ser spørsmålet på sitt eige språk. Ho kan svare på dette språket og sende svaret sitt gjennom IMI til spørsmålsstillaren. Du kan heile tida sjekke kvar i systemet spørsmålet ditt er.

Kven er aktørane som er med i IMI Dei viktigaste aktørane i IMI er desse:

Ansvarlege myndigheiter i EØS som utvekslar opplysningar og opererer på

●

nasjonalt, regionalt eller lokalt nivå.

IMI-koordinatorar som har som oppgåve å avgjere kva for myndigheiter

●

som skal registrerast i IMI, og å sikre at spørsmål frå andre land får tilfredsstillande svar til rett tid. Dei omfattar:

1 EØS består av alle medlemsstatane i EU og dessutan Island, Liechtenstein og Noreg.

(9)

7

ein nasjonal IMI-koordinator (NIMIC) for kvart land (lista over

—

NIMIC-ar ligg på nettstaden til IMI: http://ec.europa.eu/

internal_market/imi-net);

IMI-koordinatorar (DIMIC-ar) som etter kvart enkelt lands skjønn

—

har fått delegert ansvar for eit spesielt regelverksområde eller ein geograﬁ sk region;

såkalla super-DIMIC-ar (eller SDIMIC-ar) med ansvar for alle

—

regelverksområde i sin region.

EU-kommisjonen er vert for IMI; vedlikeheld det, er ansvarleg for omsetjingane

●

i systemet og driv ei sentral hjelpeteneste.

Kva for område dekkjer IMI

IMI er laga som eit ﬂ eksibelt system som kan brukast til alle typar regelverk i den indre marknaden. For tida blir det brukt i samband med direktivet om godkjenning av yrkeskvaliﬁ kasjonar (2005/36/EC) og tenestedirektivet (2006/123/EC) (som forpliktar myndigheiter i EØS til å hjelpe kvarandre i overvakinga av migrerande tenesteytarar og i overvakinga av grensekryssande tenesteyting).

På IMIs nettstad kan ein få siste nytt om omfanget av bruken av IMI på desse regelverksområda og om nye regelverksområde som blir lagde til.

Kva med datavern

Myndigheiter som bruker IMI, må respektere både EU-lover og nasjonale lover om datavern. Ei tilråding frå EU-kommisjonen som er tilgjengeleg på nettstaden til IMI, inneheld IMI-spesiﬁ kke retningslinjer om datavern. Det er viktig å merke seg at IMI legg vekt på datavern, ved at:

systemet ikkje sett opp ein permanent database eller eit register med

●

personlege data;

personlege data som ligg i informasjonsutvekslinga, blir sletta seinast seks

●

månader etter at utvekslinga er avslutta;

berre myndigheiter som er direkte involverte i ei informasjonsutveksling,

●

har tilgang til personlege data.

(10)

8 Rettleiing steg for steg: Korleis ta i bruk IMI i di myndigheit

Korleis kome i gang

IMI er eit desentralisert nettverk av myndigheiter. Det inneber at kvar myndigheit som bruker IMI, er ansvarleg for all informasjon om seg sjølv i systemet. Kvar enkelt myndigheit er òg ansvarleg for sin eigen struktur med tanke på korleis IMI skal brukast.

Då myndigheita di vart registrert i IMI, vart du samtidig registrert som første brukar.

Sidan du så langt er den einaste i di myndigheit som har tilgang til IMI, må du:

sikre at myndigheiter i andre land som treng informasjon om di myndigheit,

●

lett kan ﬁ nne og kontakte henne;

avgjere kven i di myndigheit som gjer kva i IMI, slik at du og kollegaene

●

dine raskt og effektivt kan delta i informasjonsutvekslinga.

Dette kan høyrast ut som vanskelege oppgåver, men uroe deg ikkje! IMI er utforma med tanke på å vere så brukarvennleg som råd. Dersom du følgjer desse rettleiingane nøye, blir det lett å registrere di eiga myndigheit som brukar i IMI, utan at du bruker lang tid på det.

Denne rettleiinga gir deg ei praktisk oversikt over alle stega du må ta. For å få ei detaljert beskriving av desse stega, skjerm for skjerm, kan du sjå i IMIs brukarhandbok, som er tilgjengeleg under ”Viktige dokument” på IMIs nettstad:

http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net

På IMIs nettstad ﬁ nn du også ei mengd øvingsmateriale, særleg ei rekkje interaktive modular baserte på elektronisk læring, som gir deg ei innføring i alle viktige IMI- funksjonar.

For å kome i gang kan det vere ei hjelp å tenkje på myndigheita di frå tre ulike perspektiv.

Tenk først på myndigheita di slik ei myndigheit i eit anna land ville oppfatte

●

henne.

Tenk deretter på myndigheita di i forhold til andre myndigheiter i ditt

●

eige land, for eksempel frå synsstaden til ei myndigheit som har oppsyn

(11)

9

med arbeidet di myndigheit gjer, eller frå synsstaden til ei myndigheit du samarbeider med.

Tenk til slutt på myndigheita di frå innsida, for eksempel korleis

●

ansvarsfordelinga er, og korleis arbeidsgangen er organisert.

Steg-for-steg-rettleiinga som følgjer her, er sett saman med desse tre perspektiva i tankane. La oss begynne frå det punktet som er lengst borte frå di myndigheit, synsstaden til ei myndigheit i eit anna land.

Myndigheita mi sedd frå eit anna land

Prøv å setje deg sjølv i posisjonen til ein IMI-brukar som arbeider i ei myndigheit liknande di i eit anna land. Han snakkar ikkje ditt språk, og veit ikkje noko om dei administrative strukturane i ditt land. Likevel skal han vere i stand til å fi nne di myndigheit i IMI. All essensiell informasjon om alle myndigheiter som er registrerte i IMI, blir omsett til alle offi sielle EU-språk og kan søkjast opp med ein fl eirspråkleg søkjefunksjon. Du må likevel passe på at informasjonen om myndigheita di er rett på ditt språk, og at han blir halden oppdatert.

Steg 1: Legg inn generell informasjon om di myndigheit

Nokre opplysningar om myndigheita di vart lagde inn i IMI då myndigheita di vart registrert. Det første steget du må ta, er å sjekke denne informasjonen og, om nødvendig, rette han eller oppdatere han.

Det uformelle namnet

●

IMI tillèt kvar myndigheit å velje sitt eige ”uformelle namn”, ein versjon av namnet som seier klart kva myndigheita gjer. Dette uformelle namnet blir omsett til alle EU-språk. For å hjelpe andre med å ﬁ nne di myndigheit i systemet bør du bruke eit kort og klart namn.

Kvifor eit uformelt namn i tillegg til det ofﬁ sielle?

Kva trur du det irske “Honourable Society of Kings Inns” er ansvarleg for? Vurdert ut frå det ofﬁ sielle namnet kunne det vere mange ting. I røynda er myndigheita ansvarleg for tilgang til advokatyrket. Ein uformell tittel som ”Professional body for admission of barristers” ville uttrykkje klarare kva denne myndigheita gjer.

Når du gjer større endringar i det uformelle namnet til myndigheita di, må du alltid hugse å vise i systemet at ei ny omsetjing er nødvendig (ved å klikke i den aktuelle ruta).

Dersom du berre rettar ein skrivefeil, er det ikkje nødvendig med ei ny omsetjing.

(12)

10

Den korte beskrivinga

●

Den uformelle tittelen kan sjølvsagt ikkje åleine formidle kva myndigheita gjer. Dette er grunnen til at du har høve til å lage ei kort beskriving av myndigheita di, som òg blir omsett til alle EU-språka. Her kan du for eksempel opplyse om myndigheita di er lokal, regional eller nasjonal, kva for område myndigheita arbeider innanfor, og kva for oppgåver ho har på desse områda. Når du lagar denne korte beskrivinga, må du prøve å tenkje deg kva du ville ha behov for å vite om myndigheita di, dersom du var ein IMI-brukar i eit anna land.

Språk

●

Til ein del informasjonsutveksling i IMI er det nok å bruke dei førehandsomsette spørsmåla og svara som ligg i IMI for kvart regelverksområde. Men av og til kan IMI-brukarar i andre land ha ønske om å leggje til eit spørsmål eller ein kommentar.

Eller dei vil kanskje kontakte dykk via telefon eller e-post. Derfor bør du seie kva for språk de meistrar i myndigheita di.

Ikkje ver redd for å seie at du forstår andre språk!

De treng ikkje snakke ﬂ ytande dei språka du kryssar av. Andre brukarar treng berre å vite om de kan bruke språket.

Kontaktinformasjon

●

Du kan endre og leggje til opplysningar i tillegg til dei kontaktopplysningane som er registrerte om di myndigheit. For eksempel kan du ta med ei lenkje til nettstaden din.

I den korte beskrivinga treng du ikkje dekkje alle ansvarsområde

myndigheita di har, men berre dei som er relevante for

oppgåvene dine i IMI!

Dersom myndigheita di ﬂ ytter eller skiftar telefonnummer, må du ikkje gløyme å oppdatere

det i IMI!

(13)

11

E-postadresse

●

Du blir varsla via e-post kvar gong du treng å bruke IMI. For å vere sikker på at du ikkje går glipp av viktig informasjon, må e-postadressa til myndigheita di vere korrekt og kontrollerast jamleg.

Steg 2: Spesiﬁ ser kva for kompetanseområde myndigheita di dekkjer Dersom ei myndigheit i eit anna land ser etter motparten sin i ditt land, treng ho ikkje berre generell kontaktinformasjon, men også ei beskriving av ansvarsområda til motparten. Til dette formålet har IMI to detaljerte lister med stikkord som er samansette på europeisk nivå, med tanke på å sikre at dei er gyldige/samsvarande for kvart land. Desse listene inneheld:

område for økonomisk aktivitet;

●

politikkområde.

●

Når du bruker desse listene, bør du prøve å vere så spesiﬁ kk som råd når du beskriv ansvarsområdet til myndigheita di.

Steg 3: Spesiﬁ ser kva for ansvar myndigheita di har på kvart regelverksområde

IMI kan brukast på mange forskjellige regelverksområde. Viss myndigheita di er aktiv på to område, kan ho ha tilgang til IMI på begge områda. Dette er grunnen til at du ikkje berre skal beskrive tenestesektor og ansvarsområdet til myndigheita, men også må beskrive meir detaljert kva for ansvar myndigheita di har på kvart område.

For å hjelpe deg med denne oppgåva gir IMI deg lister med stikkord for kvart regelverksområde. Nokre stikkord vart valde alt då myndigheita di vart registrert, men du bør sjekke om dei er korrekte, og om nødvendig velje stikkord i tillegg.

(14)

12 Sjekkliste: oversikt o

Myndigheita mi sedd frå eit anna land

Steg 1: Legg inn den generelle informasjonen om myndigheita di

Det uformelle namnet

Den korte beskrivinga

Språk

Kontaktinformasjon

E-postadresse

Steg 2: Spesiﬁ ser kva for kompetanseområde myndigheita di dekkjer

Tenestesektor

Ansvarsområde

Steg 3: Spesiﬁ ser kva for ansvar myndigheita di har på kvart regelverksområde

Myndigheita mi i mitt eige land

Steg 4: Lenk andre

myndigheiter til di myndigheit

Steg 5: Opprett samband mellom di myndigheit og spørsmålskoordinatorane dykkar

(15)

13 over alle viktige steg

Myndigheita mi sedd frå innsida

Steg 6: Finn ut på kva område de treng bruke IMI

Steg 7: Bestem kor mange tillleggsbrukarar du skal registrere

Berre for koordinatorar

Steg 13: Bestem kven som skal ha rolla som data-administrator

Steg 14: Bestem om de vil ta del i tilvisingsprosedyren

Steg 8: Bestem om myndigheita di vil bruke fordeling

Steg 15: Bestem om myndigheitene du koordinerer, treng di godkjenning

Steg 9: Bestem rolla til kvar brukar

Steg 10: Registrer brukarane

Steg 11: Gi brukarane brukarnamna deira

Steg 12: Oppmuntre nye brukarar til å logge seg inn på IMI

(16)

14

Korleis velje stikkord

Dersom du ikkje ﬁ nn ord som samsvarer godt i lista over predeﬁ nerte stikkord, vel du det stikkordet som ligg nærast, eller ein kombinasjon av stikkord. Dersom du meiner at eit viktig stikkord manglar, må du vere vennleg og kontakte koordinatoren din slik at lista om nødvendig kan bli oppdatert.

Myndigheita mi i mitt eige land

Med all informasjonen som er nemnd ovanfor, skulle det vere lett for ei myndigheit i eit anna land å ﬁ nne og kontakte di myndigheit. Men det er meir ved IMI. I landet ditt kan det vere andre myndigheiter som har liknande oppgåver som dei di myndigheit har. Du samarbeider kanskje med dei, har tilsyn med dei eller er under tilsyn frå dei. I dei neste stega skal du tenkje på myndigheita di i nasjonal samanheng: Kva skil myndigheita di frå andre myndigheiter på same område? Kva slags samarbeid har de med desse myndigheitene? Kven kontaktar di myndigheit dersom det oppstår problem?

Steg 4: Lenk andre myndigheiter til di myndigheit

La oss gå ut frå at myndigheita di er ei regional legeforeining. I eit slikt tilfelle vil den nasjonale legeforeininga kanskje ha overblikk over spørsmåla som di myndigheit får, for å halde greie på kor mykje IMI er brukt på nasjonalt nivå. I denne og liknande situasjonar er det mogleg å lenkje andre myndigheiter til di myndigheit. Dei som er lenkja til di myndigheit, har eit overblikk på høgt nivå over informasjonsutvekslinga dykkar med IMI. Men på grunn av datavern kan dei ikkje sjå nokon personlege opplysningar som måtte liggje i spørsmåla.

Steg 5: Opprett samband mellom di myndigheit og spørsmålskoordinatorane dykkar

Det er IMI-koordinatorane si oppgåve å sørgje for at IMI blir innført på ein god måte i landet eller regionen deira, og at informasjonsutvekslinga gjennom IMI glir greitt. Koordinatorane avgjer sjølv kor aktive dei vil vere i systemet. Somme avgrensar kanskje rolla si til administrativ koordinering, mens andre kan bestemme seg for å ta del i individuell informasjonsutveksling. Dei kan opptre som tilvisingsansvarlege dersom det oppstår eit problem mellom ei myndigheit dei koordinerer, og ei myndigheit i eit anna land. I land som har bestemt seg for å behalde sentral kontroll, kan koordinatorane bestemme seg for å godkjenne spørsmål og/eller svar frå myndigheiter dei koordinerer. I denne innhaldsrelaterte rolla, som er spesiﬁ kk for kvart regelverksområde, fungerer koordinatorane som ”spørsmålskoordinatorar”. Ein bør ha minst ein spørsmålskoordinator for kvart regelverksområde. Dersom du trur at ﬂ eire koordinatorar har behov for å bli involverte i informasjonsutvekslinga til og frå di myndigheit, bør du lenkje desse koordinatorane til myndigheita di.

(17)

15

Myndigheita mi sedd frå innsida

Du har no klarlagt di myndigheits rolle både overfor myndigheiter i andre land og overfor myndigheiter i ditt eige land. Til slutt må du sjå på myndigheita di frå innsida.

På kva område/avdeling kjem IMI til å bli brukt? Kor mange IMI-spørsmål reknar du med å få? Kor mange av kollegaene dine kjem til å arbeide med IMI? Korleis kan du organisere den interne arbeidsprosessen så effektivt som råd?

Steg 6: Finn ut på kva område de treng bruke IMI

Dersom du arbeider i ei stor myndigheit, er det kanskje ikkje opplagt kva for avdeling eller seksjon som skal arbeide med IMI. I så tilfelle bør du først avklare kva for regelverksområde myndigheita di er aktiv på, av områda IMI omfattar. Du ﬁ nn oppdatert informasjon om desse regelverksområda og den relevante EU-lovgivinga på IMIs nettstad. Deretter bør du sjekke kva for avdeling eller seksjon i di myndigheit som har med spørsmål knytte til dette regelverket. Det kan vere til hjelp i dette arbeidet å sjekke standardspørsmåla som er lagde inn i IMI for kvart regelverksområde. Den fullstendige lista med desse spørsmåls-setta er tilgjengeleg på området ”Viktige dokument” på IMIs nettstad.

Steg 7: Bestem kor mange tilleggsbrukarar du skal registrere

Som den første IMI-brukaren i di myndigheit er du ansvarleg for å avgjere kor mange tilleggsbrukarar som bør registrerast hos dykk. Talet på brukarar bør sjølvsagt reﬂ ektere storleiken og behova i myndigheita di. Dersom det er ei lita myndigheit som behandlar berre nokre få spørsmål i IMI, kan det vere nok med berre ein eller to tilleggsbrukarar.

Men ei stor myndigheit kan trenge mange brukarar med ulike roller for å meistre informasjonsutvekslinga på ein effektiv måte.

Dersom du arbeider på ulike regelverksområde, kan

du ha ulike koordinatorar for kvart av dei.

I utgangspunktet ser ikkje koordinatorane detaljane i spørsmåla dykkar. Det er på grunn av datavern. Dersom ein koordinator bestemmer seg for å spele ei aktiv rolle i informasjonsutvekslinga dykkar, kan du likevel tillate at vedkomande ser detaljane i spørsmåla. Men jamvel med full innsikt kan ikkje koordinatoren sjå nokon personlege data som ligg i informasjonsutvekslinga.

(18)

16

Tenk på å ha ein i reserve

Sjølv om myndigheita di er svært lita, bør du registrere iallfall ein tilleggsbrukar for å sikre at du har ein reserve i feriar og under sjukdomsfråvær.

Steg 8: Bestem om myndigheita di vil bruke fordeling

Når IMI er sett opp på standardmåten, kjem det ein automatisk e-post når det kjem eit nytt spørsmål til myndigheita di. E-posten går både til den vanlege e-postadressa til myndigheita di og til alle brukarar som behandlar spørsmål. Det kan vere upraktisk viss du har mange brukarar, dersom du reknar med å behandle svært mange informasjonsspørsmål, eller dersom ulike delar av myndigheita di arbeider med IMI. I slike tilfelle kan det vere nyttig for deg å ta i bruk den såkalla

”fordelingsprosedyren”. Det betyr at ein person som har fått brukarrolla ”saksfordelar”, får alle inngåande spørsmål og fordeler dei til kollegaene sine, alt etter for eksempel emne eller arbeidsmengd. Det kan vere ei hjelp for å sikre at ansvarsforholda er klare, og at spørsmål blir tekne hand om raskt.

Steg 9: Bestem rolla til kvar brukar

Du, som den første brukaren i di myndigheit, får automatisk alle brukarrettar til IMI. Det inneber at du kan gjere alt i IMI sjølv. Men du treng sjølvsagt ikkje gjere alt sjølv. Det er opp til deg å avgjere kva for oppgåver du vil delegere til andre.

Du kan registrere ei liste over saksbehandlarar i tillegg til deg sjølv. For eksempel kan du òg gi rolla som ”lokal data-administrator” til ein brukar i IT-avdelinga i myndigheita di. Denne rolla omfattar oppdatering av data om myndigheita di, registrering av nye brukarar og hjelp til kollegaer med tekniske problem, t.d.

bortkomne passord. Eller du kan gi sjefen din, som ikkje kjem til å vere involvert i sjølve informasjonsutvekslinga, rettar som basisbrukar, slik at vedkomande har høve til å følgje med på informasjonsstraumen.

Hugs at dersom du bestemmer deg for å bruke fordeling, så må

du peike ut ein saksfordelar!

(19)

17

Steg 10: Registrer brukarane

Når du har bestemt kor mange brukarar du vil registrere, og korleis du vil organisere samarbeidet dei imellom, kan du registrere dei i IMI. Det er svært enkelt. Du legg inn kontaktinformasjonen, arbeidsspråket dei føretrekkjer å bruke, og e-postadressene deira i systemet.

Ha i tankane at kvar brukar må ha ei anna og individuell e-postadresse fordi adressa blir brukt til alle e-postar som systemet automatisk sender til dykk!

Deretter bestemmer du brukaren si rolle på kvart regelverksområde. Ein kollega som er ein saksbehandlar på regelverksområdet om profesjonelle kvaliﬁ kasjonar, er for eksempel kanskje berre ein basisbrukar av regelverksområdet for tenester.

Steg 11: Gi brukarane brukarnamna deira

Når du registrerer ein ny brukar i IMI, lagar systemet automatisk eit brukarnamn og eit mellombels passord til denne personen. Det mellombels passordet blir sendt til den nye brukaren på e-post. Men av sikkerheitsårsaker blir ikkje brukarnamn sende ut via e-post! Du må kontakte kollegaen din utanom systemet og gi han eller henne brukarnamnet personleg, på telefon, faks eller post.

Kan det automatisk genererte brukarnamnet endrast?

Ja, dersom kollegaene dine gjerne vil ha eit brukarnamn som er annleis enn det eine som er generert automatisk av systemet, kan du endre brukarnamnet i brukardetaljane til vedkomande.

Steg 12: Oppmuntre nye brukarar til å logge seg inn på IMI

IMI fungerer godt berre dersom brukarane som er registrerte, er fortrulege med det og blir aktive brukarar. Derfor er det svært viktig at du oppmuntrar alle nye brukarar i myndigheita di til å logge seg inn på og utforske IMI.

Når ein ny brukar loggar seg inn på systemet, kan han velje sitt eige passord og ein 12-sifra sikkerheitskode. Kvar gong brukaren seinare loggar seg inn, vil systemet spørje etter tre tilfeldige teikn frå denne sikkerheitskoden.

(20)

18

Bortkomne passord og brukarnamn

Dersom ein kollega gløymer brukarnamnet sitt til IMI, kan du slå det opp i systemet og gi det til vedkomande.

Dersom ein kollega gløymer passordet sitt, må du nullstille det – dersom du ikkje har delegert rolla ”lokal data-administrator” til ein annan. Ver vennleg og informer brukarane i myndigheita di om at dei, dersom dei gløymer passordet sitt, må kontakte den lokale data-administratoren og spørje etter eit nytt.

Når den lokale data-administratoren nullstiller eit bortgløymt passord, får brukaren ein automatisk e-post med eit nytt mellombels passord. Dermed kan han begynne innloggingsprosedyren frå starten.

Dersom du er den einaste lokale data-administratoren i di myndigheit og du gløymer passordet ditt, må du kontakte data-administratoren hos IMI-koordinatoren som registrerte myndigheita di, eller som godkjende registreringa.

Tilleggsinformasjon til koordinatorar

Dersom du er den første brukaren i ei myndigheit som er ein IMI-koordinator, er det nokre få ting til som du må gjere før du kan begynne å arbeide med IMI:

Steg 13: Bestem kven som skal ha rolla som data-administrator

I utgangspunktet får den første brukaren hos ein IMI-koordinator ei anna rolle, nemleg rolla som ”data-administrator”. Mens ein ”lokal data-administrator” er ansvarleg for å handtere alle data frå di eiga myndigheit i IMI, er ”data-administratoren” ansvarleg for å handtere data frå myndigheitene du koordinerer. Han/ho kan gi fullmakt til nye ansvarlege myndigheiter, gi dei tilgang til eit nytt regelverksområde, leggje inn den ofﬁ sielle tittelen deira og nullstille passorda til dei lokale data-administratorane deira.

Dersom oppgåvene dine som koordinator omfattar det å registrere nye myndigheiter eller gi dei tilgang til nye regelverksområde, kan det derfor hende at du vil gi denne rolla til ein eller ﬂ eire av kollegaene dine.

(21)

19

Steg 14: Bestem om de vil ta del i tilvisingsprosedyren

Dersom ei myndigheit som du koordinerer, og ei myndigheit i eit anna land ikkje blir samde om kva for informasjon som skal givast, kan IMI tilby deg og IMI-koordinatoren på den andre sida å gå inn i saka. I denne situasjonen har koordinatorane rolla som tilvisingsansvarlege. Standardinnstillinga i IMI er at koordinatorane tek del i denne tilvisingsprosedyren. Denne innstillinga er òg særskild for kvart regelverksområde.

Dersom du vil behandle tilvisingar sjølv, treng du ikkje gjere nokon endringar i systemet. Dersom du vil delegere rolla til andre i di myndigheit, kan du peike ut ein

”tilvisingsansvarleg”. Dersom du ikkje vil ta del i tilvisingsprosedyren i det heile, for eksempel dersom rolla di som koordinator er avgrensa til det tekniske, må du endre innstillinga til ”nei”.

Steg 15: Bestem om myndigheitene du koordinerer, treng di godkjenning Somme medlemsland har bestemt seg for å ha sentralisert kontroll over informasjonsutvekslinga som omfattar ansvarlege myndigheiter i deira land. Av den grunn tillèt IMI koordinatorar å avgjere om dei vil godkjenne spørsmål og/eller svar før dei blir sende til eit anna land. Her er standardinnstillinga ”nei”.

I motsetning til rolla som “lokal data-administrator” er rolla som

“data-administrator” spesiﬁ kk for eitt regelverksområde.

Dersom du bestemmer deg for å delegere denne rolla, må du ikkje gløyme å gjere det for kvart regelverksområde som

myndigheita di dekkjer!

(22)

20 Ordliste over IMI-uttrykk

Ansvarleg myndigheit: Ansvarlege myndigheiter er hovudaktørane som er involverte i IMI, og som utvekslar informasjonsspørsmål gjennom systemet. Desse myndigheitene kan vere offentlege organ eller private organ som medlemslandet har gitt kompetanse til å utføre visse funksjonar i tilknyting til bruken av regelverket i den interne marknaden. Dei kan operere på eit nasjonalt, regionalt eller lokalt nivå.

Basisbrukar: Kvar IMI-brukar er minimum ein basisbrukar. Ein basisbrukar kan søkje etter ei Jansvarleg myndigheit ved å bruke IMI-databasen for ansvarlege myndigheiter, og vedkomande har oversyn på overordna nivå over alle saker (innkomande og utgåande spørsmål) i si myndigheit, og likeins spørsmål frå Jtilkopla myndigheiter.

Fordelingsprosedyre: Ei stor myndigheit med ei mengd IMI-brukarar kan ha ønske om å bruke fordelingsprosedyren til å fordele innkomande spørsmål til ein eller ﬂ eire av Jsaksbehandlarane, avhengig av emnet eller andre kriterium. For å vere i stand til å fordele eller omfordele spørsmål innanfor ei myndigheit må ein brukar ha ”fordelingsrett”.

Godkjenningsprosedyre: JIMI-koordinatorar kan bestemme at dei vil godkjenne nye spørsmål eller svar frå Jansvarlege myndigheiter dei koordinerer, før svara blir sende til ein annan medlemsstat. Det inneber at når ei ansvarleg myndigheit sender ut eit nytt spørsmål, går spørsmålet først til IMI-koordinatoren for godkjenning.

Dersom koordinatoren godkjenner spørsmålet, blir det sendt vidare til den ansvarlege Jsvarande myndigheita.

IMI-koordinatorar: IMI-koordinatorar er ansvarlege for å godkjenne Jansvarlege myndigheiter som vil bruke IMI, og for å sikre at IMI fungerer godt i deira land eller region. Dessutan kan IMI-koordinatorane bestemme seg for å trekkjast inn i individuell informasjonsutveksling mellom myndigheiter dei koordinerer, og myndigheiter i andre land (Jgodkjenningsprosedyre, Jtilvisingsprosedyre).

Lokal data-administrator: Ein lokal data-administrator kan utføre desse handlingane i tillegg til dei som er skildra for ein Jbasisbrukar:

oppdatere data i IMI om si myndigheit;

●

registrere tilleggsbrukarar i si myndigheit;

●

endre brukarrettar for brukarar i si myndigheit;

●

nullstille passord for brukarar i si myndigheit.

●

(23)

21

Saksbehandlar: I tillegg til at vedkomande har brukarrettane til ein Jbasisbrukar, kan ein spørsmålbehandlar sende og svare på spørsmål om opplysningar i namnet til si myndigheit.

Spørjande myndigheit: Ei spørjande myndigheit er myndigheita som treng informasjon og tek initiativ til informasjonsutvekslinga.

Svarande myndigheit: Den svarande myndigheita blir kontakta av den Jspørjande myndigheita og er ansvarleg for å gi eit svar på spørsmålet.

Tilkopla myndigheit: Det er mogleg å kople andre myndigheiter frå same medlemsland til di myndigheit. Tilkopla myndigheiter har eit overordna oversyn over informasjonsutvekslinga i di myndigheit. Berre ein Jlokal data-administrator kan kople myndigheiter til di myndigheit.

Tilvisingsprosedyre: Dersom ei Jspørjande myndigheit ikkje er tilfreds med eit svar ho får frå eit anna medlemsland, kan ho be om ﬂ eire opplysningar. Dersom den Jsvarande myndigheita insisterer på at ho ikkje kan gi desse opplysningane, kan den spørjande myndigheita trekkje inn både sin eigen IMI-koordinator og IMI- koordinatoren til den svarande bedrifta som tilvisingsansvarlege. Denne prosedyren blir kalla ”tilvising”. IMI-koordinatorane avgjer om dei ønskjer å bli trekte inn i tilvisingar.

(24)

22 Ofte stilte spørsmål

Eg fekk ein e-post med eit mellombels passord til IMI. Men eg har ikkje noko brukarnamn. Korleis får eg tilgang til IMI?

Når du er registrert i IMI som ny brukar, generer systemet automatisk eit brukarnamn og eit mellombels passord til deg. Det mellombels passordet blir sendt til deg gjennom ein automatisk e-post. Brukarnamnet skal du få frå personen som registrerte deg. Av sikkerheitsårsaker skjer dette utanom IMI-systemet, for eksempel personleg eller på telefon. Dersom du som den første brukaren i di myndigheit ikkje får eit brukarnamn, ver snill og kontakt IMI-koordinatoren som registrerte di myndigheit.

Systemet godkjenner ikkje passordet/sikkerheitskoden min. Kven skal eg kontakte?

Dersom du er den einaste brukaren i di myndigheit og du har gløymt passordet eller sikkerheitskoden, ver vennleg og kontakt den lokale data-administratoren hos IMI-koordinatoren din. Han eller ho vil nullstille passordet ditt. Deretter får du ein automatisk e-post med det nye mellombels passordet ditt. For å logge deg inn bruker du framleis same brukarnamn. Systemet ber deg då om å leggje inn og stadfeste den nye sikkerheitskoden.

Ver merksam på at systemet skil mellom små og store bokstaver. Dersom du skriv innloggingsdetaljane dine feil fem gonger, blokkerer systemet deg ifrå å gå inn.

Dersom det skjer, må du følgje stega ovanfor for å få nullstilt passordet ditt.

Myndigheita mi har kompetanse på ulike regelverksområde. Korleis avspeglar eg det i IMI?

Dersom det er ulike avdelingar i same myndigheit som har ansvar for ulike regelverksområde, er det to tekniske løysingar på registreringa.

Du kan spørje koordinatoren din om å registrere avdelingane som separate

●

ansvarlege myndigheiter i IMI, men ta med namnet på avdelinga i namnet til myndigheita for å unngå forvirring. Det er tilrådeleg å bruke denne løysinga dersom dei to avdelingane er fysisk avgrensa einingar som kvar har sitt kvaliﬁ serte personale.

(25)

23

Eller du kan halde på registreringa av di myndigheit som ei avgrensa

●

ansvarleg myndigheit og forsikre deg om at ho har tilgang til alle regelverksområde der ho har kompetanse. I det tilfellet kan det vere av interesse å bruke fordeling for å kunne sende nye spørsmål til den rette avdelinga.

Ein kollega som eg registrerte i IMI, har gløymt passordet/

sikkerheitskoden sin. Kva gjer eg?

For å kunne nullstille passorda til andre brukarar må du ha rettane som lokal data-administrator. Dersom du har gitt desse rettane til ein annan brukar, må du be denne brukaren nullstille passordet til kollegaen din. Dersom du er ein lokal data-administrator, loggar du deg inn på IMI, vel menyvalet ”Administrasjon”

og så ”Administrere brukarane i mi myndigheit”. Du ﬁ nn den aktuelle kollegaen i lista over brukarar i di myndigheit og klikkar på ”Nullstill passord”. Det nye, mellombels passordet blir sendt til brukaren i ein automatisk e-post. Vedkomande held fram med same brukarnamn, og kan velje ein ny sikkerheitskode når han/

ho loggar seg inn på IMI att.

Korleis veit eg at eit nytt spørsmål har vorte sendt til mi myndigheit?

Når myndigheita di får eit spørsmål, blir ho varsla av ein automatisk e-post frå IMI-systemet. Varslings-e-posten for eit nytt, innkomande spørsmål blir sendt til alle brukarar med saksbehandlarrett, og til kontakt-e-posten som er registrert for di myndigheit. Dessutan ser saksbehandlarane også nye spørsmål i saklista si på IMI.

(26)

Den europeiske kommisjonen

Informasjonssystemet for den indre marknaden

Ta i bruk IMI: Rettleiing for den første brukaren i ei myndigheit Luxembourg: Ofﬁ ce for Ofﬁ cial Publications of the European Communities 2009 — 23 pp. — 14,8 ⫻ 21 cm

ISBN 978-92-79-12963-6 doi:10.2780/10735

(27)

How to obtain EU publications

Publications for sale:

● via EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu)

● from your bookseller by quoting the title, the publisher and/or ISBN number

● by contacting one of our sales agents directly.

You can obtain their contact details by linking

http://bookshop.europa.eu, or by sending a fax to +352 2929-42758.

Free publications:

● via EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu)

● at the European Commission’s representations or delegations.

You can obtain their contact details by linking

http://ec.europa.eu/ or by sending a fax to +352 2929-42758.

(28)

Dersom du har lyst til å lære meir om korleis IMI verkar, kan du gå inn på nettstaden til IMI:

http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net Særleg kan du ﬁ nne desse delane nyttige:

Viktige dokument (inneheld brukarhandboka og alle relevante

•

juridiske dokument)

Opplæring i IMI (inneheld ei rekkje opplæringstilbod, mellom

•

anna ei rekkje interaktive modular baserte på elektronisk læring)

Kontaktar (inneheld ei liste over alle nasjonale IMI-

•

koordinatorar)

Har du problem med IMI som ikkje kan løysast ved hjelpetenesta

•

i landet ditt, har EU-kommisjonen ei sentral hjelpeteneste:

[email protected] Tlf. +32 22955470

KM-81-08-481-NO-C

ISBN 978-92-79-12963-6