Kommunereformen,
fra vedtak til sammenslåing Hva skal til?
Nettverksamling Buskerud 30. november 2016
www.pwc.com
Agenda
• Status per nå
• Eksempler fra en prosess
• Nøkkelen til suksess – fire sentrale
«knagger»
Kort og «tilfeldig» status per nå
• I landet er - 5 sammenslåinger vedtatt i første runde
• Frivillighet vil redusere antall kommuner med ca 50
• Reduseres ytterligere med ca 110 hvis man tar med Fylkesmennenes anbefalinger
- 60 av disse mot sin vilje…
• I Buskerud (21 kommuner, 14,9’ km 2 , ca 19 innb / km 2 )
- Drammen og Svelvik, men hvem blir med?
- Hurum og Røyken (og Asker)
• I Vestfold (14 kommuner, 2,2’ km2, 110 innb / km 2 )
- Alle kommunene er involvert i en sammenslåing der det er gjort bindende vedtak, med unntak av Horten.
- Gjennomsnittsstørrelsen går fra 17.000 til 40.000 innb.
november 2016
Kommunereformen, fra vedtak til sammenslåing
Korte spørsmål
• Hvor mange jobber i kommuner der man oppfatter at man er i en reell prosess?
• Hvor mange jobber i kommuner der en sammenslåingsprosess i realiteten er avblåst?
https://play.kahoot.it/#/lobby?quizId=1d7421a2-6911-44e3-8142-
44cb05241c78
Eksempel fra en prosess..
Stokke vil til Sandefjord
Kommunen s kal hete Sandefjord
Søknaden innvilges og kommunen blir en i 2017 Retnings valget
Stokke kom m unestyre gjør sitt endelige veivalg 16. ju ni 2014.
Markerer samtidig oppstart av Vear-saken (Grenseju stering Vear- Hogsnes-Bjelland om rådet) mot Tønsberg
A ndebu velger også SA S
A rbeidet med 4k (Re, A ndebu, Holm estrand, Hof) og Stor-Tønsberg (TN T) avblåses.
Sandefjord er positive og SA S-navnet aktualiseres
Forhandlingsutvalget etableres
Utvalget starter u tredningsarbeidet og det avh oldes folkemøter.
Utredningen legges fram 19.
desem ber 2014 og folkem øtene er i januar 2015
Søknad til KMD Kom m u nestyrene vedtar sam m enslåing 5. februar 2015 og sender søknad til KMD 6 febru ar 2015
KMD godkjenner s øknad
Kongen i statsråd vedtar 24. april 2015 at SA S blir en kom m une fra 1. januar 2017
Felles nemda etableres og man ans etter
pros jektleder (fremtidig rådmann) Felles nemda avvikles I oktober 2016 avh older forh andlingsutvalget sitt siste m øte. Fast møtedag h ver tirsdag
Initiativfase Beslutningsfase Forberedelsesfase Gjennomføringsfase
Politisk…
november 2016
Kommunereformen, fra vedtak til sammenslåing
Politiske nøkkelspillere i ulike faser
Fase Hva? Nøkkelspillere og
rolle
Relasjon mellom kommunene
Initiativ Initiativ om utredning
/sammenslåing
Varierer; sentralt plassert politiker og
«overraskelsesledere
»
Varierer; de små har ofte avgjørende rolle for å få til en frivillig prosess
Beslutning Beslutning om
utredning og senere sammenslåing
Kommunens fullmektige (formelle)
Symmetrisk (en kommune, en stemme)
Forberedelse Forberede den nye kommunens
organisasjon
Forhandlingsutvalg /sammenslåings- styre
Relativt symmetrisk (medlemmer per kommune, ikke bare innbyggertall)
Gjennomføring Den nye kommunen
Den nye kommunens politiske organ (formelt)
Asymmetrisk
(innbyggertall, så
valgresultat)
MEN – hvordan lykkes?
• Hva vil det si å lykkes ?
• Hva tror dere må til for å få til en vellykket fusjon ?
november 2016
Kommunereformen, fra vedtak til sammenslåing
Nøkkelen bak en suksessfull sammenslåing
Tydelig på hva de skal oppnå – distinkt formål
som er lokalt forankret
Helhetlig tilnærming til sammenslåing – men det viktigste gjennomføres først
Tydelig program- organisering som
balanserer strategisk, taktisk og operativ ledelse
De undervurderer ikke kultur
De vellykkede
sammenslåingene er i forkant tydelige på hva som er
hovedformålet med å slå seg sammen.
Videre konkretiseres de viktigste effektene.
Dette arbeidet starter tidlig og gir fokus i videre planlegging, organisering og gjennomføring.
Med utgangspunkt i de viktigste effektene etableres en helhetlig plan som ivaretar effektrealisering og sammenslåingen av driften. Vellykkede sammenslåinger tilrettelegger for effektrealisering innen tolv måneder.
De som lykkes med sammenslåinger etablerer et
program med klar styrings- og
beslutningsstruktur og klare rolle- og ansvarsbeskrivelser
Bevisst på å forstå kulturforskjeller og hvordan
kommunikasjon, involvering og myndiggjøring ivaretas.
Hv a g jø r de b est e?
Omstillingen skaper et momentum som i seg selv gir gode forutsetninger for å hente ut effekter
Effekter som resultat av sammenslåingen
Effekter som
muliggjøres gjennom omstillingen
november 2016
Kommunereformen, fra vedtak til sammenslåing
Et felles målbilde og tydelig strategisk retning er viktig for en vellykket
sammenslåingsprosess
Målbildet og strategisk retning dannes på bakgrunn av vedtak, intensjonsavtaler og nasjonale føringer og legger premissene for hva den nye kommunen ønsker å være.
Gjennomføre strategien Planlegge utførelse
Definere strategisk retning Definere visjon og strategisk
spillerom
1 Etablere innholdet i den nye kommunens visjon/
fremtidsbilde 2 Identifisere
fokusområder
3 Identifisere strategisk spillerom og
rammebetingelser 4 Definere mål
5 Beskrive strategiske initiativ som skal bidra til å realisere målene 6 Utvelgelse og sortering
av strategiske initiativer 7 Etablere
prosjektportefølje basert på strategiske initiativ
8 Beskrive mandater for prosjektene i
porteføljen
9 Prioritere rekkefølge
10 Utforme handlingsplan 11 Etablere system for
måling
12 Gjennomføre handlingsplan
13 Kontinuerlig måling og oppfølging
PwC
Nøkkelen bak en suksessfull sammenslåing
Tydelig på hva de skal oppnå – distinkt formål
som er lokalt forankret
6 Kommunesammenslåing
Helhetlig tilnærming til sammenslåing – men det viktigste gjennomføres først
Tydelig program- organisering som balanserer strategisk, taktisk og operativ ledelse
De undervurderer ikke kultur
De vellykkede sammenslåingene er i forkant tydelige på hva som er hovedformålet med å slå seg sammen.
Videre konkretiseres de viktigste effektene.
Dette arbeidet starter tidlig og gir fokus i videre planlegging, organisering og gjennomføring.
Med utgangspunkt i de viktigste effektene etableres en helhetlig plan som ivaretar effektrealisering og sammenslåingen av driften. Vellykkede sammenslåinger tilrettelegger for effektrealisering innen tolv måneder.
De som lykkes med sammenslåinger etablerer et program med klar styrings- og beslutningsstruktur og klare rolle- og ansvarsbeskrivelser
Bevisst på å forstå kulturforskjeller og hvordan kommunikasjon, involvering og myndiggjøring ivaretas.
Hva gjør de beste?
Harmonisering skal sikre hensiktsmessig drift og økonomisk bærekraft for den nye kommunen
• Ulike kommuner i sammenslåingsprosess vil på flere måter skille seg fra hverandre med hensyn til tjenestekvalitet, organisering, nivå på satser og gebyrer, lønnsnivå, ambisjoner og tjenestevolum.
• Etableringen av en ny kommune må innebære en vesentlig harmonisering av disse faktorene for å sikre god integrasjon og best mulige forutsetninger for framtidig hensiktsmessig drift og økonomisk bærekraft.
• Strategiske premisser for denne harmoniseringen må fastsettes i en tidlig fase som del av arbeidsstrømmen «Målbilde og strategisk retning», mens tjenestespesifikk tilpasning og praktisk integrasjon håndteres som del av de sektorspesifikke prosjektene i arbeidsstrømmen «Tjenestetilbud og –harmonisering».
PwC
Nøkkelen bak en suksessfull sammenslåing
Tydelig på hva de skal oppnå – distinkt formål
som er lokalt forankret
6 Kommunesammenslåing
Helhetlig tilnærming til sammenslåing – men det viktigste gjennomføres først
Tydelig program- organisering som balanserer strategisk, taktisk og operativ ledelse
De undervurderer ikke kultur
De vellykkede sammenslåingene er i forkant tydelige på hva som er hovedformålet med å slå seg sammen.
Videre konkretiseres de viktigste effektene.
Dette arbeidet starter tidlig og gir fokus i videre planlegging, organisering og gjennomføring.
Med utgangspunkt i de viktigste effektene etableres en helhetlig plan som ivaretar effektrealisering og sammenslåingen av driften. Vellykkede sammenslåinger tilrettelegger for effektrealisering innen tolv måneder.
De som lykkes med sammenslåinger etablerer et program med klar styrings- og beslutningsstruktur og klare rolle- og ansvarsbeskrivelser
Bevisst på å forstå kulturforskjeller og hvordan kommunikasjon, involvering og myndiggjøring ivaretas.
Hva gjør de beste?
november 2016
Kommunereformen, fra vedtak til sammenslåing
I en sammenslåingsprosess må forskjeller utjevnes og kriterier for harmoniseringen må utarbeides
Satser og gebyrer
Volum og kvalitet
S ys tem - port ef ølje S tru k tu r
Tjenesteutvikling
Harmonisering og konsolidering
En helhetlig tilnærming tilpasset de nasjonale prosessene
Effektrealisering
Kultur- og identitetsbygging Vedtak og intensjonsavtaler
• HR/Lønn
• IKT
• Anskaffelser
• Økonomi
• Arkiv
• Servicekontor
• Vann, avløp og renovasjon
• Vei
• Plan og bygg
• Miljø
• Park
• Eiendomsforvaltning
• Brann
• Næringsutvikling
• Grensesnitt stat
• Grensesnitt fylkeskommune
• Barnehage
• Skole
• PPT
• Kultur
• Idrett
• Kirke
• Primærhelse
• Pleie & Omsorg
• Nav
• Barnevern
Administrasjon Teknisk Gr.snitt
næringsutvikling
Utdanning Oppvekst
Kultur og idrett
Helse Pleie og omsorg
Sosial
november 2016
Kommunereformen, fra vedtak til sammenslåing
En helhetlig tilnærming tilpasset de nasjonale prosessene
Vurdering Mobilisering Planlegging Implementering Drift og kontinuerlig forbedring
Målbilde og strategisk retning 30. juni 2016
Siste frist for vedtak fra kommunene er 30. juni.
Lokal enighet er ønskelig, men ikke et krav.
30. juni 2017
Stortinget behandler proposisjon om ny kommunestruktur 1. januar 2019/2020
Sammenslåinger som vedtas av Stortinget våren 2017 kan tre i kraft fra 1. januar dersom det er ønskelig
lokalt/Sammenslåinger som vedtas av Stortinget våren 2017 trer i kraft fra 1.
januar 2020.
Tjenestetilbud og harmonisering Kultur og endring
Kommunen som juridisk enhet er
etablert
Helhetlig programledelse og effektrealisering
Innbygger i fokus, kommunikasjon og involvering
Effektrealiseringsarbeidet må starte tidlig!
Vurdering Mobilisering Planlegging Implementering Drift og kontinuerlig forbedring
Klargjøre til organisasjonsendring
Støtte endringene i tjenesteområde
Støtte etter endringene i tjenesteområde
Effektrealisering
• Gjennomføre kost-/
nytteanalyse
• Undersøk tjenesteområdets modenhet
• Kommunisere endringen
• Utarbeide effektprofiler
• Planlegg realisering av
effekter • Igangsett
implementering
• Gjennomfør implementering
• Utarbeid støttetiltak
• Overvåk og mål effekter
• Responder på endrede krav og mål 30. juni 2016
Siste frist for vedtak fra kommunene er 30.
juni. Lokal enighet er ønskelig, men ikke et krav.
30. juni 2017
Stortinget behandler proposisjon om ny kommunestruktur 1. januar 2019/2020
Sammenslåinger som vedtas av Stortinget våren 2017 kan tre i kraft fra 1. januar dersom det er ønskelig
lokalt/Sammenslåinger som vedtas av Stortinget våren 2017 trer i kraft fra 1.
januar 2020.
Kommunen som juridisk enhet er etablert
• Identifisere effekt- områder
november 2016
Kommunereformen, fra vedtak til sammenslåing
En sammenslåingsprosess skaper gode forutsetninger for å utvikling og design av framtidig tjenestetilbud
• Bruke innovasjonsmetodikk for å møte det enorme omstillingsbehovet som
kommunesektoren har for å bli bærekraftig
• Bruke tjenestedesign for å optimalisere prosesser og sikre at utviklingsarbeidet har innbyggeren i fokus
• Sikre tett involvering av kommunens medarbeidere for å sørge for at
kunnskapsbasen blir bygget internt i kommunen
• Sikre tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i utviklingsarbeidet
• Anvende velprøvd metodikk innen balansert målstyring, økonomi og samfunnsvitenskap for å muliggjøre
oppfølging og kontinuerlig forbedring
Innovasjon
& teknologi Arbeids-
prosesser
Kultur og organisasjon
Bruker
For å lykkes med utvikling av bedre tjenester i
fremtiden må en sikre og ivareta alle aspekter
som har betydning for sluttbruker av tjenesten
Porsjoner ut endringsomfanget gjennom en stegvis håndtering av tjenesteområder
• Barnehage
• Skole
• PPT
• Kultur
• Idrett
• Kirke
Administrasjon
Teknisk.
Utdanning Oppvekst
Kultur og Idrett
Helse
Pleie & Omsorg Sosial
• HR/Lønn
• IKT
• Anskaffelser
• Økonomi
• Arkiv
• Servicekontor
• Vann, avløp og renovasjon
• Vei
• Plan og bygg
• Miljø
• Park
• Eiendomsforvaltning
• Brann
• Næringsutvikling
• Grensesnitt stat
• Grensesnitt fylkeskommune
• Primærhelse
• Pleie & Omsorg
• Nav
• Barnevern
Grensesnitt Næringsutvikling
Målbilde og strategisk retning
november 2016
Programorganisering og programledelse
Kommune- styre
Kommune- styre
Kommune- styre
Fellesnemnda
Programleder Programkontor
• Økonomistyring
• Risikostyring
• Effekthåndtering
• Juridisk
Kommunikasjon og endringsledelse
Admin Teknisk Gr. snitt
nærings- utvikling
Utdannin g Oppvekst
Kultur og idrett
Helse Pleie &
Omsorg Sosial
IKT
HR/
Lønn Arkiv
Økonomi
An- skaffelser
Service- kontor
PwC
Nøkkelen bak en suksessfull sammenslåing
Tydelig på hva de skal oppnå – distinkt formål
som er lokalt forankret
6 Kommunesammenslåing
Helhetlig tilnærming til sammenslåing – men det viktigste gjennomføres først
Tydelig program- organisering som balanserer strategisk, taktisk og operativ ledelse
De undervurderer ikke kultur
De vellykkede sammenslåingene er i forkant tydelige på hva som er hovedformålet med å slå seg sammen.
Videre konkretiseres de viktigste effektene.
Dette arbeidet starter tidlig og gir fokus i videre planlegging, organisering og gjennomføring.
Med utgangspunkt i de viktigste effektene etableres en helhetlig plan som ivaretar effektrealisering og sammenslåingen av driften. Vellykkede sammenslåinger tilrettelegger for effektrealisering innen tolv måneder.
De som lykkes med sammenslåinger etablerer et program med klar styrings- og beslutningsstruktur og klare rolle- og ansvarsbeskrivelser
Bevisst på å forstå kulturforskjeller og hvordan kommunikasjon, involvering og myndiggjøring ivaretas.
Hva gjør de beste?
Fokus på kultur og endringsledelse er avgjørende for å lykkes med
sammenslåingen
• 98% av endringsrelaterte suksessfaktorer er avhengig av mennesker
• 50% av omstillingsprosjekter lykkes ikke med å skape varig endring
Kilde: Katzenbach Center at Strategy& (Formely booz & Company) Global Culture & Change management Survey 2013
“Slik gjør vi det hos oss”
Ledernes verdier, hva de står for, og deres adferd bestemmer kulturen som utvikles i en virksomhet
PwC
Nøkkelen bak en suksessfull sammenslåing
Tydelig på hva de skal oppnå – distinkt formål
som er lokalt forankret
6 Kommunesammenslåing
Helhetlig tilnærming til sammenslåing – men det viktigste gjennomføres først
Tydelig program- organisering som balanserer strategisk, taktisk og operativ ledelse
De undervurderer ikke kultur
De vellykkede sammenslåingene er i forkant tydelige på hva som er hovedformålet med å slå seg sammen.
Videre konkretiseres de viktigste effektene.
Dette arbeidet starter tidlig og gir fokus i videre planlegging, organisering og gjennomføring.
Med utgangspunkt i de viktigste effektene etableres en helhetlig plan som ivaretar effektrealisering og sammenslåingen av driften. Vellykkede sammenslåinger tilrettelegger for effektrealisering innen tolv måneder.
De som lykkes med sammenslåinger etablerer et program med klar styrings- og beslutningsstruktur og klare rolle- og ansvarsbeskrivelser
Bevisst på å forstå kulturforskjeller og hvordan kommunikasjon, involvering og myndiggjøring ivaretas.
Hva gjør de beste?
