Avvikssystemer ved UiO

(1)

Avvikssystemer ved UiO

Hendelser knyttet til helse, miljø og sikkerhet (HMS)

(Informasjon fra HMS-koordinator Kari Hegerstrøm til kontorsjef-/seksjonsledermøte, samt LAMU uke 49/2016)

(2)

Helse, miljø og sikkerhet (HMS)

http://www.jus.uio.no/om/hms/

For studenter:

•

Si fra om læringsmiljøet [Si fra-systemet]

For ansatte:

•

Varsle om kritikkverdige forhold [Varslingstjenesten]

•

Meld HMS-avvik [CIM avvik]

•

Daglig drift, renhold, eiendomstjenester [Xpand – denne

tjenesten skal også benyttes av studenter og organisasjoner]

(3)

Si fra om læringsmiljøet

Si fra-systemet (til bruk for studenter)

http://www.uio.no/studier/kontakt/si-fra/

• Saken som meldes via nettskjemaet sendes via et sentralt

postmottak til Si fra-mottaket på det fakultetet studenten tilhører.

• Innmelder får en automatisk melding om at saken er registrert i systemet.

• Si-fra mottaket består av fakultetets studieleder/dekan,

læringsmiljøkontakt og en vara hvis en eller begge skulle være

borte. Disse tre vil vurdere saken og hvem som må involveres for å løse den på best mulig måte.

(4)

Røde saker: skadelige, farlige, uetiske eller straffbare hendelser.

Eksempler kan være forurensing, forskningsfusk, korrupsjon, mobbing, trusler eller seksuell trakassering. Varsling kan skje skriftlig på

nettskjema eller muntlig til fakultetets læringsmiljøkontakt.

Gule saker: Si fra om dårlige sider ved det fysiske eller sosiale

læringsmiljøet ditt. Det kan for eksempel være feil og mangler i rom eller bygninger, ekskluderende miljø, manglende sosialfaglige

tiltak eller forstyrrende oppførsel. Forsøk gjerne å løse saken i samarbeid med studenttillitsvalgte og læringsmiljøkontakten på instituttet først.

Grønne saker: Hva inspirerer deg? Hva vil du ha mer av i ditt

læringsmiljø? Dine tilbakemeldinger kan gjøre at et bra tiltak fortsetter og dermed kan komme flere studenter til gode. Si det direkte til den det gjelder, læringsmiljøkontakten, studenttillitsvalgte eller gjennom

nettskjema.

(5)

Si fra-systemet forts.

Hittil i 2016 har fakultetet mottatt 22 gule saker og 3 røde saker.

De gule sakene:

• 3 saker til Studieseksjonen: gjelder Fronter, fødselspermisjon og kursundervisning.

• 3 saker til JSU: gjelder lesesalene; bråkete matspising og rot.

• 16 saker til Eiendomsavdelingen: 6 gjelder dårlig luft og lav temperatur i lesesaler, 5 gjelder knirkete, tunge, låste dører, 5 gjelder lyspærer som har gått og dårlig belysning.

De røde sakene er avsluttet.

Altså fortsatt mange saker som kommer i Si fra-systemet, som heller skulle vært i Xpand – innmeldingsportalen til Eiendomsavdelingen.

(6)

Daglig drift, renhold, eiendomstjenester Systemet Xpand til bruk for både ansatte og studenter

http://www.uio.no/tjenester/eiendom/

Har lyspæra gått eller har du andre behov innen daglig drift, renhold, uteområder, vakt og sikring, avfall, intern flytting eller bud- og transporttjenester? SEND MELDING!

Disse sakene skal ikke i hverken Si fra-systemet, Varslingstjenesten eller Innmelding av HMS-avvik.

Du kan som innmelder følge status i egne innmeldinger.

(7)

Xpand ble tatt i bruk ved UiO 2. mai 2016.

Pr. 1. desember 2016 er det registrert totalt

6.936 innmeldinger - for hele UiO.

(8)

Xpand er ment brukt til følgende saker (kategorier man kan velge i ved innmelding):

1. Daglig drift: Spørsmål, behov og feilmeldinger om: Teknisk bistand, reparasjoner, vedlikehold og drift av bygninger tekniske anlegg (slik som ventilasjon, varme, etc.) Eksempler: Lyspæreskift, inneklima, temperatur i bygningene.

2. Park- og uteområder: Spørsmål, behov og feilmeldinger om skjøtsel av

uteområdene, feiing, snømåking og strøing, utendørs vedlikehold. Eksempler:

Ekstraordinære behov, strøing/vintervedlikehold, sykkelstativer

3. Areal: Henvendelser om arealbehov - ønsker om større/mindre arealer. Spørsmål om arealer.

4. Renhold: Spørsmål, behov og feilmeldinger om daglig renhold (etter fastsatt

frekvens), avfallshåndtering, vindusvask, ekstraordinære behov. Eksempler: Behov for toalettpapir, renhold (avvik fra standard), ekstraordinært renhold, flyttevask

5. Bud- og transporttjenester: Spørsmål og behov knyttet til post (ombæring og utsendelse), budtjenester. Eksempler: Enklere budoppdrag, post,

6. Vakt og sikring: Spørsmål, behov og meldinger om: Varsling om tyveri og innbrudd (ved akutte hendelser bør man ringe UiOs nødnummer)

7. Flytting: Spørsmål og behov for større flytteoppdrag. Eksempler: Større flytteoppdrag – slik som kontorflyting, flytting mellom ulike lokaliteter

8. Annet: Andre typer spørsmål, behov og meldinger til Eiendomsavdelingens tjenester og arbeidsområder.

(9)

Saker innmeldt av fakultetets HMS-koordinator – som viser spennet i saker som meldes inn.

Innmeldingsdato Sted og hva saken gjelder

23.11.2016 DA Fjerning av hensatt pall - overfylt søppelcontainer 23.11.2016 DA Bedre, hyppigere vask av dører til toalettene 23.11.2016 DM vest Stolpe med kortleser og porttelefon er 21.11.2016 DA/DN Kjøring/henting av 3 white board fra DA til DN 15.11.2016 Papirinnsamling fra lesesalene

09.11.2016 Boks for resirkulering av papir i større arealer

04.11.2016 Lesesal DM Vest Persienner som stort sett er nede hele tiden

01.11.2016 DN Oppfølging vernerunde - bedre renhold av oppvaskkum og kjøkken 01.11.2016 DN Oppfølging vernerunde - Mye ventilasjonsstøy

28.10.2016 DN vannlås på vask er noe utett

26.10.2016 DA Oppfølging vernerunde 2015. Avklaring på Akustikkdempende tiltak 13.10.2016 Arkivet, dametoalett, fellesareal DA Flere lyspunkter som ikke virker 10.10.2016 Arkivet DA Kortleser fusker og døråpnerknapp er defekt

07.09.2016 Mange defekte stoler på lesesalene 06.09.2016 DN Dørpumpe på ytterdør defekt

05.09.2016 Studentareal DA Sluttstykke fungerer ikke skikkelig

11.08.2016 Studentareal DA Skjev dør samt takplater som ikke er festet 04.08.2016 DA Hente møbler fra lager på Hønefoss og plassere i DA 10.06.2016 DA Kaste gamle skrivebordslamper

27.05.2016 Lødrups kjeller DM For dårlig renhold av vaskekum 27.05.2016 Kjøkken DA For dårlig renhold av vaskekum og vegg rundt 25.05.2016 Studentarealer DA Maling av vegger

25.05.2016 Studentareal DA Bortkjøring av ting som skal kastes

04.05.2016 Toalett v/ Festsalen Sluket i vasken er nok i ferd med å bli tett 04.05.2016 Telematikkrom DA Form for alarm som går

03.05.2016 Lødrups kjeller VVS vrider på vask ødelagt / vannlekkasje i skap 03.05.2016 Bytte av otto for sikkerhetsmakulering

02.05.2016 Bortkjøring skap til møbellager Hønefoss

(10)

Varsle om kritikkverdige forhold

http://www.uio.no/om/hms/si-fra/varsling/

Dette er en tjeneste for ansatte. (Tilsvarende som Si fra-systemet er for studenter) Enhet for intern revisjon (EIR) er førstemottaker av varsler fra ansatte som kommer gjennom kryptert nettskjema. Tjenesten ble iverksatt fra september 2013. EIR

vurderer hvilken enhet ved UiO som bør være saksbehandler av det enkelte varsel, avhengig av varselets opphav og innhold.

Nettskjemaet har noen kategorier saker man kan velge mellom:

• Uakseptabel adferd

• Diskriminering

• Farlig arbeidsmiljø - manglende sikkerhet

• Brudd på forskningsetiske retningslinjer

• Korrupsjon, misbruk av offentlige midler eller annen økonomisk kriminalitet

• Forurensning

• Annet

(11)

Varslingstjenesten forts.

Siden starten i 2013 ser statistikken slik ut (for hele UiO):

• 2013, ingen saker

• 2014, 1 sak

• 2015, 1 sak - men egentlig kommet i feil kanal. Ingen reell varslingssak.

• 2016, 5 saker så langt, hvorav 3 har kommet via kryptert

nettskjema og 2 via direktehenvendelse. Og en sak er ikke en reell varslingssak.

Sakene er forskjellige, det har dreid seg om varsler knyttet til; brudd på taushetsplikt, samarbeid, uetiske forhold.

Saksbehandlingstid: de få sakene som har vært, har blitt

ferdigbehandlet i løpet av 1-2 måneder. 2 saker er fortsatt i prosess.

(12)

Meld HMS-avvik

CIM Avvik - Elektronisk system for saksbehandling av HMS-avvik

• HMS-koordinator er fakultetets saksbehandler for alle innmeldinger (har systemtilgang til CIM Avvik)

• Leder på enheten involveres i behandling av saken for å finne frem til rette tiltak (muntlig, i møte eller på e-post – må ikke ha systemtilgang til CIM Avvik)

• Verneombud på enheten informeres løpende i saken

(muntlig, i møte eller på e-post – må ikke ha systemtilgang til CIM Avvik) Prosedyre for håndtering av HMS-avvik

http://www.uio.no/om/hms/arbeidsmiljo/prosedyrer/hms-avvik/

Veileder i innmelding og saksbehandling av HMS-avvik http://

www.uio.no/om/hms/arbeidsmiljo/prosedyrer/hms-avvik/veileder-saksbehandling-hm s-avvik.html

(13)

HMS-avvik er:

• avvik ved at krav fastsatt i HMS-regelverket eller interne krav, ikke er blitt fulgt.

• arbeidsrelaterte episoder der hendelsen kunne ha ført til mén eller redusert helse eller skader på menneske, miljø eller materiell

(nestenulykke)

• arbeidsrelaterte episoder der skade har ført til redusert helse, varige mén eller dødsfall (personskade/ulykke), materielle skader eller skade på miljø.

(14)

Hendelser som har vært meldt inn på JUS til HMS-koordinator (siden 2012 ->)

• Varevindu innvendig i auditorium falt av hengslet og ned på foten til en student så studenten måtte ha førstehjelp/legehjelp.

• Student tråkket feil (vrikket foten) da rampe (nedoverbakke) mot dør ikke var synlig nok.

• Ansatt snublet i utvendig trappetrinn ved inngangsdør.

(Disse innmeldingene er ikke gjort i CIM Avvik, men i gammel ordning med tidligere prosedyre og skademeldingsskjema i word og skjemaer til Statens pensjonskasse osv.)

(15)

Mobbing og trakassering - ansatte

http://www.uio.no/om/hms/arbeidsmiljo/prosedyrer/mobbing-trakasseri ng/

Har du vært utsatt for mobbing eller trakassering?

Ta kontakt med sykepleier Trine Evensen eller rådgiver Kristine Mollø -Christensen, Enhet for Bedriftshelsetjeneste

Har du vært vitne til mobbing eller trakassering og vil varsle det?

Gå til varsling for ansatte

(16)

Uønsket seksuell oppmerksomhet / seksuell trakassering - ansatte

https://www.uio.no/om/hms/arbeidsmiljo/prosedyrer/trakassering/

Flere valgmuligheter:

• Si fra til den det gjelder så fort som mulig - hvis du klarer.

• Du kan også si fra skriftlig til den det gjelder.

• Ta kontakt med din nærmeste leder og forklar situasjonen. Er det vanskelig å gjøre det alene, ta med en du har tillit til.

• Ta kontakt med verneombudet.

• Ta kontakt med Enhet for bedriftshelsetjeneste (BHT),

bedriftssykepleier Trine Evensen eller rådgiver Kristine Mollø

-Christensen for en samtale. Du er også velkommen til å kontakte personaldirektør Irene Sandlie i Avdeling for personalstøtte.

• Bruk mulighetene for varsling ved UiO.