9.3.1 § 1 Virkeområde og omfang

(1)

9.3 Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge

Kommunal- og moderniseringsdepartementet og hovedsammenslutningene ble 4. mai 2020 enige om ny særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge.

Avtalen gjelder med virkning fra 1. juni 2020–28. februar 2021. Særavtalen om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge er som følger:

9.3.1 § 1 Virkeområde og omfang

1. Særavtalen gjelder for arbeidstakere¹ som reiser i oppdrag eller i tjeneste for statens regning utenfor Norge.

2. Hvis sammenhengende² opphold på samme oppdragssted varer utover 28 døgn, skal satsene for kost reduseres med 25% fra og med det 29. døgnet.

3. Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) kan, i samråd med hovedsammenslutningene, fastsette andre bestemmelser eller godtgjørelser enn de som framgår av denne særavtale.

Departementets kommentarer:

1 Særavtalen gjelder for arbeidstakere i staten. For oppdragstakere og konsulenter fra privat sektor får avtalen anvendelse så langt den passer.

Særavtalen gjelder også pålagte eller godkjente reiser som ansatte foretar for å presentere egne eller forskningsgruppens/instituttets forskningsresultater.

Avtalen gjelder ikke stipendreiser. Unntak kan likevel gjøres i tilfeller hvor arbeidsgiver har en vesentlig interesse av at reisen utføres.

Det er arbeidsgiver som foretar denne vurderingen. I slike tilfeller vil særavtalen helt eller delvis kunne legges til grunn.

Avtalen gjelder heller ikke lokalt ansatte ved utenriksstasjonene.

2 Dersom oppholdet etter avbrudd, fortsetter med samme utgifter til overnatting og kost, løper ikke nye 28 dager. Med avbrudd menes f.eks. fravær i forbindelse med langhelg, ferie, avspaseringer, delt oppdragssted/tjenestested o.l.

I de tilfeller der oppholdet blir noe forlenget pga. uforutsette hendelser, gjelder særavtalens kostsatser som for de første 28 dager. Ved forlengelse av oppholdet utover 28 dager skal tillatelse innhentes fra arbeidsgiver. Den reduserte satsen opprettholdes inntil 2 måneder.

I spesielle tilfeller kan arbeidsgiver forlenge den reduserte satsen med ytterligere 3 måneder.

9.3.2 § 2 Definisjoner

1. Reise: Pålagt og/eller godkjent reise.

2. Oppdragssted: Område som kan dekkes med utgangspunkt fra samme overnattingssted. Det kan forekomme flere oppdragssteder på en reise.

3. Døgn: Med døgn menes 24 timer regnet fra det klokkeslett reisen begynner.

4. Utgangs- og endepunkt for reisen: Det sted, arbeidssted eller bopel, hvor reisen begynner eller slutter.

9.3.3 § 3 Generelt

1. Reisen skal foretas på den for statens hurtigste og rimeligste måte¹ når det samlet tas hensyn til alle utgifter, og til en effektiv og forsvarlig gjennomføring av reisen.

2. Arbeidstaker skal benytte arbeidsgivers inngåtte rabattordninger² i forbindelse med reisen så langt det er mulig.

1 Arbeidsgiver avgjør i tvilstilfeller hvilken reisemåte som er hurtigst og rimeligst for staten. Ved valg av reisemåte/hotell må det også kunne legges vekt på reisens varighet, behov for å arbeide underveis på reisen og om det foreligger særlige krav til fleksibilitet i forhold til å forandre reisetidspunkter. Arbeidsgiver har ansvaret for å vurdere sikkerheten i forbindelse med oppdraget.

(2)

2 Arbeidstaker kan ikke privat benytte Eurobonus eller andre lignende fordeler opparbeidet gjennom reiser. Privat bruk anses som brudd på arbeidstakerens tjenesteplikter.

9.3.4 § 4 Rutegående transportmidler

Ved bruk av rutegående transportmidler skal utgifter til rutefly, beste klasse¹ tog og skip dokumenteres. Øvrige utgifter til rutegående transportmidler dekkes uten dokumentasjon.²

1 Det skal innhentes forhåndsgodkjenning fra arbeidsgiver/oppdragsgiver i hvert enkelt tilfelle for at beste klasse tog eller tilsvarende kan benyttes.

2 Plassbillett (eksempelvis plass på komfortvogn på tog må alltid dokumenteres.

9.3.5 § 5 Ikke-rutegående transportmidler

¹

Det må redegjøres² for årsaken til at ikke–rutegående transportmidler benyttes (drosje og andre leide fremkomstmidler mv.). Utgiftene må dokumenteres.

1 Forhåndsgodkjenning fra arbeidsgiver til å benytte ikke-rutegående transportmidler kan gis generelt for flere tjenestereiser eller i hvert enkelt tilfelle.

2 Der arbeidsgiver/ oppdragsgiver mener bruken ikke er forenlig med intensjonen i § 3 nr. 1, kan arbeidsgiver/oppdragsgiver bestemme at utgiften ikke dekkes, eventuelt avkortes, jf. også § 15.

9.3.6 § 6 Bruk av egen bil

Det skal innhentes godkjenning¹ fra arbeidsgiver dersom egen bil skal benyttes som transportmiddel på reisen.

Bruk av egen bil godtgjøres tilsvarende satsene i Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands § 6.

1 Der arbeidsgiver mener bruken ikke er forenlig med intensjonen i § 3, kan arbeidsgiver bestemme at utgiften ikke dekkes, eventuelt avkortes.

Se kommentarene til § 6 i Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innlands.

9.3.7 § 7 Dekning av andre utgifter

I tillegg til utgifter som dekkes etter §§ 4-6, refunderes andre nødvendige¹ utgifter i forbindelse med reisen. Det må redegjøres² nærmere for utgiften.

1 Arbeidsgiver avgjør hva som er nødvendige utgifter. Der det er mulig skal utgiften dokumenteres.

Nødvendige utgifter kan for eksempel være: utgifter til pass og eventuelt visum når dette er nødvendig for å gjennomføre reisen, vaksinasjon/medisiner som av klimatiske eller helsemessige grunner er nødvendig på reisen, gebyrer ved kjøp/salg av valuta mv.

2 Det må redegjøres for årsaken til utgiftene på reiseregningen. Det er arbeidsgiver som foretar den endelige vurderingen av om utgiften skal dekkes.

9.3.8 § 8 Utgifter til kost

1.

a) For reiser som varer mer enn ett døgn, dekkes udokumenterte utgifter til kost¹ etter de kostsatser for vedkommende land som er oppført i vedlegg 1.

b) For reiser fra og med 6 timer og inntil 12 timer tur/retur dekkes 50% av kostsatsen for vedkommende land.

(3)

d) For reiser som varer ut over hele døgn dekkes kost tilsvarende etter b) eller c).²

Dersom reisen foretas gjennom flere land i løpet av et døgn, beregnes kost for det land hvor arbeidstakeren oppholdt seg lengst.³

Dersom enkeltmåltider er dekket av andre enn arbeidstaker selv, foretas det måltidstrekk⁴ tilsvarende 20%

for frokost, 30% for lunsj og 50% for middag av døgnsatsen i a). Det foretas også måltidstrekk dersom kost er inkludert i billettutgiftene.

2. Dersom særlige grunner tilsier det, dekkes utgifter til kost etter regning for den enkelte reise.

1 Satsene for kost reduseres med 25 % fra og med det 29. døgnet.

2 For reiser med flere overnattinger får arbeidstakeren døgnsatsen etter bokstav a.

3 Dette gjelder også for den del av reisen som foretas i Norge.

4 Det foretas ikke måltidstrekk ved enkel servering.

5 Det er arbeidsgiver som foretar den konkrete vurderingen i det enkelte tilfelle. Som «særlige grunner» kan for eksempel være tilfeller der utgifter til kost er uforholdsmessig høye, eller der arbeidstaker er på reise kortere enn 6 timer og vedkommende ikke blir påspandert måltid. Enkelte grensetilfeller kan føre til at arbeidstaker ikke får dekket alle måltider som følge av trekk i døgnsatsen. Slike tilfeller kan regnes som «særlige grunner» etter bestemmelsens nr 2, slik at alle måltider dekkes etter regning for den enkelte reise.

9.3.9 § 9 Utgifter til overnatting

Overnatting på hotell og lignende dekkes etter regning.¹ Arbeidsgiver må sørge for at overnattingsstedet tilfredsstiller nødvendige krav til sikkerhet, kommunikasjon og komfort innenfor en forsvarlig kostnadsramme² og tilgjengelig overnattingsmuligheter på stedet.

1 Det må vedlegges originalbilag fra overnattingsstedet eller reisebyrå. Der originalbilag har gått tapt må det dokumenteres på en annen måte hvilken utgift man har hatt.

2 Se § 3 med kommentarer.

9.3.10 § 10 Dagopphold

Ved tjenstlig behov eller i påvente av transport, dekkes dokumenterte utgifter til dagopphold på minst 6 timer på hotell eller lignende.

9.3.11 § 11 Reisetid

¹

For reisetid utenom ordinær arbeidstid og på frilørdag-, søn- og helgedager, gis kompensasjon på 30 minutter pr. reisetime. Den enkelte virksomhet kan i tillegg gi kompensasjon for reisetid utover 30 minutter pr. reisetime begrenset oppad til time for time. Beregnet reisetid gis som hovedregel som fritid, men kan etter avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker utbetales med timelønn.

Bestemmelsen omfatter ikke arbeidstaker i ledende stilling eller i særlig uavhengig stilling eller som har særskilt kompensasjon for reisetid. Det fastsettes ved lokale særavtaler hvilke arbeidstakere dette gjelder.

1 Reisetid er den tid som medgår på reisen mellom arbeidssted/bosted og oppdragssted, inkludert nødvendig ventetid underveis. Dersom reisen omfatter flere oppdragssteder, regnes tid for reiser mellom oppdragsstedene som reisetid. Tid som tilbringes på hotell og lignende, beregnes ikke som reisetid.

Det gis ikke kompensasjon for reisetid utover 30 minutter pr. reisetime i forbindelse med kurs, seminarer, utstillinger, messer mv. som ikke er en del av det ordinære arbeidet, jf. § 2. Reisetid beregnes ut fra lokal tid.

(4)

9.3.12 § 12 Kompensasjonstillegg

¹

Det gis et kompensasjonstillegg på kr 548,- pr. døgn utover 12 timer.² Departementets kommentarer:

1 Kompensasjonstillegget er skattepliktig, se PM-2009-13. Kompensasjonstillegget beregnes for hele reisen fra avreise

arbeidssted/bosted til retur arbeidssted/bosted. Når reisen forlenges av personlige forhold, bortfaller tillegget for denne delen av reisen.

Blir reisen avbrutt på grunn av tjenstlige oppdrag i Norge, starter/slutter utenlandsreisen ved når man ankommer/lander i Norge.

2 For reiser som varer mer enn 1 døgn, regnes 12 timer eller mer inn i det nye døgnet som et nytt helt døgn. For reiser som varer under ett døgn, utbetales tillegget etter 12 timer.

9.3.13 § 13 Forsikring

¹

1. For skade på eller tap av ordinært reisegods til personlig² bruk, erstattes et sannsynliggjort³ tap.

Erstatningssøknad⁴ avgjøres og utbetales av den enkelte arbeidsgiver. Ved vurderingen av om det økonomiske tap helt eller delvis skal dekkes, tas særlig hensyn til om den reisende har utvist alminnelig aktsomhet. Se for øvrig kgl. res. av 1. januar 2018.⁵

2. For erstatning ved reiseulykke vises det til særavtale om forsikrings- og erstatningsordninger for statsansatte på tjenestereise og ved stasjonering i utlandet.⁶

1 Statlig arbeidsgiver har, som selvassurandør, ikke anledning/fullmakt til å tegne reise- og/eller ulykkesforsikringer i

forsikringsselskaper. Det er for enkeltreiser likevel åpnet for at arbeidsgiver kan tegne reiseforsikring, særskilt utenfor EØS området, for den konkrete reisen.

2 Arbeidstaker eller andre som reiser for statens regning, bør tegne egen privat forsikring for spesielt kostbare/verdifulle gjenstander som er medbrakt.

3 Det er ikke nødvendig å fremlegge regning som dokumentasjon for kjøp av ny gjenstand, men nok at man sannsynliggjør den tapte gjenstands verdi.

4 Tap/skade skal meldes omgående til arbeidsgiver. Søknad om forsikringsoppgjør må fremmes innen rimelig tid etter hjemkomst.

5 Se kgl. res. av 27. oktober 2017 om «Erstatning til ansatte i staten ved skade på eller tap av private eiendeler i forbindelse med tjenesten» (SPH pkt. 10.22. Denne trådte i kraft 1. januar 2018.

6 Se «Særavtale om forsikrings- og erstatningsordninger for statsansatte på tjenestereise og ved stasjonering i utlandet» (SPH punkt 9.24

9.3.14 § 14 Kredittkort

¹

1. Arbeidsgiver kan dekke årsavgift for kredittkort ut fra tjenstlige behov.

2. Gebyr ved bruk av kredittkort dekkes mot dokumentasjon for tjenesterelevant veksling eller betaling.

1 Arbeidstakere kan ikke pålegges å skaffe seg kredittkort til bruk på tjenestereise.

Arbeidstakere som får dekket årsavgift på kredittkort, plikter å benytte dette på reiser. Når det gjelder forskudd vises det til bestemmelsene i § 15 nr. 3.

Refusjon av årsavgift gjelder for ordinære kredittkort. Kortet er personlig og betaling skal trekkes på egen konto.

Differansen mellom årsavgift på ordinære kort og kort av høyere grad, for eksempel «gullkort» og «platinakort» dekkes ikke.

Årsavgift på ordinære betalingskort dekkes ikke. Med ordinære betalingskort menes kort hvor regningsbeløpet trekkes direkte fra arbeidstakerens konto.

9.3.15 § 15 Reiseregning

¹

1. Reiseregning sendes arbeidsgiver snarest.²

2. Alle utlegg føres opp i den valuta de er betalt i. Ved omregning til norske kroner benyttes valutakursen på betalings-/vekslingstidspunktet da reisen fant sted.

3. Det kan gis forskudd³ til dekning av utgifter på reisen. Nytt forskudd skal i alminnelighet ikke gis før forskudd fra tidligere reiser er gjort opp. Forskudd kan kreves tilbakebetalt dersom reiseregning ikke blir gjort opp innen avtalt frist. Dette gjøres gjennom avtale om trekk i lønn.

4. Dersom utgifter⁴ dekkes av andre enn arbeidstakeren selv, skal det oppgis i reiseregningen hvem som har

(5)

1 Arbeidsgiver velger selv hvilket reiseregningsskjema de ønsker å bruke lokalt.

Dato og klokkeslett for når reisen begynte og når den ble avsluttet, spesifiseres på reiseregningen. Er det passasjerer med i bilen, føres navnene opp på reiseregningen. Det skal angis hvem som kjørte bilen.

Dersom det finnes program for oppholdet, skal dette vedlegges reiseregningen.

2 Krav foreldes etter lov om foreldelse av fordringer (foreldelsesloven av 18. mai 1979 nr. 18.

3 Arbeidstakeren skal levere et anslag over størrelsen og arten av de forventede utgiftene før forskudd kan gis. Dersom flere skal reise sammen, kan en person ta ut et større forskudd forutsatt at dette skal dekke fellesutgifter for gruppen. Forskudd skal grovt anslått dekke de totale utgifter til reisen. Det kan ikke innføres ordninger som fratar arbeidstakeren retten til å ta ut reiseforskudd.

4 Se skattebetalingsforskriften § 5-6-11.

9.3.16 § 16 Reguleringsbestemmelser

Satsene gjennomgås årlig med virkning fra og med 1. januar påfølgende år. Kompensasjonstillegget forhandles årlig med samme virkningstidspunkt.

9.3.17 § 17 Avtaleperiode

Avtalen gjelder med virkning fra og med 1. juni 2020 til og med 28. februar 2021.

9.3.18 Vedlegg: Satser for kostgodtgjørelse gjeldende fra 1. juni 2020

Land Byer Kostsatser gjeldende fra

01.06.2020 Europa

Albania Tirana kr 380

Østerrike Utenom Wien kr 860

Østerrike Wien kr 840

Hviterussland Minsk kr 360

Belgia Brüssel kr 960

Bosnia Sarajevo kr 500

Bulgaria Sofia kr 530

Kroatia Zagreb kr 610

Kypros Nicosia kr 770

Tjekkiske republikk Praha kr 550

Danmark København kr 1 230

Estland Tallinn kr 680

Finland Helsingfors kr 1 000

Frankrike Utenom Paris kr 810

Frankrike Paris kr 970

Tyskland Berlin kr 860

Tyskland Utenom Berlin kr 810

Hellas Athen kr 800

Ungarn Budapest kr 560

Island Reykjavik kr 930

Irske Republikk Dublin kr 930

Italia Roma kr 830

Kosovo Pristina kr 370

Latvia Riga kr 720

Litauen Vilnius kr 560

Lichtenstein Vaduz kr 1 400

Luxembourg Luxembourg kr 990

Makedonia Skopje kr 470

Malta Malta kr 740

Moldova Chisinau kr 430

(6)

Monaco Monaco kr 980

Montenegro Podgorica kr 550

Nederland Amsterdam kr 830

Poland Warzawa kr 570

Portugal Lisboa kr 660

Romania Bucuresti kr 470

Russland Utenom Moskva og St Petersburg kr 430

Russland Moskva kr 620

Russland St Petersburg kr 510

Serbia Beograd kr 550

Slovakia Bratislava kr 700

Slovenia Ljubljana kr 710

Spania Madrid kr 810

Sverige Stockholm kr 790

Sveits Bern kr 1 270

Sveits Geneve kr 1 400

Sveits Zurich kr 1 390

Ukraina Kiev kr 480

Storbritannia Central London kr 940

Storbritannia Utenom Central London kr 790

01.06.2020 Afrika

Algerie Algiers kr 500

Angola Luanda kr 470

Benin Cotonou kr 710

Botswana Gaborone kr 450

Burundi Bujumbura kr 430

Kamerun Yaounde kr 690

Kongo Brazzaville kr 760

Elfenbenskysten Abidjan kr 790

Demokratiske republikken Kongo Kinshasa kr 800

Egypt Kairo kr 450

Eritrea Asmara kr 680

Etiopia Addis Ababa kr 390

Gabon Libreville kr 970

Ghana Accra kr 510

Kenya Nairobi kr 680

Lesotho Maseru kr 280

Madagaskar Antananarivo kr 340

Malawi Lilongwe kr 540

Mauritius Port Louis kr 590

Marokko Rabat kr 590

Mozambique Maputo kr 410

Namibia Windhoek kr 340

Nigeria Abuja kr 680

Seychellene Victoria kr 730

Sør Afrika Pretoria kr 350

Sør Sudan Juba kr 540

Sudan Khartoum kr 260

Swaziland Mbabane kr 310

(7)

Togo Lome kr 640

Zambia Lusaka kr 280

Zimbabwe Harare kr 650

Afrika øvrige kr 540

01.06.2020 Amerika

Argentina Buenos Aires kr 300

Bahamas Nassau kr 1 280

Barbados Bridgetown kr 1 190

Bolivia La Paz kr 530

Brasil Brasilia kr 450

Brasil Rio de Janeiro kr 480

Canada Ottawa kr 850

Chile Santiago kr 530

Colombia Bogota kr 440

Costa Rica San Jose kr 750

Cuba Havana kr 620

El Salvador San Salvador kr 670

Guatemala Guatemala by kr 750

Guyana Georgetown kr 720

Honduras Tegucigalpa kr 520

Jamaica Kingston kr 730

Mexico Mexico by kr 430

Nicaragua Managua kr 530

Panama Panama by kr 760

Paraguay Asuncion kr 450

Peru Lima kr 710

Puerto Rico San Juan kr 990

Surinam Paramaribo kr 500

United States of America Manhattan NY kr 1 280

United States of America San Francisco CA kr 1 110

United States of America Utenom Manhattan, Washington og San Francisco

kr 980

United States of America Washington DC kr 1 120

Uruguay Montevideo kr 570

Venezuela Karacas kr 720

Amerika øvrige kr 720

01.06.2020 Asia

Afghanistan kr 500

Armenia Yerevan kr 510

Azerbajdsjan Baku kr 520

Bahrain Manama kr 900

Bangladesh Dhaka kr 610

Brunei Bandar Seri Begawan kr 590

Kambodsja Phnom Penh kr 670

Kina Beijing kr 790

Kina Shanghai kr 800

Øst Timor Dili kr 670

(8)

Georgia Tbilisi kr 330

Hong Kong Hong Kong kr 1 000

India New Delhi kr 490

Indonesia Jakarta kr 520

Iran Teheran kr 590

Israel Jerusalem kr 1 220

Japan Tokyo kr 820

Yemen Sana kr 690

Jordan Amman kr 960

Kazakhstan Astana kr 360

Republikken Korea Seoul kr 880

Kuwait Kuwait by kr 960

Laos Vientiane kr 470

Libanon Beirut kr 970

Nord-Korea kr 690

Malaysia Kuala Lumpur kr 450

Maldivene Male kr 580

Myanmar Yangon kr 530

Oman Muscat kr 1 030

Pakistan Islamabad kr 280

Palestina kr 1 220

Filippinene Metro-Manila kr 630

Qatar Doha kr 970

Saudi Arabia Riyadh kr 880

Singapore Singapore kr 880

Sri Lanka Colombo kr 380

Taiwan Taipei kr 750

Thailand Bangkok kr 780

Tyrkia Ankara kr 320

Tyrkia Istanbul kr 360

Forente Arabiske Emirater Abu Dhabi kr 1 160

Uzbekistan Tashkent kr 230

Vietnam Hanoi kr 530

Asia øvrige kr 690

01.06.2020 Australia / Oceania

Australia Canberra kr 890

New Zealand Wellington kr 750

Papua New Guinea Port Moresby kr 700

Australia / Oceania øvrige kr 780