Skien kirkelige

(1)

Skien kirkelige fellesråd

Årsmelding 2019

Nyrestaurert orgel til Skien kirkes 125-års jubileum i 2019

Foto: Geir Arntzen

(2)

Skien kirkelige fellesråd, Tlf. 35 58 11 80

www.skien.kirken.no 2

Innhold

1.0 Innledning ... 3

1.1. Sammendrag ... 3

2.0 Hovedmål ... 4

2.1. Sentralt har kirken følgende hovedmål ... 4

2.2. Lokalt har fellesrådet vedtatt følgende hovedmål ... 4

2.3. Kirke - kommune – felles ansvar, ulike oppgaver ... 4

3.0 Årsstatistikk ... 6

3.1 Kirkelig årsstatistikk i Skien 2019 ... 6

4.0 Økonomi ... 7

4.1 Driftsresultat, driftsregnskapet ... 7

Regnskap 2019 inntekter ... 7

Kommentarer på vesentlige avvik mellom regnskap og budsjett inntekter 2019 ... 8

Regnskap 2019 utgifter ... 9

Kommentarer på vesentlige avvik mellom regnskap og budsjett utgifter 2019... 10

4.2 Investering regnskap 2019 ... 11

Kommentarer på vesentlige avvik mellom regnskap og budsjett i investering 2019 ... 11

4.3 Balanse regnskap 2019 ... 12

5.0 Administrasjonen ... 13

5.1 Skien kirkelige fellesråd... 13

5.2 Ansatte i administrasjonen ... 14

5.3 Arbeidsutvalg ... 15

5.4 Administrasjonsutvalg ... 15

5.5 Arbeidsmiljøutvalget ... 16

5.6 Forhandlingsutvalget ... 16

5.7 Kontaktutvalget ... 16

5.8 HMS - arbeidet ... 17

5.9 Orgelkomite for restaurering av orgelet i Skien kirke ... 17

5.10 Tjenester til soknene ... 19

5.11 Kirkevalg ... 19

5.12 Utfordringer i 2020 ... 19

6.0 Kirkene ... 20

6.1 Vedlikehold ... 20

6.2 Bygg og anlegg: ... 20

6.3 Utført vedlikehold i 2019 ... 21

6.3.1 Restaurering av orgel i Skien kirke ... 23

6.4 Utleie av kirker til andre arrangement ... 24

6.5 Utfordringer i 2020 ... 24

7.0 Menighetskontorene ... 26

8.0 Gravplassdriften ... 27

8.1 Oppsummering av 2019 ... 27

8.2 Statistikk for gravplassdriften siste 4 år: ... 27

8.3 Gjennomførte tiltak på gravplassene ... 28

8.4 Utfordringer i 2020 ... 30

9.0 Fellesrådets ansatte ... 31

9.1 Ansatte... 31

9.2 Personalmøter ... 31

9.3 Fraværsstatistikk... 32

9.4 Samarbeid i 2019 ... 32

(3)

Skien kirkelige fellesråd, Tlf. 35 58 11 80

www.skien.kirken.no 3

1.0 Innledning

1.1. Sammendrag

Leder av fellesrådet i 2019 har vært Hallvard Kristian Ripegutu og nestleder Magne Myrvang.

Geir Arild Tønnessen har møtt i fellesrådet som politisk representant i perioden januar til november. Som politisk representant fra desember 2019 er Erik Næs utnevnt.

Liv Espeland Jettestuen startet som prost i Skien prosti 15. januar 2019.

Fellesrådet forvalter mange eldre bygg. Det ble avdekket store råteskader i Skotfoss og Kilebygda kirker dette året. Bystyret bevilget i desember 2019 ekstra midler til utbedringer av kirkebygg. Restaureringsarbeidene vil starte i 2020.

Kontraktsmøte med Arne Olav Lund AS ble gjennomført 29.mai 2019 angående utvidelsen av gravplassen med ny driftsavdeling på Gjerpen. Arbeidet ble startet opp på sommeren og prosjektet er planlagt ferdigstilt i juni 2020.

Skien kommune og Skien kirkelige fellesråd har gjennomført overdragelser av kirkelige eiendommer som før stod oppført på Skien kommune til det enkelte sokn.

Skien kirke feiret sitt 125 års jubileum 25.august 2019 med radiogudstjeneste og nyrestaurert orgel. En rekke søndager denne høsten er det arrangert orgelkonserter hvor det nyrestaurerte orgelet ble presentert. Alle organistene i kirkene i Skien hadde egen konsert 8.september 2019.

En vellykket bispevisitas i Gimsøy og Nenset menighet ble avviklet 17-22.september.

Gulset kirke feiret sitt 10 års jubileum for 2.byggetrinn 21.-24.mars 2019.

Den 8. og 9.september var det kirkevalg og alle menighetsrådene i Skien fikk da ny sammensetning. Oppslutningen ved kirkevalget i Agder og Telemark var 14,2 %.

Menighetsrådene har valgt representanter til fellesrådet og det nye fellesrådet tiltrådte 1.desember 2019.

Statistikken viser en nedgang i antall medlemmer for Den norske kirke, slik vi ser i landet for øvrig. Dette er en utfordring som kirken tar på største alvor.

Ansvaret for kirkebygg, anlegg og drift gir store økonomiske utfordringer for Skien kirkelige fellesråd. Takket være godt samarbeid med Skien kommune løses oppgavene på en god måte.

Skien kirkelige fellesråd 26.02.20

Hallvard Kristian Ripegutu Jorunn Fliid

Leder Kirkeverge

(4)

Skien kirkelige fellesråd, Tlf. 35 58 11 80 www.skien.kirken.no

4

2.0 Hovedmål

Det lovmessige grunnlaget for Fellesrådets drift er i hovedsak Kirkeloven og Gravferdsloven.

Soknet er den grunnleggende enhet i Den norske kirke. Menighetsråd og fellesråd opptrer på vegne av soknet. Menighetsrådet har ansvar for å vekke og nære det kristelige liv og innarbeide/utvikle undervisning, diakoni og kirkemusikk i soknet. Fellesrådet er forvaltningsorgan for soknet når det gjelder økonomi, personell, planlegging, eiendoms- og kirkegårdsdrift. Fellesrådet er sammensatt av representanter fra menighetsrådene, Skien kommune og representant utnevnt av biskopen i Agder og Telemark. Selv om ansvarsfordelingen mellom menighetsråd og fellesråd er tydelig, er det nødvendig med stor grad av samspill mellom rådene.

Skien kirkelige fellesråd er gravferdsforvalter for alle innbyggere i Skien kommune.

2.1. Sentralt har kirken følgende hovedmål

Den norske kirke skal være en bekjennende, misjonerende, tjenende og åpen folkekirke. Som folkekirke skal den favne mennesker i alle aldre og ulike livssituasjoner, slik at alle - kvinner og menn, barn og unge - kan kjenne tilhørighet til kirken og få del i kirkens forkynnelse, opplæring, omsorg og fellesskap. Kirken skal gjennom sin kultur- og tradisjonsbærende rolle bidra til at det kristne verdigrunnlag og vår felles kulturarv holdes levende i det enkelte lokalsamfunn og i storsamfunnet.

2.2. Lokalt har fellesrådet vedtatt følgende hovedmål

Fellesrådet skal bidra til å forvalte inntekter og formue på beste måte for kirken lokalt og bidra til mål og planer for den kirkelige virksomheten i kommunen. Rådet skal fremme samarbeid mellom menighetsrådene og drive en aktiv personalpolitikk, samt sørge for at kirker og kirkegårder holdes i lovlig stand og orden.

Fellesrådet skal sørge for at kirkene har nødvendig bemanning og tilstrekkelig utstyr slik at forordnede gudstjenester og kirkelige handlinger kan avvikles på en tilfredsstillende måte.

Fellesrådet skal i samarbeid med kommunen sørge for at det til enhver tid er tilstrekkelig gravplassareal i kommunen.

2.3. Kirke - kommune – felles ansvar, ulike oppgaver Den norske kirke i Skien består av syv sokn i 2019:

 Borgestad

 Gimsøy og Nenset

 Gjerpen

 Gulset og Skotfoss

 Kilebygda og Solum

 Melum

 Skien

Det kirkelige fellesråd har ansvaret for den lokale kirkeforvaltningen med hensyn til bl.a. kirker, gravplasser og kirkelige stillinger. Kirkelovens § 15 definerer omfanget og innholdet av de

rammebetingelsene kommunene har ansvaret for. Hvordan den kirkelige virksomheten tilrettelegges og innhold bestemmes, er et ansvar for kirkens organer. Samarbeidet mellom kirken og kommunen

(5)

5

ivaretas gjennom kontaktutvalget og ved at kommunen har oppnevnt en fast representant i fellesrådet.

Staten bidrar med finansiering av kateketer, diakoner og trosopplæringsstillinger. I tillegg bidrar menighetene med betydelig egenkapital og egeninnsats for å realisere ulike prosjekter og lønn til egne tilsatte.

Solum kirkegård, morgengry Foto: Gudmund Kverndalen

(6)

6

3.0 Årsstatistikk

3.1 Kirkelig årsstatistikk i Skien 2019

Det føres statistikk over all virksomhet i våre menigheter og det er menighetsrådet og sokneprest som er ansvarlig for utfyllingen av aktiviteten i menigheten. Kirkevergen er ansvarlig for føring av e-kirkebok.

Utdrag fra statistikken viser følgende tall for de siste 4 år.

2016 2017 2018 2019

Ant. Medlemmer 37 154 36 918 36 631 36 111

Medlemmer i % av befolkning i Skien 68 % 68 % 67 % 66 %

Innmeldt i Den norske kirke 34 35 24 45

Utmeldt av Den norske kirke 347 142 114 171

Døpte 310 266 279 272

Døpte, bosatt i Skien, i % av alle fødte 59 % 49 % 53 % 51 %

Inngått ekteskap 69 74 79 64

Konfirmanter 322 281 329 291

Konfirmanter i % av 15-åringer medlemmer.

83 % 77 % 85 % 68 %

Konfirmanter i % av 15-åringer totalt i Skien

48 % 44 % 52% 44 %

Gravferd m/prest fra Den norske kirke i Skien

399 400 387 381

Gravlegging kirkegård 477 505 486 462

Gudstjeneste på søn- og helligdager 457 443 440 442

Antall deltakere 44 039 40 961 37 872 38 598

Gjennomsnittlig antall deltakere 96 92 86 87

Andre gudstjenester/møter 55 49 39 67

Antall deltakere 7 642 8 767 5 849 7 708

Kor/musikkgrupper. 21 21 20 18

Antall deltakere 412 383 365 352

Totalt innsamlede midler/gaver 3 513 397 3 506 618 3 313 167 3 434 312

Herav til andre, i % 29 % 29 % 28 % 26 %

Offer/kollekt i kirkene 1 376 349 1 370 231 1 315 281 1 363 209

Herav til andre, i % 55 % 55 % 53 % 48 %

Givertjeneste i menighetene 929 212 889 200 971 775 1 129 148

(7)

7

4.0 Økonomi

Regnskapsmessig resultat i 2019 ble et totalt merforbruk på kr 95.106,30 som fremgår i driftsregnskapet med kr 0,00 og udekket i investeringsregnskapet på kr 95.106,30

4.1 Driftsresultat, driftsregnskapet Regnskap 2019 inntekter

Oversikt inntekter, sum alle formål: admin., kirker, kirkegård, and. formål.

Regnskap 2019 Budsjett 2019 Regnskap 2018 Driftsinntekter

Brukerbetaling, salg, avgifter og leieinntekter 7 840 886 8 256 868 8 171 168

Salg av driftsmidler/fast eiendom 51 200 51 200 0

Refusjoner/overføringer 9 691 645 9 526 432 9 194 677

Kalkulatorisk inntekt ved kommunal

tjenesteytingsavtale 739 000 718 000 718 000

Statlige tilskudd 3 338 008 3 223 158 2 887 156

Rammeoverføring/tilskudd fra egen kommune 27 225 506 27 071 596 28 278 000

Tilskudd fra fellesråd/menighetsråd 0 0 0

Andre tilskudd, gaver, innsamlede midler 42 538 48 077 50 989

48 928 783 48 895 331 49 299 990

Finansinntekter

Renteinntekter og utbytte 448 489 200 000 216 242

Motpost avskrivninger 966 822 1 041 317 1 002 101

Bruk av udisponert fra tidligere år 179 889 179 889 31 411

Bruk av disposisjonsfond 0 0 0

Bruk av bundnefond 975 574 2 379 124 78 653

2 570 774 3 800 330 1 328 407

Sum inntekter 51 499 557 52 695 661 50 628 397

16 %

20 %

7 % 1 % 56 %

0 % Brukerbetaling, salg, avgifter og

leieinntekter

Refusjoner/overføringer

Kalkulatorisk inntekt ved kommunal tjenesteytingsavtale

Statlige tilskudd

Rammeoverføring/tilskudd fra egen kommune

Andre tilskudd, gaver, innsamlede midler

(8)

8

Kommentarer på vesentlige avvik mellom regnskap og budsjett inntekter 2019 Brukerbetaling/salgsinntekter: Avvik mindreinntekt kr 415.982,-

Skyldes vesentlig festeavgift.

Refusjonsinntekter: Avvik merinntekt kr 165.213,-

Skyldes vesentlig mva kompensasjon (529.760,-) som reduseres av merinntekt på sykelønnsrefusjon, tilskudd fra NAV, interne overføringer og refusjon MR ansatte.

Tjenesteytingsavtale Avvik merinntekt kr 21.000,- Skyldes prisjustering på tjenesteyting.

Statlige tilskudd: Avvik merinntekt 114.850,-

Skyldes tilretteleggings tilskudd fra NAV.

Rammeoverføring/tilskudd fra

egen kommune: Avvik merinntekt 153.910,-

Skyldes ekstra overføring på grunn av at pensjonskostnadene i 2019 ble høyere enn pensjonsandelen i rammeoverføringen.

Andre tilskudd, gaver: Avvik mindreinntekt kr 5.539,-

Skyldes vesentlig avsluttede stell m/fond, offer til trosopplæring og Skienprosti.

Finansinntekter: Avvik mindreinntekt kr 1.229.556,-

Skyldes vesentlig bruk av bundet fond og avskrivninger fratrukket økt renteinntekt.

(9)

9

Regnskap 2019 utgifter

Oversikt utgifter, sum alle formål: administrasjon, kirker, kirkegård, andre formål.

Regnskap 2019 Budsjett 2019 Regnskap 2018 Driftsutgifter

Lønn og sosiale utgifter 32 521 583 32 646 606 31 387 112

Kjøp av varer og tjenester 13 330 639 13 757 493 11 269 521

Refusjoner/overføringer 2 776 503 3 232 979 2 434 686

Kalkulatorisk utgift ved kommunal

tjenesteytingsavtale 739 000 718 000 718 000

Tilskudd og gaver 706 566 686 518 767 920

50 074 292 51 041 596 46 577 239

Finansutgifter

Renteutgifter og lånekostnader 0 0 -8 785

Avdrag på lån 0 0 0

Utlån, kjøp aksje, andeler o.l. 0 0 0

Avskrivninger 966 822 1 041 317 1 002 101

Avsatt til dekning fra tidligere år 0 0 0

Avsatt til disposisjonsfond 179 889 179 889 31 411

Avsatt til bundnefond 192 060 7 016 2 111 542

Overført til investeringsregnskapet 86 494 425 843 735 000

1 425 265 1 654 065 3 871 269

Sum utgifter 51 499 557 52 695 661 50 448 508

Merforbruk (+) / mindreforbruk(-) 0 0 -179 889

65 % 27 %

6 % 1 %

1 %

Lønn og sosiale utgifter

Kjøp av varer og tjenester

Refusjoner/overføringer

Kalkulatorisk utgift ved kommunal tjenesteytingsavtale

Tilskudd og gaver

(10)

10

Kommentarer på vesentlige avvik mellom regnskap og budsjett utgifter 2019 Lønn: Avvik mindreforbruk kr 125.023,-

Skyldes vesentlig vakanse i stillinger delvis dekt opp med vikarer.

Kjøp av varer og tjenester: Avvik mindreforbruk kr 426.854,-

Skyldes vesentlig prosjekt Borgestad sørvegg som ikke ble fullført i 2019 (1 mill.), tilstandsrapport Skien kirke som ble utsatt til 2020 og senere igangsetting av omlegging MR regnskap. Dette reduseres av økte krematoriekostnader, strøm, tømming av avfall og vedlikehold uteområder

Refusjoner/overføringer: Avvik mindreforbruk kr 456.476,- Skyldes vesentlig mva kompensasjon.

Tjenesteytingsavtale: Avvik merforbruk kr 21.000,- Skyldes prisjustering på tjenesteyting.

Finansutgifter: Avvik mindreforbruk kr 228.800,-

Skyldes vesentlig overføring til investering og avskrivninger som reduseres av avsetning til bundet fond.

(11)

11

4.2 Investering regnskap 2019

Årets finansieringsbehov Regnskap 2019 Budsjett 2019 Regnskap 2018

Investeringer i anleggsmidler 15 931 310 27 581 460 5 613 293 Kalulatorisk utgift ved kommunal tjenesteytingsavtale - - - Renteutgifter, låneomkostninger 27 340

420 - Avdrag på lån (ekstraordinært) - - - Utlån, kjøp aksjer, andeler o.l. - - - Avsetninger 4 685 767 - 1 206 063

20 644 417 27 581 880 6 819 357

Finansiert slik Regnskap 2019 Budsjett 2019 Regnskap

2018 Bruk av lånemidler - - - Inntekter fra salg av driftsmidler/fasteiendom 14 400 14 400 - Refusjoner 2 772 806 5 015 910 766 488 Kalulatorisk inntekt ved kommunal

tjenesteytingsavtale - - - Tilskudd til investeringer 16 480 000 16 480 000 5 211 232 Mottatte avdrag på lån (ekstraord.) - - - Overført fra driftsbudsjettet 86 494 425 843 735 000 Bruk av avsetninger 1 195 611 5 645 727 116 394

20 549 311 27 581 880 6 829 114

Udekket (-) / Udisponert(+) -95 106 0 9 757

Kommentarer på vesentlige avvik mellom regnskap og budsjett i investering 2019 Investering i anleggsmidler: Avvik mindreforbruk kr 11.650.150,-

Skyldes vesentlig mindreforbruk i forbindelse med prosjekter som er pågående. Gjelder prosjektene utvidelse Gjerpen kirkegård, sprinkling Skien kirke, sprinkling Solum kirke, renovering orgel Skien kirke.

Renteutgifter/låneomkostninger: Avvik merforbruk kr 26.920,-

Valutatap ved import av orgeldeler til Skien kirke.

Avsetninger: Avvik merforbruk kr 4.685.767,-

Skyldes avsetning til bundet fond av tilskudd til orgelrestaurering og utvidelse Gjerpen kirkegård.

Refusjoner: Avvik mindreinntekt kr 2.264.887,- Skyldes mva kompensasjon.

Overført fra driftsregnskapet: Avvik mindreinntekt kr 339.349,-

Skyldes manglende dekning i driftsregnskapet.

Bruk av avsetninger: Avvik mindreinntekt kr 4.450.116,- Skyldes vesentlig bruk av bundne fond.

(12)

12

4.3 Balanse regnskap 2019

Balanserapport pr 31.desember 2019

2019 2018

Eiendeler

Anleggsmidler

Faste eiendommer kirker, kirkegård, velferdsbygg 39 107 686 30 521 306 Utstyr maskiner og transportmidler 11 987 931 6 350 454

Sum anleggsmidler 51 095 617 36 871 760

Omløpsmidler

Kortsiktige fordringer 4 342 005 3 299 485

Kasse 0 0

Bank faktura innbetaling 446 547 585 475

Bank fond forskjønnelse kirkegårder 151 032 132 272

Driftskonto 17 968 706 14 574 814

Fondskonto stell av grav 3 614 243 3 675 931

Skattetrekk 854 361 845 269

Sum omløpsmidler 27 376 894 23 113 247

Sum Eiendeler 78 472 511 59 985 007

Egenkapital og gjeld

Egenkapital

Disposisjonsfond 1 750 605 1 570 715

Bundetfond drift forskjønnelse kirkegårder 151 032 132 272

Bundetfond drift Skien kirke - fasade 1 809 494 1 809 494

Bundetfond drift trosopplæring 142 597 92 495

Bundetfond drift brannforebyggende tiltak 95 706 130 431

Bundetfond drift Skien prosti 43 864 36 848

Bundetfond drift tilskudd 1 176 963 2 001 629

Ubundetfond invest 9 757 0

Bundetfond invest utvidelse Gjerpen kirkegård 4 558 272 1 329 809

Bundetfond invest renovering orgel Skien kirke 1 880 455 292 878

Bundetfond invest sprinkling Skien kirke 2 687 398 1 931 000

Bundetfond invest sprinkling Gjerpen kirke 0 151 365

Bundetfond invest sprinkling Solum kirke 0 1 930 918

Regnskapsmessig mindreforbruk 0 179 889

Udekket i investeringsregnskapet -95 106 0

Udisponert i investeringsregnskapet 0 9 757

Kapitalkonto (motpost til anleggsmidler) 51 095 617 36 871 760

Sum egenkapital 65 306 655 48 471 261

Gjeld kortsiktig

Annen kortsiktig gjeld 13 165 856 11 513 746

Sum gjeld 13 165 856 11 513 746

Sum egenkapital og gjeld 78 472 511 59 985 007

(13)

13

5.0 Administrasjonen

5.1 Skien kirkelige fellesråd

I perioden 01.01.19-30.11.19 bestod fellesrådet av følgende personer:

Menighet Medlemmer Varamedlemmer

Borgestad Bodil Slettebakken Ole Petter Hansen

Gimsøy/Nenset Magne Myrvang Ingeborg Heggheim Tappel

Gjerpen Bjørn Erik Høgseth Ove Thygesen Doksrød

Gulset og Skotfoss Liv Marie Pettersen Håvard Heines Kilebygda og Solum Hallvard Kristian Ripegutu Hilde Holtren

Melum Dag Vågslid Aslaug Marum

Skien Gustav Søvde Kristin Lorentzen

Kommunen Geir Arild Tønnessen Harald Haraldsen

Biskopen Liv Espeland Jettestuen Trond Engnes

Hallvard Kristian Ripegutu leder og Magne Myrvang nestleder.

Sekretær for fellesrådet har vært kirkeverge Jorunn Fliid.

Dette fellesrådet har avholdt 5 møter og behandlet 24 saker.

Av saker kan nevnes:

 Budsjett og regnskap

 Behov for ekstramidler utover vanlig rammetilskudd

 Påvist store skader av Skotfoss kirke, Kilebygda kirke og Skien kirke

 Overdragelse av kirkelige eiendommer i Skien

 Årsmelding

 Revidering av lokale vedtekter for gravplassene i Skien

 Arbeidsmiljøundersøkelsen 2019

 Prinsipper vedrørende tilskudd til konfirmantarbeid i fellesrådet

 Nytt regnskapssystem for menighetene i Skien

 Ulike høringer

- Kommunedelplan for kultur, idrett og friluftsliv i Skien 2019-2028 - Fasade nær Skien kirke

I perioden 01.12.19-31.12.19

Menighet Medlemmer Varamedlemmer

Borgestad Bodil Slettebakken Beate Øvrum

Gimsøy/Nenset Magne Myrvang Rikke Gudem

Gjerpen Thomas Å. Ellefsen Bjørn Erik Høgseth

Gulset og Skotfoss Signe-Marie Aaslund

Kilebygda og Solum Hallvard Kristian Ripegutu Hilde Holtren

Melum Kjerstin Steinhaug Hauge Trygve Marum

Skien Gustav Søvde Nina Melfald

Kommunen Erik Næs

Biskopen Liv Espeland Jettestuen Øystein Gunnersen

Hallvard Kristian Ripegutu leder og Magne Myrvang nestleder.

Sekretær for fellesrådet har vært kirkeverge Jorunn Fliid.

(14)

14

Dette fellesrådet har hatt ett konstitueringsmøte og ett ordinært møte hvor de behandlet 4 saker.

 Konstituering

 Budsjett

 Økonomireglement

 Opplæring del 1

5.2 Ansatte i administrasjonen

Jorunn Fliid Kirkeverge

Jan Einar Bjerke Hals Ass. kirkeverge

Gudmund Kverndalen Driftsleder

Pål Juveth Johansen Plan- og vedlikeholdskonsulent

Geir Arntzen konsulent

Mari-Ann S. Hansen Økonomi og it-konsulent

Jorunn Eklind Sekretær

Hanne Cecilie Engelstad Sekretær

Anne Mona Skifjeld Sekretær

Merete Lyngaas Hammer Sekretær

Siri Seltveit Danielsen Diakonimedarbeider

ORGANISASJONSKART Jorunn Fliid

Kirkeverge

Pål Juvet Johansen Plan-og vedlikeholdskonsulent

Gudmund Kverndalen

Driftsleder

Utegruppa

Kirketj/kirkeg arb – graver - renholdere

Mari-Ann Straume Hansen Økonomi- og IT

konsulent

Kantorer/organister – kateketer – trosopplærere – diakoner-

menighetspedagog Jan Einar Bjerke

Hals Ass. kirkeverge

Sekretærer

(15)

15

5.3 Arbeidsutvalg

Medlemmer

Hallvard Kristian Ripegutu Leder

5.4 Administrasjonsutvalg Perioden 01.01.19-30.11.19

Medlemmer

Magne Myrvang Medlem fra fellesrådet

Bjørn-Erik Høgseth Medlem fra fellesrådet

Morten Kristiansen Ansattes representant

Anne Mona Skifjeld Ansattes representant

Sekretær for administrasjonsutvalget har vært kirkeverge Jorunn Fliid

Utvalget har avholdt 6 møter og behandlet 20 saker.

 Oppsigelser, ansettelser og permisjoner

 Utkast til årsmelding

 Vedtekter for Skiens gravplasser

 Hundeluftegård – Gimsøy

 Prinsipper vedrørende tilskudd til konfirmantarbeid

 Rehabiliteringsbehov av Skotfoss kirke, Kilebygda kirke og Skien kirke

 Bytte av regnskapssystem for menighetene

 Ulike høringer

- Kommunedelplan for kultur, idrett og friluftsliv i Skien 2019-2028 - Fasade nær Skien kirke

Perioden 01.12.19-31.12.19 Medlemmer

Magne Myrvang Medlem fra fellesrådet

Liv Espeland Jettestuen Medlem fra fellesrådet

Morten Kristiansen Ansattes representant

Anne Mona Skifjeld Ansattes representant

Utvalget har avholdt 1 møte og behandlet 4 saker.

 Ansettelse og permisjon

 Økonomireglement for fellesrådet

(16)

16

5.5 Arbeidsmiljøutvalget I perioden 01.01.19-30.11.19

Utvalget har hatt slik sammensetning:

Medlemmer

Anne Mona Skifjeld Arbeidstaker

Hallvard Kristian Ripegutu Arbeidsgiver

Magne Myrvang Arbeidsgiver, leder

Jorunn Fliid Arbeidsgiver

Sondre Bratsberg Hovedverneombud, arbeidstaker

Morten Kristiansen Arbeidstaker

Bedriftshelsetjenesten i Skien kommune har deltatt på møtene.

Utvalget har avholdt 4 møter og behandlet 11 saker.

 Fraværsstatistikk

 Rapport fra vernerunder

 Resultat fra arbeidsmiljøundersøkelsen 2019

 Avtale om samordning av HMS-arbeid

5.6 Forhandlingsutvalget

Medlemmer

Hallvard Kristian Ripegutu Fellesrådet

Magne Myrvang Fellesrådet

Det ble kun utført sentrale forhandlinger i 2019.

5.7 Kontaktutvalget

Utvalget er et samarbeids- og kontaktutvalg mellom kommunen og fellesrådet.

Medlemmer

Hedda Foss Five/Trond Ballestad Ordfører

Ole-Magnus Stensrud Rådmann

Jan Petter Johansen Ass. rådmann

Pål Skau Økonomiavdelingen i kommunen

Erik Næs/Trude Tvedt Politisk valgt

Jan Terje Olsen Politisk valgt

Hallvard Kristian Ripegutu Fellesrådets leder

Liv Espeland Jettestuen Prost

Utvalget har avholdt 4 møter og drøftet 23 saker. Av saker kan nevnes:

 Budsjett og regnskap for Skien kirkelige fellesråd

 Nødvendige tiltak utenom vanlig rammetilskudd

(17)

17

 Fremtidig gravplass på Gulset

 Årsmelding for fellesrådet

 Årsrapport fra diakonimedarbeider S. Danielsen

 Kirkevalget

 Skader på Skotfoss kirke, Kilebygda kirke og Skien kirke

 Status utvidelsen Gjerpen gravplass med ny driftsavdeling

 Bispevisitas Gimsøy og Nenset

 Nærmiljøet på Klyve

 Nærområdet til Nenset kirkegård

Alle gruppeledere til de politiske partiene i Skien kommune ble invitert til et informasjons- og dialogmøte 23.10.19 hos kirkevergen i Schweigaardsgate.

På møte ble det blant annet orientert om:

 Samarbeid kirke og kommune

 De lange linjer og endringer i kirken

 Kirkeloven §15, fellesrådets ansvar og kommunens ansvar

 Rehabilitering av orgel i Skien kirke

 Sprinkling av Solum kirke

 Utvidelse av Gjerpen kirkegård med ny driftsavdeling

 Navnet minnelund på Gjerpen

 Manglende urnelund på Gulset

 Bygningsmessige utfordringer på Skotfoss, Kilebygda, Skien og Borgestad kirke

5.8 HMS - arbeidet

Vernerunder ble gjennomført i Gimsøy, Nenset, Kirkekontoret, Gjerpen, Valebø, Luksefjell, Nordre og Skien kirke.

Som IA bedrift har vi hatt et positivt samarbeid med NAV Arbeidslivssenter i Telemark.

Det er i 2019 avholdt to felles HMS-møte med begge arbeidsgiverlinjene hvor hovedverneombud og arbeidsgivere har deltatt.

5.9 Orgelkomite for restaurering av orgelet i Skien kirke Utvalget har hatt slik sammensetning:

Medlemmer

Jorunn Fliid kirkeverge

Karolina Wisniewska kantor i Skien kirke

Tormod Øvrum kantor 2 i Skien kirke

Nils Ofstad medlem

Inge Apneseth medlem

Martin Pearson medlem

Eva Ulvin medlem

Ole Geir Hoppestad medlem

Komiteen har hatt tre møter i 2019.

(18)

18

Finanskomiteen (en underkomite til orgelkomiteen) har bestått av følgende medlemmer:

Medlemmer

Inge Apneseth leder

Karin Mathisen medlem

Erling Reite medlem

Per Johnsen medlem

Håkon Slettebakken medlem

Tor Eia medlem

Leiv Ose medlem

25.august 2019 ble både orgelrestaureringen og 125-års markeringen for kirken feiret.

(19)

19

5.10 Tjenester til soknene

«Fellesrådet skal ivareta administrative og økonomiske oppgaver på vegne av soknene» (kirkeloven § 14)

Hvert sokn er et eget rettssubjekt. Regnskapene til soknene føres av fellesrådets administrasjon.

Soknene utarbeider egen årsmelding og årsregnskap.

5.11 Kirkevalg

Kirkevalget ble avviklet 8. og 9. september samtidig med kommune og fylkestingsvalget. Alle menighetsrådene i Skien fikk da ny sammensetning. Oppslutningen ved kirkevalget i Agder og Telemark var 14,2 %. Menighetsrådene har valgt representanter til fellesrådet. Det nye fellesrådet tiltrådte 1.desember 2019. Valget gjennomføres i all hovedsak basert på frivillig innsats fra menighetene. Det ble lagt ned stor og verdifull innsats fra frivillige for å sikre at Den norske kirke har et sikkert valg og at styrende organer i kirken er godt demokratisk valgt.

Ansatte i fellesrådet bidro med rådgiving i forkant og praktisk hjelp under valgdagene.

Kompleksiteten i valgreglene gjør at det er helt nødvendig med bistand fra ansatte for å håndtere de utfordringer som oppstår under valget. Forhåndsvalget for alle menighetene foregikk i

kontorlokalene til kirkevergen og ble håndtert av ansatte i administrasjonen.

5.12 Utfordringer i 2020

Fellesrådet må i 2020 sørge for at administrasjonen arbeider med effektiv utnyttelse av våre totale ressurser til beste for alle menigheter, frivillige, ansatte og tjenestebrukere. Et satsningsområde for å øke effektiviteten vil være å øke bruken av digitale verktøy i personal- og økonomiadministrasjon.

Et ledd i dette er bytte av regnskapssystem for menighetene som vil bedre arbeidshverdagen for våre ansatte som fører regnskap for menighetsrådene.

Fellesrådet er soknenes organ og forvalter de kommunale midler bevilget til kirken. Fellesrådets utfordring er å forvalte disse midlene innenfor sitt ansvarsområde og samtidig slik at det kommer menighetene til gode på best mulig måte.

Det må arbeides med en forsvarlig forvaltning av økonomien samtidig som de reelle behov i menighetene synliggjøres.

(20)

20 Mot vår ved Gjerpen kirke Foto: Gudmund Kverndalen

6.0 Kirkene

6.1 Vedlikehold

Skien kirkelige fellesråd arbeider kontinuerlig med å kartlegge behovene for nødvendig vedlikehold på alle våre bygg.

6.2 Bygg og anlegg:

I Skien har vi:

12 kirker 4 gravkapell 1 krematorium

22 velferds- og redskaps hus 14 gravplasser med ca. 290 dekar Eiendomsoverdragelse.

Det har vært arbeidet med å overføre eiendommene fra kommunen til kirkelig sektor og dette arbeide er fullført. Det er gjenstående 13 eiendommer som må overføres. Disse eiendommene står registrert på andre private aktører. Dette arbeidet må fortsette i 2020, slik at alle kirkelige

eiendommer vil stå registrert på det enkelte sokn.

(21)

21

6.3 Utført vedlikehold i 2019

Kirke - kapell

Utført i 2019 Gjennomført

Luksefjell kirke

Råteskader i dørparti.

Utbedring av vindskjev dør, samt råteskader i dør, karmer, terskel, søyle og bjelke.

Borgestad

kirke Rehabilitering av sørvegg og inngangsparti

Blikkenslager- arbeider over inngang.

Tårnveggen mot sør utføres vår- sommer 2020.

Gjerpen kapell

Universell adkomst

(22)

22 Nenset kirke Varmeovner

Energieffektiv oppvarming av kirkerom og menighetssal

Grunnvarme besørges av eksisterende varmekabler i gulv. Nye stråleovner gir rask og effektiv oppvarming til komfort- temperatur.

Skotfoss

kirke Avdekket

råteskader.

Oppstart rehabilitering 2020.

Gimsøy og

Solum kirker Skiftet ut gamle varmeovner, nye montert.

(23)

23 Solum

kirke

Montering av automatisk slukkeanlegg, sprinkel.

Godkjent av riksantikvaren.

6.3.1 Restaurering av orgel i Skien kirke

Den 28. november 2018 ble det inngått kontrakt mellom Karl Schuke Berliner Orgelbauwerkstatt GMBH (BOW) og Skien kirkelige fellesråd (SKF) for restaurering av orgelet i Skien kirke. I tillegg til restaurering av orgelet inneholdt kontrakten en anskaffelse av en mobil spillepult. Denne er plassert i koret.

(24)

24

Oppstart for restaureringsarbeidet ble avtalt til 1. februar 2019 med sluttdato 31. juli 2019.

Gjennom 2018 ble det utført mye forarbeid fra orgelbygger og orgelkonsulentene. Våre orgelkonsulenter var Dr. William McVicker og Stein Johannes Kolnes.

Restaureringsarbeidet ble i hovedsak utført på stedet. Galleriet og tilstøtende rom ble brukt til dette arbeidet. Kun enkelte komponenter ble sendt til Tyskland for restaurering.

Første ledd av restaureringen startet i februar 2019. Orgelet ble da fullstendig demontert og hver enkelt av de 5000 orgelpipene ble reparert eller byttet.

Ved demontering ble det synlig store setningsskader i vegg bak orgelet. Det ble raskt og effektivt håndtert av Murmester Arne Kr. Gulliksen AS.

Samtidig som restaureringsarbeidet pågikk ble det elektriske anlegget for orgelet skiftet ut av Set Elektro.

Arbeidet med orgelets piper og mekanikk var ferdigstilt til påsken 2019. Etter påske starter andre ledd av restaureringen som innebar stemming og intonering av hver enkelt pipe i orgelet. Arbeidet ble avsluttet tidlig august 2019 og åpningskonsert for det restaurerte orgelet var 25. august 2019.

6.4 Utleie av kirker til andre arrangement

Fellesrådet har i 2019 leid ut kirkene sine til andre arrangement. Inntekten i 2019 var på kr 48.042,-,- som går til å dekke arbeidskraft, lys og oppvarming.

Det har også i 2019 vært krevende å forvalte etaten etter de vedtatte budsjettrammer.

Arbeidsoppgavene og behovene for vedlikehold er større enn vi klarer å utføre med den rammeoverføringen vi får fra kommunen.

(25)

25

Kirkebyggene våre har et stort etterslep på vedlikehold.

Det ble i 2019 avdekket store råteskader i Skotfoss og Kilebygda kirker. Denne utfordringen ble løftet frem i Kontaktutvalget og fellesrådet sendte en henvendelse til kommunen med behov for økt kommunalt tilskudd for å istandsette disse kirkene. Bystyret i Skien kommune bevilget i desember 2019 et økt tilskudd og fellesrådet vil starte istandsettingsarbeidet i 2020. Fellesrådet vil også arbeide med kartlegging av vedlikeholdsutfordringer for Skien kirke. En slik rapport vil legges frem for Skien kommune når den er utarbeidet. Det er oppdaget utfordringer med glassmaleriet i

Borgestad kirke. Dette er en utfordring hvor vi må arbeide sammen med eksperter fra riksantikvaren på dette området.

Fellesrådet vil i tillegg arbeide videre med blant annet

 Tårnvegg mot sør i Borgestad kirke

 Sprinkling (automatisk slukkeanlegg) i Skien kirke.

 Ferdigstillelse av ny gravplass med driftsbygning i tilknytning til Gjerpen kirke

 Digitalt orgel i Gjerpen kapell

 Utbedring av teglsteinsvegg og vinduer i Gulset kirke

 Inspeksjonsluker til krypkjeller i flere kirker

Gimsøy bårehus i lav kveldssol Foto: Gudmund Kverndalen

(26)

26

7.0 Menighetskontorene

Det er et stort arbeidspress på menighetskontorene og fellesrådet har en utfordring i å forbedre og effektivisere administrative rutiner slik at arbeidshverdagen blir bedre på menighetskontorene.

Høsten 2019 vedtok fellesrådet å anskaffe regnskapstjenester fra TET AS for menighetene. Det medfører at det fra årsskifte byttes regnskapssystem til Xledger. Endringen gjelder ikke fellesrådets regnskap. Denne endringen vil medføre forenkling av rutiner og et mer effektiv økonomiarbeid for menighetsrådene.

Telenor har varslet at kobberledningene til våre menighetskontor må erstattes av nye digitale løsninger. Fellesrådet vil derfor i 2020 starte arbeidet med å bytte telefonsystem på alle menighetskontorene.

Vintermorgen, Nordre gravlund Foto: Gudmund Kverndalen

(27)

27

8.0 Gravplassdriften

8.1 Oppsummering av 2019

Fellesrådet har fortsatt arbeidet med å realisere utvidelsen og ny driftsavdeling på Gjerpen. Dette har vært ressurskrevende og en ferdigstillelse er forventet juni 2020.

Siden det er svært få muligheter for kistegravlegging på Gjerpen har deler av feltet Nedre 4 blitt fylt opp med ny masse, slik at en gravlegging med kiste på dette område kan benyttes fra 2020.

Nærområdet vedrørende sandflukt på naboområdet til Nenset gravplass er tatt opp igjen med Skien kommune og driverne. Driverne har lovet at området skal tilbakeføres slik det opprinnelig var med en buffersone.

Fellesrådet har igjen fremmet behovet for gravplass på Gulset. Det er pr i dag ikke regulert et område til gravplass for denne bydelen. Bystyret fikk to alternativer til plassering av urnelund til behandling høsten 2019, henholdsvis ved kirken og Vestre Gulset. Bystyret forkastet begge alternativene. Fellesrådet vil fortsatt i samarbeid med Skien kommune arbeide for å få realisert en gravplass på Gulset.

Det er avholdt møte med begravelsesbyråene 07.03.19. Møte med representanter for andre tros – og livssynssamfunn ble avholdt 14.03.19. Dette er viktige møter for å få drøfte utfordringene vi har vedrørende gravlegging.

8.2 Statistikk for gravplassdriften siste 4 år:

2016 2017 2018 2019

Kistebegravelser 348 382 314 282

Urnenedsettelser 129 123 165 180

Sum 477 505 479 462

Kremasjoner innenbys 115 168 157 182

Kremasjoner for andre kommuner 212 211 274 250

Sum 327 379 431 432

Vedlikehold gravsteder – årlige avtaler 261 252 256 265

Vedlikehold gravsteder – gravfond 227 216 204 199

Sum 488 468 460 464

36 urner ble utlevert til askespredning.

(28)

28

8.3 Gjennomførte tiltak på gravplassene

Gravplass Utført i 2019 Gjennomført

Gjerpen

kirkegård Arbeidet pågår

for fullt. En stor del av

grunnarbeidene er utført.

Driftsbygningen blir under tak i januar-februar 2020.

Ferdigstillelse og overlevering av anlegget er planlagt juni 2020.

Den nye kirkegården vil være klar til bruk våren 2021.

Driftsbygningen ved overtagelse.

Urnefelt med kistegravs dybde (merket rødt) kan søkes omdisponert til ca 180

kistegraver.

Ved

omdisponering kan den totale fordelingen bli omtrent:

Urnegraver i minnelund 175 Urnegraver i felt 175 Kistegraver 280

(29)

29 Parkeringskapasitet

Gjerpen Kapellet

14 + 2 (hc)

Menighetskontor 68 + 2 (hc) Totalt 86 plasser

Krematoriet Styringssystem Installering av nytt styrings-system fra IFZW vil gi et bedre arbeidsmiljø, mindre klimautslipp, redusert energiforbruk og økt driftssikkerhet.

Ferdigstilles i mars 2020.

(30)

30 Nordre gravkapell Malt utvendig og

lagt ny asfalt foran inngangsparti.

Borgestad og Nenset kirkegård

Nye el-skap

Maskiner:

Det er stadig utskiftinger av maskinparken, en Walker klipper og brukt stubbefreser er innkjøpt. For øvrig er en Egholm multiklipper erstattet pga. brannskade.

Fellesrådet vil arbeide videre for etablering av gravplass på Gulset.

Ferdigstilling av utvidelsene av Gjerpen kirkegård med ny driftsavdeling.

I tillegg kommer pålegg fra det offentlige og dessuten utfordringer som må løses på kort varsel.

Administrasjonen prøver hele tiden å ligge i forkant og derfor arbeides det med å skaffe pris på oppgaver som ligger i planen de nærmeste årene.

(31)

31

9.0 Fellesrådets ansatte

9.1 Ansatte

Fellesrådet hadde 52 fast ansatte per 31.12.19.

Dette utgjør 40,2 årsverk. Fordelingen er som følger:

Tittel Kvinner Årsverk Menn Årsverk *Ansatte

totalt

Årsverk totalt

Kateket/Menighetspedagog 9 5,5 1 0,5 10 6,0

Diakon 3 1,5 0 0 3 1,5

Kantor/Organist 7 5,1 3 2,75 10 7,8

Kirketjener 5 2,0 6 2,7 11 4,7

Gravplassbetjening 6 3,45 9 7,35 15 10,8

Administrasjon 7 6,7 2 2,0 9 8,7

Renhold 3 0,7 0 0 3 0,7

Totalt 40 24,9 21 15,3 61 40,2

* Tallet 61 korresponderer ikke med tallet 52 faste ansatte fordi det er ni personer som er kombinerte kirketjener/gravplassbetjening.

Vi har 3,4 årsverk som menighetspedagoger, 2 årsverk som kateketer og 0,25 årsverk som diakon med statlige midler (ligger i tabellen).

Menighetsrådene har arbeidsgiveransvar for 11 faste ansatte (ligger ikke i tabellen over), men fellesrådet utfører lønnsadministrasjon for disse.

Klokkertjenesten utføres i hovedsak av menighetsrådene som får utbetalt godtgjøring for dette.

Fellesrådet er en samarbeidspartner med Grep, NAV, AS3 og Kriminalomsorgen.

I 2019 har fellesrådet hatt flere ledige stillinger som har vært lyst ut. Vi ser med uro på utviklingen innenfor de kirkefaglige stillingene hvor det er svært få kvalifiserte søkere. Det utdannes per i dag ikke nok studenter til disse fagfeltene og vi må regne med at rekrutteringsutfordringen vil være vedvarende.

Dette fører også til at årets statistikk viser for lave tall da flere stillingshjemler var betjent av vikarer.

9.2 Personalmøter

Det holdes jevnlige planlagte møter med ansatte:

 Kirketjenere og kirkegårdspersonell 4 møter.

 Kantorer og organister 4 møter.

 Merkantilt ansatte 4 møter

 Undervisningspersonell 4 møter

Alle kirketjenere har i 2019 gjennomført BA4 kurs med førstehjelp. BA4-kurs er et kurs for sertifisering for å gå inn i sikringsskap hvor dette krever instruert personell.

(32)

32

9.3 Fraværsstatistikk

For året som har gått har vi hatt en fraværsprosent på 7,0 % av i alt 40 årsverk.

Fordelingen er slik:

Egenmeldte Fravær 1-16 Fravær 17-56 Fravær > 56 Totalt

2016 0,7 % 0,7 % 0,9 % 2,9 % 5,4 %

2017 0,6 % 1,4 % 1,0 % 1,1 % 4,1 %

2018 0,6% 0,5% 0,9% 5% 7,1%

2019 0,6% 0,7% 1,5% 4,2% 7,0%

Arbeidsgiver og arbeidsmiljøutvalget har fulgt utviklingen nøye.

9.4 Samarbeid i 2019

Som IA bedrift har vi hatt et positivt samarbeid med NAV Arbeidslivssenter i Telemark

hvor det har vært dialog og tiltak for tilrettelegging for ansatte. Bedriftshelsetjenesten har deltatt på arbeidsmiljøutvalgsmøtene, deltatt på to møter, holdt ett kurs, ett «tett på» samtale med oppfølging og fem helsekontroller.

Det er et mål at våre ansatte skal trives som medarbeidere i Skien kirkelige fellesråd og oppleve at fellesrådet er en ansvarlig og profesjonell arbeidsgiver. Vi skal være en arbeidsgiver som legger til rette for et arbeidsmiljø preget av trygghet, åpenhet, utvikling og god kommunikasjon

Sykefraværet er under kontinuerlig oppfølging.

Skien kirke, korpartiet sett fra oven! Foto: Gudmund Kverndalen