HVA ER DET SOM SÆRPREGER DET Å ARBEIDE MED PROSJEKT?
Felles forståelse for prosjekt som metode
- en kritisk faktor for prosjektets suksess!
Spesialrådgiver Bjørg Røstbø, Prosjektledersamling 20.08.08
Kompetanseutvikling innen prosjektarbeid - har vi behov for det?
”Teori er når alle vet hvorfor, men ingen vet hvordan.
Praksis er når alle vet hvordan, men ingen vet hvorfor.
I dette rom forenes teori og praksis; ingen vet
hvordan – og ingen vet hvorfor!”
Spørsmål knyttet til ståsted som prosjektleder
1. Hvordan trives du i rollen som prosjektleder?
(Besvares på en skala 1 – 10)
2. Hvordan vurderer du din egen prosjektkompetanse?
(Besvares på en skala 1 – 10)
3. Hvor mange av dere har kurs/utdanning innen prosjektarbeid?
(Besvares som har/har ikke)
Hvorfor er det så viktig å mestre
prosjektarbeidsformen i dag?
Fordi det snart ikke løses et problem, foretas en investering, settes i gang et miljøtiltak eller omorganiseres i en bedrift eller en etat uten at
oppgaven utformes som et prosjekt.
Ifølge det verdensomspennende PMI – Project Management Institute – foregår
i dag over 25% av verdens pengeforbruk gjennom prosjekter. Prosjektarbeidsformen håndterer nesten ufattelig store verdier. Og påvirker nesten ufattelig mange mennesker.
I Norge har prosjektarbeidsformen fått spesielt sterkt fotfeste. Kanskje fordi vi alt fra starten valgte å drive fram vår offshorevirksomhet som prosjekter, eller
kanskje fordi arbeidsformen passer vårt norske “skippertaks-orienterte” lynne godt.
(Prosfessor Svein Arne Jessen Handelshøgskolen BI)
Hva er prosjektarbeid?
Prosjektarbeid er:
☺ praktisk arbeid
☺ praktisk problemløsning
☺ praktisk ressursforvaltning
☺ pratisk beslutningstaking
Det svinger mye mer i prosjektarbeid
– mer trøkk!
Hva kjennetegner prosjekt som arbeidsform?
Prosjekt er en arbeidsform som:
☺ er avgrenset i tid
☺ har et definert mål
☺ krever ofte tverrfaglighet
☺ gjennomføres innen gitte ressursrammer (tid, kapital og personell)
Når bør prosjekt ikke brukes som arbeidsform?
Bør ikke brukes overfor:
det som har lett for å bli evigvarende
det som kan løses med rutine
Hva er et program?
• Et program består av flere prosjekter som sammen skal levere et bestemt resultat
• Er begrenset i tid
• Utføres ofte av ulike avdeling/seksjoner i etaten
• Er det høyeste nivå i prosjektstrukturen
• Programplaner er et resultat av de samlede prosjektplaner
Programorganisering - Program X
Programorganisering
Kvalitetskommuneprogrammet
Adm. Styringsgruppe
Sekretatiatet Programkontor
Kommune Prosjekt
Kommune Prosjekt Kommune
Prosjekt Referanse-
gruppe
Kommune Prosjekt
Kommune Prosjekt Pol. kontaktmøte
Tradisjonell prosjektorganisering
Styrings- gruppe
Prosjekt- leder
Prosjekt- medarbeider
Prosjekt- medarbeider Prosjekt-
medarbeider Referanse-
gruppe
Forholdet mellom prosjektadministrative og faglige oppgaver
Prosjekt- administrasjon
Faglig gjennomføring av prosjektet
Innsats Resultat
Prosjekt kan deles opp i ulike delprosjekt
- hva er et delprosjekt?
• Delprosjekt er en del-leveranse av et prosjekt
• Delprosjekt består av flere milepæler
Hva er en milepæl?
• En milepæl er en del-leveranse av et prosjekt
• En milepæl består av flere aktiviteter
• Milepælene fremkommer av milepælsplanen
Hva er en aktivitet?
• En aktivitet er en konkret oppgave som utføres
• En aktivitet er det laveste nivå i prosjektstrukturen
• Aktivitetene forteller hva prosjektgruppen skal
gjøre for å levere en milepæl.
Styringsgruppen
Styringsgruppens størrelse er helt avhengig av størrelsen av prosjektet, men bør holdes på et minimum
Ansvarsområder:
• overordnet ansvarlig for prosjektet og prosjektresultater
• ansvarlig for å etablere prosjektet, sørge for at forutsetninger er tilstede, overordnet overvåke fremgangen, iverksette tiltak som er nødvendig
• overordnet ansvarlig for at prosjektet har midler til gjennomføring
• ansvarlig for å sikre at prosjektets strategi og organisasjonens strategi ikke er motstridende
• ansvarlig for å sikre at prosjektets mål er i henhold til organisasjonens behov
Styringsgruppemedlemmer
Ansvarsområder:
• skal representere brukere eller leverandører som blir påvirket av prosjektet eller prosjektresultatet
• plikter å engasjere seg i prosjektet samt være tilgjengelig for prosjektleder for diskusjoner
Hva er en referansegruppe?
• En gruppe sammensatt autoriteter/fagpersoner innen de ulike fagfelt som prosjektet har fokus på.
• Hovedoppgaven er å delta i drøftinger og gi innspill slik at det arbeidet som gjøres er relevant, faglig
forankret og riktig prioritert i forhold til programmets/prosjektets mål.
Råd ved organisering og opprettelse av styringsgruppe og referansegruppe
Prosjektets forhold til basisorganisa- sjonen
Lite/ukomplisert prosjekt
Middels
komplisert og stort prosjekt
Stort og komplisert prosjekt
Styringsgr. bør opprettes
Styringsgr. bør opprettes
Både styringsgr. og referansegr. bør opprettes
Styringsgr. bør opprettes
Både styringsgr.
og referansegr.
bør opprettes
Både styringsgr. og referansegr. bør opprettes
P
P
P
Prosjektleder
Ansvarsområde:
☺ utarbeide overordnede planer: - mandat, milepælplan, prosjektansvarskart, etc.
☺ planlegge, styre, og administrere prosjekt
☺ dokumentere, rapportere og informere
☺ er sekretær i styringsgruppen
Viktig med en god stillingsbeskrivelse!
Prosjektmedarbeider
Ansvarsområde:
• å innhente aksept fra linjeleder for deltakelse i prosjektarbeid
• å bidra i arbeidet med å utarbeide:
– endelig mandat
– milepælplan og prosjektplan
• det som leveres i prosjektet.
• å bidra aktivt med innspill i prosjektarbeidet.
• å rapportere fremdrift og ressursbruk i forhold til de ulike aktivitetene i prosjektet
Prosjektleders virkemidler
☺ Prosjektmandat
☺ Organisatorisk forankring
☺ Faglig dyktighet
☺ Personlig kontakt
Prosjektmandat
– prosjektets viktigste dokument!
☺ Styringsredskap for styringsgruppen
☺ Arbeidsredskap for prosjektleder
Prosjektmandat
Prosjektnavn:
Oppdragsgiver:
Bakgrunn for prosjektet:
Hovedmål:
H1:
H2:
H3:
Omfang og avgrensninger:
– Tidsrammer (prosjektets varighet)
– Organisering av arbeidet (arbeidsfaser) – Delmål
– Avgrensninger Rammebetingelser:
– Kort om organisering (styringsgruppe, evt. referansegruppe, prosjektleder, prosjektgruppe)
– Milepælsplan (se vedlegg) – Budsjett (se vedlegg) Evaluering:
Prosjektmål - hierarki
Hovedmål
Delmål
Resultatmål
Om å sette mål for prosjektet
R - resultatbeskrivende O - objektiv målbare T - tidsbestemte
U - utviklende
R - realistiske
Evaluering av prosjekter
Formål:
Beskrive og dokumentere resultater – hva som er oppnådd i prosjektet
Fortelle – gi oss en liste over positive og negative erfaringer med prosjekt
Øke kvaliteten på fremtidige beslutninger Gi anbefalinger til videre oppfølging av resultatene
Evaluering av prosjekter
Eksterne evalueringseksperter bør benyttes:
ved store og omfattende prosjekter
når det er mange ulike og motstridende interesser knyttet til bruken av resultatene
ved manglende kompetanse til å gjennomføre evalueringer
når det ikke er ledig kapasitet internt
Evaluering av prosjekter
Intern evaluering bør benyttes:
ved enighet om nødvendigheten av endring ved at evalueringen har en overføringsverdi internt i organisasjonen
når det kreves spesiell faglig ekspertise for å kunne bedømme resultatene
når overordnet myndighet har bestilt en egenevaluering
Evalueringsrapport
1. Innledning
2. Oppdragsgiver og evalueringsteam 3. Datainnsamling og metoder
4. Måloppnåelse og resultater
5. Rammer (organisering, tid, kapital)
6. Avslutning
Utnytte resultatene
☺ Hva fungerte bra i prosjektarbeidet?
☺ Kan dette standardiseres for utnyttelse i andre prosjekter?
☺ Kunne prosjektet ha blitt gjennomført på en bedre måte?
☺ Hva har vi lært?
Vanlige årsaker til manglende resultat
Manglende forankring Uklart mandat
Uklare ansvars- og samarbeidsforhold Nøkkelpersoner ikke tilgjengelig
Ledelse og nøkkelpersoner ikke engasjert Mangelfull informasjon
Feil person som prosjektleder
Manglende sikring ved overgang til drift
Fra prosjekt til drift
Hovedårsaker til mislykket overgang fra prosjekt til daglig drift:
Manglende engasjement i organisasjonen og ledelsen
Ingen ressurser avsatt til implementeringen
Overføring fra prosjekt til drift medfører store endringer i virksomheten