• No results found

HVA ER DET SOM SÆRPREGER DET Å ARBEIDE MED PROSJEKT?

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "HVA ER DET SOM SÆRPREGER DET Å ARBEIDE MED PROSJEKT?"

Copied!
35
0
0

Laster.... (Se fulltekst nå)

Fulltekst

(1)

HVA ER DET SOM SÆRPREGER DET Å ARBEIDE MED PROSJEKT?

Felles forståelse for prosjekt som metode

- en kritisk faktor for prosjektets suksess!

Spesialrådgiver Bjørg Røstbø, Prosjektledersamling 20.08.08

(2)

Kompetanseutvikling innen prosjektarbeid - har vi behov for det?

”Teori er når alle vet hvorfor, men ingen vet hvordan.

Praksis er når alle vet hvordan, men ingen vet hvorfor.

I dette rom forenes teori og praksis; ingen vet

hvordan – og ingen vet hvorfor!”

(3)

Spørsmål knyttet til ståsted som prosjektleder

1. Hvordan trives du i rollen som prosjektleder?

(Besvares på en skala 1 – 10)

2. Hvordan vurderer du din egen prosjektkompetanse?

(Besvares på en skala 1 – 10)

3. Hvor mange av dere har kurs/utdanning innen prosjektarbeid?

(Besvares som har/har ikke)

(4)

Hvorfor er det så viktig å mestre

prosjektarbeidsformen i dag?

Fordi det snart ikke løses et problem, foretas en investering, settes i gang et miljøtiltak eller omorganiseres i en bedrift eller en etat uten at

oppgaven utformes som et prosjekt.

Ifølge det verdensomspennende PMI – Project Management Institute – foregår

i dag over 25% av verdens pengeforbruk gjennom prosjekter. Prosjektarbeidsformen håndterer nesten ufattelig store verdier. Og påvirker nesten ufattelig mange mennesker.

I Norge har prosjektarbeidsformen fått spesielt sterkt fotfeste. Kanskje fordi vi alt fra starten valgte å drive fram vår offshorevirksomhet som prosjekter, eller

kanskje fordi arbeidsformen passer vårt norske “skippertaks-orienterte” lynne godt.

(Prosfessor Svein Arne Jessen Handelshøgskolen BI)

(5)
(6)

Hva er prosjektarbeid?

Prosjektarbeid er:

☺ praktisk arbeid

☺ praktisk problemløsning

☺ praktisk ressursforvaltning

☺ pratisk beslutningstaking

Det svinger mye mer i prosjektarbeid

– mer trøkk!

(7)

Hva kjennetegner prosjekt som arbeidsform?

Prosjekt er en arbeidsform som:

☺ er avgrenset i tid

☺ har et definert mål

☺ krever ofte tverrfaglighet

☺ gjennomføres innen gitte ressursrammer (tid, kapital og personell)

(8)

Når bør prosjekt ikke brukes som arbeidsform?

Bør ikke brukes overfor:

det som har lett for å bli evigvarende

det som kan løses med rutine

(9)

Hva er et program?

• Et program består av flere prosjekter som sammen skal levere et bestemt resultat

• Er begrenset i tid

• Utføres ofte av ulike avdeling/seksjoner i etaten

• Er det høyeste nivå i prosjektstrukturen

• Programplaner er et resultat av de samlede prosjektplaner

(10)

Programorganisering - Program X

(11)

Programorganisering

Kvalitetskommuneprogrammet

Adm. Styringsgruppe

Sekretatiatet Programkontor

Kommune Prosjekt

Kommune Prosjekt Kommune

Prosjekt Referanse-

gruppe

Kommune Prosjekt

Kommune Prosjekt Pol. kontaktmøte

(12)

Tradisjonell prosjektorganisering

Styrings- gruppe

Prosjekt- leder

Prosjekt- medarbeider

Prosjekt- medarbeider Prosjekt-

medarbeider Referanse-

gruppe

(13)

Forholdet mellom prosjektadministrative og faglige oppgaver

Prosjekt- administrasjon

Faglig gjennomføring av prosjektet

Innsats Resultat

(14)

Prosjekt kan deles opp i ulike delprosjekt

- hva er et delprosjekt?

• Delprosjekt er en del-leveranse av et prosjekt

• Delprosjekt består av flere milepæler

(15)

Hva er en milepæl?

• En milepæl er en del-leveranse av et prosjekt

• En milepæl består av flere aktiviteter

• Milepælene fremkommer av milepælsplanen

(16)

Hva er en aktivitet?

• En aktivitet er en konkret oppgave som utføres

• En aktivitet er det laveste nivå i prosjektstrukturen

• Aktivitetene forteller hva prosjektgruppen skal

gjøre for å levere en milepæl.

(17)

Styringsgruppen

Styringsgruppens størrelse er helt avhengig av størrelsen av prosjektet, men bør holdes på et minimum

Ansvarsområder:

overordnet ansvarlig for prosjektet og prosjektresultater

ansvarlig for å etablere prosjektet, sørge for at forutsetninger er tilstede, overordnet overvåke fremgangen, iverksette tiltak som er nødvendig

overordnet ansvarlig for at prosjektet har midler til gjennomføring

ansvarlig for å sikre at prosjektets strategi og organisasjonens strategi ikke er motstridende

ansvarlig for å sikre at prosjektets mål er i henhold til organisasjonens behov

(18)

Styringsgruppemedlemmer

Ansvarsområder:

• skal representere brukere eller leverandører som blir påvirket av prosjektet eller prosjektresultatet

• plikter å engasjere seg i prosjektet samt være tilgjengelig for prosjektleder for diskusjoner

(19)

Hva er en referansegruppe?

• En gruppe sammensatt autoriteter/fagpersoner innen de ulike fagfelt som prosjektet har fokus på.

• Hovedoppgaven er å delta i drøftinger og gi innspill slik at det arbeidet som gjøres er relevant, faglig

forankret og riktig prioritert i forhold til programmets/prosjektets mål.

(20)

Råd ved organisering og opprettelse av styringsgruppe og referansegruppe

Prosjektets forhold til basisorganisa- sjonen

Lite/ukomplisert prosjekt

Middels

komplisert og stort prosjekt

Stort og komplisert prosjekt

Styringsgr. bør opprettes

Styringsgr. bør opprettes

Både styringsgr. og referansegr. bør opprettes

Styringsgr. bør opprettes

Både styringsgr.

og referansegr.

bør opprettes

Både styringsgr. og referansegr. bør opprettes

P

P

P

(21)

Prosjektleder

Ansvarsområde:

☺ utarbeide overordnede planer: - mandat, milepælplan, prosjektansvarskart, etc.

☺ planlegge, styre, og administrere prosjekt

☺ dokumentere, rapportere og informere

☺ er sekretær i styringsgruppen

Viktig med en god stillingsbeskrivelse!

(22)

Prosjektmedarbeider

Ansvarsområde:

• å innhente aksept fra linjeleder for deltakelse i prosjektarbeid

• å bidra i arbeidet med å utarbeide:

– endelig mandat

– milepælplan og prosjektplan

• det som leveres i prosjektet.

• å bidra aktivt med innspill i prosjektarbeidet.

• å rapportere fremdrift og ressursbruk i forhold til de ulike aktivitetene i prosjektet

(23)

Prosjektleders virkemidler

☺ Prosjektmandat

☺ Organisatorisk forankring

☺ Faglig dyktighet

☺ Personlig kontakt

(24)

Prosjektmandat

– prosjektets viktigste dokument!

☺ Styringsredskap for styringsgruppen

☺ Arbeidsredskap for prosjektleder

(25)

Prosjektmandat

Prosjektnavn:

Oppdragsgiver:

Bakgrunn for prosjektet:

Hovedmål:

H1:

H2:

H3:

Omfang og avgrensninger:

Tidsrammer (prosjektets varighet)

Organisering av arbeidet (arbeidsfaser) Delmål

Avgrensninger Rammebetingelser:

Kort om organisering (styringsgruppe, evt. referansegruppe, prosjektleder, prosjektgruppe)

Milepælsplan (se vedlegg) Budsjett (se vedlegg) Evaluering:

(26)

Prosjektmål - hierarki

Hovedmål

Delmål

Resultatmål

(27)

Om å sette mål for prosjektet

R - resultatbeskrivende O - objektiv målbare T - tidsbestemte

U - utviklende

R - realistiske

(28)

Evaluering av prosjekter

Formål:

Beskrive og dokumentere resultater – hva som er oppnådd i prosjektet

Fortelle – gi oss en liste over positive og negative erfaringer med prosjekt

Øke kvaliteten på fremtidige beslutninger Gi anbefalinger til videre oppfølging av resultatene

(29)

Evaluering av prosjekter

Eksterne evalueringseksperter bør benyttes:

ved store og omfattende prosjekter

når det er mange ulike og motstridende interesser knyttet til bruken av resultatene

ved manglende kompetanse til å gjennomføre evalueringer

når det ikke er ledig kapasitet internt

(30)

Evaluering av prosjekter

Intern evaluering bør benyttes:

ved enighet om nødvendigheten av endring ved at evalueringen har en overføringsverdi internt i organisasjonen

når det kreves spesiell faglig ekspertise for å kunne bedømme resultatene

når overordnet myndighet har bestilt en egenevaluering

(31)

Evalueringsrapport

1. Innledning

2. Oppdragsgiver og evalueringsteam 3. Datainnsamling og metoder

4. Måloppnåelse og resultater

5. Rammer (organisering, tid, kapital)

6. Avslutning

(32)

Utnytte resultatene

☺ Hva fungerte bra i prosjektarbeidet?

☺ Kan dette standardiseres for utnyttelse i andre prosjekter?

☺ Kunne prosjektet ha blitt gjennomført på en bedre måte?

☺ Hva har vi lært?

(33)

Vanlige årsaker til manglende resultat

Manglende forankring Uklart mandat

Uklare ansvars- og samarbeidsforhold Nøkkelpersoner ikke tilgjengelig

Ledelse og nøkkelpersoner ikke engasjert Mangelfull informasjon

Feil person som prosjektleder

Manglende sikring ved overgang til drift

(34)

Fra prosjekt til drift

Hovedårsaker til mislykket overgang fra prosjekt til daglig drift:

Manglende engasjement i organisasjonen og ledelsen

Ingen ressurser avsatt til implementeringen

Overføring fra prosjekt til drift medfører store endringer i virksomheten

(35)

Lykke til videre med

prosjektarbeidet!

Referanser

RELATERTE DOKUMENTER

Alle kommisjonsmedlemmene var medlem av Nasjonal Samling, og selv om dette ikke betyr at de måtte være antisemitter, er det klart at holdningene som blir fremmet i

I en travel klinisk hverdag kan det være en hjelp med flytdiagrammer, men en forut- setning for å kunne anvende disse er at den enkelte må ha noe innsikt, kunnskap og erfaring.

47 amerikanske kirurger og anestesileger fra anerkjente sykehus, med hovedvekt på thoraxkirurgmiljøet i Buffalo, behandler i 75 kapitler kortfa et det meste som er verdt å vite

Innehaverens risiko er at det ikke blir avkastning utover den garantien som allerede ligger i den utlovede ytelsen, slik at denne forblir på det samme nominelle nivået og dermed

Haakon Sjursen (f. 1947) er spesialist i indre- medisin og infeksjonssykdommer, overlege ved Infeksjonsseksjonen, Medisinsk avdeling, Haukeland universitetssykehus og professor

– Ved hjelp av en enkel statistisk modell og data fra 4S-studien har vi beregnet at fem års behandling med simvastatin mot hjerte- infarkt og/eller hjerneslag gir NNT på 13,

Samtidig med bedre overlevelsesrater har ekstremt for tidlig fødte barn (med fødsel før 28 uker gestasjonsalder) økt syke- lighet som følge av lungeskade, cerebral parese, øyeskader

Det bør vurderes mulighet for eget afyksibord inne på disse stuene og plass til pårørende, de ansatte og utstyr det er behov for i en slik situasjon..  Hvis avdelingen ikke